Laat medewerkers facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices. Bewaar eenvoudig het overzicht over je facturen en betalingen. Facturen worden pas na goedkeuring betaalbaar gesteld in je boekhoudpakket.
Wijs facturen automatisch toe aan de juiste medewerkers op basis van velden als leverancier, bedrag, grootboekrekening, project en kostenplaats. Je hebt dit proces volledig zelf in de hand. Liever facturen handmatig toewijzen? Dat is uiteraard ook mogelijk.
Met de Zenvoices app voor Android en iOS kan je zeer gemakkelijk facturen autoriseren, waar je maar wilt.
Autorisatiemanagement is beschikbaar voor AFAS Profit, Small Business en Accountancy lite, e-Boekhouden.nl, Exact Globe, Exact Online, Exact Boekhoud Gemak en Multivers, Exact Online Bouw, InformerOnline, KING ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Octopus, Reeleezee, SAP Business One, SnelStart, Twinfield en Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum om deze module te activeren.
Het inrichten van een autorisatieproces is zeer eenvoudig in Zenvoices. Heb je echter vragen of wil je het proces door ons laten inrichten? We helpen je graag verder.
Medewerkers kunnen facturen goedkeuren via de Zenvoices web portal of de mobiele Zenvoices app voor Android en iOS.
Je kan instellen of facturen voor of na autorisatie geboekt moeten worden in je boekhoudpakket.
Medewerkers ontvangen automatisch herinneringen per e-mail voor nog te autoriseren facturen. Je kan instellen hoe vaak en wanneer deze e-mails verzonden worden.
Een autorisator kan in een persoonlijk archief terugkijken welke facturen hij heeft goedgekeurd en eventuele opmerkingen teruglezen.
Boekingen die nog niet geëxporteerd zijn naar het boekhoudpakket kunnen (indien gewenst) tijdens autorisatie gewijzigd worden.
Het is mogelijk een autorisatieproces in te richten voor meerdere administraties. Facturen van alle administraties worden in één overzicht getoond.
Naast het goedkeuren en afkeuren kunnen medewerkers facturen doorsturen naar andere medewerkers of in behandeling nemen.
Je kan instellen in welke volgorde medewerkers moeten autoriseren (gelijktijdig of na elkaar met verschillende lagen).
Elke medewerker heeft een persoonlijk autorisatieoverzicht, met daarin alle nog te autoriseren boekingen (van alle administraties).
Bij de boekhoudpakketten AFAS, Exact Online, King, Unit4 Multivers en Twinfield is het mogelijk om facturen direct te boeken, maar pas na autorisatie betaalbaar te stellen.
Je kan een voorwaardelijk autorisatieschema maken om facturen op basis van velden als crediteur, bedrag, project en kostenplaats automatisch toe te wijzen aan de juiste medewerkers.
Medewerkers kunnen opmerkingen toevoegen aan facturen en vragen stellen aan collega's door ze te noemen in een opmerking. De betreffende persoon ontvangt direct een melding van de opmerking.
Het is mogelijk om per medewerker een vervanger aan te wijzen om ook tijdens afwezigheid het goedkeuren van facturen niet te laten stagneren.
Per medewerker kunnen de beschikbare autorisatie acties, toegankelijke administraties en rechten ingesteld worden.
Er zijn uitgebreide rapportages beschikbaar, onder andere voor afgekeurde facturen en nog te autoriseren facturen.
Er wordt vastgelegd wie wanneer geautoriseerd heeft, inclusief eventuele opmerkingen. Per factuur kan de complete audit trail bekeken worden in het archief en, indien geactiveerd, wordt deze informatie als extra auditrapport pagina toegevoegd aan facturen zodat deze informatie ook te raadplegen is in je boekhoudpakket.
Aan facturen kunnen bijlagen toegevoegd worden, welke zichtbaar zijn tijdens het fiatteren. Denk bijvoorbeeld aan pakbonnen, offertes en specificaties.
Per factuur is te raadplegen wie reeds geautoriseerd hebben en wie nog moet autoriseren.