Zenvoices logo
Zenvoices logo

Stroomlijn het autoriseren van facturen

Laat medewerkers facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices. Bewaar eenvoudig het overzicht over je facturen en betalingen. Facturen worden pas na goedkeuring betaalbaar gesteld in je boekhoudpakket.

Probeer 30 dagen gratis Demonstratie plannen
Autoriseren van een factuur in Zenvoices
Zenvoices digitale autorisatie werkt met alle bekende boekhoudpakketten
AFAS Exact King Reeleezee SnelStart Twinfield Unit4 Visma

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen?

Met Zenvoices stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Na goedkeuring worden facturen geboekt of betaalbaargesteld in je boekhoudpakket. Als beheerder heb je altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

  • Facturen goedkeuren via de web portal of mobiele app (Android en iOS)
  • Automatisch of handmatig facturen toewijzen aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Automatische herinneringmails versturen
  • Facturen boeken in je boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtig medewerkers om te autoriseren namens andere medewerkers bij afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker
Autorisatieschema

Hoe werkt het?

  1. In een autorisatieschema leg je vast welke medewerkers, met welke voorwaarden en in welke volgorde moeten goedkeuren.
  2. Zenvoices herkent automatisch de gegevens van een factuur en je ontvangt direct een boekingsvoorstel.
  3. De factuur wordt automatisch aangeboden bij de juiste medewerkers, welke per e-mail een melding ontvangen.
  4. Na goedkeuring wordt de factuur geboekt of betaalbaargesteld in je boekhoudpakket.

Eenvoudig facturen autoriseren met de Zenvoices app

Met de Zenvoices app voor Android en iOS kan je zeer gemakkelijk facturen autoriseren, waar je maar wilt.

Get it on Google Play

Instellen van autorisatievoorwaarden

Facturen automatisch toewijzen aan medewerkers

Wijs facturen automatisch toe aan de juiste medewerkers op basis van velden als leverancier, bedrag, grootboekrekening, project en kostenplaats. Je hebt dit proces volledig zelf in de hand. Liever facturen handmatig toewijzen? Dat is uiteraard ook mogelijk.

Instellen van autorisatievoorwaarden

Snel aan de slag gaan

De module Autorisatie is beschikbaar voor AFAS, Exact Globe, Exact Online, King, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Unit4 Multivers en Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum om deze module te activeren.

Het instellen van een autorisatieproces is zeer eenvoudig in Zenvoices. Heb je vragen of wil je het proces door ons laten instellen? We helpen je graag verder.

Overzicht van alle functies

  • Automatisch betaalbaarstellen na autorisatie

    Bij de boekhoudpakketten AFAS, Exact Online, King, Unit4 Multivers en Twinfield is het mogelijk om facturen direct te boeken, maar pas na autorisatie betaalbaar te stellen.

  • Automatisch toewijzen aan de juiste medewerkers

    Je kan een voorwaardelijk autorisatieschema maken om facturen op basis van velden als crediteur, bedrag, project en kostenplaats automatisch toe te wijzen aan de juiste medewerkers.

  • Opmerkingen toevoegen aan facturen

    Medewerkers kunnen opmerkingen toevoegen aan facturen en vragen stellen aan collega's door ze te noemen in een opmerking. De betreffende persoon ontvangt direct een melding van de opmerking.

  • Machtigen van vervangers bij afwezigheid

    Het is mogelijk om per medewerker een vervanger aan te wijzen om ook tijdens afwezigheid het goedkeuren van facturen niet te laten stagneren.

  • Instelbare mogelijkheden en rechten

    Per medewerker kunnen de beschikbare autorisatie acties, toegankelijke administraties en rechten ingesteld worden.

  • Uitgebreide rapportages

    Er zijn uitgebreide rapportages beschikbaar, onder andere voor afgekeurde facturen en nog te autoriseren facturen.

  • Audit trail

    Er wordt vastgelegd wie wanneer geautoriseerd heeft, inclusief eventuele opmerkingen. Per factuur kan de complete audit trail bekeken worden.

  • Bijlagen toevoegen aan facturen

    Aan facturen kunnen bijlagen toegevoegd worden, welke zichtbaar zijn tijdens het fiatteren. Denk bijvoorbeeld aan pakbonnen, offertes en specificaties.

  • Status raadplegen per factuur

    Per factuur is te raadplegen wie reeds geautoriseerd hebben en wie nog moet autoriseren.