Zenvoices logo
Zenvoices logo

Bespaar tijd door facturen automatisch te verwerken

Robotic invoice processing en scan & herken helpen je om sneller en makkelijker facturen en bonnen te verwerken. Of je nu volledige automatisch of met handmatige controle van boekingsvoorstellen wilt werken, met Zenvoices heb je zelf de regie over het proces tot aan boeking in je administratie.

Probeer 30 dagen gratis Plan een demonstratie 085 3038853

Hoe werkt automatische factuurverwerking?

Onze scan & herken technologie maakt met behulp van machine learning automatisch een boeking in jouw financiële administratie voor aangeleverde facturen en bonnen. Op basis van ingestelde regels bepaal je of handmatige controle gewenst is. Dit proces wordt in de markt ook wel als onderdeel van "No hands accounting", "Robotic accounting" of "Robotic Process automation (RPA)" aangeduid.

Of je nu volledige automatisch of met handmatige controle van boekingsvoorstellen wilt werken, Zenvoices heeft de gebruiksvriendelijke workflow waarin gebruikersgemak, snelheid en voordeel samenkomen.

  • Facturen en bonnen automatisch herkennen en verwerken
  • Gebruiksvriendelijke workflow
  • Aanlevering via e-mail, scan, Dropbox, PEPPOL of mobiele app (Android en iOS)
  • Zelflerende AI technologie voor optimale herkenning
  • Volledig automatiseren van je factuurverwerking
  • Ondersteuning voor PDF, Word, Excel, scans, afbeeldingen en elektronische facturen (UBL)
  • Betrouwbaar automatiseren met herkenningsscores
  • Online archief met documenten, boekingshistorie en uitgebreide zoek/filter mogelijkheden

Hoe werkt het?

  1. Je e-mailt of uploadt een factuur of bon naar je Zenvoices administratie
  2. De factuur wordt na herkenning automatisch omgezet in een boekingsvoorstel.
  3. Na (optionele) controle wordt het boekingsvoorstel verwerkt in je boekhoudpakket.
  4. Onze zelflerende software leert automatisch van eventuele aanpassingen in het boekingsvoorstel, waardoor de herkenning steeds beter wordt.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces.

Aan ingelezen documenten wordt een herkenningsscore toegekend die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. Op basis van deze score kan je facturen wel/niet automatisch laten boeken en met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Meer lezen over herkenningsscores
Visualisatie van factuurverwerking

Vergaande automatiseringsmogelijkheden, met behoud van regie

Het volledige factuurverwerkingsproces kan geautomatiseerd worden in Zenvoices. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van de mogelijkheden:

  • Facturen en bonnen volledig automatisch boeken in je boekhoudpakket
  • Automatisch boeken op de juiste kostenplaats of project
  • Documenten automatisch ophalen en verwerken uit Dropbox of e-mailaccounts
  • Facturen automatisch verplaatsen naar de juiste administratie op basis van de inhoud van de factuur
  • Bijlagen automatisch verwijderen (bijv. algemene voorwaarden)
  • Facturen automatisch aan de juiste personen toewijzen voor goedkeuring (bijv. op basis bedrag of kostenplaats)

Snel aan de slag gaan

Met Zenvoices optimaliseer je de verwerking van facturen en bonnen, en bespaar je tijd en geld. Zenvoices is beschikbaar voor AFAS, e-Boekhouden.nl, Exact Globe, Exact Online, King, Reeleezee, SAP Business One, SnelStart, Twinfield, Accountancy Gemak/Software Gemak (voorheen Unit4 Multivers) en Visma eAccounting.

Overzicht van alle functies

  • Automatische boekingsvoorstellen

    Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel voor je facturen en bonnen. Dankzij onze boekingstemplates kan je zelfs complexe facturen, die bestaan uit meerdere boekingsregels en/of grootboekrekeningen, automatisch boeken.

  • Verwerking van PDF, Word, Excel en gescande documenten

    Zenvoices ondersteunt alle bekende bestandsformaten, waaronder: PDF, Word, Excel, scans, afbeeldingen en elektronische facturen (UBL).

  • Flexibel documenten aanleveren

    Via e-mail, scan, Dropbox, PEPPOL of onze mobiele app (Android & iOS) kun je facturen en bonnen geautomatiseerd in je eigen Zenvoices administratie aanleveren.

  • Gedraaide documenten automatisch corrigeren

    Documenten die met een verkeerde oriëntatie gescand of gefotografeerd zijn (bijvoorbeeld op zijn kop of gedraaid) zullen automatisch gecorrigeerd worden en rechtop weergegeven worden. Hierdoor is ook de tekst van deze documenten goed leesbaar.

  • Documenten splitsen, samenvoegen en ordenen

    Het is mogelijk een document met meerdere pagina's te splitsen, pagina's te ordenen (rangschikken) en om meerdere documenten samen te voegen.

  • Zelflerende software

    Door boekingsvoorstellen aan te passen, leer je Zenvoices om deze aanpassing in toekomstige boekingen te automatiseren.

  • Automatische herkenning van creditfacturen

    Creditfacturen worden automatisch herkend en omgezet in een correct boekingsvoorstel.

  • Automatisch verwerken van betalingskortingen

    Op basis van een standaard ingesteld kortingspercentage in de stamgegevens van een crediteur of op basis van handmatige invoer kan de betalingskorting automatisch toegepast worden.