menu

Functies

E-factuur conversie

Wereldwijd wordt er steeds meer gebruikgemaakt van e-facturen. In België is het vanaf 2026 bijvoorbeeld al de standaard. Verwerk jij facturen in traditionele bestandsformaten? Zenvoices helpt je voorsorteren de toekomst. Onze e-factuurconversie functie zet jouw factuur in een handomdraai om in een UBL bestand voor verwerking in jouw UBL-ready boekhoudpakket.

Plan een demo event

Zo werkt e-factuurconversie

UBL staat voor Universal Business Language. Dit is de nieuwe Europese standaard voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur is een XML-bestand dat speciaal opgezet is voor e-facturatie. Jouw UBL-ready boekhoudpakket leest een factuur in UBL-format zonder handmatig werk. Maar hoe werkt het als je een factuur in een Word-, Excel-, PDF-document of als afbeelding of e-mail ontvangt?

1. Aanleveren
2. Converteren
3. Doorsturen
4. Verwerken met Zenvoices

Aanleveren

Upload facturen en bonnetjes naar jouw Zenvoices-omgeving via e-mail of Dropbox. Of scan ze met de mobiele Zenvoices app.

Converteren

Zenvoices zet de geüploade facturen binnen een vingerknip om naar het UBL-format. Afhankelijk van de herkenningsscore geeft Zenvoices aan dat de UBL-factuur klaar is voor verwerking of dat je nog een korte check moet doen.

Doorsturen

Is jouw boekhoudpakket geschikt voor inkomende EN 16931 UBL-facturen? Dan stuurt Zenvoices de UBL-factuur direct naar jouw boekhoudpakket. Dit is dus ook mogelijk bij boekhoudpakketten die niet in ons Koppelingen-overzicht staan.

Verwerken met Zenvoices

Met alle abonnementsvormen van Zenvoices kan je UBL-facturen direct verwerken in de administratie, én combineer je die eenvoudig met alle andere voordelen van Zenvoices.

Daarnaast bieden we een speciaal Lite-abonnement aan. Voor een geringe prijs per maand maak je dan uitsluitend gebruik van de e-factuurconversie functionaliteit in Zenvoices.

De voordelen van e-factuurconversie

report_off

Elimineer kansen op invoerfouten

Getallen lezen en overtypen zijn een recept voor menselijke fouten. Met de e-factuurconversie van Zenvoices heb je daar geen last meer van: alle data van de bestaande factuur wordt precies omgezet naar een UBL-factuur.

fast_forward

Sneller door het facturatieproces

Zenvoices converteert het bestand naar een UBL-factuur en stuurt deze direct door naar jouw boekhoudpakket. Voor een nog sneller proces gebruik je ook onze functies factuurherkenning en automatisch boeken. De software van Zenvoices doet het werk straks voor jou!

task_alt

Future-proof met e-facturatie

In het buitenland wordt e-facturatie steeds gebruikelijker. Ook in Nederland werken overheden al steeds vaker via Peppol, een Europees netwerk waarmee je veilig facturen uitwisselt, en de verwachting is dat het gebruik hiervan zal groeien. Met onze e-factuurconversie ben jij UBL-ready en klaar voor de toekomst.

Zenvoices Lite voor een vlotte conversie

Zoek je alleen een tool om bestandsformaten om te zetten naar een UBL-factuur? Gebruik dan Zenvoices Lite. Hiermee zet je facturen en bonnen om in een UBL-factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.

Je profiteert ook van handige Zenvoices features zoals de mobiele app, retour- en ontvangstbevestigingberichten via Peppol en natuurlijk de kennis van onze supportafdeling.

Je kan Zenvoices Lite op dezelfde manier proberen als de overige abonnementen, namelijk via een gratis proefperiode.

Waarom jij vandaag nog wil starten met e-factuurconversie

bolt
Direct klaar voor verwerking

UBL-facturen zijn direct klaar voor verwerking in jouw boekhoudpakket. Je hoeft niet meer tot in detail te checken of alle informatie op de juiste manier is overgenomen vanaf de originele factuur. Dat doet Zenvoices al voor jou!

edit_note
Regelherkenning

Ook complexe facturen met meerdere regels worden snel en nauwkeurig omgezet tot een UBL-factuur. Deze uitsplitsing doet Zenvoices automatisch, hier heb jij geen omkijken naar.

verified
RGS ondersteuning

Voor financiële dienstverleners is een gestandaardiseerd Referentie GrootboekSchema (RGS) beschikbaar. Zenvoices converteert de oorspronkelijke factuur naar een UBL-factuur en geeft de bijbehorende RGS-codes mee. Met deze codes kan jouw UBL-ready boekhoudpakket boekingsregels aanmaken met matchende grootboekrekeningen in de administraties van jou en jouw klanten.

tune
Volop automatiseringsmogelijkheden

De UBL-facturen verwerken in een geautomatiseerd facturatieproces? Dat kan! Kies wat jij in de slimme handen van Zenvoices legt. Met onze software richt je de factuurverwerkingsprocessen precies zo in als jij wilt. Stel bijvoorbeeld autorisatieschema’s in en bepaal in hoeverre je automatisch wilt boeken en waar je zelf graag een vinger aan de pols houdt.

Probeer nu 30 dagen gratis

Benieuwd naar wat UBL-conversie voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een geheel vrijblijvende demo.

Veelgestelde vragen over e-factuur conversie

Kan ik boekingsregels coderen in de door Zenvoices gemaakte e-factuur? add

Zenvoices ondersteunt het gestandaardiseerde RGS grootboekschema voor het coderen van factuurregels. Op basis van deze RGS codes kan in het boekhoudpakket de grootboekrekening worden gekoppeld die wordt gebruikt. Let op! Niet alle boekhoudpakketten ondersteunen dit, informeer bij je boekhoudpakket voor meer informatie.

Wat zijn de technische specificaties van de e-factuur die Zenvoices maakt? add

- UBL standaard: EN 16931
- Landen tabel standaard: ISO 3166-1 alpha-2
- Valuta tabel standaard: ISO 4217 alpha-3

Kun je Zenvoices ook gebruiken om e-facturen naar je klanten te sturen? add

Zenvoices UBL conversie is ontwikkeld om ontvangen facturen te verwerken in je boekhoudpakket als UBL. Het is niet bedoeld om facturen die je uitstuurt naar relaties om te zetten naar een e-factuur.

Maakt Zenvoices UBL, XML en e-facturen? add

De term e-factuur, XML en UBL worden vaak door elkaar gebruikt, maar er wordt hetzelfde mee bedoeld. Zenvoices maakt van ingelezen documenten een UBL bestand volgens de EN 16931-standaard. Dit bestand heeft een .xml-extensie en wordt door boekhoudpakketten als e-factuur, ook wel UBL genoemd, herkend.

Welke bestandstypen worden herkend? add

PDF, Microsoft Word (.docx, .doc), Microsoft Excel (.xslx, .xls), Afbeeldingen (.jpg, .jpeg, .png, .bmp), E-mailberichten (.eml), UBL en overige e-facturen (.xml)

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode