Zenvoices en de EU Data Act (Verordening (EU) 2023/2854)

Deze pagina is opgesteld in overeenstemming met de EU Data Act (Verordening (EU) 2023/2854), die rechten vastlegt voor klanten van dataverwerkingsdiensten op het gebied van gegevensportabiliteit. EU Data Act (Verordening (EU) 2023/2854).

Data export en overstappen

Bij Zenvoices vinden we dat je altijd toegang moet hebben tot je eigen gegevens. Stop je met Zenvoices of stap je over naar een andere oplossing? Dan kun je je gegevens eenvoudig exporteren. Op deze pagina leggen we uit: 

• welke gegevens je kunt exporteren 
• in welk formaat je deze ontvangt 
• hoe een data-export werkt 

Waar worden gegevens opgeslagen?

Zenvoices draait op ICT-infrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat betekent dat gegevens worden verwerkt onder het Europees en Nederlands recht. 

Bescherming van gegevens

Wij nemen technische, organisatorische en contractuele maatregelen om gegevens te beschermen. Daaronder vallen onder andere: 

• opslag van gegevens binnen de EU 
• beveiligde infrastructuur en toegangsbeheer 
• afspraken met leveranciers over gegevensbescherming 
• procedures voor het beoordelen van verzoeken van overheidsinstanties 

Hiermee voorkomen we dat gegevens worden gedeeld met buitenlandse overheidsinstanties wanneer dat niet is toegestaan onder Europees of Nederlands recht. Lees meer over onze maatregelen betreffende dit onderwerp op onze pagina over beveiliging en beschikbaarbeid.

Welke gegevens kun je exporteren?

Wanneer je Zenvoices gebruikt of stopt met de dienstverlening, kun je een export maken van gegevens die in het platform zijn verwerkt. 

Documenten 

Alle documenten die je zelf hebt geüpload, zoals: 

• facturen 
• bijlagen 
• andere bestanden 

Deze worden geleverd in het originele bestandsformaat. 

Auditrapporten 

Auditrapporten van boekingen kunnen worden geëxporteerd wanneer deze onderdeel zijn van je administratie. 

Boekingsgegevens 

Boekingsgegevens kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel. De export bevat de volgende gegevens: 

• administratie 
• boekingstype 
• dagboek 
• boekstuknummer 
• factuurnummer 
• relatie 
• bedrag 
• btw-bedrag 
• datum en boekingsdatum
  omschrijving 
• vervaldatum 
• autorisatiestatus 
• herkenningsscore 
• documentgegevens 
• boekjaar 

 Afhankelijk van je administratie ook gegevens worden ook onderstaande gegevens opgenomen: 

• grootboekrekeningen 
• kostenplaatsen 
• projecten 
• artikelen 
• bestellingen 
• medewerkers 

Hoe werkt een data-export?

Een export kan worden uitgevoerd via het Zenvoices-platform. Gegevens worden geleverd via: 

• download vanuit Zenvoices 
• exportbestanden (bijvoorbeeld Excel) 
• beveiligde overdracht van bestanden 

Bestandsformaten

• Documenten zijn als .pdf beschikbaar, indien deze met audit trail worden gedownload.
  
• Boekingsgegevens zijn als .xlsx (Microsoft Excel) bestand te downloaden.
• De documenten zijn in hun oorspronkelijke bestandsformaat (zoals aangeleverd) te downloaden indien deze zonder audit trail worden opgevraagd. Hieronder de lijst van bestandsformaten die bij aanlevering van documenten kunnen zijn gebruikt: 

Let op: vanaf 30 januari 2026 wordt .docx omgezet naar .pdf en zijn ook uitsluitend als zodanig beschikbaar bij data export.

De gegevens en documenten worden beschikbaar gemaakt in één of meerdere ZIP-bestanden afhankelijk van de omvang van de administratie(s).

Wat valt niet onder een data-export?

Sommige onderdelen maken deel uit van de software zelf en worden daarom niet geëxporteerd. Dit geldt voor: 

• herkenningsmodellen 
• boekingslogica 
• automatiseringsregels 
• autorisatieschema’s 
• gebruikersrollen 
• documentcategorieën 
• interne systeeminstellingen 

Deze categorieën betreffen gegevens die specifiek zijn voor de interne werking door de  Zenvoices-software en vallen niet onder de exporteerbare data in de zin van de Data Act. Het uitsluiten van deze gegevens belemmert het overstapproces niet.

Het overstaprecht

Wanneer je gebruik wenst te maken van het overstaprecht op grond van de Data Act, kun je een verzoek indienen bij Zenvoices om deze overstap te initiëren.  Raadpleeg de algemene voorwaarden van Zenvoices voor meer informatie over overstappen en de daaraan verbonden procedure. 

Meer informatie?

• Back-up maken; lees de informatie hierover in ons helpcentrum.
• Persoonsgegevens; meer informatie vind je in ons privacybeleid en in module C van de Algemene voorwaarden. 

Heb je nog vragen? Neem dan contact op.