Het proces begint bij de aanlevering van facturen op een manier die jij prettig vindt. Dit kan per mail, een handmatige upload, Peppol, Dropbox of via onze mobiele app. Het maakt niet uit welk bestandsformaat je uploadt (PDF, JPG, Excel, Word, e-mails of e-facturen), onze software herkent moeiteloos ieder type document.

Na ontvangst in de inbox van Zenvoices worden de aangeleverde documenten ingelezen. Onze software gebruikt OCR in combinatie met machine learning voor slimme herkenning. Dat zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens worden herkend om een boekingsvoorstel te maken. Denk aan het factuurnummer, de datum, de relatie en de btw. Zelfs factuurregels herkent onze software apart. Werk jij veel met internationale klanten? Geen probleem, Zenvoices herkent ook vreemde talen.

Zenvoices maakt standaard een boekingsvoorstel op basis van de herkende btw-percentages op een factuur. Bij complexe facturen met meerdere regels kun je ook nog een stap verder gaan en regelherkenning toepassen. Als gebruiker bepaal je zelf welke regels herkend moeten worden en hoe deze geboekt moeten worden. Dat bespaart jou veel tijd en denkwerk.

Na herkenning van het document maakt Zenvoices automatisch en realtime een boekingsvoorstel. Indien gewenst kun je de boeking nog aanpassen. Zo train jij de software om facturen de volgende keer nog nauwkeuriger te herkennen. Na goedkeuring van het boekingsvoorstel wordt de boeking geëxporteerd naar jouw boekhoudpakket. Zelfs op de valreep van de btw-maand kun je razendsnel nog facturen verwerken. Zo voel jij je altijd zen bij jouw boekhouding.