Eigen herkenningsvelden

Waar standaard stopt… vangen AI herkenningsvelden de uitzonderingen

Iedere organisatie heeft eigen informatie die ertoe doet op een factuur, maar die niet altijd in een vaste regel te vangen is. Met eigen herkenningsvelden geef jij aan wat je wilt herkennen. AI doet het werk.

Hoe het werkt

Omschrijf wat je zoekt, AI vindt het

Dat resultaat zet je vervolgens direct in binnen je boekingstemplates, automatiseringsregels en autorisatieschema’s.

In de praktijk

Wat je ermee kan

Concrete voorbeelden van hoe eigen herkenningsvelden je factuurverwerking completer maken.

Kostenplaats op basis van kenteken

Op leasefacturen of brandstoffacturen staat het kenteken per regel vermeld. Dat kenteken kan bijvoorbeeld bepalend zijn voor de kostenplaats, maar de standaardherkenning kon het niet per regel oppikken.

Met eigen herkenningsvelden wel. Zenvoices herkent het kenteken per factuurregel en koppelt het automatisch aan de juiste kostenplaats.

Factuuromschrijving automatisch vullen

Op facturen staat regelmatig een referentie, projectcode of ander kenmerk dat je wilt terugzien in je boeking. Een domeinnaam op een hostingfactuur, een ordernummer bij een leverancier. Informatie die de standaardherkenning niet kon oppikken en je nu nog handmatig moet overnemen.

Met eigen herkenningsvelden herken je die informatie wél, en kan je het als variabele inzetten in de omschrijving van je boeking. Zo zie je op je grootboek in één oogopslag waar een boeking over gaat.

Complexe facturen splitsen

Sommige facturen bevatten een samenvattingstabel met bedragen per artikelgroep of kostencategorie. Denk aan horecaleveranciers of groothandels. Voorheen boekte je zo’n factuur als één bedrag op één grootboekrekening, of je splitste het handmatig, regel voor regel. Tijdrovend, foutgevoelig en bij terugkerende facturen iedere maand opnieuw.

Met eigen herkenningsvelden is dat verleden tijd. Elke categorie wordt herkend en apart geboekt. Volledig uitgesplitst, zonder handwerk.

Onze visie op automatische factuurverwerking

Onze kernfilosofie is dat automatisch boeken betrouwbaar, voorspelbaar en onder jouw regie moet plaatsvinden. Daarom werken we primair met vaste regels, logica en templates die jij zelf bepaalt. Dat systeem is en blijft de basis.

AI zetten we in waar dat systeem stopt. Waar je net dat extra inzicht nodig hebt dat regels alleen niet kunnen bieden. Eigen herkenningsvelden zijn daar het nieuwste voorbeeld van: jij geeft aan wat je wilt herkennen, de AI doet het werk. Gericht, controleerbaar en altijd als aanvulling op een fundament dat al staat.

in drie stappen aan de slag

Maak een veld aan

Kies een naam, bepaal of het op kop- of regelniveau werkt en kies het gegevenstype. Voor simpele herkenning voer je alleen de veldnaam in. Wil je meer controle? Schrijf een instructie in gewoon Nederlands.

AI leest en herkent

Bij het inlezen van een factuur leest AI het document en herkent de informatie op basis van jouw inrichting. Het resultaat wordt opgeslagen als extra veld bij de factuur.

Gebruik het in je boeking

Het resultaat is direct bruikbaar als boekingsvariabele, in boekingstemplates, automatiseringsregels en autorisatieschema's.

Transparante kosten

Je betaalt voor wat je gebruikt

Met eigen herkenningsvelden geef je in gewoon Nederlands aan welke informatie uit een document gehaald moet worden, net zoals je het aan een collega zou uitleggen. AI herkent de juiste gegevens en slaat ze op als extra veld bij de factuur.

Dat resultaat zet je vervolgens direct in binnen je boekingstemplates, automatiseringsregels en autorisatieschema’s.

Eigen herkenningsvelden in actie zien?

Twan laat in een webinar stap voor stap zien hoe
je eigen herkenningsvelden inricht en toepast. Of plan een demo en ontdek wat
het voor jouw organisatie kan betekenen.