menu
Three-way matching

Alleen betalen wat besteld én geleverd is

Factuurmatching per regel tegen inkooporder en magazijnontvangst

Zenvoices legt elke inkoopfactuur per regel naast de inkooporder en de magazijnontvangsten uit je boekhoud- of ERP-pakket en controleert prijs en aantal. Klopt alles, dan kan de factuur direct worden geboekt. Wijkt er iets af, dan zie je precies welke regel niet klopt en hoeven alleen die facturen nog handmatig te worden beoordeeld.

  • Matching op inkoopordernummer en per factuurregel
  • Ook multi-ERP: inkooporders en magazijnontvangsten via de API uit andere pakketten
  • Automatisch opnieuw beoordeeld zodra de ontvangst binnen is
Probeer 30 dagen gratis
Plan een demo
Zenvoices koppelt met
Logo e boekhouden landscape
AFAS logo
Ontwerp-zonder-titel-31-2048x978
Twinfield koppeling zenvoices factuurverwerking
visma eaccounting zenvoices koppeling boekhouden factuurverwerking
Untitled design(21)
exact online zenvoices scan herken
visma-logo-png-transparent
Snelstart-2
Koppeling e-boekhouden
Koppeling King 200x100
Koppeling Microsoft-Dynamics-365-Business-Central 860x235
Koppeling Octopus 3122x906
Minox-logo-Paars-RGB-PNG-4
xero-logo
Bekijk alle koppelingen ->
Zo werkt three-way matching

Van inkooporder tot gematchte factuur

Bij organisaties die met inkooporders werken, is de factuur het sluitstuk van het purchase-to-pay-proces. Met de Purchase to pay-module controleert Zenvoices automatisch of factuur, inkooporder en ontvangst met elkaar kloppen.

01

Inkooporderdata en magazijn-
ontvangsten ophalen

Zenvoices haalt inkooporders en magazijnontvangsten automatisch op uit je boekhoud- of ERP-pakket, zoals Exact Online, AFAS Profit, SAP Business One, KING ERP of Business Central. Staan inkooporders of magazijnontvangsten in een ander pakket dan je boekhouding, dan worden ze via de API in Zenvoices aangeleverd (multi-ERP). Gefactureerde aantallen worden teruggeschreven bij de inkooporder.

Inkooporders
Magazijnontvangsten
→
Zenvoices
02

Factuurregels herkennen

Zenvoices herkent het inkoopordernummer op de factuur en koppelt de juiste inkooporder. Met regelherkenning worden factuurregels op artikelnummer, omschrijving, aantal en prijs aan de inkooporderregels gekoppeld.

Ordernummer IO-2026-0412
  • Gekoppeld
Monitorarm · 10 st. · € 39,00
  • Herkend
Btw 21%
  • Herkend
03

Matchen binnen toleranties

Per regel controleert Zenvoices of de prijs overeenkomt met de inkooporder en of het aantal klopt met wat besteld en ontvangen is. Voor prijsverschillen stel je zelf toleranties in, in bedrag of percentage.

Prijs binnen tolerantie (± 2%)
  • Klopt
Aantal factuur = aantal ontvangen
  • Wijkt af
2 van 3 regels gematcht
04

Uitzonderingen afhandelen

Incorrecte facturen kunnen in het autorisatieproces automatisch worden afgekeurd, met de reden erbij. Wordt de ontvangst alsnog verwerkt of komt er een creditnota binnen, dan beoordeelt Zenvoices de factuur opnieuw en kan hij automatisch opnieuw worden geautoriseerd.

  • 2 monitorarmen meer gefactureerd dan ontvangen
Automatisch afgekeurd · opnieuw beoordeeld zodra de ontvangst is verwerkt
Matchingsmethoden

Two-way of three-way: de juiste controle per inkoopfactuur

Niet elke inkoop vraagt om dezelfde controle. Per dagboek stel je in of Zenvoices alleen tegen de inkooporder controleert of ook tegen de magazijnontvangsten.

Two-way matching

Factuur tegen inkooporder

Zenvoices controleert of de factuur overeenkomt met wat er besteld is. Geschikt voor diensten, abonnementen en andere inkopen zonder fysieke levering.

Three-way matching

Factuur tegen inkooporder en magazijnontvangst

Daarbovenop controleert Zenvoices of wat gefactureerd is ook echt is ontvangen. De standaard voor de inkoop van goederen en voorraad.

Voordelen

Sluitende controle op elke inkoopfactuur

Controle vooraf

Geen betalingen voor wat niet geleverd is

Te hoge, dubbele of onterechte facturen worden onderschept voordat er geld de deur uit gaat. Zo verklein je de kans op fouten en fraude.

Uitzonderingsgestuurd

Je team ziet alleen de afwijkingen

Wat klopt, kan direct worden geboekt en desgewenst meteen betaalbaar worden gesteld. Met voorwaardelijke autorisatie hoeven alleen incorrecte facturen nog handmatig te worden goedgekeurd.

Purchase-to-pay

Eén sluitend proces van inkooporder tot betaling

Inkooporders, ontvangsten en facturen komen samen op één plek, ook als inkoop, logistiek en finance in verschillende pakketten werken. Gefactureerde aantallen worden automatisch bijgewerkt bij de inkooporder.

“

We vertrouwen inmiddels volledig op Zenvoices. We doen alleen nog achteraf controles.

Max Coppens

Cooper Projectrealisatie

Gerelateerde functies

Eén proces, van ontvangst tot archief

Matchen is een schakel in het totale factuurverwerkingsproces. Een factuur wordt herkend, gematcht met inkooporder en magazijnontvangst, daarna goedgekeurd en betaald. Zo werkt de hele keten met dezelfde betrouwbare gegevens op één centrale plek.

Herkennen

Factuurherkenning

Elke factuur herkend tot op regel- en veldniveau, in elk formaat.

Bekijk functie →
Boeken

Automatisch boeken

Herkende gegevens worden direct een boekingsvoorstel, met AI of eigen regels.

Bekijk functie →
Autoriseren

Facturen goedkeuren

Zelf in te stellen voorwaarden bepalen automatisch wie moet goedkeuren.

Bekijk functie →
Betalen

Betalen

Goedgekeurde facturen direct betalen vanuit Zenvoices.

Bekijk functie →
Archiveren

Document management en factuurarchief

Alles tien jaar veilig bewaard en doorzoekbaar, met de volledige audittrail.

Bekijk functie →
Converteren

E-factuur conversie

Elke factuur vliegensvlug omgezet naar UBL.

Bekijk functie →
Begin vandaag

Zie three-way matching in actie

Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een demo met een van onze specialisten.

Probeer 30 dagen gratis
Plan een demo
Jörg Linschoten

Consultant

Veelgestelde vragen

Alles over three-way matching

Three-way matching is een controle in het purchase-to-pay-proces waarbij een inkoopfactuur wordt vergeleken met de inkooporder en de magazijnontvangst. Pas als alle drie overeenkomen in prijs en aantal, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling.

Bij two-way matching vergelijk je de factuur alleen met de inkooporder. Dat volstaat voor diensten en abonnementen zonder fysieke levering. Three-way matching voegt de magazijnontvangst toe, zodat je ook zeker weet dat wat gefactureerd is daadwerkelijk is geleverd.

Met toleranties bepaal je hoeveel de prijs op de factuur mag afwijken van de prijs in de inkooporder. Je stelt per dagboek een toegestaan positief en negatief prijsverschil in, als bedrag of als percentage. De tolerantie geldt per eenheid. Zo leiden kleine afrondingsverschillen niet tot onnodig handwerk.

Ja. Zenvoices controleert de gefactureerde aantallen tegen wat er besteld en ontvangen is en houdt bij wat er al gefactureerd is. Meerdere facturen op één inkooporder worden gecontroleerd in de volgorde waarin ze aan de inkooporder zijn gekoppeld.

Three-way matching werkt met Exact Globe en Exact Globe+, Exact Online, KING ERP, SAP Business One, AFAS Profit en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Staan inkooporders en magazijnontvangsten in een ander pakket dan je boekhouding, dan worden ze via de API in Zenvoices aangeleverd. Zo werkt three-way matching ook in multi-ERP-omgevingen.

Zenvoices beoordeelt de factuur als incorrect en markeert de regels die niet kloppen. Incorrecte facturen kunnen automatisch worden afgekeurd in het autorisatieproces. Zodra de ontvangst is verwerkt of een creditnota binnen is, wordt de factuur automatisch opnieuw beoordeeld.

Staan er kosten op de factuur die niet in de inkooporder staan, zoals vracht- of transportkosten, dan verwerk je die met boekingsregels. Zo worden ze automatisch toegevoegd zonder dat de factuur als incorrect wordt beoordeeld.

Ja. De beoordeling van de inkoopfactuur is beschikbaar als voorwaarde in voorwaardelijke autorisatie. Zo richt je een proces in waarbij alleen incorrecte facturen nog handmatig hoeven te worden goedgekeurd.