Hoe Flinders effectiever werkt dankzij de oplossingen van Zenvoices

Zenvoices sprak met Reinier Luitingh, CFO van Flinders, over het werken met Zenvoices.

Over Flinders

Flinders is een woonwinkel met een uiteenlopende collectie van meer dan 36.000 designproducten. De collectie is zowel online te vinden, als in de woonwinkel in Zaandam. Het doel van Flinders is om woondromen waar te maken met bijzondere interieurproducten, wooninspiratie en persoonlijk advies van interieurspecialisten. De woonproducten die ze verkopen zijn afkomstig van meer dan 150 verschillende designmerken.

Flinders werkt er hard aan om de CO2-voetafdruk te verkleinen, door middel van een eigen duurzaamheidsstrategie. Medewerkers van Flinders hebben een enorme liefde voor design. Ze vertellen daarom graag de verhalen achter de bijzondere producten, om deze liefde over te brengen.

Achtergrond

Flinders bestaat inmiddels 10 jaar en heeft in die tijd een flinke groei doormaakt. Ze zijn daarom op zoek gegaan naar een mogelijkheid om naast de automatische verwerking van kostenfacturen, ook betrouwbaar bestellingen en ontvangsten automatisch te matchen met bijbehorende inkoopfacturen voor hun boekhoudpakket Exact Online.

Flinders heeft veel leveranciers, die allemaal op verschillende manieren werken. ‘’We merkten dat we groter werden en beseften daardoor dat er iets moest veranderen’’ vertelt Reinier. Het doel van de nieuwe software moest zijn dat men in het algemeen veel efficiënter met elkaar kon werken. ‘’Handmatige processen nemen niet alleen veel tijd in beslag, maar vergroten ook de kans op fouten. De software voorkomt dit, waardoor de veiligheid toeneemt’’.

Waarom Zenvoices

Tijdens het online inventariseren naar oplossingen kwam Flinders bij Zenvoices terecht. ‘’Via via kwamen we ook in contact met een andere partij’’ vertelt Reinier. ‘’Deze is vergeleken met Zenvoices en we kwamen tot de conclusie dat Zenvoices dezelfde opties biedt, voor een lagere prijs’’. Er is toen een gratis proefperiode gestart om de software te leren kennen. De keuze voor Zenvoices is uiteindelijk niet alleen gemaakt vanwege de prijs. ‘’Zenvoices biedt een fijne user experience. De software is accuraat en van hoge kwaliteit’’ vertelt Reinier.

”Zenvoices biedt een fijne user experience. De software is accuraat en van hoge kwaliteit.”

Werken met Zenvoices

Er wordt bij Flinders sinds augustus gewerkt met Zenvoices. Voorafgaand waren er niet echt specifieke verwachtingen, vertelt Reinier. ‘’Van collega’s ontvang ik allemaal positieve reacties. We zijn zeer tevreden tot nu toe’’. Flinders heeft te maken met veel orders die uit meerdere onderdelen bestaan, bijvoorbeeld bij lampen.

Momenteel kan nog niet alles geautomatiseerd worden, omdat die orders voor software lastig te begrijpen zijn. ‘’Een goede zeventig procent van alle orders kan nu automatisch gematched worden en dat scheelt al heel veel’’ vertelt Reinier. Flinders maakt geen gebruik van de mobiele Zenvoices app. ‘’Declaraties worden nu bijvoorbeeld op een andere manier ingevoerd, maar wellicht dat daar verandering in komt’’. Medewerkers van Flinders die Zenvoices gebruiken zijn erg tevreden. ‘’Handelingen kunnen sneller worden uitgevoerd en dat scheelt voornamelijk veel qua tijd’’ aldus Reinier.

Toekomst

‘’Uiteindelijk zal het financiële proces volledig geautomatiseerd worden. Hoe groter de markt wordt, hoe sneller er naar oplossingen gezocht wordt. De software omtrent automatische factuurherkenning wordt steeds slimmer.’’ vertelt Reinier. Het zou fijn zijn als er in de toekomst gewerkt kan worden met een universeel systeem, waardoor alles met elkaar gekoppeld is. De mogelijkheid om orderbevestigingen te kunnen koppelen aan de inkooporders kan nog worden geautomatiseerd. Hierover is reeds contact met Zenvoices en de mogelijkheden worden daarvoor onderzocht.