Ja, het is mogelijk om de verwerkte boeking in je boekhoudpakket te verwerken terwijl deze nog in Zenvoices geautoriseerd moet worden. In het autorisatieproces in Zenvoices stel je in dat er een betalingsblokkade actief blijft totdat alle aangewezen personen of afdelingen de factuur hebben goedgekeurd. 

De beschikbaarheid van de betalingsblokkade is afhankelijk van je boekhoudpakket. Zo zorg je dat facturen altijd volledig zijn goedgekeurd voordat de betaling plaatsvindt, terwijl je administratie toch direct wordt bijgewerkt. 

Ja, dat kan. In Zenvoices gebruik je hiervoor de knop Doorsturen. De factuur wordt dan direct naar een collega gestuurd, die de boeking moet goedkeuren. Vanaf dat moment ligt het autorisatierecht voor deze factuur bij je collega. Dit is handig als een collega de factuur beter kan beoordelen. 

Met Zenvoices kan je in een autorisatieschema een onbeperkt aantal autorisatoren aanmaken. Dit geeft je de flexibiliteit om precies het goedkeuringsproces in te richten dat bij je organisatie past. In dit helpartikel lees je meer over autorisatieschema’s.

Ja, dat kan. In Zenvoices heet dit voorwaardelijke autorisatie. Met voorwaardelijke autorisatie wordt het autorisatieschema samengesteld op basis van de boekingsgegevens. Zo hoef je niet meer handmatig het juiste autorisatieschema te kiezen of een factuur door te sturen naar de juiste persoon. Het systeem bepaalt direct wie moet goedkeuren, bijvoorbeeld op basis van leverancier, kostenplaats of grootboekrekening. Lees meer over voorwaardelijke autorisatie in dit helpartikel.

In Zenvoices is het mogelijk om je goedkeuringsrechten voor een langere periode over te dragen aan een collega. Dit is handig bij bijvoorbeeld vakantie, verlof of langdurige afwezigheid. Zo blijft het autorisatieproces zonder onderbreking doorgaan en worden facturen op tijd goedgekeurd. 

In zowel de tijdlijn als het auditrapport zie je precies welke gebruiker de boeking heeft goedgekeurd en of dit als gemachtigde is uitgevoerd. Zodra je weer beschikbaar bent, kan je zelf het goedkeuren hervatten. 

Met Zenvoices zie je altijd wie een boeking heeft goedgekeurd en wanneer dat is gebeurd. Deze informatie vind je in de tijdlijn en in het auditrapport. Zo heb je een volledig overzicht van het goedkeuringsproces, inclusief de exacte datum, tijd en naam van de goedkeurder. 

Goedkeurders stellen in Zenvoices eenvoudig vragen of plaatsen opmerkingen bij een factuur die moet worden goedgekeurd. Dit gaat via het Opmerkingenveld. Tag je een andere gebruiker, dan krijgt die automatisch een notificatie. Zo blijft alle communicatie over de factuur overzichtelijk bij elkaar en kunnen vragen snel worden beantwoord. Dit is ook terug te vinden in het auditrapport.