Van Bieren optimaliseert financeproces met autorisatiemanagement van Zenvoices

Van Bieren is een B2B bierplatform dat levert aan horeca, slijterijen en delicatessenwinkels. Naast bieren en ciders van de bekende brouwerijen, biedt Van Bieren ook een selectie van lokale en regionale brouwerijen. Het assortiment breidt zorgvuldig en geleidelijk uit, net zoals het bedrijf zelf. Henriette van Looveren, verantwoordelijk voor de operatie, vertelt: “We zijn gegroeid en efficiënter gaan werken, mede dankzij Zenvoices.” 

Gebruikt Zenvoices voor

• ​​Automatisch boeken
• ​​Facturen autoriseren​ 
• ​​Archiveren​
• ​​Three way matching​ 

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online Handel

Automatiseren met purchase to pay

Henriette zocht een aantal jaar geleden naar software met three way matching; inkoopfacturen automatisch matchen met inkoopbestellingen. “We kozen voor Zenvoices vanwege het matchen op basis van inkoopregels.” De bestelling, ontvangst en factuur worden aan elkaar gematcht. De inkooporders en de ontvangen goederen registreert Van Bieren in Exact Online Handel. Zenvoices haalt de bestellingen en ontvangsten op uit Exact en matcht die aan de inkoopfactuur in Zenvoices. Komen de bestelling, levering en factuur overeen? Dan krijgt de boeking een groene status.  

Een deel van de inkoopfacturen gaat bijna volledig automatisch door het three way matching-proces. “Zenvoices vult bijna eenderde van de boekingsvoorstellen compleet in. Daar komt geen mensenhand meer aan te pas. We doen alleen nog een controle. Dat is een snelle check, want ik vertrouw op wat Zenvoices doet.” 

Dankzij het gebruik van Zenvoices…

• Gaat het verwerken van facturen sneller en via een gestandaardiseerd proces.
• Krijgt 30% van de facturen een volledig ingevuld boekingsvoorstel.
• Hoeft Van Bieren bij de overige 70% van de boekingsvoorstellen alleen de inkoopregels te matchen. De overige informatie is al automatisch ingevuld.
• Sluipen er minder fouten in de financiële boekingen door het ingestelde autorisatieschema. 

Autorisatieschema’s voor een extra check

Een groot voordeel vindt Henriette de autorisatiemogelijkheden in Zenvoices. Bij Van Bieren werken bijvoorbeeld een aantal studenten die goed werk doen, maar niet alle ins en outs van de administratie kennen. “Sommige kosten horen net op een andere post. Of er komt een creditnota binnen die zorgt voor een wijziging van inkoopboeking naar financiële boeking. Met het ingestelde autorisatieschema is er een extra controleslag onder collega’s. Wat mij betreft hoort dat bij finance.” 

Snel contact via de Zenvoices chat

Na de implementatieperiode is contact met Zenvoices verminderd, een positief signaal volgens Henriette: “De software werkt en wij hebben weinig vragen. Als ik een vraag heb, dan stel ik die via de chat. Daar krijg ik altijd binnen een half uur antwoord.” Een ingewikkelder vraagstuk wordt vaak dezelfde dag nog uitgezocht. “Of we bellen om het erover te hebben. Het contact gaat makkelijk en snel.”