Van 50 naar 500 facturen per uur: Advies Anno Nu over automatiseren met Zenvoices

 

De finance-afdeling voor de MKB’er met een focus op automatisering. Zo beschrijft eigenaar Iris Meulendijks haar bedrijf Advies Anno Nu. Automatiseren is voor Advies Anno Nu een sport, zegt Iris. “Dankzij automatisering kunnen we meer diensten aanbieden, zoals debiteurenbeheer en het doen van betalingen vanuit de boekhouding. We houden meer waardevolle tijd over voor de ondernemers en voor onszelf.”  

Iris is een ware ambassadeur van Zenvoices. Op LinkedIn deelt ze regelmatig hoe Advies Anno Nu de software van Zenvoices gebruikt. Denk aan tips om de software optimaal in te zetten of welke resultaten het team van Iris voor hun klanten behaalt. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• Three way matching (purchase to pay)

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Grip op automatisering

Iris zag bij de overstap naar Zenvoices al snel dat ze goed grip kreeg op de automatisering. Wat je aanleert, neemt de slimme technologie van Zenvoices mee bij de verwerking van de volgende facturen. “Je merkt dat er een AI achter zit en dat je het systeem kunt trainen. De herkenning is goed en wordt door de AI steeds beter. Ik vertrouw Zenvoices 100%. Automatiseren én weten dat dat goed gaat, dat is bij andere software niet het geval.” 

Factuurverwerking automatiseren kost (weinig) tijd

In 2023 rekende Iris uit dat Advies Anno Nu dankzij automatisering ongeveer 500 facturen per uur verwerkt. Dat gaat niet vanzelf. Automatiseren kost tijd, vertelt Iris. “Je moet zelf de regels aanmaken. En als iets niet vanzelf gaat, waar ligt dat aan? Wat kunnen we nog verbeteren? Daar moet je actief mee aan de slag.” Regels instellen en optimaliseren is een waardevolle investering. De tijd die Iris investeert in de automatische factuurverwerking verbeteren, verdient ze dubbel en dwars terug. 

Door het gebruik van Zenvoices…

• Ging de verwerkingssnelheid van 50 naar 500 facturen per uur. 
• Is het grootboek gestructureerder en netter dankzij standaardisering. 
• Stapte Advies Anno Nu over op een 30-urige werkweek. Vooruit, niet alleen vanwege Zenvoices. Door automatisering en slimme tools werkt het team heel efficiënt. 

Factuurautomatisering optimaliseren

Advies Anno Nu verwerkt de financiële administratie van 185 MKB-bedrijven en ZZP’ers. Binnen die administraties wordt gemiddeld 70% van de facturen automatisch verwerkt. “Als wij voor een nieuwe klant starten met automatiseren, dan ligt het percentage automatische boekingsvoorstellen na een week op 50 tot 60%. Dat percentage optimaliseren duurt ongeveer een maand, dan kom je genoeg afwijkingen tegen om de herkenning goed te stimuleren.” Tijdens het optimalisatieproces stijgt het percentage automatisch geboekte facturen gemiddeld tot 70%. 

Regelherkenning in Zenvoices 

Met AI-based regelherkenning in Zenvoices kun je automatisch facturen uitsplitsen. Dat is handig voor facturen met verschillende producten, soorten dienstverlening of aparte regels voor arbeids- of transportkosten. “Voorheen splitsten we dat soort facturen handmatig, maar dit automatiseren we nu ook. We zijn gestart in de bèta-versie en we blijven de regelherkenning zeker gebruiken.” Ook met de regelherkenning verwacht Iris dat het automatiseringspercentage verder zal stijgen. 

Weet jij je weg in Zenvoices al te vinden en wil je net als Advies Anno Nu aan de slag met regelherkenning? Zet de volgende stap en verwerk ook complexe facturen automatisch op de juiste manier in je boekhouding.  

KIBO verhoogt automatisering in 1 jaar naar 65% met Zenvoices

Accountants die verbazen, die vind je bij KIBO Accountants. Het doel is samen met de ondernemer vooruitkijken en organisaties helpen groeien. KIBO doet dit bijvoorbeeld met dashboards waarmee ondernemers 24/7 inzicht hebben in hun financiële data. Als iets geautomatiseerd kan worden, dan gebeurt dat ook. “Wij vinden vooruitgang en aandacht belangrijk. Hoe meer we automatiseren, hoe meer tijd we over houden voor contact met onze klanten”, zegt assistent accountant en IT-manager Jan-Anton Houweling. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• E-factuurconversie

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– Twinfield

De keuze voor Zenvoices

Er zat weinig ontwikkeling in Dizzydata, de software voor digitale factuurverwerking die KIBO voorheen gebruikte. Jan-Anton raakte in gesprek over Zenvoices. Zijn interesse was gewekt en KIBO en Zenvoices startten een pilot. Tijdens de pilot kwam het nieuws dat DizzyData stopte. “We moesten snel schakelen en besloten over te stappen op Zenvoices. Gelukkig kregen we van hen goede ondersteuning.” 

Jan-Anton is te spreken over de overstap en samenwerking met Zenvoices. Stapsgewijs zette KIBO administraties over naar de nieuwe software. Ondertussen organiseerde Zenvoices trainingen in het Nederlands en in het Engels voor de collega’s van KIBO. Later volgde ook een training voor klanten die zelf hun financiële administratie verwerken. 

Automatiseringspercentage naar 65%

De factuurverwerking digitaliseren en automatiseren deed KIBO tot op zekere hoogte ook met de software van DizzyData. Na een aantal jaar werd ongeveer 40% van de facturen automatisch verwerkt. “De automatische factuurverwerking steeg na een jaar met Zenvoices al naar 65%. Ik weet zeker dat dat alleen maar meer wordt.” 

Gedurende één jaar werken met Zenvoices… 

• Werden bijna 300.000 facturen verwerkt. 
• Steeg de automatische factuurverwerking van 40% naar ongeveer 65%. 
• Kregen KIBO-collega’s meer tijd om samen met klanten hun bedrijf te laten groeien.  
  

Regels op omgevingsniveau

Automatiseren kost helemaal niet veel tijd, zegt Jan-Anton. Met regels op omgevingsniveau stel je voor alle administraties in een omgeving dezelfde regels in. “Bij alternatieve software moet je in iedere administratie dezelfde regels aanmaken. Dat zou bij ons 650 keer betekenen. In Zenvoices hebben we dit één keer ingesteld.” Voor toekomstige administraties is een groot deel al geregeld, alleen bedrijfsspecifieke regels moeten nog worden toegevoegd. 

Factuurverwerking automatiseren met machine learning

Zenvoices maakt gebruik van machine learning; de software leert door aanpassing en bevestiging van de gebruiker. “We zien de herkenningsscores toenemen. Machine learning is een goede manier om stappen te maken en de factuurverwerking te automatiseren.”  

Een volgende stap in de automatisering is automatisch boeken op basis van regelherkenning. KIBO reageerde enthousiast op de vraag van Zenvoices of het kantoor wilde deelnemen aan de bèta-versie. Volgens Jan-Anton was dit een wens van veel accountantskantoren. “Met de regelherkenning kunnen we ook complexere facturen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan direct boeken naar verschillende grootboekrekeningen of automatisch kostenplaatsen koppelen.” 

Jan-Anton is blij met de samenwerking tussen Zenvoices en KIBO. “Wij willen altijd vooruit en dat merken we bij Zenvoices ook. Kijk maar naar alle nieuwe functionaliteiten. Dat past goed bij ons kantoor en onze klanten.”

Enthousiast geworden over regelherkenning en slimme factuurverwerking? Lees meer over regelherkenning.