Zenvoices logo
Zenvoices logo

Klantcase: CS Accountancy

CS Accountancy over het doel om een groot deel van de administratie automatisch te laten verlopen.

Zenvoices ging in gesprek met de drijvende krachten achter CS accountancy, Christan Rijsdijk en Sandra Ponte.

Achtergrond 

Christan en Sandra leren elkaar in 2011 kennen bij een grote speler op het gebied van industriële automatisering. In 2019 nemen zij administratiekantoor Kubus Rotterdam Centrum over. Waarna zij onder de naam CS Accountancy verder zijn gegaan. Kubus werkte destijds nog met voornamelijk server based software waardoor online samenwerken met de klant lastig bleek. Voor Christan en Sandra een reden om dit onder handen te nemen. “Onze filosofie is vooruitblikken en niet achteruit kijken” vertelt Sandra. “Bij de meeste kantoren wordt anderhalf jaar na datum nog een jaarrekening gemaakt. Dat is voor sturing op de onderneming niet handig, dan wil je real-time kunnen bijsturen. Om dat te bewerkstelligen moet je administratie up-to-date zijn en daarvoor is automatisering nodig” aldus Christan en Sandra. Na de overname van het kantoor is dat ook het uitgangspunt geworden.

Waarom Zenvoices

CS Accountancy is met Zenvoices gaan werken omdat ze op zoek waren naar slimme software. Dit was in eerste instantie puur gericht op de automatische herkenning van facturen en bonnen. Dit in combinatie met het startup-gehalte van Zenvoices gaf hun toen een goed gevoel. “Bij andere aanbieders ben je een nummer en word je niet direct geholpen als je de support desk belt of een mail stuurt. Dat is niet wat we wilden.” vertelt Sandra. “Bij Zenvoices wordt er meegedacht en teruggekoppeld en hoef je geen 6 weken te wachten. Het scan en herken gedeelte, het opsturen van documenten naar Zenvoices maakt voor onze collega’s al veel verschil” vertelt Sandra. “Waar voorheen iedere klant alles opstuurde naar hun eigen e-mailadressen, heeft iedere klant nu een eigen e-mailadres, zodat deze in Zenvoices direct in de juiste administratie terechtkomt. Dat zorgt ook voor rust op de werkvloer” aldus Sandra. Daarmee wordt voorkomen dat 1x in de maand en 1x per kwartaal die inbox volledig vol loopt bij iedereen en ze enorm veel werk moeten verrichten om dat uit te spitten.

Het advies dat wordt gegeven is geen globale informatie, maar echt gericht op onze organisatie aan de hand van onze dossiers. Dan heb je er meteen een veel beter beeld bij.

Sandra Ponte

Werken met Zenvoices 

CS Accountancy ervaart het werken met Zenvoices erg positief. Ondanks de korte periode dat CS Accountancy met Zenvoices werkt, merken zij al tijdsbesparing. “Zoals met alle goede investeringen kost het eerst tijd voordat het rendement zichtbaar is” vertelt Sandra. “Wat we nu wel al zien bij omvangrijke administraties, na een half jaar de software gebruikt te hebben, is dat we aan het inhalen zijn en het allemaal sneller gaat.” Het fijne aan werken met Zenvoices is volgens CS Accountancy het contact en de manier waarop je als klant kunt meedenken. “Een tijdje geleden hadden wij hier op kantoor een sessie met een specialist van Zenvoices. Hij heeft uitgelegd wat er nog meer voor opties zijn binnen de software. “Wij houden ervan om zelf te doen en ontdekken, maar in zo’n sessie merk je hoe fijn het is als iemand de mogelijkheden aan je uitlegt” zegt Sandra. “Het advies dat wordt gegeven is geen globale informatie, maar echt gericht op onze organisatie aan de hand van onze dossiers. Dan heb je er meteen een veel beter beeld bij.” Deze contactmomenten zijn erg waardevol. Op basis van input van klanten worden daadwerkelijk nieuwe features ontwikkeld waarbij de doorlooptijden beperkt blijven” vertelt Sandra.

Ook met Zenvoices aan de slag?

Toekomst 

Vooral de data connectiviteit en het kunnen meebewegen met de markt is in de toekomst erg belangrijk volgens Sandra. Het is voor Zenvoices essentieel om voorop te blijven lopen ten opzichte van andere partijen en de boekhoudleveranciers zelf. De feedbackpagina is daarom ook een erg nuttig onderdeel vertelt ze. Door de mogelijkheid te geven om zelf ideeën toe te voegen en te “ranken” speelt Zenvoices goed in op de klantbehoefte. Op basis van die ranking worden vervolgens nieuwe features ontwikkeld. “Ons doel, vertelt Sandra tot slot, is om uiteindelijk 70-80% van de administratie zo veel mogelijk te automatiseren.”

Over CS Accountancy

CS Accountancy is een eigentijds kantoor op het gebied van financiële dienstverlening en advies. Ze zijn gevestigd in Rotterdam centrum en zetten hun expertise in op het gebied van accounting en advies, voor zowel het MKB als voor grote ondernemingen. Persoonlijke benadering gebaseerd op vertrouwen is daarbij het uitgangspunt. Daarnaast biedt CS Accountancy een vast aanspreekpunt, zodat er actief mee gebouwd kan worden aan de onderneming van de klant. Naast accountancy kan CS Accountancy ook helpen op fiscaal vlak of op het gebied van marketingcommunicatie.