Robotic invoice processing en scan & herken helpen je om sneller en makkelijker facturen en bonnen te verwerken. Of je nu volledige automatisch of met handmatige controle van boekingsvoorstellen wilt werken, met Zenvoices heb je zelf de regie over het proces tot aan boeking in je administratie.
Onze scan & herken technologie maakt met behulp van machine learning automatisch een boeking in jouw financiële administratie voor aangeleverde facturen en bonnen. Op basis van ingestelde regels bepaal je of handmatige controle gewenst is. Dit proces wordt in de markt ook wel als onderdeel van "No hands accounting", "Robotic accounting" of "Robotic Process automation (RPA)" aangeduid.
Of je nu volledige automatisch of met handmatige controle van boekingsvoorstellen wilt werken, Zenvoices heeft de gebruiksvriendelijke workflow waarin gebruikersgemak, snelheid en voordeel samenkomen.
In Zenvoices heb je de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces.
Aan ingelezen documenten wordt een herkenningsscore toegekend die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. Op basis van deze score kan je facturen wel/niet automatisch laten boeken en met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.
Meer lezen over herkenningsscoresHet volledige factuurverwerkingsproces kan geautomatiseerd worden in Zenvoices. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van de mogelijkheden:
Met Zenvoices optimaliseer je de verwerking van facturen en bonnen, en bespaar je tijd en geld. Zenvoices is beschikbaar voor AFAS Profit, Small Business en Accountancy lite, e-Boekhouden.nl, Exact Globe, Exact Online, Exact Boekhoud Gemak en Multivers, Exact Online Bouw, InformerOnline, KING ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Octopus, Reeleezee, SAP Business One, SnelStart, Twinfield en Visma eAccounting.
Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel voor je facturen en bonnen. Dankzij onze boekingstemplates kan je zelfs complexe facturen, die bestaan uit meerdere boekingsregels en/of grootboekrekeningen, automatisch boeken.
Zenvoices ondersteunt alle bekende bestandsformaten, waaronder: PDF, Word, Excel, scans, afbeeldingen en elektronische facturen (UBL).
Via e-mail, scan, Dropbox, PEPPOL of de mobiele Zenvoices app (Android & iOS) kun je facturen en bonnen geautomatiseerd in je eigen Zenvoices administratie aanleveren.
Documenten die met een verkeerde oriëntatie gescand of gefotografeerd zijn (bijvoorbeeld op zijn kop of gedraaid) zullen automatisch gecorrigeerd worden en rechtop weergegeven worden. Hierdoor is ook de tekst van deze documenten goed leesbaar.
Het is mogelijk een document met meerdere pagina's te splitsen, pagina's te ordenen (rangschikken) en om meerdere documenten samen te voegen.
Door boekingsvoorstellen aan te passen, leer je Zenvoices om deze aanpassing in toekomstige boekingen te automatiseren.
Creditfacturen worden automatisch herkend en omgezet in een correct boekingsvoorstel.
Op basis van een standaard ingesteld kortingspercentage in de stamgegevens van een crediteur of op basis van handmatige invoer kan de betalingskorting automatisch toegepast worden.
Zenvoices herkent automatisch meerdere btw percentages en emballage.
Facturen die bestaan uit meerdere pagina’s worden herkend en ingelezen voor automatische verwerking zonder dat hiervoor handmatig ingrijpen nodig is.
Nederlands, Engels, Duits, Pools en Spaaans worden ondersteund in de herkenning. Andere talen kunnen op aanvraag worden toegevoegd aan de herkenning.
Facturen en bonnen binnen enkele seconden herkend en verwerkt tot boeking of boekingsvoorstel.
Met Zenvoices koppel je ook eenvoudig het verkoopboek van je boekhoudpakket. Hiermee kan bijvoorbeeld het proces om verkoopfacturen uit een facturatiepakket om te zetten in boekingen worden geautomatiseerd.
Zoek je mogelijkheid om naast automatisch herkenning ook meer grip op de goedkeuring van facturen te krijgen? Zenvoices heeft ook een uitgebreide oplossing voor autorisatiemanagement.
Het is mogelijk om tekst uit documenten te kopiëren door een rechthoek te selecteren in het document en vervolgens te plakken in een boekingsveld. Op deze wijze kan je gemakkelijk gegevens overnemen uit documenten en voorkom je handmatig invoerwerk.