Praktijk: facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices

Zenvoices heeft de afgelopen maanden voor een aantal vastgoedbedrijven de werkstroom voor het goedkeuren van facturen mogen digitaliseren. De aanleiding daarvoor was dat de beperkingen in de huidge processen gingen opspelen in de financiële bedrijfsvoering. Zo ontbrak bijvoorbeeld inzicht voor wie facturen soms eigenlijk bestemd waren, waar ze bleven liggen voor goedkeuring en was er veel onderling mailverkeer over facturen. De beschreven oplossingen komen uit de dagelijkse praktijk bij o.a. de vastgoedbedrijven van Re-z Ontwikkeling BV & Immovest Emsland Groep.

Digitaal goedkeuren met automatische toewijzing

Vanuit de betreffende vastgoedbedrijven is de wens geuit om met een minimum aan handmatige interventie een digitaal goedkeuringsproces te realiseren, waarin vanuit de financiële afdeling snel en overzichtelijk is bij wie facturen zijn voor goedkeuring, de doorlooptijd kan worden gecontroleerd en welke acties er voor verdere verwerking nog nodig zijn.

Zenvoices maakt snelle en makkelijke factuurherkenning mogelijk voor diverse documentsoorten. Vanuit de herkende gegevens in combinatie met de vastgelegde boekingsgang bij de crediteuren kon toewijzing aan de juiste budgethouder grotendeels automatisch plaatsvinden.

Om dit te realiseren is per budgethouder inzichtelijk gemaakt voor welke posten op kostenplaats- en grootboekrekeningniveau zij verantwoordelijk zijn. Ook is vastgesteld bij welke bedragen en boekingsgangen er nog leidinggevenden moeten mee accorderen.

Dit resulteerde in een goedkeuringsschema met meerdere lagen en voorwaarden. Na het inrichten van de voorwaarden zijn deze gekoppeld aan de juiste personen, is dit eenvoudig kopieerbaar gemaakt naar de andere werkmaatschappijen en ingesteld hoe vaak men een bericht moet ontvangen voor het goedkeuren van nieuwe facturen. Zo is het proces van inlezen tot boeken met digitale goedkeuring door de juiste budgethouders grotendeels geautomatiseerd.

Verschillende boekingsscenario’s bij één crediteur

Bij deze uitzonderingen is gekozen om voor deze relaties alleen automatisch de herkenning in te stellen op relatie en totaalbedrag, in boekingstemplates de verschillende boekingsscenario’s vast te leggen en op basis daarvan ook een autorisatieschema te kiezen bij de stap ‘boekingen’ in de Zenvoices Portal. Met deze “hybride” vorm waren deze uitzonderingen toch voor een groot deel te automatiseren en daarmee sneller en gemakkelijker op de juiste wijze in het digitale goedkeuringsproces te brengen.

Archieftoegang

Om te kunnen raadplegen welke facturen zijn behandeld, kwam vanuit de budgethouders de wens om ook te kunnen terugkijken. De directie wenste volledige toegang tot het digitale archief voor alle werkmaatschappijen. Door toegangsrechten te koppelen aan het archief kon het zo worden ingesteld dat de budgethouders uitsluitend hun eigen historie konden raadplegen, maar dat er voor directie eenvoudig toegang tot het archief van meerdere werkmaatschappijen mogelijk was.

Factuur bestemd voor andere budgethouder

Tijdens het uitwerken van de verschillende situaties kwam ook naar voren dat er soms boekingen toch voor andere budgethouders bleken te zijn, maar dat de beheerder van het autorisatieproces daarvan niet altijd op de hoogte is. Om daarvoor een werkwijze in te richten is er besloten het voor een deel van budgethouders mogelijk te maken om boekingen door te sturen. Deze optie is door middel van rechten toe te wijzen aan bepaalde personen en wordt ook vastgelegd bij de bewuste boeking met een verplichte opmerking.

Afwezige autorisator

In de vakantieperiode bleek dat de mobiele app voor iOS en Android geen garantie bood om tijdens vakantieperiodes het digitale goedkeuringsproces te laten doorgaan. Met dat gegeven is de mogelijkheid geactiveerd om namens een ander te autoriseren. Vanzelfsprekend alleen voor gebruikers met de juiste rechten en met vastlegging dat er namens een ander werd geautoriseerd.

Beheer, boeking & rapportage

In Zenvoices is met de rol autorisatiebeheerder inzichtelijk op wie nog gewacht wordt in het goedkeuringsproces, ook zijn de opmerkingen inzichtelijk en is de weergave van het overzicht te personaliseren. Hiermee heeft de beheerder de mogelijkheid om toegesneden op de organisatie snel te schakelen en budgethouders tot actie aan te zetten.

Om de acties en communicatie inzichtelijk te hebben in het financiële pakket is gebruik gemaakt van het auditrapport, waarin zorgvuldig ligt vastgelegd wat er voorafgaande aan de definitieve verwerking is gebeurd.

De voordelen van digitale autorisatie met Zenvoices in een overzicht

  • Inzicht voor beheerder(s) bij wie facturen ter goedkeuring staan met de mogelijkheid actie te ondernemen om goedkeuringsproces te versnellen
  • Vastlegging bij factuur van communicatie en acties in auditrapport
  • Instelbare frequentie van herinneringsberichten voor autorisatie
  • Facturen via de web of mobiele app (Android en iOS) goed te keuren
  • Automatische of handmatige toewijzing aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Facturen boeken in het boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtigen vervanger voor autorisatie tijdens afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker

Ook een compleet en flexibel digitaal goedkeuringproces in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de autorisatiemodule in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN