Cooper Projectrealisatie over automatisch matchen van inkoopfacturen en leverbonnen

Over Cooper Projectrealisatie

Cooper Projectrealisatie richt zich op renovaties en transformaties in metropoolregio Amsterdam. Het bedrijf met zo’n twintig medewerkers renoveert en transformeert gebouwen tot woningen of kantoren voor de verhuur of verkoop. Na 17 jaar ondernemen is Cooper Projectrealisatie een bekende naam onder vastgoedeigenaren in Amsterdam. Max Coppens is mede-eigenaar en operationeel directeur en is onder andere verantwoordelijk voor de implementatie van nieuwe systemen: “We vertrouwen inmiddels volledig op Zenvoices. De koppeling werkt. We doen alleen nog achteraf controles.” 

Gebruikt Zenvoices voor

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online Bouw

Geen dubbele handelingen meer

Max: “We werkten al een tijd met Exact Online Bouw en zijn daar heel tevreden mee. Het is solide en betrouwbare software. Via iemand bij Exact Online Bouw leerden we Zenvoices kennen.” Cooper Projectrealisatie werkte op dat moment met andere scan en herken software. Dit programma had zijn beperkingen. Een factuur werd in de scan en herken software ingeboekt en moest daarna handmatig in Exact Online Bouw gekoppeld worden aan een verplichting. Deze dubbele handelingen kostten veel tijd.  

Zenvoices heeft een koppeling met Exact Online Bouw en daarom zijn dubbele handelingen verleden tijd. De twee losse acties zijn teruggebracht naar één automatische gebeurtenis. Met Zenvoices kan Cooper Projectrealisatie inkoopfacturen en leverbonnen automatisch aan elkaar matchen.  

Verplicht factuurformat voor een snelle verwerking

Cooper Projectrealisatie vraagt of leveranciers facturen indienen volgens een specifiek format. Dit zorgt ervoor dat verplichte informatie op de bon staat en de automatische factuurverwerking in Zenvoices soepel verloopt. Daardoor matcht het bedrijf ​​al veel inkoopfacturen en leverbonnen automatisch. 

Tijdens één jaar werken met Zenvoices…

• Worden 8.000 facturen een stuk sneller verwerkt dankzij de koppeling met Exact Online Bouw. 
• Zijn er geen dubbele handelingen meer in de financiële administratie. 
• Ervaren medewerkers snelle hulp van de helpdesk als zij ergens tegenaan lopen. 

Max zegt te vertrouwen op Zenvoices. Door de samenwerking tussen de verschillende softwarepakketten is er veel controle. “Er kan weinig misgaan, de koppeling werkt. We doen alleen achteraf controles.” Cooper Projectrealisatie groeit, maar dankzij Zenvoices hoeft er niemand extra aangenomen te worden op de administratieafdeling. De factuurverwerking gaat tegenwoordig een stuk sneller. Collega Nicolette Vellekoop van de financiële administratie vult aan: “We kunnen in Zenvoices nog verder automatiseren. Dat gaan we de komende tijd stap voor stap doen.”  

Gebruikt jouw organisatie Exact Online Bouw en wil je ook de stap zetten naar het automatisch matchen van inkoopfacturen en leverbonnen? Zenvoices is officieel partner van Exact Online Bouw. We kijken graag met je mee om te zien wat Zenvoices voor jou kan betekenen.  

CtrlChain over three way matching

Over CtrlChain

CtrlChain (voorheen bekend als ChainCargo) biedt een digitale oplossing voor verladers en vervoerders om het aantal lege kilometers in transport te verminderen en tegelijkertijd een ontzorgde, veilige en tijdige levering te garanderen. CtrlChain bouwt een uniek ecosysteem, dat de kracht van technologie combineert met persoonlijke service. Met behulp van data regisseert CtrlChain het transport op de meest efficiënte manier in zowel Europa als de VS. Duurzaam werken door gebruik van digitalisering, dat is de drijfveer. Business controller Nik Vries vertelt: “Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 30% van de vrachtwagens in Europa leegrijdt. Wij bieden een schaalbare oplossing voor dit logistieke probleem.” Data en automatisering is volgens CtrlChain de manier om de transportmarkt efficiënter en duurzamer in te richten. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• Three way matching

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– CtrlChain-systeem

Hoe is CtrlChain bij Zenvoices terechtgekomen?

Een aantal jaar geleden typte Nik iedere factuur over die binnenkwam. Dat was te veel werk en daarom besloot CtrlChain facturen te gaan verwerken via een ander factuurverwerkingsprogramma. De hoeveelheid handmatig werk daalde. “Maar het kon nog beter. Als dit programma een onderdeel op een factuur niet herkende, dan was dat bij de volgende honderd facturen van dezelfde leverancier ook zo. Het werkte, of het werkte niet.”   

CtrlChain breidde haar diensten de afgelopen jaren uit in Europa en Amerika. Leveranciers sturen ook facturen in het Hongaars, Bulgaars, Spaans of Frans. Het Nederlandse factuurverwerkingsprogramma begreep dit niet en dat leverde weer meer handmatig werk op. CtrlChain zocht verder en kwam uit bij Zenvoices.  

Wat boekt CtrlChain automatisch?

Van de non-PO facturen wordt 60% al volledig automatisch geboekt door toepassing van de Zenvoices automatiseringsregels. De PO-facturen (de ritten met een vooraf bepaald aantal en bedrag) krijgen door middel van three way matching een automatisch boekingsvoorstel dat alleen nog goedgekeurd hoeft te worden. In sommige gevallen is er geen 100% match en is er menselijke input nodig om de herkenning te stimuleren. “Als wij een paar keer aangeven waar de informatie staat, dan leert de software dat. Het maakt dan niet uit dat de factuur Hongaars is.” Na een paar keer herkent Zenvoices de structuur van de digitale factuur en wordt er automatisch een boekingsvoorstel gemaakt.  

De automatisering verder doorvoeren gaat gefaseerd, vertelt Nik. “Bij een bekende leverancier mag de boeking automatisch door als Zenvoices een 100% match aangeeft.” Het doel van CtrlChain is om alle PO-leveranciers volledig automatisch te boeken. 

Sinds één jaar gebruik van Zenvoices…

• Kost het boeken van een digitale factuur 0 tot 2 seconden. Handmatig kost deze handeling tussen de 30 en 60 seconden. 
• Kregen bijna 7.000 facturen een automatisch boekingsvoorstel. 
• Werden meer dan 10.000 documenten verwerkt. 
• Hebben de drie finance-collega’s in Europa meer tijd, bijvoorbeeld om nieuwe klanten te analyseren op een goede fit. 

Ontwikkeling three way matching met CtrlChain-systeem

Veel bedrijven hebben één ERP-systeem dat een-op-een samenwerkt met Zenvoices. CtrlChain werkt met het boekhoudpakket Exact Online en heeft daarnaast eigen software ontwikkeld voor het vastleggen van de ritten. Purchase to pay is niet standaard beschikbaar voor een custom ontwikkeld systeem. Daarom verkenden Zenvoices en CtrlChain de koppelmogelijkheden. “We zijn dit samen gaan ontwikkelen. Dat proces voelde als een open en fijne samenwerking. De sfeer is informeel”, zegt Nik. 

Er volgden een aantal gesprekken en toen begonnen beide partijen met het ontwikkelen van de koppeling. Nik noemt de duidelijke API-beschrijving van Zenvoices als voordeel. “We hebben bij CtrlChain ook een uitgebreide IT-afdeling. De developers aan beide kanten kunnen goed met elkaar praten.” 

Meer controlerende functie voor de finance afdeling

De menselijke check is nog altijd belangrijk voor CtrlChain. De finance-medewerkers controleren nu vooral de uitzonderingen die Zenvoices nog niet heeft goedgekeurd. Zij zijn de probleemoplossers van de gaps die Zenvoices aankaart. “We draaien nu rapporten om achteraf te controleren of alles klopt. Matchen de cijfers in ons boekhoudpakket en in het CtrlChain-systeem? Het is nu een check om te zien of alles is gegaan zoals we verwachtten.”   

​​​Nik kijkt bij CtrlChain doorlopend hoe de accounting zo digitaal en automatisch mogelijk kan. Daarom is CtrlChain blij met de software van Zenvoices. Beide bedrijven hebben een continue drive om te verbeteren, vernieuwen en automatiseren. 

Van Bieren over three way matching

Over Van Bieren

Van Bieren is een B2B bierplatform dat levert aan horeca, slijterijen en delicatessenwinkels. Naast bieren en ciders van de bekende brouwerijen, biedt Van Bieren ook een selectie van lokale en regionale brouwerijen. Het assortiment breidt zorgvuldig en geleidelijk uit. Net zoals het bedrijf zelf. Henriette van Looveren, verantwoordelijk voor de operatie, vertelt: “We zijn gegroeid en efficiënter gaan werken, mede dankzij Zenvoices.” 

Gebruikt Zenvoices voor

• ​​Automatisch boeken
• ​​Facturen autoriseren​ 
• ​​Archiveren​ ​
• ​​Three way matching​ 

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online Handel

Automatiseren met purchase to pay

Henriette zocht een aantal jaar geleden naar software met three way matching; inkoopfacturen automatisch matchen met inkoopbestellingen. “We kozen voor Zenvoices vanwege het matchen op basis van inkoopregels.” De bestelling, ontvangst en factuur worden aan elkaar gematcht. De inkooporders en de ontvangen goederen registreert Van Bieren in Exact Online Handel. Zenvoices haalt de bestellingen en ontvangsten op uit Exact Online en matcht die aan de inkoopfactuur in Zenvoices. Komen de bestelling, levering en factuur overeen? Dan krijgt de boeking een groene status.   

Een deel van de inkoopfacturen gaat bijna volledig automatisch door het three way matching proces. “Zenvoices vult bijna eenderde van de boekingsvoorstellen compleet in. Daar komt geen mensenhand meer aan te pas. We doen alleen nog een controle. Dat is een snelle check, want ik vertrouw op wat Zenvoices doet.” 

Dankzij het gebruik van Zenvoices…

• Gaat het verwerken van facturen sneller en via een gestandaardiseerd proces.
• Krijgt 30% van de facturen een volledig ingevuld boekingsvoorstel.
• Hoeft Van Bieren bij de overige 70% van de boekingsvoorstellen alleen de inkoopregels te matchen. De overige informatie is al automatisch ingevuld.
• Sluipen er minder fouten in de financiële boekingen door het ingestelde autorisatieschema. 

Autorisatieschema’s voor een extra check

Een groot voordeel vindt Henriette de autorisatiemogelijkheden in Zenvoices. Bij Van Bieren werken bijvoorbeeld een aantal studenten die goed werk doen, maar niet alle ins en outs van de administratie kennen. “Sommige kosten horen net op een andere post. Of er komt een creditnota binnen die zorgt voor een wijziging van inkoopboeking naar financiële boeking. Met het ingestelde autorisatieschema is er een extra controleslag onder collega’s. Wat mij betreft hoor dat bij finance.”  

Snel contact via de Zenvoices chat

Tijdens de implementatiefase was er veel contact tussen Van Bieren en Zenvoices. Tegenwoordig is dat contact er minder. Maar dat is een goed teken, zegt Henriette: “De software werkt en wij hebben weinig vragen. Als ik een vraag heb dan stel ik die via de chat. Daar krijg ik altijd binnen een half uur antwoord.” Een ingewikkelder vraagstuk wordt vaak dezelfde dag nog uitgezocht. “Of we bellen om het erover te hebben. Het contact gaat makkelijk en snel.” 

Advies Anno Nu over grip op automatisering

 

Over Advies Anno Nu

De finance-afdeling voor de MKB’er met een focus op automatisering. Zo beschrijft eigenaar Iris Meulendijks haar bedrijf Advies Anno Nu. Het team van Iris zorgt ervoor dat de financiën van hun klanten op orde zijn en blijven. Automatiseren is voor Advies Anno Nu een sport, zegt Iris. “Het dashboard van de ondernemer is op die manier altijd up-to-date. En we kunnen meer diensten aanbieden, zoals debiteurenbeheer en het doen van betalingen vanuit de boekhouding. We houden zo meer waardevolle tijd over voor de ondernemers en voor onszelf.”  

Iris is zo enthousiast over Zenvoices dat ze zichzelf een ambassadeur noemt. “Op LinkedIn deel ik regelmatig over hoe wij Zenvoices gebruiken. Ik deel bijvoorbeeld tips of wat de resultaten zijn die we behalen.” Omdat het bedrijf Zenvoices optimaal inzet, won Advies Anno Nu in 2023 de ​​Zen award. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• Three way matching (purchase to pay)

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Grip op automatisering

Iris zag bij de overstap naar Zenvoices al snel dat ze goed grip kreeg op de automatisering. Met de slimme technologie is het geen kwestie van facturen uploaden en hopen op het beste, maar je voedt de software actief zodat Zenvoices daarvan leert. Wat je aanleert, neemt Zenvoices mee bij de verwerking van de volgende facturen. “Je merkt dat er een AI achter zit en dat je het systeem kunt trainen. De herkenning is goed en wordt door de AI steeds beter. Ik vertrouw Zenvoices 100%. Automatiseren én weten dat dat goed gaat, dat is bij andere software niet het geval.”  

Factuurverwerking automatiseren kost (weinig) tijd

In 2023 rekende Iris uit dat Advies Anno Nu dankzij automatisering ongeveer 500 facturen per uur verwerkt. Dat gaat niet vanzelf. Automatiseren kost tijd, vertelt Iris. “Je moet zelf de regels aanmaken. En als iets niet vanzelf gaat, waar ligt dat aan? Wat kunnen we nog verbeteren? Daar moet je actief mee aan de slag.” De tijd die Iris investeert in de automatische factuurverwerking verbeteren krijgt ze dubbel en dwars terug. 

Door het gebruik van Zenvoices…

• Ging de verwerkingssnelheid van 50 naar 500 facturen per uur. 
• Is het grootboek gestructureerder en netter dankzij standaardisering. 
• Stapte Advies Anno Nu over op een 30-urige werkweek. Vooruit, niet alleen vanwege Zenvoices. Door automatisering en slimme tools werkt het team heel efficiënt. 

Hoeveel automatiseert Advies Anno Nu?

Advies Anno Nu verwerkt de financiële administratie van 185 MKB-bedrijven en ZZP’ers. Binnen die administraties wordt gemiddeld 70% van de facturen automatisch verwerkt. “Als wij voor een nieuwe klant starten met automatiseren, dan ligt het percentage automatische boekingsvoorstellen na een week op 50 tot 60%. Dat percentage optimaliseren duurt ongeveer een maand, dan kom je genoeg afwijkingen tegen om de herkenning goed te stimuleren.” Tijdens het optimalisatieproces stijgt het percentage automatisch geboekte facturen ​gemiddeld tot 70%. 

Regelherkenning in Zenvoices 

Met AI-based regelherkenning in Zenvoices kun je automatisch facturen uitsplitsen. Dat is handig voor facturen met verschillende producten, soorten dienstverlening of aparte regels voor arbeids- of transportkosten. “Voorheen splitsten we dat soort facturen handmatig, maar dit automatiseren we nu ook. We zijn gestart in de bèta-versie en we blijven de regelherkenning zeker gebruiken.” Ook met de regelherkenning verwacht Iris dat het automatiseringspercentage verder zal stijgen.  

Weet jij je weg in Zenvoices al te vinden en wil je net als Advies Anno Nu aan de slag met regelherkenning? Zet de volgende stap en verwerk ook complexe facturen automatisch op de juiste manier in je boekhouding.  

KIBO Accountants over meerwaarde bieden met automatisering

Over KIBO Accountants

Accountants die verbazen, die vind je bij KIBO. Het doel is samen met de ondernemer vooruitkijken en organisaties helpen groeien. KIBO doet dit bijvoorbeeld met dashboards waarmee ondernemers 24/7 inzicht hebben in hun financiële data. Als iets geautomatiseerd kan worden, dan gebeurt dat ook. Assistent accountant en IT-manager Jan-Anton Houweling vertelt: “Wij vinden vooruitgang en aandacht belangrijk. Hoe meer we automatiseren, hoe meer tijd we over houden voor contact met onze klanten.” 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• E-factuurconversie

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– Twinfield
– AFAS

Hoeveel boekt KIBO automatisch?

De factuurverwerking digitaliseren en automatiseren deed KIBO tot op zekere hoogte ook met de software van DizzyData. Na een aantal jaar werd 40% van de facturen automatisch verwerkt. “De automatische factuurverwerking steeg na een jaar met Zenvoices al naar 65% en ik weet zeker dat dat alleen maar meer wordt.” 

 Tijdens één jaar werken met Zenvoices… 

• Werden bijna 300.000 facturen verwerkt. 
• Steeg de automatische factuurverwerking van 40% naar ongeveer 65%. 
• Kregen KIBO-collega’s meer tijd om samen met klanten hun bedrijf te laten groeien.  
  

Regels op omgevingsniveau

Automatiseren kost helemaal niet veel tijd, zegt Jan-Anton. Met regels op omgevingsniveau stel je voor alle administraties in een omgeving dezelfde regels in. “Bij alternatieve software moet je in iedere administratie dezelfde regels aanmaken. Dat zou bij ons 650 keer betekenen. In Zenvoices hebben we dit één keer ingesteld.” Voor toekomstige administraties is een groot deel al geregeld, alleen bedrijfsspecifieke regels moeten nog worden toegevoegd.  

Factuurverwerking automatiseren met machine learning

Zenvoices maakt gebruik van machine learning; de software leert door aanpassing en bevestiging van de gebruiker. “We zien de herkenningsscores toenemen. Machine learning is een goede manier om stappen te maken en de factuurverwerking te automatiseren.”  

Een volgende stap in de automatisering is automatisch boeken op basis van regelherkenning. KIBO reageerde enthousiast op de vraag van Zenvoices of het kantoor wilde deelnemen aan de bètaversie. Volgens Jan-Anton was dit een wens van veel accountantskantoren. “Met de regelherkenning kunnen we ook complexere facturen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan direct boeken naar verschillende grootboekrekeningen of automatisch kostenplaatsen koppelen.” 

Jan-Anton is blij met de samenwerking tussen Zenvoices en KIBO. “Wij willen altijd vooruit en dat merken we bij Zenvoices ook. Kijk maar naar alle nieuwe functionaliteiten. Dat past goed bij ons kantoor en onze klanten.”