menu

Bouwbedrijf Scholte op Reimer realiseert met Zenvoices 20% tijdsbesparing op factuurverwerking en meer grip op kosten

“Met Zenvoices zijn we in staat om goed grip te houden op de kosten en deze rechtstreeks te boeken op projecten in Exact Online Bouw.”   

Merle Scholte op Reimer, eigenaresse 

Bouwbedrijf Scholte op Reimer is een middelgroot bouwbedrijf gevestigd in Vasse in het hart van Twente. Opgericht in 1988 is het bouwbedrijf uitgegroeid tot een gerenommeerde speler in het oosten van het land. Scholte op Reimer richt zich naast nieuwbouw ook op renovatie van villa’s en projectontwikkeling. Het team van 30 werknemers doet zo’n 40 tot 50 projecten per jaar. Alle facetten die om de hoek komen kijken in het vak, heeft Scholte op Reimer in huis, met oog voor detail, duurzaamheid en exclusiviteit.

Waarom Zenvoices?

Merle Scholte op Reimer, eigenaresse van Bouwbedrijf Scholte op Reimer licht toe: “We zijn in januari 2023 gestart met Zenvoices. We werkten daarvoor met de scan-en-herken functie in het boekhoudprogramma iMUIS van Bjorn Lunden, tegenwoordig bekend als KING Finance. Voor ons waren twee aspecten belangrijk. Namelijk dat we meer controle konden uitoefenen en kosten rechtstreeks op projecten in het boekhoudpakket konden wegschrijven. Met Zenvoices zijn we in staat om die controle via autorisatiemanagement goed in te richten. Door over te stappen op het boekhoudpakket Exact Online Bouw (voorheen Bouw7) kunnen we tegenwoordig eenvoudig en snel de kosten op bestaande projecten boeken. Hierdoor kunnen we de financiële kant van onze projecten nauwgezet bewaken.”

Tien jaar geleden heeft Scholte op Reimer in hun meerjarenplan de visie omarmd om digitaal te gaan werken en de automatisering flink te moderniseren. Er werd gestart met de werknemers in de Cloud te laten werken, ze uit te rusten met iPads en er werd ingezet op mobiele apps waardoor alles realtime plaatsvond en de samenwerking tussen de mensen op locatie en kantoor efficiënter werd.

Snelle en persoonlijke support  

“Er waren een aantal aspecten van de oplossing doorslaggevend om voor Zenvoices te kiezen. Het eenvoudig kunnen inrichten van autorisatie op verschillende niveaus was key. Daarnaast hebben we voor jullie gekozen omwille van de snelle support die jullie geven aan klanten. Zenvoices is heel benaderbaar en snel in z’n reactie. Of het nu een bericht via de chat is of telefoongesprek, je krijgt meteen een supportmedewerker tot je beschikking die je verder helpt. Deze persoonlijke benadering houden we van en door deze laagdrempelige benadering voelden we ons meteen thuis bij Zenvoices.”  

 

Hoe verloopt de projectverwerking?  

“Van iedere nieuwe klant wordt een project aangemaakt in de boekhouding. Daarnaast wordt er een tweede project aangemaakt waar al het meerwerk onder wordt geboekt. De koppeling tussen Zenvoices en Exact Online Bouw maakt het heel eenvoudig om de facturen en de loonkosten toe te wijzen aan de juiste projecten. In de aannemerij is het altijd een hele uitdaging om alle facturen toe te wijzen aan de juiste projecten en het overzicht te bewaren in je administratie. Met Zenvoices slagen we daar tegenwoordig heel goed in.”  

Implementatie en werkwijze 

De implementatie heeft een maand in beslag genomen. Zowel vanuit Zenvoices als Exact is er support geleverd om alles snel live te brengen. Scholten op Reimer heeft hun accountant er ook actief bij betrokken. Het systeem verwerkt inmiddels zo’n 5.000 facturen per jaar.  

“Het hoofd inkoop laat de uitvoerders in Zenvoices facturen goedkeuren waardoor pas iets de boekhouding in gaat als het door meerdere ogen is bekeken. Je kunt in Zenvoices heel eenvoudig je controles uitvoeren waardoor je grip hebt op alle facetten van het factuurverwerkingsproces. Ik kijk liever in het archief van Zenvoices, dan dat ik een factuur in het boekhoudprogramma opzoek, omdat het heel overzichtelijk is en snel werkt. 

Als er een factuur van een nieuwe leverancier is, dan zorgt de koppeling ervoor dat het aanmaken van de nieuwe leverancier in Zenvoices doorstroomt in het boekhoudpakket. Met de notificatie-functie binnen Zenvoices wordt er bijvoorbeeld ook voor gezorgd dat als er een afwijkend IBAN-nummer wordt gebruikt op de factuur, je een melding krijgt. Hierdoor neemt de kans op fouten of fraude af.”

Welke doelen heb je bereikt?  

Naast de wens om zo veel mogelijk digitaal te werken, wilden ze ook een betere samenwerking tussen factuurverwerking en boekhoudprogramma. De koppeling tussen Zenvoices en Exact Online Bouw had zich al bewezen en was daardoor een makkelijke keuze. Merle geeft aan: “Werken met Zenvoices heeft bij ons geleid tot een tijdsbesparing van 20% bij de boekhoud- en inkoopmedewerkers. Alles zit in de cloud en is onder controle, wat rust en zekerheid geeft.” 

 

Welk advies zou je andere bouwbedrijven die Zenvoices overwegen willen geven?  

“Zenvoices is een goede keus! Een prettige betrouwbare partner om mee te werken. We hoeven niet langer geregeld de administratie ‘recht te trekken.’ Sinds we Zenvoices gebruiken loopt het gewoon goed, waardoor we meer tijd aan onze kerntaken kunnen besteden en dat is het droomhuis van onze klanten realiseren.” 

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo event