menu

Functies

Een slim en veilig digitaal archief

Ben je altijd aan het zoeken naar facturen, offertes of overeenkomsten? Met Zenvoices bewaar je deze veilig in de cloud. In het archief vind je razendsnel wat je zoekt en kan je zelfs periodiek een extra back-up maken. Alles blijft 10 jaar bewaard en bij facturen zit een audittrail voor controlewerk.

Plan een demo event

Alles op één plek

Ga voor overzicht en bewaar al je belangrijke documenten op één centrale plek in het Zenvoices digitaal archief.

Factuurarchivering
Document management
Veilig bewaard

Factuurarchivering

Na het verwerken van bonnen en facturen in Zenvoices worden deze automatisch bewaard in het digitale archief. Ook opmerkingen die worden toegevoegd tijdens het boeken zijn hier te raadplegen. Door de slimme zoekfunctie met full-text search, waarbij niet alleen de naam maar ook de inhoud van documenten wordt doorgespit, vind je eenvoudig en snel waar je naar op zoek bent. Zoek bijvoorbeeld op de naam van een klant, een datum, een tekst in de factuur of een bedrag.

Document management

Andere relevante documenten, zonder financiële boeking, verzamel je met Documentmanagement. Dit is een veilige, gecategoriseerde opslag voor alle andere stukken dan facturen, zoals brieven, contracten en pakbonnen. Deze documenten kan je zelf categoriseren, en net als alle andere documenten eenvoudig terugvinden met de full text search.

Veilig bewaard

Uiteraard voldoet het digitale archief ook aan onze ISO 27001-certificering. Dagelijks maken we versleutelde back-ups van de gegevens. Zo weet je zeker dat alle documenten veilig worden bewaard. Wil je graag zelf een uitdraai maken? Je kunt op ieder moment jouw archief downloaden.

Daarnaast bepaal je door middel van ons rollenbeheer welke gebruikers van je Zenvoices-omgeving toegang, en de mate van toegang tot het archief verkrijgt.

De grootste voordelen van een digitaal archief

archive

Eenvoudig voldoen aan bewaarplicht

Met een digitale administratie ben je ervan verzekerd dat alles volgens de fiscale bewaarplicht in goede staat bewaard blijft. Je hebt geen last van vervaagde inkt op papieren documenten en je kunt binnen een paar klikken de benodigde stukken opzoeken als dat gevraagd wordt.

manage_search

Doorzoek de volledige inhoud

Je weet misschien geen factuurnummers uit je hoofd, maar waarschijnlijk wel de klant of een stuk tekst uit de factuur. Door onze full text search-optie zoek je snel door het archief van meerdere administraties naar het benodigde document. Handig voor controleplichtige organisaties: per factuur kun je de audittrail inzien.

folder_copy

Ook voor aanverwante documenten

Heb je naast facturen andere documenten die je slim en veilig wil bewaren? Dat kan met Documentmanagement. Binnen een paar seconden vind je alle informatie die je zoekt.

Probeer het digitaal archief nu 30 dagen gratis

Benieuwd naar het digitaal archief van Zenvoices en wat deze voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een geheel vrijblijvende demo.

Een digitaal archief in Zenvoices: slim en veilig bewaard

vpn_lock
Veilig verwerkt en bewaard binnen EER

Onze herkenning wordt volledig uitgevoerd door AI-gestuurde technologie en alle data wordt verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Jouw documenten zijn veilig bij Zenvoices.

verified_user
ISO-gecertificeerd

Zenvoices is ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd. Wij nemen de verantwoordelijkheid om jouw administratie veilig te houden heel serieus. Informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement staan bij Zenvoices voorop.

mobile_friendly
Gebruiksvriendelijk en intuïtief

De software van Zenvoices is makkelijk te implementeren en werkt intuïtief. Geen meerdaagse training met de hele afdeling of langdurig een consultant in huis, maar gewoon snel aan de slag.

mark_unread_chat_alt
Persoonlijke support

Heb je vragen of loop je ergens tegenaan? Je kunt altijd bij ons terecht via de telefoon of chat. Wij helpen je snel verder, zodat jij weer door kunt met waar je mee bezig was.

Veelgestelde vragen over archiveren

Kunnen er opmerkingen worden toegevoegd aan gearchiveerde documenten? add

Het is mogelijk om opmerkingen toe te voegen aan documenten in je archief.

Kunnen documenten in het archief automatisch gecategoriseerd worden? add

Ja, daar middel van verschillende automatiseringsfunctionaliteiten in Zenvoices is het mogelijk dat documenten automatisch onder de juiste categorie in het archief worden opgeslagen.

Kan het archief van meerdere administraties gelijktijdig doorzocht worden? add

Ja. Met onze full text search-optie zoek je snel door het archief van meerdere administraties.

Kan ik ook andere documenten dan facturen en bonnen in het archief bewaren? add

De module Document Management fungeert als digitaal opslagruimte. Documenten kunnen hier in eigen gemaakte mappen en submappen opgeslagen worden. Deze mappen kunnen ook op omgevingsniveau ingericht worden.

Wie hebben er toegang tot het archief? add

Met rechtenbeheer heb je de mogelijkheid om gebruikers toegang te geven tot een aantal of alle archieven. Het is daarnaast mogelijk om een gratis archiefgebruiker aan te maken die uitsluitend toegang heeft tot het archief en aanverwante functionaliteiten.

Hoe lang blijft het digitale archief beschikbaar? add

10 jaar: conform de wettelijke bewaarplicht in de meeste gevallen.

Hoe kan ik documenten terugvinden in mijn archief? add

Het Zenvoices-archief maakt gebruik van full text search: je kan dus zoeken op basis van tekst op de factuur. Daarnaast zijn er verschillende opties beschikbaar om de inhoud van het archief te filteren.

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode