Beheer boekingslogica over al je administraties met boekingstemplates op omgevingsniveau

Voer je meerdere administraties en zoek je een manier om nog meer tijd te besparen en factuurverwerking eenvoudiger te managen? Het is in Zenvoices nu mogelijk om boekingstemplates op omgevingsniveau te beheren. Zo vereenvoudig en automatiseer je complexe boekingen voor ál je administraties. Dat geeft méér boekingscomfort voor iedereen die enkele, tientallen, honderden of nog meer administraties beheert.

Boekingstemplates, wat zijn het en wat kun je ermee?

Een boekingstemplate is een sjabloon van boekingslogica die je eenmalig aanmaakt om terugkerende, vaak complexe, boekingen uit te voeren. Je zou dit kunnen zien als een soort routekaart voor het boeken van facturen die aan bepaalde eigenschappen voldoen. Door boekingstemplates te gebruiken leg je boekingslogica vast. Dat betekent dat je deze facturen altijd op een voorspelbare, vooraf ingestelde manier boekt.

Bij het herkennen van een factuur wordt automatisch de boekingstemplate gekozen en hoef je niet steeds weer dezelfde boekingsregels handmatig in te voeren. Je kunt vervolgens de automatisch aangemaakte boekingsregels controleren in het boekingsscherm of de templateboekingen volledig automatiseren.

Boekingstemplates worden in de praktijk vaak gebruikt voor de volgende situaties:

• Wanneer er over meerdere grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers of projecten, vaak op regelniveau, moet worden geboekt;
• Betalingskortingen die niet in de factuurbedragen zijn verwerkt;
• Splitsen van kosten (huurfactuur met servicekosten, factuur voorschotten nutsvoorzieningen met huur);
• Telecomfacturen waarbij bijvoorbeeld abonnementen, toestelbetalingen en belkosten op een andere manier moeten worden geboekt.

Boekingstemplates op omgevingsniveau

Voorheen konden boekingstemplates alleen op administratieniveau beheerd worden, wat inhield dat in elke administratie afzonderlijk de boekingstemplate moest worden ingesteld en boekingslogica alleen op administratieniveau kon worden vastgezet.

Wanneer je echter meerdere administraties beheert, met name in een accountants- of administratiekantoor, wil je je boekingslogica het liefst centraal vastleggen en beheren. Vervolgens kan je deze logica in de vorm van boekingstemplates toepassen op alle administraties waar die van toepassing zijn. Bij terugkerende, complexe boekingen die in meerdere administraties op dezelfde manier moeten worden geboekt kun je je vooraf ingestelde boekingslogica zo efficiënter inzetten.

Dit is nu mogelijk in Zenvoices. Boekingstemplates en bijhorende boekingslogica beheer je nu geheel centraal, en pas je eenvoudig toe aan meerdere (of al je) administraties tegelijk, ongeacht de hoeveelheid administraties of het daaraan gekoppelde boekhoudpakket.

Wat zijn de voordelen van boekingstemplates op omgevingsniveau?

• Je hebt centraal inzicht en overziet alle administraties waarin de boekingslogica worden gebruikt. Dat geeft rust en overzicht.
• Je kunt boekingen in alle administraties sneller automatiseren.
• Wijzigingen zijn direct over al je administraties heen uit te voeren. Daarmee boek je tijdswinst in het beheren van het boekingsproces.

Tips!

1. Werk je al met boekingstemplates op administratieniveau? Je kunt deze nu beschikbaar maken voor je hele omgeving indien soortgelijke boekingslogica over meerdere administraties kunnen worden toegepast.
2. Werk je nog niet met de boekingstemplates van Zenvoices? Probeer dan eerst een boekingstemplate uit op administratieniveau vóórdat je het over je hele omgeving gebruikt. Zo ondervind je of de boekingslogica werken zoals bedacht.
3. Twijfel je over de juiste aanpak binnen jouw kantoor? Geen probleem, neem contact op met Zenvoices support. We denken graag met je mee.
4. In het Zenvoices Helpcentrum vind je uitgebreide instructies om ‘boekingstemplates’ in te richten naar jouw eigen inzicht.