menu

Functies

Three way matching

De tijd van wisselen tussen systemen en tabbladen is voorbij: met Zenvoices match je automatisch factuurregels met bestellingen en goederenontvangsten of ingekochte dienstverlening. Je hoeft niet meer handmatig te checken of er geleverd is wat jij ingekocht hebt. Dat doet onze software voor je! Versnel het purchase to pay proces met three way matching.

Plan een demo event

Zo werkt three way matching

Met three way matching match je automatisch de factuur, bestelling en ontvangst met elkaar. De matching gebeurt onder andere op basis van herkende bestelnummers, referenties en artikelnummers. Matching met meerdere bestellingen is mogelijk, waardoor ook verzamelfacturen automatisch gematched kunnen worden. Three way matching bespaart je tijd en zorgt voor meer nauwkeurigheid in je administratie.

1. Facturen aanleveren in Zenvoices
2. Realtime herkenning
3. Workflow bij afwijkingen
4. Direct verwerkt

Facturen aanleveren in Zenvoices

Upload de facturen naar jouw omgeving via de mobiele Zenvoices app, e-mail, Dropbox of Peppol. Het maakt niet uit welk bestandsformaat je uploadt. Onze software ondersteunt PDF, Excel, Word, scans, afbeeldingen, e-mails en e-facturen.

Realtime herkenning

In een ogenblik herkent Zenvoices de relatie en de factuurregels. Onze software matcht deze aan de bestellingen en ontvangsten in jouw gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Geen directe match? Dan kun je handmatig matchen in het boekingsscherm. Zenvoices geeft je alvast suggesties zodat jij de match snel kunt maken.

Workflow bij afwijkingen

Herkent Zenvoices een afwijking tussen de inkoopfactuur en de levering, bijvoorbeeld in prijs of aantal? Dan start automatisch een workflow voor verdere afhandeling. Die workflow stel jij in met autorisatiemanagement. Kies er bijvoorbeeld voor om een afwijkende factuur naar een autorisator te sturen op basis van de leverancier of het artikel. Of keur een afwijkende factuur automatisch af zodat jij of een collega een afhandelingsproces kan starten. Zo weet je zeker dat alle facturen goed worden verwerkt en er niets blijft liggen in het proces.

Direct verwerkt

Bij een 100% match zet Zenvoices een vinkje bij het boekingsvoorstel en kan je de boeking direct verwerken. Afhankelijk van jouw wensen kun je goedgekeurde facturen ook direct betalen via Zenvoices, binnen je eigen vertrouwde bankomgeving.

 

De voordelen van three way matching in Zenvoices

approval

Check alleen nog de uitzonderingen

Ziet Zenvoices een match? Dan heb je daar geen omkijken meer naar. Als Zenvoices niet zeker is van een match, start een workflow die speciaal is ingericht voor afwijkingen. De toleranties hiervoor stel je zelf in. Zo besteedt je alleen tijd aan de facturen die jouw aandacht vereisen.

 

punch_clock

Van 2 minuten naar enkele seconden

Klanten die onze software maximaal benutten, verwerken facturen binnen enkele ogenblikken versus enkele minuten voordat zij met Zenvoices werkten.

folder_copy

Eenvoudige auditing

Three way matching maakt auditing eenvoudiger, omdat alle documenten nauwkeurig op elkaar zijn afgestemd en het eenvoudiger is om transacties te volgen en te controleren op afwijkingen.

Probeer three way matching nu 30 dagen gratis

Ben je benieuwd naar three way matching met Zenvoices? Three way matching is beschikbaar voor Exact Globe, Exact Online, King en SAP Business Online. Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een vrijblijvende demo.

Zo krijg jij jouw factuur- en documentstromen onder controle

document_scanner
Realtime verwerking

Voordat je het weet is jouw factuur geüpload, door de automatische factuurherkenning gesneld en heeft Zenvoices de match gemaakt. Onze AI-gedreven software zorgt ervoor dat facturen op regelniveau gematcht worden.

account_tree
Multi-ERP

Zenvoices koppelt meerdere werksystemen aan elkaar. Onze software haalt bestellingen en ontvangsten op en synchroniseert deze met je boekhoud-, ERP- of inkoopprogramma. Alle relevante gegevens kun je inzien in Zenvoices, zoals artikelen, eenheden en prijzen.

verified
Uitgebreide autorisatiemogelijkheden

Combineer de verschillende functies van Zenvoices voor een optimaal gebruik. Zo gebruik je bijvoorbeeld three way matching en autorisatiemanagement samen. Daarmee combineer je digitale goedkeuring met onze matching voor een optimaal boekhoudproces.

tune
Een workflow van A tot Z

Jij bent de regisseur van jouw workflows. Naar jouw wens kun je de automatisering zo inrichten dat bijna alles van A tot Z meegenomen wordt. Van de factuurherkenning, de three way matching met bestellingen en ontvangsten, autorisatiemanagement, digitaal archiveren en betalen.

Veelgestelde vragen over three way matching

Hoe ga ik om met incorrecte facturen? add

Voor het afhandelen van incorrecte facturen is een uitgebreide workflow beschikbaar dankzij de integratie met autorisatiemanagement. Deze workflow kan volledig naar wens ingesteld worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen incorrecte facturen aan te bieden bij fiatteurs/autorisatoren en automatisch op basis van leverancier of artikel de juiste fiatteurs/autorisatoren toe te kennen. Ook is het mogelijk om incorrecte facturen automatisch af te keuren, voordat deze aangeboden worden aan fiatteurs/autorisatoren. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld administratief medewerkers een afhandelingsproces starten (zoals het opvragen van een creditnota). Afgekeurde facturen die alsnog goedgekeurd worden kunnen vervolgens automatisch (opnieuw) aangeboden worden bij fiatteurs/autorisatoren.

Hoe weet ik of een inkoopfactuur correct is? add

Inkoopfacturen worden automatisch gecontroleerd en beoordeeld op basis van bestellingen en magazijnontvangsten. Verschillen worden met kleuren weergeven, waardoor direct inzichtelijk is of een inkoopfactuur correct is en/of welke afwijkingen er zijn. Je kan zelf instellen welke controles uitgevoerd dienen te worden en welke toleranties toegestaan zijn voor bijvoorbeeld positieve en negatieve prijsverschillen.

Inkooporders worden in een ander ERP-pakket vastgelegd dan mijn boekhoudpakket, is three way matching dan ook mogelijk?  add

Door middel van de Multi-ERP integratie, welke Zenvoices aanbiedt via API, kunnen zowel artikelen en bestellingen vanuit een extern ERP pakket verzonden worden naar Zenvoices.

Kan Zenvoices ook op verplichtingen matchen?  add

Voor Afas en Exact Online Bouw matcht en boekt Zenvoices automatisch met verplichtingen

Voor welke boekhoudpakketten is three way matching beschikbaar?  add

Voor Exact Globe, Exact Online, KING ERP en SAP Business One.

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode