Automatisch boeken

Van factuur naar perfecte boeking

Met AI, met regels of allebei

Zenvoices maakt van elke factuur het juiste boekingsvoorstel, zonder dat er een mens aan te pas komt. Zo staat een factuur binnen seconden na binnenkomst geboekt in je administratie. Elke boeking krijgt een zekerheidsscore: alleen wat zeker goed is, gaat automatisch door, de rest blijft staan voor menselijke controle.

Wat het oplevert

Het boekwerk is al gedaan. Ook bij lastige facturen

Automatisch boeken neemt het werk over dat nu de meeste tijd kost. Of je nu boekt met AI of met vaste regels: elke factuur komt als complete, kloppende boeking in je administratie, ook de facturen die je tot nu toe zelf uitzocht. Zo gaat de tijd van je team niet meer naar invoeren en corrigeren, maar naar het werk dat er echt toe doet.

Complete boekingen, geen halve voorstellen

Factuurnummer, boekdatum, omschrijving, grootboekrekening en btw-code staan er in één keer. Je hoeft niets meer aan te vullen.

Ook lastige facturen in één keer goed

Huur en servicekosten gesplitst, tientallen bonregels samengevoegd tot één boeking. Hoe complex de logica ook is, je krijgt een boekingsvoorstel dat in één keer klopt.

Btw goed, zonder erover na te denken

Verlegde btw, het nultarief en niet-aftrekbare btw worden herkend en goed geboekt. Minder correcties achteraf en minder risico bij de aangifte.

Klaar voor administraties over de grens

Zenvoices houdt rekening met de btw-regels in Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk.

Uitzonderingen regelen zonder inrichting

Leg in één zin uit wat er anders moet, ook als het om iets op de factuur gaat, zoals het ordernummer.

Direct zien waar je moet kijken

Twijfelt Zenvoices, dan zie je meteen welk veld het is en waarom, ook als het in de herkenning zit. Geen zoekwerk meer bij facturen met veel regels.

Zenvoices koppelt met

Zo ontstaat een boekingsvoorstel

Twee manieren om automatisch te boeken. Eén standaard voor zekerheid

Kies per relatie, dagboek of administratie hoe Zenvoices boekt: met AI of met vaste regels. Of combineer ze. Welke je ook kiest: de software boekt alleen door als de boeking aan jouw voorwaarden voldoet.

Zonder inrichting vooraf

AI-boeken

AI-boeken komt tot een boeking op basis van context: de inhoud van de factuur, de boekingshistorie, lokale wet- en regelgeving en jouw instructies. Vanaf de start leert het van de bestaande boekingen in je boekhoudpakket, zodat je direct automatiseert.

100% voorspelbaar

Boeken met vaste regels

Met vaste regels leg je zelf vast hoe er geboekt wordt: als dit, dan dat. Eén keer ingericht, altijd dezelfde uitkomst. Voor gebruikers die volledig in control willen zijn over de uitkomst.

Het beste van twee werelden

Beide manieren van boeken kunnen factuurregels automatisch splitsen en samenvoegen, automatisch transitorisch boeken, verbijzonderen op kostenplaats, kostendrager en project, omschrijvingen zelf bepalen, eigen gegevens van facturen herkennen en gebruiken en facturen met wisselende boekingen correct verwerken.

Wil je slim automatiseren zonder inrichting, kies dan AI-boeken. Wil je elke uitkomst volledig zelf bepalen, kies dan vaste regels.
Of combineer ze: is er geen regel die matcht, dan neemt AI-boeken het automatisch over. Jij bepaalt.

Geen technische kennis nodig

Stuur zoals je een collega instrueert

Je legt in gewone zinnen uit hoe er geboekt moet worden. Zenvoices houdt zich eraan, op het niveau waar jij het vastlegt.

Begin met een startpunt

Voorbeeldzinnen zoals ‘Vaste grootboekrekening’, ‘Splitsen’ en ‘Zonder btw’ helpen je op weg. Vul ze aan en je bent klaar.

Hulp van de AI-assistent in het boekingsscherm

Twijfel je hoe je iets formuleert? De AI-assistent in het boekingsscherm denkt mee, legt uit hoe een voorstel tot stand kwam en helpt je de juiste instructie op te stellen.

Test op de factuur die voor je ligt

Met Opnieuw boeken met AI zie je direct het resultaat. Klopt het, dan bewaar je de instructie met één vinkje bij de relatie.

Houd overzicht, ook bij honderden instructies

Elke instructie staat in een doorzoekbare lijst per niveau en zet je met één klik aan of uit.

Automatisch boeken met regie

Elke boeking een zekerheidsscore. Jij bepaalt wat automatisch mag doorgaan

De zekerheidsscore combineert de zekerheid van de herkenning en van de juistheid van de voorgestelde boekingslogica. De laagste score bepaalt de score van de hele boeking. Zo gaat er nooit ongemerkt iets fout.

Niet compleet

Er ontbreekt nog iets

Het voorstel mist verplichte gegevens, zoals een grootboekrekening of btw-code. Je vult aan of stuurt bij met een instructie.

Te controleren

Compleet en klaar voor controle

Alle gegevens zijn ingevuld. Het voorstel wacht op een akkoord, met per veld de zekerheidsscore en toelichting. Twijfelt Zenvoices, dan zie je bovenaan welke velden de score bepalen.

Automatisch geboekt

Genoeg zekerheid, direct door

Ligt de zekerheidsscore boven jouw zelf gekozen drempel? Dan keurt een automatiseringsregel het voorstel goed en wordt de boeking automatisch doorgeboekt.

Automatiseringsregels

Als dit, dan dat. Voorspelbaar en controleerbaar

Met automatiseringsregels automatiseer je elke stap in het boekingsproces. Je combineert zelf meerdere voorwaarden, zoals relatie, bedrag, specifieke tekst op het document of zekerheidsscore, de software voert het exact zo uit.

Na ontvangst

Nooit meer documenten sorteren

Bij inlezen

Geen klik meer nodig

Bij boeken

Alleen nog de uitzonderingen zien

Goedkeurregel

Actief

ALS

Relatie

Bonenbrander BV

Bedrag

is lager dan

€ 450

Zekerheidsscore

is hoger dan

95%

DAN

Boekingsvoorstel goedkeuren

Alle mogelijkheden

Alles wat AI-boeken kan

Voor wie het precies wil weten: wat AI-boeken invult, hoe je het stuurt en hoe je ziet wat het doet.

Het boekingsvoorstel

Grootboekrekening, btw-code, omschrijving, factuurnummer en boekdatum in één voorstel
Boeken per btw-tarief of per factuurregel
Kosten splitsen over meerdere grootboekrekeningen
Regels met dezelfde grootboekrekening en btw-code samenvoegen
Leert van hoe je eerder bij dezelfde leverancier boekte

Btw en wetgeving

Sturen met instructies

Instructies in gewone taal, met voorbeeldzinnen als startpunt
Vast te leggen per omgeving, administratie, dagboek of relatie
Centraal beleid afdwingen met een boekingswijze toewijsregel
Verwijzen naar gegevens op de factuur, zoals een referentie of ordernummer
Direct testen met Opnieuw boeken met AI en met één klik opslaan

Zekerheid en controle

Voordelen

Veel sneller boeken met volledige grip

Instructies in gewone taal

Eenvoudig in te richten

Geen ingewikkelde regels of templates bouwen. Je vertelt Zenvoices in gewone zinnen hoe er geboekt moet worden, zoals je dat aan een collega zou uitleggen. Werkt het? Met één klik leg je de instructie vast.

Zekerheidsscore als drempel

Betrouwbaar resultaat

Alleen boekingsvoorstellen met een hoge zekerheid gaan automatisch door. Twijfelt Zenvoices, dan kijkt eerst een mens mee. Zo bepaal jij wat er automatisch gebeurt.

Audittrail

Volledig traceerbaar

Geen black box. Per veld zie je waar een voorstel op gebaseerd is en elke stap in de boekingsgang wordt vastgelegd in de audittrail.

Klantresultaat

82% volledig automatisch geboekt

“Kunnen automatiseren op omgevingsniveau is een ware gamechanger.”

Administratiekantoor Boekhoudhelden verwerkt ruim 200 administraties in Zenvoices. Door de automatisering organisatiebreed in te richten in plaats van per administratie, wordt nu 82% van de facturen zonder handwerk geboekt.

Rody Idema, oprichter van Boekhoudhelden

Inzicht en data

Inzicht in je automatiseringsgraad

Het performancedashboard laat per administratie zien hoeveel er automatisch geboekt wordt, waar uitval zit en welke instructie of regel het verschil maakt. Zo verhoog je gericht je automatiseringsgraad.

REST API

Ontsluit boekingsdata naar je eigen systemen of bouw zelf een koppeling.

MCP-server

Vraag boekingen op en beheer automatiseringsregels met je eigen AI-assistent.

Gerelateerde functies

Alles rond je boekingsproces

Automatisch boeken is een schakel in het totale factuurverwerkingsproces. Zenvoices boekt op basis van de herkende of uitgelezen gegevens en daarna loopt elke boeking automatisch door naar matching, goedkeuring, betaling en archief. Zo werkt de hele keten met dezelfde betrouwbare gegevens op één centrale plek.

Herkennen

Factuurherkenning

Elke factuur herkend tot op regel- en veldniveau, in elk formaat. De basis voor een boekingsvoorstel dat in één keer klopt.

Matchen

Three-way matching

Geboekte factuurregels worden automatisch gematcht met inkooporder en ontvangst.

Autoriseren

Facturen goedkeuren

Zelf in te stellen voorwaarden zoals bedrag, kostenplaats of leverancier bepalen automatisch wie moet goedkeuren.

Betalen

Goedgekeurde facturen direct betalen vanuit Zenvoices.

Archiveren

Document management en factuurarchief

Elke boeking tien jaar veilig bewaard, met de volledige audittrail erbij.

Converteren

E-factuur conversie

Elke factuur vliegensvlug omgezet naar UBL, klaar voor je boekhoud- of ERP-pakket.

Begin vandaag

Zie AI-boeken in actie

Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een demo met een van onze specialisten.

Cemil Ulkü

Account executive & partnermanager

Veelgestelde vragen

Alles over automatisch boeken

Kan ik AI-boeken combineren met boekingsregels en templates?

Ja. AI-boeken en vaste regels werken naast elkaar. Leg boekingsbeleid vast in boekingsregels en templates en laat alles wat daarbuiten valt via AI-boeken lopen. Is er geen regel die matcht, dan neemt AI-boeken het automatisch over.

Wat is het verschil tussen niet compleet en te controleren?

Een boekingsvoorstel is niet compleet als er nog verplichte gegevens ontbreken. Een voorstel dat te controleren is, is volledig ingevuld en wacht op een akkoord. Heeft het een zekerheidsscore boven jouw drempel, dan kan een automatiseringsregel het direct goedkeuren.

Hoe precies moet ik mijn instructies formuleren?

Niet heel precies. AI-boeken begrijpt gewone zinnen goed. Test een instructie via Opnieuw boeken met AI en pas hem aan als het resultaat niet klopt.

Kan de AI iets verzinnen dat niet klopt?

Het risico is ingekaderd. Zenvoices controleert elke boeking met vaste regels op balans en bedragen. Voorstellen die afwijken van de historie krijgen een lage zekerheidsscore en die gaan nooit automatisch door als je een drempel hebt ingesteld.

Leert AI-boeken over administraties heen?

Niet automatisch. De historie wordt per leverancier binnen een administratie opgebouwd. Organisatie breed boekingsbeleid leg je bij meerdere administraties vast met instructies op omgevingsniveau.

Wie mag instructies aanpassen?

Dat volgt de bestaande gebruikersrechten per niveau. Omdat de boekingswijze-toewijsregel altijd voorrang heeft, kan een organisatie centraal beleid afdwingen.

Moet ik een herkenningswijze of herkenningsvelden instellen?

Nee. AI boeken bepaalt zelf of het per btw-tarief of per factuurregel boekt. Verwijs je in een instructie naar iets op de factuur, zoals het ordernummer, dan leest Zenvoices dat zelf uit.

Hoe gaat AI boeken om met btw-regels per land?

AI boeken houdt rekening met de lokale wetgeving (land) van de administratie en op basis van de branchecode van de administratie. Twijfelgevallen krijgen bewust een lage zekerheid, zodat op die gevallen iemand kan meekijken.

Werkt AI boeken ook bij een nieuwe administratie?

Ja. Instructies en wetgeving werken vanaf de eerste factuur. Elke goedgekeurde boeking maakt de volgende voorstellen beter.

Hoe zit het met privacy en compliance?

Jouw data blijft van jou. Zenvoices is volledig compliant met de EU Data Act en de EU AI Act, verwerkt gegevens als verwerker onder de AVG, is ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd en slaat data op in Microsoft Azure-datacenters binnen de Europese Economische Ruimte. Voor AI-boeken werken we met een aanbieder die jouw gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.