menu

Zo boekt Cijfers die Tellen met Zenvoices 50% van de facturen automatisch

Cijfers die Tellen verzorgt al zo’n 12,5 jaar de administratie van uiteenlopende mkb’s. Het is een kantoor dat met zijn tijd meegaat. Ze hebben namelijk grootse plannen om repetitieve menselijke handelingen te minimaliseren. Om dat doel te kunnen realiseren worden slimme digitale oplossingen zoals Zenvoices omarmd. ”Nog niet iedereen in onze branche durft dat te doen, maar wij wel” vertelt Wilfried, Register Belastingadviseur en mede-eigenaar van Cijfers die Tellen. 

Gebruikt Zenvoices voor

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Hoe kwam Cijfers die Tellen terecht bij Zenvoices?

Exact Online wordt al enige tijd gebruikt als primaire boekhoudsoftware. “We waren echter op zoek naar een manier om de factuurverwerking flexibel te kunnen automatiseren. Een strategisch coach adviseerde ons om naar Zenvoices te kijken.” Daarnaast bleven de vele enthousiaste reacties op LinkedIn niet onopgemerkt.  

Cijfers die Tellen vindt dat factuurverwerking in ieder geval een goede basis moet hebben, met zo min mogelijk fouten. Echter moet de rest volgens hen ook sneller kunnen, zonder dat de ruimte om in het proces te kunnen tweaken verloren gaat. Daarom viel de keuze uiteindelijk voor Zenvoices.   

Hoe past Cijfers die Tellen Zenvoices toe?

Tijdens een onboardingsessie met consultant Jörg leerde het team hoe ze Zenvoices optimaal konden inzetten. Inmiddels gebruikt het kantoor automatiseringsregels en boekingstemplates om op zowel administratieniveau als omgevingsniveau te automatiseren. “We werken bijvoorbeeld met automatische herkenning en toewijzing op basis van herkenningsscores.” Door op omgevingsniveau te werken, behalen ze met relatief weinig automatiseringsregels veel resultaat. “We automatiseren voornamelijk op omgevingsniveau. Zo kunnen we namelijk relatief snel de grote brokken wegwerken” 

Het automatiseren op omgevingsniveau levert veel tijdswinst op, maar Cijfers die Tellen vindt het ook fijn om op administratieniveau te kunnen tweaken. “Met Zenvoices kunnen we veel finetunen. Ook als je niet wilt dat iets automatisch gaat, dan kan je dat instellen.” 

Stap voor stap zet Cijfers die Tellen steeds meer administraties over naar Zenvoices. En voor steeds meer administraties wordt de automatisering toegepast. “De verwachting is dat de automatisering in de toekomst voor 120 van onze administraties zal werken.” Het team betrekt alle medewerkers actief bij het proces om dit te bereiken.

Gedurende (bijna) één jaar werken met Zenvoices…

  • Wordt zo’n 50% van de facturen automatisch geboekt. 
  • Worden facturen binnen enkele seconden geüpload, ingelezen en geboekt.  
  • Werken alle backoffice-medewerkers van Cijfers die Tellen nu efficiënt binnen één systeem. 

De voordelen van Zenvoices

Bij Cijfers die Tellen wordt op het moment van schrijven al ruim een jaar met Zenvoices gewerkt, maar eigenlijk zijn ze pas 3 maanden geleden écht overgegaan. Nu verwerken ze 47,5%automatisch, en dat met slechts een paar automatiseringsregels op omgevingsniveau. Er wordt naar gestreefd om het percentage automatisch verwerkte facturen gaandeweg te verhogen. 

Cijfers die Tellen ziet de overstap naar Zenvoices als een waardevolle investering die op lange termijn steeds meer rendement oplevert. “De basis van de factuurverwerking moet goed zijn, met zo min mogelijk fouten, maar de rest moet volgens ons ook sneller kunnen. Daarom werken we met Zenvoices.”  

Ook de support van Zenvoices enorm gewaardeerd. “Bij de supportafdeling weten ze echt waar ze het over hebben, ze helpen ons altijd snel en effectief,” zegt Wilfried.  

Blik op de toekomst

Cijfers die Tellen werkt graag stap voor stap, maar heeft duidelijke ambities voor de toekomst. Het kantoor wil steeds meer administraties overzetten naar Zenvoices. Daarnaast is de verwachting dat het percentage automatisch geboekte facturen in de toekomst meer dan 60% zal worden.  

Deze doelstellingen moeten worden bereikt door efficiënte samenwerking, experimenteren met nieuwe automatiseringsmogelijkheden en voortdurende verbetering van processen. “Het gaat ons om maximale resultaten met minimale inspanning. Door samen te sparren en te blijven experimenteren, maken we onze processen steeds efficiënter,” aldus Wilfried. 

Met de overstap naar Zenvoices laat Cijfers die Tellen zien hoe automatisering processen versnelt en ruimte biedt voor innovatie. Hun aanpak biedt inspiratie voor andere kantoren die graag het maximale uit hun software willen halen. 

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Hoe PartnersInBedrijf met een paar uur per week 50% van de facturen automatisch boekt

PartnersInBedrijf is een administratie- en belastingadvieskantoor in Weert dat al ruim 25 jaar bestaat. PartnersInBedrijf bedient voornamelijk kleine tot middelgrote bedrijven en ZZP’ers; organisaties die veelal zijn gevestigd in de buurt van Weert.  

Eigenaar en oprichter Wijnand Vergeest heeft naast zijn achtergrond in boekhouding en ondernemen een sterke affiniteit met software. ”Het is belangrijk om met de tijd mee te gaan en ons werk zo slim en efficiënt mogelijk te kunnen doen. Software kan daar veel bij helpen. Wij gebruiken bijvoorbeeld een eigen app om precies bij te houden hoe de zaken ervoor staan bij onze klanten, zodat we goed en gericht kunnen adviseren”.  

Gebruikt Zenvoices voor

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Hoe kwam PartnersInBedrijf bij Zenvoices terecht?

Sinds 2014 werkt PartnersInBedrijf in Exact Online. Het boekhoudpakket bevalt nog steeds goed, maar Wijnand was minder tevreden over de factuurherkenning van dit pakket. De verwerkingstijd van facturen was vaak 24 uur en soms zelfs langer. Toen Wijnand in contact kwam met Iris Meulendijks van Advies Anno Nu, hoorde hij voor het eerst over Zenvoices. Na gesprekken met verschillende aanbieders van factuurverwerking software koos PartnersInBedrijf voor Zenvoices. Doorslaggevend in deze keuze waren de vele positieve verhalen van de gebruikers van Zenvoices. 

In oktober 2023 stapte PartnersInBedrijf definitief over op Zenvoices. ”Zenvoices werd snel omarmd vanwege de toegankelijke en gebruiksvriendelijke interface. Dankzij Zenvoices zijn onze administraties vollediger en bevatten ze minder fouten. Dit geeft mij en mijn collega’s meer tijd om ons te richten op andere taken. Ook kunnen we nog steeds nieuwe klanten begroeten, terwijl we merken dat veel andere administratiekantoren capaciteitsproblemen hebben.”  

Automatiseringsregels op omgevings- en administratieniveau

In Zenvoices is het mogelijk om op meerdere niveaus automatiseringsregels en boekingstemplates toe te passen. Op omgevingsniveau pas je deze regels toe op alle administraties binnen een Zenvoices-account, op administratieniveau is het mogelijk om regels toe te voegen die alleen voor die specifieke administraties gelden.  

”We passen zoveel mogelijk standaardisering toe op onze administraties. Zo kunnen veel automatiseringsregels op omgevingsniveau worden ingericht. Op administratieniveau kunnen uitzonderingen in boekingswijze worden ondervangen, bijvoorbeeld wanneer er in een administratie sprake is van een unieke grootboekrekening.”  

Bij PartnersInBedrijf zijn Tijn en Gijs verantwoordelijk voor de juiste toepassing van automatiseringsregels op administratie- en omgevingsniveau. Zij zorgen ervoor dat de automatiseringsregels op omgevingsniveau zo goed mogelijk werken over alle administraties en spotten kansen om op administratieniveau nog verder te automatiseren. ”Daar ben ik ongeveer 1 à 2 uur per week mee bezig. Het resultaat is dat we op dit moment ruim 50% van onze facturen volledig automatisch boeken. En dat percentage groeit nog verder”, aldus Tijn.

Gedurende (bijna) één jaar werken met Zenvoices…

  • Werden bijna 16.000 facturen verwerkt over meer dan 100 administraties. 
  • Steeg het percentage volledig automatisch geboekte facturen van 0% naar 53%. 
  • Hielden Wijnand en zijn collega’s veel meer tijd over om klanten te adviseren.  

Hoeveel facturen boekt PiB automatisch?

PartnersInBedrijf maakt er een sport van om zoveel mogelijk facturen automatisch te verwerken. Ze hebben zichzelf het doel gesteld om 65% van de facturen volledig automatisch, zonder menselijke tussenkomst, te boeken. ’We verwachten ons doel van 65% binnenkort te bereiken. We hebben dit percentage al bijna aangetikt. Maar door een recente aanwas van nieuwe klanten waarvoor de factuurherkenning nog moet worden ingeleerd en automatiseringsregels op administratieniveau worden ingeregeld, is het percentage iets gezakt.”

De toekomst van automatische factuurverwerking

Wijnand ziet een grote rol voor automatiseringssoftware weggelegd voor de toekomst van zowel PartnersInBedrijf als boekhouden in het algemeen. Taken zoals administratie, controle en het opmaken van de jaarrekening zullen sneller en efficiënter worden voldaan, zodat er meer tijd overblijft voor de klant.  

Wijnand is blij met de samenwerking tussen Zenvoices en PartnersInBedrijf. ”Het gebruik van Zenvoices draagt bij aan dat we nog steeds nieuwe klanten kunnen begroeten en zowel nieuwe als bestaande klanten steeds beter van dienst kunnen zijn”.  

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Cooper Projectrealisatie elimineert dubbel werk met Zenvoices

Over Cooper Projectrealisatie

Cooper Projectrealisatie richt zich op renovaties en transformaties in metropoolregio Amsterdam. Het bedrijf met zo’n twintig medewerkers renoveert en transformeert gebouwen tot woningen of kantoren voor de verhuur of verkoop. Na 17 jaar ondernemen is Cooper Projectrealisatie een bekende naam onder vastgoedeigenaren in Amsterdam. Max Coppens is mede-eigenaar en operationeel directeur, en is onder andere verantwoordelijk voor de implementatie van nieuwe systemen: “We vertrouwen inmiddels volledig op Zenvoices. We doen alleen nog achteraf controles.” 

Gebruikt Zenvoices voor

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online Bouw

Geen dubbele handelingen meer

Max: “We werkten al een tijd met Exact Online Bouw en zijn daar heel tevreden mee. Het is solide en betrouwbare software. Via iemand bij Exact Online Bouw leerden we Zenvoices kennen.” Cooper Projectrealisatie werkte op dat moment met andere scan en herken software. Dit programma had zijn beperkingen. Een factuur werd in de scan en herken software ingeboekt en moest daarna handmatig in Exact Online Bouw gekoppeld worden aan een verplichting. Deze dubbele handelingen kostten veel tijd.  

Zenvoices heeft een koppeling met Exact Online Bouw en daarom zijn dubbele handelingen verleden tijd. De twee losse acties zijn teruggebracht naar één automatische gebeurtenis. Met Zenvoices kan Cooper Projectrealisatie inkoopfacturen en leverbonnen automatisch aan elkaar matchen.

Verplicht factuurformat voor een snelle verwerking

Cooper Projectrealisatie vraagt leveranciers om facturen in te dienen volgens een specifiek format. Dit zorgt ervoor dat verplichte informatie op de bon staat en de automatische factuurverwerking in Zenvoices soepel verloopt. Daardoor matcht het bedrijf al veel inkoopfacturen en leverbonnen automatisch. 

Gedurende één jaar werken met Zenvoices…

  • Worden 8.000 facturen een stuk sneller verwerkt dankzij de koppeling met Exact Online Bouw. 
  • Zijn er geen dubbele handelingen meer in de financiële administratie. 
  • Ervaren medewerkers snelle hulp van de helpdesk als zij ergens tegenaan lopen. 

Vertrouwen op technologie

Max zegt te vertrouwen op Zenvoices. “Er kan weinig misgaan, de koppeling werkt. We doen alleen achteraf controles.” Dankzij Zenvoices groeit Cooper Projectrealisatie zonder extra personeel te werven voor de administratie. De factuurverwerking verloopt sneller en slimmer. Collega Nicolette Vellekoop van de financiële administratie vult aan: “We kunnen in Zenvoices nog verder automatiseren. Dat gaan we de komende tijd stap voor stap doen.”  

Gebruikt jouw organisatie Exact Online Bouw en wil je ook de stap zetten naar het automatisch matchen van inkoopfacturen en leverbonnen? Zenvoices is officieel partner van Exact Online Bouw. We kijken graag met je mee om te zien wat Zenvoices voor jou kan betekenen.  

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Hoe CtrlChain met Zenvoices binnen 2 seconden een digitale factuur boekt

CtrlChain transformeert de transportsector met slimme automatisering. Het innovatieve bedrijf, voorheen bekend als ChainCargo, biedt verladers en vervoerders een digitale oplossing om het aantal lege kilometers te verminderen. CtrlChain bouwt een uniek ecosysteem, dat de kracht van technologie combineert met persoonlijke service. Met behulp van data regisseert CtrlChain het transport op de meest efficiënte manier in zowel Europa als de VS. “Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 30% van de vrachtwagens in Europa leeg rijdt. Wij bieden een schaalbare oplossing voor dit logistieke probleem”, zegt business controller Nik Vries. Data en automatisering is volgens CtrlChain de manier om de transportmarkt efficiënter en duurzamer in te richten. 

Gebruikt Zenvoices voor:

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– CtrlChain-systeem

Hoe is CtrlChain bij Zenvoices terechtgekomen?

Enkele jaren geleden typte Nik iedere factuur over die binnenkwam. CtrlChain testte factuurverwerking software voor automatisering en de hoeveelheid handmatig werk daalde. “Maar het kon nog beter. Als het programma een onderdeel op een factuur niet herkende, dan was dat bij de volgende honderd facturen van dezelfde leverancier ook zo. Het werkte, of het werkte niet.”   

CtrlChain breidde haar diensten de afgelopen jaren uit in Europa en Amerika. Leveranciers sturen ook facturen in het Hongaars, Bulgaars, Spaans of Frans. Het Nederlandse facturatieprogramma begreep dit niet en dat leverde meer handmatig werk op. CtrlChain zocht verder en kwam uit bij Zenvoices. 

Factuurautomatisering bij CtrlChain

Dankzij Zenvoices wordt 60% van de non-PO facturen volledig automatisch geboekt. Met behulp van three way matching ontvangen de PO-facturen een boekingsvoorstel dat enkel nog akkoord hoeft te krijgen. In sommige gevallen is er geen 100% match en is er menselijke input nodig om de herkenning te stimuleren. “Als wij een paar keer aangeven waar de informatie staat, dan leert de software dat. Het maakt dan niet uit dat de factuur Hongaars is.” Na een paar keer herkent Zenvoices de structuur van de digitale factuur en wordt er automatisch een boekingsvoorstel gemaakt. 

De automatisering verder doorvoeren gaat gefaseerd, vertelt Nik. “Bij een bekende leverancier mag de boeking automatisch door als Zenvoices een 100% match aangeeft.” Het doel? Alle PO-leveranciers volledig automatisch verwerken. 

Sinds één jaar gebruik van Zenvoices…

  • Kost het boeken van een digitale factuur 0 tot 2 seconden. Handmatig kost deze handeling tussen de 30 en 60 seconden. 
  • Kregen bijna 7.000 facturen een automatisch boekingsvoorstel. 
  • Werden meer dan 10.000 documenten verwerkt. 
  • Hebben de drie finance-collega’s in Europa meer tijd, bijvoorbeeld om nieuwe klanten te analyseren op een goede fit. 

Ontwikkeling three way matching met CtrlChain-systeem

Veel bedrijven hebben één ERP-systeem dat een-op-een samenwerkt met Zenvoices. CtrlChain werkt met boekhoudpakket Exact Online en heeft daarnaast eigen software ontwikkeld voor het vastleggen van de ritten. Purchase to pay is niet standaard beschikbaar voor een custom ontwikkeld systeem. Daarom verkenden Zenvoices en CtrlChain de koppelmogelijkheden. “We zijn dit samen gaan ontwikkelen. Dat proces voelde als een open en fijne samenwerking. De sfeer is informeel”, zegt Nik. 

Er volgden een aantal gesprekken en toen begonnen beide partijen met het ontwikkelen van de koppeling. Nik noemt de duidelijke API-beschrijving van Zenvoices als voordeel. “We hebben bij CtrlChain ook een uitgebreide IT-afdeling. De developers aan beide kanten kunnen goed met elkaar praten.” 

Versterking van de finance afdeling

De finance-medewerkers van CtrlChain hebben nu een sterkere focus op controle van uitzonderingen. Zij zijn de probleemoplossers van de gaps die Zenvoices aankaart. Dankzij overzichtelijke rapportages ziet het team in één oogopslag afwijkingen tussen het boekhoudpakket en het CtrlChain-systeem. 

Three way matching met Zenvoices is eenvoudig te gebruiken in combinatie met King, Exact Online, Exact Globe en SAP Business One. Voor overige koppelingen is een custom systeem nodig. Meer informatie? Lees meer over three way matching.

 

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Van Bieren optimaliseert financeproces met autorisatiemanagement van Zenvoices

Van Bieren is een B2B bierplatform dat levert aan horeca, slijterijen en delicatessenwinkels. Naast bieren en ciders van de bekende brouwerijen, biedt Van Bieren ook een selectie van lokale en regionale brouwerijen. Het assortiment breidt zorgvuldig en geleidelijk uit, net zoals het bedrijf zelf. Henriette van Looveren, verantwoordelijk voor de operatie, vertelt: “We zijn gegroeid en efficiënter gaan werken, mede dankzij Zenvoices.” 

Gebruikt Zenvoices voor

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online Handel

Automatiseren met purchase to pay

Henriette zocht een aantal jaar geleden naar software met three way matching; inkoopfacturen automatisch matchen met inkoopbestellingen. “We kozen voor Zenvoices vanwege het matchen op basis van inkoopregels.” De bestelling, ontvangst en factuur worden aan elkaar gematcht. De inkooporders en de ontvangen goederen registreert Van Bieren in Exact Online Handel. Zenvoices haalt de bestellingen en ontvangsten op uit Exact en matcht die aan de inkoopfactuur in Zenvoices. Komen de bestelling, levering en factuur overeen? Dan krijgt de boeking een groene status.  

Een deel van de inkoopfacturen gaat bijna volledig automatisch door het three way matching-proces. “Zenvoices vult bijna eenderde van de boekingsvoorstellen compleet in. Daar komt geen mensenhand meer aan te pas. We doen alleen nog een controle. Dat is een snelle check, want ik vertrouw op wat Zenvoices doet.” 

Dankzij het gebruik van Zenvoices…

  • Gaat het verwerken van facturen sneller en via een gestandaardiseerd proces.
  • Krijgt 30% van de facturen een volledig ingevuld boekingsvoorstel.
  • Hoeft Van Bieren bij de overige 70% van de boekingsvoorstellen alleen de inkoopregels te matchen. De overige informatie is al automatisch ingevuld.
  • Sluipen er minder fouten in de financiële boekingen door het ingestelde autorisatieschema. 

Autorisatieschema’s voor een extra check

Een groot voordeel vindt Henriette de autorisatiemogelijkheden in Zenvoices. Bij Van Bieren werken bijvoorbeeld een aantal studenten die goed werk doen, maar niet alle ins en outs van de administratie kennen. “Sommige kosten horen net op een andere post. Of er komt een creditnota binnen die zorgt voor een wijziging van inkoopboeking naar financiële boeking. Met het ingestelde autorisatieschema is er een extra controleslag onder collega’s. Wat mij betreft hoort dat bij finance.” 

Snel contact via de Zenvoices chat

Na de implementatieperiode is contact met Zenvoices verminderd, een positief signaal volgens Henriette: “De software werkt en wij hebben weinig vragen. Als ik een vraag heb, dan stel ik die via de chat. Daar krijg ik altijd binnen een half uur antwoord.” Een ingewikkelder vraagstuk wordt vaak dezelfde dag nog uitgezocht. “Of we bellen om het erover te hebben. Het contact gaat makkelijk en snel.” 

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Van 50 naar 500 facturen per uur: Advies Anno Nu over automatiseren met Zenvoices

 

De finance-afdeling voor de MKB’er met een focus op automatisering. Zo beschrijft eigenaar Iris Meulendijks haar bedrijf Advies Anno Nu. Automatiseren is voor Advies Anno Nu een sport, zegt Iris. “Dankzij automatisering kunnen we meer diensten aanbieden, zoals debiteurenbeheer en het doen van betalingen vanuit de boekhouding. We houden meer waardevolle tijd over voor de ondernemers en voor onszelf.”  

Iris is een ware ambassadeur van Zenvoices. Op LinkedIn deelt ze regelmatig hoe Advies Anno Nu de software van Zenvoices gebruikt. Denk aan tips om de software optimaal in te zetten of welke resultaten het team van Iris voor hun klanten behaalt. 

Gebruikt Zenvoices voor:

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Grip op automatisering

Iris zag bij de overstap naar Zenvoices al snel dat ze goed grip kreeg op de automatisering. Wat je aanleert, neemt de slimme technologie van Zenvoices mee bij de verwerking van de volgende facturen. “Je merkt dat er een AI achter zit en dat je het systeem kunt trainen. De herkenning is goed en wordt door de AI steeds beter. Ik vertrouw Zenvoices 100%. Automatiseren én weten dat dat goed gaat, dat is bij andere software niet het geval.” 

Factuurverwerking automatiseren kost (weinig) tijd

In 2023 rekende Iris uit dat Advies Anno Nu dankzij automatisering ongeveer 500 facturen per uur verwerkt. Dat gaat niet vanzelf. Automatiseren kost tijd, vertelt Iris. “Je moet zelf de regels aanmaken. En als iets niet vanzelf gaat, waar ligt dat aan? Wat kunnen we nog verbeteren? Daar moet je actief mee aan de slag.” Regels instellen en optimaliseren is een waardevolle investering. De tijd die Iris investeert in de automatische factuurverwerking verbeteren, verdient ze dubbel en dwars terug. 

Door het gebruik van Zenvoices…

  • Ging de verwerkingssnelheid van 50 naar 500 facturen per uur. 
  • Is het grootboek gestructureerder en netter dankzij standaardisering. 
  • Stapte Advies Anno Nu over op een 30-urige werkweek. Vooruit, niet alleen vanwege Zenvoices. Door automatisering en slimme tools werkt het team heel efficiënt. 

Factuurautomatisering optimaliseren

Advies Anno Nu verwerkt de financiële administratie van 185 MKB-bedrijven en ZZP’ers. Binnen die administraties wordt gemiddeld 70% van de facturen automatisch verwerkt. “Als wij voor een nieuwe klant starten met automatiseren, dan ligt het percentage automatische boekingsvoorstellen na een week op 50 tot 60%. Dat percentage optimaliseren duurt ongeveer een maand, dan kom je genoeg afwijkingen tegen om de herkenning goed te stimuleren.” Tijdens het optimalisatieproces stijgt het percentage automatisch geboekte facturen gemiddeld tot 70%. 

Regelherkenning in Zenvoices 

Met AI-based regelherkenning in Zenvoices kun je automatisch facturen uitsplitsen. Dat is handig voor facturen met verschillende producten, soorten dienstverlening of aparte regels voor arbeids- of transportkosten. “Voorheen splitsten we dat soort facturen handmatig, maar dit automatiseren we nu ook. We zijn gestart in de bèta-versie en we blijven de regelherkenning zeker gebruiken.” Ook met de regelherkenning verwacht Iris dat het automatiseringspercentage verder zal stijgen. 

Weet jij je weg in Zenvoices al te vinden en wil je net als Advies Anno Nu aan de slag met regelherkenning? Zet de volgende stap en verwerk ook complexe facturen automatisch op de juiste manier in je boekhouding.  

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

KIBO verhoogt automatisering in 1 jaar naar 65% met Zenvoices

Accountants die verbazen, die vind je bij KIBO Accountants. Het doel is samen met de ondernemer vooruitkijken en organisaties helpen groeien. KIBO doet dit bijvoorbeeld met dashboards waarmee ondernemers 24/7 inzicht hebben in hun financiële data. Als iets geautomatiseerd kan worden, dan gebeurt dat ook. “Wij vinden vooruitgang en aandacht belangrijk. Hoe meer we automatiseren, hoe meer tijd we over houden voor contact met onze klanten”, zegt assistent accountant en IT-manager Jan-Anton Houweling. 

Gebruikt Zenvoices voor:

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– Twinfield
– AFAS

De keuze voor Zenvoices

Er zat weinig ontwikkeling in Dizzydata, de software voor digitale factuurverwerking die KIBO voorheen gebruikte. Jan-Anton raakte in gesprek over Zenvoices. Zijn interesse was gewekt en KIBO en Zenvoices startten een pilot. Tijdens de pilot kwam het nieuws dat DizzyData stopte. “We moesten snel schakelen en besloten over te stappen op Zenvoices. Gelukkig kregen we van hen goede ondersteuning.” 

Jan-Anton is te spreken over de overstap en samenwerking met Zenvoices. Stapsgewijs zette KIBO administraties over naar de nieuwe software. Ondertussen organiseerde Zenvoices trainingen in het Nederlands en in het Engels voor de collega’s van KIBO. Later volgde ook een training voor klanten die zelf hun financiële administratie verwerken. 

Automatiseringspercentage naar 65%

De factuurverwerking digitaliseren en automatiseren deed KIBO tot op zekere hoogte ook met de software van DizzyData. Na een aantal jaar werd ongeveer 40% van de facturen automatisch verwerkt. “De automatische factuurverwerking steeg na een jaar met Zenvoices al naar 65%. Ik weet zeker dat dat alleen maar meer wordt.” 

Gedurende één jaar werken met Zenvoices… 

  • Werden bijna 300.000 facturen verwerkt. 
  • Steeg de automatische factuurverwerking van 40% naar ongeveer 65%. 
  • Kregen KIBO-collega’s meer tijd om samen met klanten hun bedrijf te laten groeien.  

Regels op omgevingsniveau

Automatiseren kost helemaal niet veel tijd, zegt Jan-Anton. Met regels op omgevingsniveau stel je voor alle administraties in een omgeving dezelfde regels in. “Bij alternatieve software moet je in iedere administratie dezelfde regels aanmaken. Dat zou bij ons 650 keer betekenen. In Zenvoices hebben we dit één keer ingesteld.” Voor toekomstige administraties is een groot deel al geregeld, alleen bedrijfsspecifieke regels moeten nog worden toegevoegd. 

Factuurverwerking automatiseren met machine learning

Zenvoices maakt gebruik van machine learning; de software leert door aanpassing en bevestiging van de gebruiker. “We zien de herkenningsscores toenemen. Machine learning is een goede manier om stappen te maken en de factuurverwerking te automatiseren.”  

Een volgende stap in de automatisering is automatisch boeken op basis van regelherkenning. KIBO reageerde enthousiast op de vraag van Zenvoices of het kantoor wilde deelnemen aan de bèta-versie. Volgens Jan-Anton was dit een wens van veel accountantskantoren. “Met de regelherkenning kunnen we ook complexere facturen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan direct boeken naar verschillende grootboekrekeningen of automatisch kostenplaatsen koppelen.” 

Jan-Anton is blij met de samenwerking tussen Zenvoices en KIBO. “Wij willen altijd vooruit en dat merken we bij Zenvoices ook. Kijk maar naar alle nieuwe functionaliteiten. Dat past goed bij ons kantoor en onze klanten.”

Enthousiast geworden over regelherkenning en slimme factuurverwerking? Lees meer over regelherkenning.

 

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode