Voor accountants- en administratiekantoren

Zorgeloze automatische factuurverwerking

Centraal geregeld voor je hele kantoor

Zenvoices herkent, verwerkt en boekt facturen automatisch en past jouw boekingsbeleid centraal toe op meerdere administraties. Zo verwerk je met hetzelfde team meer administraties en houd je meer tijd over voor advies.

Vertrouwd door honderden accountants- en administratiekantoren

Herken je dit?

Waarom automatisch boeken bij de meeste kantoren nog niet lukt

Handwerk, verschillende werkwijzen en beperkte software houden elkaar in stand. Kantoren die vooroplopen hebben dat doorbroken.

Met Zenvoices

Kennis zit in de hoofden van medewerkers

Veel verwerking is nog handwerk en afhankelijk mensen.

→

↓

Boekingskennis zit in je systeem

Overdraagbaar en schaalbaar. Een nieuwe klant erbij merk je nauwelijks en het proces loopt altijd door, ook bij ziekte en vakanties.

Elke administratie boekt anders

Boekingslogica is gefragmenteerd en wordt bepaald door individuele mensen.

→

↓

Eén boekingsbeleid voor je hele kantoor

Centraal toegepast in alle of een selectie administraties. Uitzonderingen worden vastgelegd per administratie.

De btw-maand blijft een piek

Facturen stapelen zich op tot de aangifte eraan komt.

→

↓

De btw-maand voelt als elke andere maand

Facturen zijn al verwerkt zodra ze binnenkomen.

Je software stopt bij een incorrect boekingsvoorstel

Zeker bij complexe facturen blijft handwerk noodzakelijk.

→

↓

Automatisch tot en met de boeking

Je ziet alleen de uitzonderingen, vóórdat ze geboekt worden.

Hoe Zenvoices dit oplost

Van standaardiseren naar centraal automatiseren

Leg je boekingsbeleid één keer centraal vast. Zenvoices past het automatisch toe in alle of een selectie van administraties. Daarvoor heb je twee manieren, die je naast elkaar kunt gebruiken: AI-boeken en boeken met vaste regels.

Voor accountants- en administratiekantoren

AI boeken

AI-boeken komt tot een boeking op basis van context: de inhoud van de factuur, de boekingshistorie, lokale wet- en regelgeving en jouw instructies. Vanaf de start leert het van de bestaande boekingen in je boekhoudpakket, zodat je direct automatiseert.

Voor accountants- en administratiekantoren

Boeken met vaste regels

Met vaste regels leg je zelf vast hoe er geboekt wordt: als dit, dan dat. Eén keer ingericht, altijd dezelfde uitkomst. Voor gebruikers die volledig in control willen zijn over de uitkomst.

Het beste van twee werelden

Beide manieren van boeken kunnen factuurregels automatisch splitsen en samenvoegen, automatisch transitorisch boeken, verbijzonderen op kostenplaats, kostendrager en project, omschrijvingen zelf bepalen, eigen gegevens van facturen herkennen en gebruiken en facturen met wisselende boekingen correct verwerken.

Wil je slim automatiseren zonder inrichting, kies dan AI-boeken. Wil je elke uitkomst volledig zelf bepalen, kies dan vaste regels.
Of combineer ze: is er geen regel die matcht, dan neemt AI-boeken het automatisch over. Jij bepaalt.

ALTIJD ZELF IN CONTROL

Automatisch boeken met zekerheid en regie

Elke boeking krijgt in Zenvoices een zekerheidsscore. Die score is jouw kwaliteitsdrempel: alleen boekingen die erboven zitten worden automatisch verwerkt. Zo weet je zeker dat wat automatisch gaat ook echt goed is. First time right, zonder correcties achteraf.

Jij bepaalt de kaders. Je stelt zelf in wanneer een factuur automatisch geboekt mag worden of waar je per administratie or relatie wilt afwijken van je centrale boekingsbeleid. Wat niet aan je voorwaarden voldoet wordt altijd ter controle aangeboden.

Zenvoices is daarbij geen black box maar een glazen doos. Elke stap wordt vastgelegd, dus je kunt altijd aantonen hoe een boeking tot stand kwam.

“

Dankzij Zenvoices besteden we minder tijd aan administratie en meer tijd aan waar we écht waarde toevoegen: het adviseren van onze klanten.

Max Lomans AA

Relatiebeheerder, Wesselman Accountants

Business case

Wat levert 90% automatisch boeken jouw kantoor op?

Vul je eigen aantallen in. De standaardwaarden horen bij een gemiddeld kantoor met 300 administraties.

Aantal administratiesFacturen per administratie per maandMinuten per handmatige factuurHuidige automatiseringsgraad (%)Integrale kosten per uur (€)

NuMet Zenvoices

Facturen per maand9.0009.000

Handmatig verwerkt8.100900

Gemiddelde tijd per handmatige factuur3 min3 min

Verwerkingstijd per maand405 uur45 uur

360 uurminder werk per maand

2,7 ftecapaciteit vrij per jaar

€ 194.400besparing per jaar

Met Zenvoices rekenen we met 90% automatisch geboekt en 1.600 productieve uren per fte per jaar. Indicatief rekenvoorbeeld, exclusief abonnementskosten.

Benieuwd wat dit voor jouw kantoor betekent?

Kantoor en eindklant

Eén omgeving voor kantoor én klant

Of klanten nu aanleveren, goedkeuren of zelf boeken, Zenvoices is voor iedereen in de keten intuïtief en gebruiksvriendelijk.

Aanleveren

Facturen en bonnen eenvoudig aanleveren in Zenvoices via app, portal, e-mail of Peppol.

Goedkeuren en autoriseren

Stel digitale autorisatieflows in voor klanten, goedkeuren in portal of mobiele app.

Klanten die zelf boeken

Laat klanten zelf boeken binnen jouw kantooromgeving. Met rechten bepaal je wat zij kunnen zien en doen.

Communiceren

Stel vragen over facturen binnen Zenvoices en leg communicatie centraal vast in de audittrail.

Data en inzicht

Inzicht in data. Toegang vanuit elk systeem

Je ziet per administratie precies waar je staat en waar de volgende winst zit. En je data is altijd bereikbaar: via onze koppelingen, de API of je eigen AI-assistent.

Performance dashboard

Zie afzonderlijk hoeveel facturen correct worden herkend, een correct boekingsvoorstel krijgen én automatisch worden geboekt. Per administratie, per medewerker en op kantoorniveau. Zo stuur je niet op schijnbare vooruitgang, maar op echte automatisering.

REST API

Ontsluit data naar eigen systemen of bouw zelf een koppeling, bijvoorbeeld met een pakket waarvoor nog geen standaard integratie bestaat.

MCP-server

Verbind je eigen AI-assistent met Zenvoices. Vraag boekingen en documenten op, zie wat er op autorisatie wacht en laat automatiseringsregels aanmaken of aanpassen.

Zenvoices koppelt met

Persoonlijke support

Software automatiseert. Mensen maken het verschil

Bij Zenvoices kennen we geen ticketsysteem of lange wachtrijen. Via de chat kies je zelf voor onze AI-assistent of direct voor een medewerker. Ook telefonisch zitten we voor je klaar. Op werkdagen word jij binnen twee minuten verder geholpen.

Support inbegrepen

Je krijgt hulp van mensen die Zenvoices én factuurautomatisering kennen. Gewoon onderdeel van je abonnement.

Meer hulp nodig?

Wil je ondersteuning bij de inrichting of meer uit Zenvoices halen? Onze inhouse consultants helpen je graag verder.

Veelgestelde vragen

Wat kantoren willen weten voor ze starten

Hoe ziet de implementatie van Zenvoices eruit?

Zenvoices is eenvoudig zelf in gebruik te nemen. Je maakt een omgeving aan, koppelt je boekhoudpakket(ten) en voegt administraties en gebruikers toe. Daarna kun je direct facturen verwerken. Grote aantallen administraties en gebruikers kun je eenvoudig beheren via de API.

Daarnaast wordt ieder accountants- of administratiekantoor gekoppeld aan een van onze in-house consultants. Samen brengen we je huidige werkwijze en boekingsvolume in kaart en maken we een plan om de gewenste automatiseringsgraad te bereiken. Daarbij bepaal je zelf hoeveel ondersteuning je van het Zenvoices-team wilt.

Moet ik in één keer al mijn administraties overzetten of kan dat gefaseerd?

Je bepaalt zelf in welk tempo je administraties overzet naar Zenvoices. Zo kun je gefaseerd starten en steeds meer administraties toevoegen.

Kan ik automatiseringsregels centraal instellen voor meerdere administraties?

Ja. In Zenvoices kun je automatiseringsregels op omgevingsniveau instellen voor alle administraties, een selectie van administraties of alle administraties met enkele uitzonderingen. Selecties en uitzonderingen kunnen onder meer worden gemaakt met tags, bijvoorbeeld op basis van bedrijfsclassificaties.

Hoe gebruikt Zenvoices AI voor factuurverwerking?

Zenvoices heeft een eigen zelflerend herkenningsmodel ontwikkeld en getraind op miljoenen facturen. Aanvullend gebruiken we generatieve AI om gegevens op document-, regel- en veldniveau te herkennen. De AI-boekingswijze maakt boekingsvoorstellen zonder dat daarvoor regels of templates hoeven te worden ingericht.

Generatieve AI helpt daarnaast om regels en templates eenvoudiger in te richten. We zijn continu bezig om ons product en bewezen technologie te versterken met de nieuwe mogelijkheden die generatieve AI biedt.

Hoe houd ik controle over facturen die Zenvoices automatisch verwerkt?

Je bepaalt met automatiseringsregels wanneer een boekingsvoorstel automatisch mag worden goedgekeurd. Daarbij kun je onder meer gebruikmaken van de zekerheidsscore van een boeking als kwaliteitsdrempel. Voldoet een boeking niet aan de ingestelde voorwaarden, dan wordt deze niet automatisch goedgekeurd. Uitgevoerde automatiseringsregels zijn bovendien terug te zien in de documentdetails en tijdlijn.

Hoe gaat Zenvoices om met informatiebeveiliging?

Informatiebeveiliging staat bij Zenvoices hoog in het vaandel. Sinds 2021 zijn we ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd en worden we jaarlijks geaudit. Daarnaast nemen we uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om gegevens veilig en beschikbaar te houden.

Bekijk Beveiliging en beschikbaarheid voor meer informatie over onze certificeringen en beveiligingsmaatregelen.

Hoe lang duurt het voordat ik met Zenvoices op 50% automatisch geboekte facturen zit?

In de praktijk zien we dat kantoren die actief met de software aan de slag gaan binnen twee maanden op 50% of meer automatisch geboekte facturen zitten.

Welke boekhoudpakketten kan ik koppelen met Zenvoices?

Zenvoices koppelt met alle relevante boekhoudpakketten die worden gebruikt in de accountancybranche. Vanuit één Zenvoices omgeving kunnen meerdere boekhoudpakketten gekoppeld zijn. Bekijk het actuele overzicht van koppelingen en de beschikbare functionaliteiten per boekhoudpakket.

Ieder jaar voegen we nieuwe koppelingen toe. Staat jouw gewenste koppeling er niet tussen? Met onze REST API kun je ook zelf een koppeling met Zenvoices bouwen.

Kan ik mijn archief meenemen naar Zenvoices?

Ja, dat kan. Bij een migratie vanaf een andere factuurverwerkingsoplossing kan een export van het bestaande archief worden geïmporteerd in Zenvoices. Voor koppelingen met boekhoudpakketten die geen eigen archief hebben bieden we een kosteloze overstapservice. Neem voor de exacte mogelijkheden contact met ons op.

Klaar om ook voorop te lopen?

Plan een demo en we laten zien wat Zenvoices concreet betekent voor jouw kantoor.

Tim Groenewegen

Sales consultant

Voor accountants- en administratiekantoren

Zorgeloze automatische factuurverwerking

Centraal geregeld voor je hele kantoor