menu

Zo boekt Cijfers die Tellen met Zenvoices 50% van de facturen automatisch

Cijfers die Tellen verzorgt al zo’n 12,5 jaar de administratie van uiteenlopende mkb’s. Het is een kantoor dat met zijn tijd meegaat. Ze hebben namelijk grootse plannen om repetitieve menselijke handelingen te minimaliseren. Om dat doel te kunnen realiseren worden slimme digitale oplossingen zoals Zenvoices omarmd. ”Nog niet iedereen in onze branche durft dat te doen, maar wij wel” vertelt Wilfried, Register Belastingadviseur en mede-eigenaar van Cijfers die Tellen. 

Gebruikt Zenvoices voor

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Hoe kwam Cijfers die Tellen terecht bij Zenvoices?

Exact Online wordt al enige tijd gebruikt als primaire boekhoudsoftware. “We waren echter op zoek naar een manier om de factuurverwerking flexibel te kunnen automatiseren. Een strategisch coach adviseerde ons om naar Zenvoices te kijken.” Daarnaast bleven de vele enthousiaste reacties op LinkedIn niet onopgemerkt.  

Cijfers die Tellen vindt dat factuurverwerking in ieder geval een goede basis moet hebben, met zo min mogelijk fouten. Echter moet de rest volgens hen ook sneller kunnen, zonder dat de ruimte om in het proces te kunnen tweaken verloren gaat. Daarom viel de keuze uiteindelijk voor Zenvoices.   

Hoe past Cijfers die Tellen Zenvoices toe?

Tijdens een onboardingsessie met consultant Jörg leerde het team hoe ze Zenvoices optimaal konden inzetten. Inmiddels gebruikt het kantoor automatiseringsregels en boekingstemplates om op zowel administratieniveau als omgevingsniveau te automatiseren. “We werken bijvoorbeeld met automatische herkenning en toewijzing op basis van herkenningsscores.” Door op omgevingsniveau te werken, behalen ze met relatief weinig automatiseringsregels veel resultaat. “We automatiseren voornamelijk op omgevingsniveau. Zo kunnen we namelijk relatief snel de grote brokken wegwerken” 

Het automatiseren op omgevingsniveau levert veel tijdswinst op, maar Cijfers die Tellen vindt het ook fijn om op administratieniveau te kunnen tweaken. “Met Zenvoices kunnen we veel finetunen. Ook als je niet wilt dat iets automatisch gaat, dan kan je dat instellen.” 

Stap voor stap zet Cijfers die Tellen steeds meer administraties over naar Zenvoices. En voor steeds meer administraties wordt de automatisering toegepast. “De verwachting is dat de automatisering in de toekomst voor 120 van onze administraties zal werken.” Het team betrekt alle medewerkers actief bij het proces om dit te bereiken.

Gedurende (bijna) één jaar werken met Zenvoices…

  • Wordt zo’n 50% van de facturen automatisch geboekt. 
  • Worden facturen binnen enkele seconden geüpload, ingelezen en geboekt.  
  • Werken alle backoffice-medewerkers van Cijfers die Tellen nu efficiënt binnen één systeem. 

De voordelen van Zenvoices

Bij Cijfers die Tellen wordt op het moment van schrijven al ruim een jaar met Zenvoices gewerkt, maar eigenlijk zijn ze pas 3 maanden geleden écht overgegaan. Nu verwerken ze 47,5%automatisch, en dat met slechts een paar automatiseringsregels op omgevingsniveau. Er wordt naar gestreefd om het percentage automatisch verwerkte facturen gaandeweg te verhogen. 

Cijfers die Tellen ziet de overstap naar Zenvoices als een waardevolle investering die op lange termijn steeds meer rendement oplevert. “De basis van de factuurverwerking moet goed zijn, met zo min mogelijk fouten, maar de rest moet volgens ons ook sneller kunnen. Daarom werken we met Zenvoices.”  

Ook de support van Zenvoices enorm gewaardeerd. “Bij de supportafdeling weten ze echt waar ze het over hebben, ze helpen ons altijd snel en effectief,” zegt Wilfried.  

Blik op de toekomst

Cijfers die Tellen werkt graag stap voor stap, maar heeft duidelijke ambities voor de toekomst. Het kantoor wil steeds meer administraties overzetten naar Zenvoices. Daarnaast is de verwachting dat het percentage automatisch geboekte facturen in de toekomst meer dan 60% zal worden.  

Deze doelstellingen moeten worden bereikt door efficiënte samenwerking, experimenteren met nieuwe automatiseringsmogelijkheden en voortdurende verbetering van processen. “Het gaat ons om maximale resultaten met minimale inspanning. Door samen te sparren en te blijven experimenteren, maken we onze processen steeds efficiënter,” aldus Wilfried. 

Met de overstap naar Zenvoices laat Cijfers die Tellen zien hoe automatisering processen versnelt en ruimte biedt voor innovatie. Hun aanpak biedt inspiratie voor andere kantoren die graag het maximale uit hun software willen halen. 

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode