KIBO verhoogt automatisering in 1 jaar naar 65% met Zenvoices

Accountants die verbazen, die vind je bij KIBO Accountants. Het doel is samen met de ondernemer vooruitkijken en organisaties helpen groeien. KIBO doet dit bijvoorbeeld met dashboards waarmee ondernemers 24/7 inzicht hebben in hun financiële data. Als iets geautomatiseerd kan worden, dan gebeurt dat ook. “Wij vinden vooruitgang en aandacht belangrijk. Hoe meer we automatiseren, hoe meer tijd we over houden voor contact met onze klanten”, zegt assistent accountant en IT-manager Jan-Anton Houweling. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• E-factuurconversie

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– Twinfield
– AFAS

De keuze voor Zenvoices

Er zat weinig ontwikkeling in Dizzydata, de software voor digitale factuurverwerking die KIBO voorheen gebruikte. Jan-Anton raakte in gesprek over Zenvoices. Zijn interesse was gewekt en KIBO en Zenvoices startten een pilot. Tijdens de pilot kwam het nieuws dat DizzyData stopte. “We moesten snel schakelen en besloten over te stappen op Zenvoices. Gelukkig kregen we van hen goede ondersteuning.” 

Jan-Anton is te spreken over de overstap en samenwerking met Zenvoices. Stapsgewijs zette KIBO administraties over naar de nieuwe software. Ondertussen organiseerde Zenvoices trainingen in het Nederlands en in het Engels voor de collega’s van KIBO. Later volgde ook een training voor klanten die zelf hun financiële administratie verwerken. 

Automatiseringspercentage naar 65%

De factuurverwerking digitaliseren en automatiseren deed KIBO tot op zekere hoogte ook met de software van DizzyData. Na een aantal jaar werd ongeveer 40% van de facturen automatisch verwerkt. “De automatische factuurverwerking steeg na een jaar met Zenvoices al naar 65%. Ik weet zeker dat dat alleen maar meer wordt.” 

Gedurende één jaar werken met Zenvoices… 

• Werden bijna 300.000 facturen verwerkt. 
• Steeg de automatische factuurverwerking van 40% naar ongeveer 65%. 
• Kregen KIBO-collega’s meer tijd om samen met klanten hun bedrijf te laten groeien.  
  

Regels op omgevingsniveau

Automatiseren kost helemaal niet veel tijd, zegt Jan-Anton. Met regels op omgevingsniveau stel je voor alle administraties in een omgeving dezelfde regels in. “Bij alternatieve software moet je in iedere administratie dezelfde regels aanmaken. Dat zou bij ons 650 keer betekenen. In Zenvoices hebben we dit één keer ingesteld.” Voor toekomstige administraties is een groot deel al geregeld, alleen bedrijfsspecifieke regels moeten nog worden toegevoegd. 

Factuurverwerking automatiseren met machine learning

Zenvoices maakt gebruik van machine learning; de software leert door aanpassing en bevestiging van de gebruiker. “We zien de herkenningsscores toenemen. Machine learning is een goede manier om stappen te maken en de factuurverwerking te automatiseren.”  

Een volgende stap in de automatisering is automatisch boeken op basis van regelherkenning. KIBO reageerde enthousiast op de vraag van Zenvoices of het kantoor wilde deelnemen aan de bèta-versie. Volgens Jan-Anton was dit een wens van veel accountantskantoren. “Met de regelherkenning kunnen we ook complexere facturen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan direct boeken naar verschillende grootboekrekeningen of automatisch kostenplaatsen koppelen.” 

Jan-Anton is blij met de samenwerking tussen Zenvoices en KIBO. “Wij willen altijd vooruit en dat merken we bij Zenvoices ook. Kijk maar naar alle nieuwe functionaliteiten. Dat past goed bij ons kantoor en onze klanten.”

Enthousiast geworden over regelherkenning en slimme factuurverwerking? Lees meer over regelherkenning.