menu

Functies

Automatisch boeken: een enorme tijdsbesparing op factuurverwerking

Bespaar zoals veel van onze klanten 75% tijd met onze slimme tools voor factuurverwerking. Bepaal eenvoudig zelf wat, hoe en wanneer automatisch geboekt wordt. Jij hebt de controle over het hele proces van binnenkomst tot boeking.

Plan een demo event

Zo werkt automatisch boeken

Bij Zenvoices hebben we een unieke manier ontwikkeld om jouw factuurverwerking te automatiseren. Onze software maakt gebruik van AI-gedreven technologie en beperkt menselijke acties tot een minimum. Dankzij onze ‘als dit, dan dat’-regels ervaar je maximale controle terwijl jouw facturen automatisch worden geboekt. De kracht van Zenvoices? Jij zit achter het stuur. Je bepaalt zelf welke facturen je automatisch boekt en hoe deze worden geboekt.

1. Herkenningsscores
2. ‘Als dit, dan dat’-regels
3. Automatisch boeken
4. Performance dashboard

Herkenningsscores

Zenvoices geeft je inzicht in hoe zeker de software is dat de gegevens op een factuur correct zijn herkend. De herkenningsscore laat zien welke facturen klaar zijn om automatisch te boeken en bij welke facturen je de software nog een aanwijzing moet geven. Zo kun jij steeds meer goed herkende facturen automatiseren.

‘Als dit, dan dat’-regels

De stappen in het factuurverwerkingsproces automatiseer je met regels die je zelf kiest. Dat doe je op basis van ‘als dit, dan dat’. Stel zelf regels in voor diverse stappen, zoals automatisch inlezen, toewijzen van dagboeken en relaties, tot aan het goedkeuren van boekingen. Deze regels stel je in per administratie, voor groepen administraties of over de hele omgeving.

Facturen boeken volgens ingestelde voorwaarden

Bij Zenvoices zien we het als ultiem doel dat alle facturen automatisch geboekt worden zonder dat er menselijke controle aan te pas komt. Maar je wilt niet iedere factuur zomaar automatisch geboekt hebben. Dat begrijpen wij als geen ander. Daarom bepaal je binnen Zenvoices zelf de voorwaarden voor automatisering. Gebruik bijvoorbeeld de herkenningsscore als kwaliteitsdrempel binnen de automatiseringsregels en combineer deze met andere voorwaarden. Wat voor regel je dan bijvoorbeeld instelt? Als de herkenningsscore hoger is dan 90% en het bedrag is lager dan 450 euro, dan wordt het boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd. Op die manier boek je alleen de facturen automatisch die aan jouw eisen voldoen.

Prestatiecontrole in het Performance Dashboard

Wil je de automatiseringsgraad verhogen en nog meer tijd besparen? Het performance dashboard biedt een overzicht van de prestaties per administratie en laat zien waar meer automatiseringskansen liggen. Jij houdt grip op het proces en kunt stap voor stap verder automatiseren.

De voordelen van automatisch boeken

fast_forward

Boost je productiviteit

Met Zenvoices verwerk je facturen sneller dan met de hand. Een mens verwerkt gemiddeld 15 tot 25 facturen per uur. Met Zenvoices als je digitale collega verwerk je er 1000 per uur bij een optimaal ingestelde automatisering. Jouw collega’s werken met onze software een stuk efficiënter en krijgen meer gedaan in dezelfde tijd.

attach_money

Bespaar kosten

Automatisch boeken betekent minder menselijke handelingen. Openstaande vacatures hoef je niet meer te vervullen en de werkdruk bij collega’s die facturen verwerken neemt significant af. De uren die vrijkomen, kunnen je collega’s inzetten om meerwaarde te bieden voor de klant of andere taken op te pakken binnen de organisatie.

arrow_upward

Verhoog consistentie en kwaliteit

Je collega’s zijn heel vaardige mensen, maar een fout zit in een klein hoekje. Met de geautomatiseerde factuurverwerking van Zenvoices elimineer je menselijke fouten en breng je consistentie aan in alle boekingen. Dat verbetert de kwaliteit van de financiële administratie.

 

Probeer automatisch boeken nu 30 dagen gratis

Benieuwd naar de functionaliteiten van automatisch boeken met Zenvoices en wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer automatisch boeken met Zenvoices 30 dagen gratis of plan een geheel vrijblijvende demo.

Zenvoices is jouw factuurverwerkingspartner voor de toekomst

eye_tracking
100% slimme technologie

Zenvoices is tech-only en AI-gestuurd. We gebruiken de meest moderne technologie zodat jij altijd profiteert van software met een top performance.

tune
Automatiseren met behoud van regie

Onze gebruikers zijn zelf in control. Jij bepaalt hoe je de automatiseringsprocessen inricht en Zenvoices doet het werk. En wil je iets aanpassen of het automatiseringstempo wijzigen? Zenvoices voert direct uit wat jij instelt.

mark_unread_chat_alt
Snelle support

Heb je een vraag of loop je ergens tegenaan? Onze collega’s van het supportteam helpen je telefonisch of via de chat. We helpen je direct, zodat jij weer door kunt met waar je mee bezig was.

manufacturing
Jouw input is onze drive

We waarderen onze gebruikers, het zijn de mensen die onze software dagelijks toepassen en die verstand hebben van financiële administratie. Op basis van hun feedback rollen we wekelijks nieuwe releases uit. Of we verbeteren bestaande functies. Gebruik je Zenvoices, dan gebruik je de meest innovatieve oplossing op de markt.

Veelgestelde vragen over automatisch boeken

Hoe weet ik zeker dat automatisch geboekte facturen goed zijn herkend? add

Je wilt natuurlijk zeker weten dat facturen die je automatisch laat boeken, ook helemaal goed zijn herkend. Zenvoices biedt je daarvoor de herkenningsscore als hulpmiddel. Bij een hoge herkenningsscore kan je ervan uitgaan dat de factuur goed is herkend. Bij een lagere score is het aan te bevelen om het boekingsvoorstel nog eens na te lopen. Met automatiseringsregels kan je instellen dat alleen facturen met een hoge herkenningsscore automatisch worden geboekt. Zo voorkom je dat minder goed herkende facturen automatisch worden geboekt.

Kan ik gelijk beginnen met automatiseren? add

Ja, de module is direct beschikbaar.

Kan iedere gebruiker van mijn omgeving automatiseren? add

Met rollenbeheer kan bepaald worden welke gebruikers automatiseringsregels mogen instellen.

Kan ik declaraties en bonnen automatiseren in Zenvoices? add

Met Zenvoices is het mogelijk om (onkosten)declaraties automatisch te verwerken, of dit nu bonnetjes of facturen zijn. Door middel van een automatiseringsregel kan het aangeleverde document gematcht worden aan de betreffende medewerker en verwerkt worden in het boekhoudpakket.

Kunnen facturen met meerdere factuurregels automatisch worden geboekt? add

Dit is mogelijk in Zenvoices. Je bepaalt zelf welke regels van de factuur moeten worden herkend en hoe deze moeten worden geboekt. Vervolgens kun je door middel van automatiseringsregels instellen of deze facturen wel of niet automatisch mogen worden geboekt, en onder welke voorwaarden.

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode