Factuurherkenning

State of the art betrouwbare factuurherkenning

De basis voor het perfecte boekingsvoorstel

Zenvoices herkent alle gegevens op een factuur, in elk bestandsformaat: van relatie, bedragen en btw-percentages tot elke factuurregel, project, kostenplaats of referentie. Met een herkenningsscore per veld weet je precies wat zeker goed is. Alleen facturen met een hoge score worden automatisch doorgeboekt.

Zenvoices koppelt met

Zo werkt factuurherkenning

Van document naar herkende gegevens in seconden

Lever facturen en bonnen aan zoals jij wilt. Zenvoices leest ze direct in, herkent alle gegevens en laat per herkend veld zien hoe zeker de herkenning is.

Aanleveren in elk formaat

Per mail, upload, Peppol of de mobiele app. Zenvoices verwerkt pdf, foto, Excel, Word, e-mail en e-factuur bestanden.
Ontvangen documenten kunnen eenvoudig automatisch gesplitst, samengevoegd, verplaatst, verwijderd of ingelezen worden.

.pdf

.jpg

.heic

.xlsx

.docx

e-mail

UBL

Peppol

Slimme herkenning

Ons eigen AI-model herkent relatie, factuurnummer, datum, IBAN en btw. Ook bij buitenlandse facturen en vreemde valuta.

Relatie

Bonenbrander BV

IBAN

NL91 ABNA ...

Valuta

EUR

Regels en eigen velden

Regelherkenning leest elke factuurregel apart. Met eigen herkenningsvelden geef je in gewoon Nederlands aan wat er nog meer herkend moet worden.

Eigen herkenningsveld

“Herken per factuurregel het kenteken van de auto.”

Regel 1 · Kenteken

GH-123-K

Herkenningsscores

Elk herkend veld krijgt een herkenningsscore. Samen met de zekerheid van de boeking vormt die de zekerheidsscore: jouw kwaliteitsdrempel voor automatisch boeken. Alleen wat zeker goed is mag automatisch door.

Factuur Bonenbrander BV

97%

Boven drempel: automatisch geboekt

Factuur Groothandel Noord

84%

Onder drempel: ter controle aangeboden

Kwaliteitsdrempel: 90%

Voordelen

Herkenning waar je automatisch boeken op kunt bouwen

Realtime

Geen wachttijd

Facturen zijn herkend zodra ze binnenkomen. Ook in de drukte van de btw-maand.

Tot op regelniveau

Ook complexe facturen

Factuurregels en eigen velden worden apart herkend. Zo kun je ook complexe facturen volledig automatisch boeken.

Score per factuur

Zekerheid vooraf

Je ziet per factuur hoe zeker de herkenning is en bepaalt zelf wat automatisch door mag. Geen correcties achteraf.

“

De herkenning is goed en wordt door de AI steeds beter.

Iris Meulendijks

Advies Anno Nu

Waarom Zenvoices

AI gebruikten we al voordat iedereen erover sprak

Sinds 2016 herkent ons eigen AI-model elke factuur die door Zenvoices gaat. Maar technologie alleen is niet genoeg. Dit is waarom organisaties voor Zenvoices kiezen.

Bewezen op schaal

Ruim 2.500 klanten verwerken met Zenvoices meer dan 35 miljoen facturen per jaar, in meer dan 70.000 administraties. Drie jaar op rij opgenomen in de Deloitte Technology Fast 50.

Altijd de nieuwste technologie

We ontwikkelen in hoog tempo door, in co-creatie met onze gebruikers. Wat klanten nodig hebben, bouwen we samen met hen.

Persoonlijke support, gewoon inbegrepen

Geen tickets of wachttijden, maar direct contact een medewerker die Zenvoices kent. Buiten werktijd helpt onze AI-collega Zoë je verder. Support zit gewoon in je abonnement inbegrepen.

Veilig en compliant

ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd, verwerking onder de AVG en dataopslag binnen de Europese Economische Ruimte.

Gerelateerde functies

Eén proces, van ontvangst tot archief

Factuurherkenning is een schakel in het totale factuurverwerkingsproces. Documenten komen binnen en worden automatisch verplaatst, gesplitst, samengevoegd, opgeslagen of ingelezen. Daarna herkent Zenvoices alle gegevens en gebruikt die direct in elke volgende stap. Zo werkt de hele keten met dezelfde betrouwbare gegevens op één centrale plek.

Boeken

Automatisch boeken

Herkende gegevens worden direct een boekingsvoorstel, met AI of jouw eigen regels.

Matchen

Three-way matching

Herkende factuurregels worden automatisch gematcht met inkooporder en ontvangst.

Autoriseren

Facturen goedkeuren

Zelf in te stellen voorwaarden zoals bedrag, kostenplaats of leverancier bepalen automatisch wie moet goedkeuren.

Betalen

Goedgekeurde facturen direct betalen vanuit Zenvoices.

Archiveren

Document management en factuurarchief

Alles tien jaar veilig bewaard en doorzoekbaar op elk herkend veld.

Begin vandaag

Zie onze factuurherkenning realtime in actie

Plan een demo met een van onze specialisten.

Murat Ozkurt

Sales executive

Veelgestelde vragen

Alles over factuurherkenning

Welke bestandsformaten kan Zenvoices herkennen?

Zenvoices herkent facturen en bonnen in elk bestandsformaat: pdf, foto’s (.jpg, .heic), Excel, Word, e-mails en e-facturen (UBL). E-facturen ontvang je veilig via de Peppol-koppeling van Zenvoices.

Hoe werkt de herkenningsscore?

Elke factuur krijgt automatisch een herkenningsscore tot 100%, gebaseerd op de volledigheid en nauwkeurigheid van de herkende gegevens. Je stelt zelf in bij welke score een factuur automatisch mag worden geboekt.

Wat is regelherkenning?

Met regelherkenning leest Zenvoices afzonderlijke regels van een factuur uit, zoals omschrijving, hoeveelheid, prijs, btw en totaalbedrag. Je stelt zelf in welke regels worden herkend en hoe ze geboekt moeten worden. Lees meer over regelherkenning.

Wat zijn eigen herkenningsvelden?

Met eigen herkenningsvelden geef je in gewoon Nederlands aan welke extra informatie uit een document gehaald moet worden, zoals een kenteken, projectcode of filiaal. AI herkent de gegevens en slaat ze op als extra veld. Dat veld gebruik je direct in boekingstemplates, automatiseringsregels en autorisatieschema’s.

Ondersteunt Zenvoices facturen in andere talen en valuta?

Ja. Zenvoices herkent facturen in het Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans en ondersteunt ook vreemde valuta zoals USD.

Hoe gaat Zenvoices om met bulkfacturen?

Zenvoices herkent automatisch of een document een bulkfactuur is en geeft een waarschuwing als splitsen nodig lijkt. Met Splitsen & rangschikken verdeel je de factuur zelf in losse documenten of de module Documenten automatisch splitsen doet een voorstel met een zekerheidspercentage per splitsing.

Zenvoices is zelflerend. Wat houdt dat in?

Zenvoices leert van jouw correcties. Met elke aanpassing train je de software, die zich daarna automatisch aanpast bij volgende facturen. Lees meer over zelflerende factuurherkenning.

Wordt mijn data gebruikt om de AI te trainen?

Ons eigen herkenningsmodel is getraind op facturen van veel klanten samen. Daardoor werkt Zenvoices vanaf dag één goed. Om het model actueel te houden gebruiken we incidenteel klantdata. Het is geen taalmodel: het kan alleen tekst voorstellen die echt in een document staat. Voor functies waar we generatieve AI gebruiken zoals AI-boeken en eigen herkenningsvelden werken we met een aanbieder die jouw gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.