Met Zenvoices kunnen inkoopfacturen automatisch gematched worden met bestellingen en ontvangsten uit een gekoppeld ERP-systeem. Facturen worden automatisch gecontroleerd en correcte facturen kunnen volledig automatisch verwerkt worden.
Met de purchase to pay oplossingen van Zenvoices is het mogelijk om inkoopfacturen volledig automatisch te verwerken, tijd te besparen en handmatige fouten te voorkomen.
Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit het gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.
Vanuit één werkstroom kan zo met Zenvoices de automatische herkenning, het automatisch controleren met bestelling en magazijnontvangsten, het digitaal goedkeuren, het digitaal archiveren en het betalen van facturen worden ingericht.
Laat Zenvoices ook in jouw organisatie een bijdrage leveren aan het purchase to pay proces. Start een gratis proefperiode, plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.
Purchase to pay is beschikbaar voor Exact Globe, Exact Online, King en SAP Business One. Werk je met een ander ERP- of inkooppakket? Neem contact met ons op om de koppelmogelijkheden te bespreken.
Inkoopfacturen worden automatisch herkend en op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit je boekhoud- of ERP-pakket. Matching vindt (o.a.) plaats op basis van herkende bestelnummers, referenties en artikelnummers. Matching met meerdere bestellingen is mogelijk, waardoor ook verzamelfacturen automatisch gematched kunnen worden.
Als er geen automatische match is, dan kan handmatig in het boekingsscherm gematched worden. Herkende bestellingsnummers en referenties worden daar als suggestie weergegeven om snel de juiste bestellingsregels te kunnen selecteren.
Inkoopfacturen worden automatisch gecontroleerd en beoordeeld op basis van bestellingen en magazijnontvangsten. Verschillen worden met kleuren weergeven, waardoor direct inzichtelijk is of een inkoopfactuur correct is en/of welke afwijkingen er zijn.
Je kan zelf instellen welke controles uitgevoerd dienen te worden en welke toleranties toegestaan zijn voor bijvoorbeeld positieve en negatieve prijsverschillen.
Bij wijzigingen, zoals bijvoorbeeld het registreren van een ontvangst, worden bijbehorende incorrecte inkoopfacturen automatisch opnieuw beoordeeld.
In het boekingsscherm is het mogelijk om bestellingen en goederenontvangsten uit je boekhoud- of ERP-pakket te raadplegen en op basis hiervan factuurregels aan te maken. Revelante gegevens zoals artikenummers, referenties, aantallen, prijzen, kortingen en opmerkingen zijn hierbij zichtbaar. Deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd.
Voor het afhandelen van incorrecte facturen is een uitgebreide workflow beschikbaar dankzij de integratie met autorisatiemanagement.
Deze workflow kan volledig naar wens ingesteld worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen incorrecte facturen aan te bieden bij fiatteurs/autorisatoren en automatisch op basis van leverancier of artikel de juiste fiatteurs/autorisatoren toe te kennen.
Ook is het mogelijk om incorrecte facturen automatisch af te keuren, voordat deze aangeboden worden aan fiatteurs/autorisatoren. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld administratief medewerkers een afhandelingsproces starten (zoals het opvragen van een creditnota). Afgekeurde facturen die alsnog goedgekeurd worden kunnen vervolgens automatisch (opnieuw) aangeboden worden bij fiatteurs/autorisatoren.
Bestellingen en magazijnontvangsten worden automatisch opgehaald en gesynchroniseerd met je boekhoud-, ERP- of inkoopoplossing en alle relevante gegevens zijn te raadplegen in Zenvoices. Ook artikelen, bijbehorende eenheden en prijzen zijn in Zenvoices beschikbaar.
Exact Online gebruikers hebben de mogelijkheid om directe inkoopfacturen te boeken. Dit is tegelijkertijd een factuur en ontvangst, en deze is niet gerelateerd aan een bestelling.
