Autorisatiemanagement

Elke goedkeuringsroute, onder elke voorwaarde

Autorisatiemanagement dat je procuratieregeling naadloos volgt

Zenvoices neemt de route die een factuur binnen je organisatie moet afleggen één op één over. Van een vier-ogencheck tot workflows met een onbeperkt aantal autorisatoren en autorisatieniveaus. Nooit meer facturen handmatig doorsturen, altijd tijdig goedgekeurd en betaald.

Zenvoices koppelt met

Zo werkt autorisatiemanagement

Elke factuur automatisch langs de juiste goedkeurders

Op basis van boekingsgegevens zoals bedrag, leverancier, grootboekrekening, project of kostenplaats bepaalt Zenvoices automatisch langs welke goedkeurders een factuur gaat. Zo volgt elke factuur precies de route die bij jullie tekenbevoegdheden hoort.

01 Inrichten in gewone taal

Beschrijf hoe facturen moeten lopen, zoals je dat aan een collega zou uitleggen. Zenvoices zet het om in een autorisatieschema met de juiste voorwaarden. Daarna beheer je het schema volledig zelf.

“Facturen boven € 5.000 op kostenplaats Marketing eerst langs de budgethouder en daarna langs de controller.”

→

Niveau 1: Budgethouder

Niveau 2: Controller

Voorwaarden op elk boekingsgegeven

Niet alleen bedrag en relatie, maar ook grootboekrekening, kostensoort, kostenplaats, kostendrager, project, referentie, opmerking en eigen herkenningsvelden. Combineer ze met en/of-voorwaarden en richt zo precies het autorisatieschema in dat je organisatie nodig heeft.

PROJECTLEIDERS

Koppel o.a. voor Exact Online, Exact Online Bouw en AFAS een projectleider aan een project. Wordt er op dat project geboekt, dan legt Zenvoices de factuur automatisch aan die projectleider voor.

Elke route, elk niveau

Onbeperkt veel niveaus en autorisatoren. Meerdere goedkeurders tegelijk op één niveau, optionele goedkeuring en een catch-all autorisator als vangnet voor facturen die nergens anders onder vallen.

Niveau 1

Inkoper

Budgethouder

Niveau 2

Controller

Directie (optioneel)

Vangnet

Financieel manager: catch-all

Vragen stellen en meldingen op maat

Twijfel je over een factuur? Tag een collega met @ in een opmerking. Hij krijgt direct een melding per e-mail met een link naar de boeking en kan meteen meekijken. Elke goedkeurder heeft daarnaast een persoonlijk overzicht en ontvangt dagelijks een e-mail met wat nog openstaat. Wanneer die mails worden verstuurd, bepaal je zelf.

@Mark, klopt de afrekening van september?

Goedkeuren in de portal en de app

Goedkeuren, afkeuren, doorsturen naar een collega of in behandeling zetten, bijvoorbeeld als je wacht op een creditnota. Je ziet direct wie al heeft goedgekeurd, met de factuur, de boekingsregels, de opmerkingen en de tijdlijn ernaast. Meerdere facturen tegelijk goedkeuren kan ook.

Goedkeuren

Afkeuren

Doorsturen

In behandeling

Regels

Autorisatieschema

Opmerkingen

Tijdlijn

Gemachtigden bij afwezigheid

Is een goedkeurder op vakantie of ziek, dan wijs je een gemachtigde aan die tijdelijk namens hem mag goedkeuren. Facturen blijven zo gewoon doorlopen en hoeven niet te wachten tot iemand terug is. In de audittrail staat precies wie namens wie heeft goedgekeurd.

Mark Jansen · afwezig

12 t/m 23 aug

Gemachtigde: Lisa Bakker

Exporteren en betalen

Vóór of na autorisatie naar je boekhoudpakket

Maak zelf de keuze of de boeking voor of na goedkering wordt geëxporteerd naar het boekhoudpakket. Zo sluit autorisatie aan op hoe jullie willen rapporteren en betalen.

Vóór autorisatie

Direct in je administratie, met betalingsblokkade

De boeking staat meteen in het boekhoudpakket, zodat je administratie actueel is. Tot het hele schema is doorlopen, heeft de factuur een betalingsblokkade. Die wordt daarna automatisch opgeheven.

Na autorisatie

Pas geboekt als alles is goedgekeurd

De boeking gaat pas naar het boekhoudpakket als alle verplichte autorisatoren hebben goedgekeurd. Zo komt er alleen in je administratie wat definitief akkoord is.

Voordelen

Controle over elke uitgave

Procuratieregeling

Tekenbevoegdheden één op één in Zenvoices

Bedragsgrenzen, budgetverantwoordelijkheid en rollen per afdeling, werkmaatschappij of project. Zenvoices volgt de regels die jullie al hebben.

Functiescheiding

Aantoonbaar vier-ogenprincipe

Wie heeft wat goedgekeurd, wanneer en op welk niveau: alles ligt vast. Klaar voor de interne controle en de accountantscontrole.

Doorlooptijd

Geen facturen meer die blijven liggen

Automatische routing, gemachtigden bij afwezigheid en overzichtsmails voor openstaande goedkeuringen. Zo blijft je administratie actueel en betaal je op tijd.

“

Zenvoices is een van de meest waarde toevoegende pakketten. Ik zou niet meer zonder kunnen.

Nico Prevoo

Jheronimus Accountants

Gerelateerde functies

Eén proces, van ontvangst tot archief

Goedkeuren is een schakel in het totale factuurverwerkingsproces. Een factuur wordt herkend, geboekt en gematcht, gaat daarna langs de juiste goedkeurders en loopt vervolgens door naar betaling en archief. Zo werkt de hele keten met dezelfde betrouwbare gegevens op één centrale plek.

Herkennen

Factuurherkenning

Elke factuur herkend tot op regel- en veldniveau, in elk formaat.

Boeken

Automatisch boeken

Herkende gegevens worden direct een boekingsvoorstel, met AI of eigen regels.

Matchen

Three-way matching

Facturen automatisch gematcht met inkooporder en ontvangst.

Betalen

Goedgekeurde facturen direct betalen vanuit Zenvoices.

Archiveren

Document management en factuurarchief

Alles tien jaar veilig bewaard en doorzoekbaar, met de volledige audittrail.

Converteren

E-factuur conversie

Elke factuur vliegensvlug omgezet naar UBL.

Begin vandaag

Zie autorisatiemanagement in actie

Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een demo met een van onze specialisten.

Luuk de Jongh

Account executive & saleslead

Veelgestelde vragen

Alles over autorisatiemanagement

Hoe complex kan een autorisatieschema zijn?

Zo complex als je organisatie vraagt. Je maakt onbeperkt veel niveaus en autorisatoren aan. Meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau krijgen een factuur tegelijk aangeboden, een autorisator kan optioneel zijn en met een catch-all autorisator vang je facturen op die onder geen enkele andere voorwaarde vallen.

Op welke gegevens kan ik voorwaarden instellen?

Op vrijwel elk boekingsgegeven. Onder andere bedrag, valuta, crediteur, relatietag, dagboek, factuurnummer, omschrijving, betalingsreferentie, betalingsconditie, grootboekrekening, kostensoort, kostenplaats, kostendrager, project en projectleider. Ook kenmerken van het document zelf kun je gebruiken, zoals de afzender, het onderwerp en het kanaal waarlangs het binnenkwam. En bijvoorbeeld of een boeking transitorisch is of wie het boekingsvoorstel heeft goedgekeurd.

Je combineert voorwaarden met En, Of, Niet en en Niet of, ook in groepen. Per voorwaarde kies je hoe er wordt vergeleken, bijvoorbeeld met bevat, is één van, is tussen of groter dan. De volledige lijst staat in het helpartikel Autorisatieschema’s.

Kan ik een autorisatieschema in gewone taal opstellen?

Ja. Je beschrijft in gewone taal hoe facturen moeten lopen en Zenvoices zet dat om in een autorisatieschema met de juiste voorwaarden. Daarna pas je het schema zelf aan wanneer je wilt.

Wat gebeurt er als een autorisator afwezig is?

Je wijst een gemachtigde aan die tijdens de afwezigheid namens de autorisator mag goedkeuren. Facturen kun je ook doorsturen naar een andere autorisator, met een verplichte opmerking. Alles wordt vastgelegd in de audittrail.

Kan ik boekingen exporteren voordat ze zijn goedgekeurd?

Ja. Je kiest per dagboek of boekingen vóór of na autorisatie naar je boekhoudpakket gaan. Exporteer je vóór autorisatie, dan krijgt de factuur een tijdelijke betalingsblokkade die automatisch wordt opgeheven als het hele schema is doorlopen.

Wat gebeurt er als een autorisator een factuur afkeurt?

Dan stopt het autorisatieproces voor die factuur. Een autorisatiebeheerder handelt de afgekeurde boeking verder af.

Wie beheert de autorisatieschema's?

Dat doe je zelf. Gebruikers met de rol autorisatiebeheerder maken en beheren schema’s. Gebruikers met de rol autorisator kunnen in een schema worden opgenomen om goed te keuren.

Kan ik Zenvoices combineren met de workflow in AFAS Profit?

Ja. De workflow in AFAS Profit start zodra een boeking vanuit Zenvoices is geëxporteerd en je kunt instellen dat facturen in AFAS Profit automatisch worden geblokkeerd. Je kunt ook de autorisatiemodule van Zenvoices zelf gebruiken.

In welk abonnement zit autorisatiemanagement?

Autorisatiemanagement is beschikbaar voor de abonnementen Pro en Compleet. Bekijk de prijzenpagina voor de actuele abonnementen.