Zenvoices heeft voor King en Exact Online de Bestellingen en facturen matchen module beschikbaar gemaakt. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Met het verwerken van goederen en logistieke facturen levert Zenvoices nu ook een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen.
Ontstaan uit samenwerking
In lijn met onze werkwijze hebben wij ook deze module ontwikkeld samen met Zenvoices gebruikers en partners. Vanuit hun expertise met inkoopprocessen hebben we in slechts enkele maanden een complete oplossing voor het automatisch controleren van inkoopfacturen met bijbehorende magazijnontvangsten en bestellingen kunnen vormgeven. Ook is er veel aandacht voor de afhandeling van uitzonderingen, iets waar testgebruikers ons waardevolle feedback voor hebben gegeven.
Hoe werk het?
Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit het gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.
Automatische controle, met behoud van regie
Ook bij deze module biedt Zenvoices de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Facturen met afwijkingen buiten de ingestelde toleranties kunnen automatisch afgekeurd worden en na vervolgacties alsnog worden goedgekeurd.
Functies en mogelijkheden
De Bestellingen en facturen matchen module heeft de volgende mogelijkheden:
- Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten uit het gekoppelde boekhoud/ERP systeem.
- Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
- Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
- Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
- Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
- Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.
- Boeken van directe inkoopfacturen (Exact Online).
Ook bestellingen en facturen matchen in jouw organisatie?
Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina. Werk je met een ander (ERP-) pakket, laat ons het weten via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.
Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.
PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN
Advies nodig?
De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853