Privacy- en cookieverklaring Zenvoices

Laatst aangepast: 21-05-2025

Zenvoices B.V. (hierna: “Zenvoices” of “wij”) heeft een website (de “Website”). Daarnaast hebben we een mobiele applicatie (de “App”) en een webapplicatie (het “Platform”) die wij kunnen leveren tezamen met andere diensten (de “Diensten”). In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Jonger dan 16 jaar?

Als je jonger dan 16 jaar bent, dan heb je toestemming van jouw ouders of wettelijke voogd nodig om onze App, Platform of Diensten te gebruiken.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Door gebruik te maken van onze Website, App of Diensten verkrijgen wij verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welk doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden. Deze verwerking is dus noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Toegang tot de Webapplicatie of App

Het is mogelijk om op onze Website een account aan te maken. Door in te loggen met je account kun je gebruikmaken van de Webapplicatie of de App. De gegevens verwerken wij om onze Diensten aan jou te kunnen leveren. Deze verwerking is dus noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens
• Naam
• Bedrijfsnaam (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Adres
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Betalingsgegevens
• IP-adres
• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat je voor het laatst hebt ingelogd op je account, dan wel 2 jaar nadat de overeenkomst voor de Diensten is afgelopen. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Notificaties

Wanneer je gebruik maakt van onze App, kan je ervoor kiezen om ons notificaties te laten versturen. Zo kan je bijvoorbeeld een melding ontvangen als er een nieuw bericht voor jou klaar staat binnen de App. Deze melding verschijnt dan op jouw apparaat.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Unieke user-ID

Wij gebruiken deze gegevens enkel wanneer jij hier toestemming voor gegeven hebt. Wij bewaren deze informatie, totdat je je toestemming intrekt. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken door je voorkeuren aan te passen in de instellingen van de App.

Applicatie

Wij bieden een App aan via de App Store en Google Play. Via de App kun je gebruik maken van onze dienstverlening (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• Inloggegevens
• Apple ID of Google Play account
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Locatiegegevens

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat je voor het laatst hebt ingelogd op je account, dan wel 2 jaar nadat de overeenkomst voor de Diensten is afgelopen.

Wij hebben geen invloed op welke persoonsgegevens de desbetreffende aanbieder (Apple dan wel Google) verwerkt en waarvoor. Wij raden je daarom aan de relevante privacy- en cookieverklaringen van de desbetreffende aanbieder te lezen.

Nieuwsbrieven en commerciële berichtgeving

Via onze Website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief (toestemming). Wij versturen eens per kwartaal per e-mail een nieuwsbrief met daarin ontwikkelingen en al het nieuws omtrent Zenvoices. Wanneer wij je als bestaande klant benaderen met aanbiedingen over eigen en soortgelijke producten en/of diensten, doen wij dat op basis van het gerechtvaardigd belang. Indien je geen bestaande klant bent, of indien de commerciële berichtgeving niet ziet op eigen en soortgelijke producten en/of diensten, dan versturen wij dit alleen met jouw toestemming.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Contactgegevens (e-mailadres)

Wij bewaren jouw gegevens totdat je je uitschrijft voor onze nieuwsbrief of commerciële berichtgeving. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Aanvragen proefperiode

Op onze Website kun je vrijblijvend een proefperiode aanvragen. Wij nemen vervolgens contact met je op met betrekking tot deze aanvraag. Om contact met je op te kunnen nemen hebben wij een aantal persoonsgegevens van je nodig. Het (online) invullen van je persoonsgegevens is noodzakelijk zodat wij contact met je op kunnen nemen, en toegang kunnen verlenen voor de proefperiode. Deze gegevens verwerken wij omdat dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam
• Eventuele persoonsgegevens die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot twee jaar. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Demonstratie aanvragen

Op onze Website kun je vrijblijvend een online demonstratie aanvragen. Om een online demonstratie te kunnen geven hebben wij een aantal persoonsgegevens van je nodig. Deze gegevens verwerken wij omdat dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Boekhoudpakket(ten)
• Eventuele persoonsgegevens die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot twee jaar. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Werken bij Zenvoices

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Pasfoto
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Hostingpartij
• Hulpmiddelenleveranciers
• Telecomleveranciers
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners en incassobureaus
• Postorderbedrijven
• Marketingbedrijven
• Reviewpartijen
• Partners
• Externe consultants en tussenpersonen
• Uitzendbureaus
• Ledenverenigingen
• Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) gevestigd. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de Website, Diensten en App van Zenvoices. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites die via een link op onze Website bereikbaar zijn.

Social media buttons

Op onze Website maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• Facebook (privacyverklaring)
• X (privacyverklaring)
• YouTube (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)

Cookies

Op onze Website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een Website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

• Functionele cookies: deze cookies hebben een functionele rol binnen de Website. De cookies zorgen ervoor dat de Website goed functioneert.
• Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze Website wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen wij onze Website gebruiksvriendelijker maken.
• Marketing cookies: deze cookies maken het mogelijk om jou gepersonaliseerde advertenties te laten zien (via onze advertentiepartners).
• Leadgeneratiecookies: deze cookies worden ingezet voor het herkennen van bedrijfsbezoeken ten behoeve van onze salesactiviteiten.

De cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

• Naam
• Login informatie
• Schermweergave opties
• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL
• Gedrag binnen de applicatie

Wanneer je onze Website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

Cookie overzicht

Soort	Cookie	Entiteit/domein	Doel/beschrijving	Type	Bewaartermijn
Functioneel	CookieScriptConsent	www.zenvoices.com	Onthoudt cookievoorkeuren van bezoekers (Cookie-Script.com)	First-party	1 maand
Functioneel	__cf_bm	Diverse domeinen	Onderscheid mensen/bots; geldige rapporten over websitegebruik	First/third-party	30 min
Functioneel	_cfuvid	Diverse domeinen	Houdt sessies bij voor gebruikerservaring	Third-party	Sessie
Functioneel	__cfruid	.calendly.com	Vertrouwd webverkeer identificeren (CloudFlare)	Third-party	Sessie
Functioneel	FPLC	.zenvoices.com	Prestaties en functionaliteit gebruikers opslaan	First-party	20 uur
Functioneel	wpEmojiSettingsSupports	(local/session storage)	Strict noodzakelijk voor emoji rendering	First-party	Sessie
Functioneel	intercom.intercom-state-iv4hfczp	(local storage)	Strict noodzakelijk voor chat functionaliteit	First-party	Persistent
Functioneel	intercom-device-id-iv4hfczp	.zenvoices.com	Chatfunctionaliteit optimaliseren	First-party	9 maanden
Functioneel	intercom-session-iv4hfczp	.zenvoices.com	Chatfunctionaliteit optimaliseren	First-party	7 dagen
Functioneel	intercom-id-iv4hfczp	.zenvoices.com	Chatfunctionaliteit optimaliseren	First-party	9 maanden
Functioneel	FPAU	.zenvoices.com	Gebruikerspecifieke info over paginaweergave	First-party	3 maanden
Functioneel	Cookiebot	Usercentrics A/S, Denmark	Slaat cookiestatus gebruiker op	First-party	1 jaar
Functioneel	Adobe	Adobe Inc., Verenigde Staten	Houdt speciale lettertypen bij (geen bezoekersdata)	Third-party	Sessie
Functioneel	Diversen	First party	Strikt functioneel: taalkeuze, cookiebanner	First-party	max. 2 jaar
Analytisch	__hstc	.zenvoices.com	HubSpot website-analyse (unieke gebruikers)	First-party	6 maanden
Analytisch	__hssrc	.zenvoices.com	HubSpot website-analyse	First-party	Sessie
Analytisch	__hssc	.zenvoices.com	HubSpot website-analyse	First-party	30 minuten
Analytisch	_ga	.zenvoices.com, .calendly.com	Google Analytics; gebruikersherkenning	First/third-party	1 jaar 1 maand
Analytisch	_ga_1JDKLQT0YS	.zenvoices.com, .calendly.com	Google Analytics; sessiestatus	First/third-party	1 jaar 1 maand
Analytisch	_gcl_au	.zenvoices.com	DoubleClick, meet advertenties en websitegebruik	First-party	3 maanden
Analytisch	Hubspotutk	.zenvoices.com	HubSpot authenticatie	First-party	6 maanden
Marketing/Targeting	IDE	.doubleclick.net	Meet advertentie-effectiviteit, advertenties	Third-party	1 jaar
Marketing/Targeting	test_cookie	.doubleclick.net	Controleert of browser cookies ondersteunt	Third-party	15 min
Marketing/Targeting	Google Adsense	Google LLC, Verenigde Staten	Advertentie-experimenten en retargeting	Third-party	max. 3 maanden
Marketing/Targeting	Youtube	Google LLC, Verenigde Staten	Bewaart voorkeuren videospeler/GDPR	Third-party	max. 2 jaar
Marketing/Targeting	FPID	.zenvoices.com	Gebruikersgedrag/personaliseer ervaring	First-party	1 jaar 1 maand
Leadgeneratie	Leadinfo	Leadinfo B.V., Nederland	Herkent bedrijfsbezoeken op basis van IP-adres, toont bedrijfsinformatie (naam, adres) t.b.v. leadgeneratie; gebruikt 2 first-party cookies: één voor sessie (30 min), één voor identificatie (2 jaar). Koppelt domeinnamen uit formulierinvoer aan bedrijven. Afmelden via Leadinfo opt-out.	First-party	30 minuten / 2 jaar

 

Gebruik van Leadinfo op onze website

Op onze website maken we gebruik van de leadgeneratietool van Leadinfo B.V. uit Rotterdam. Deze tool herkent bedrijfsbezoeken op basis van IP-adressen en toont ons algemene bedrijfsinformatie, zoals naam en adres. Zo krijgen we beter inzicht in welke organisaties interesse hebben in Zenvoices.

Cookies van Leadinfo op onze website

Leadinfo maakt gebruik van twee first-party cookies om het gedrag van gebruikers op onze website te analyseren. Daarnaast verwerkt de tool domeinnamen uit formulierinvoer, om IP-adressen aan bedrijven te koppelen. Dit helpt ons om onze dienstverlening te verbeteren.

Wil je meer weten? Op www.leadinfo.com lees je hoe de tool werkt.

Geef je liever de voorkeur aan het niet registreren van je bezoek? Dan kun je eenvoudig afmelden via de opt-outpagina van Leadinfo. Na je afmelding worden je gegevens niet langer opgeslagen.

In- en uitschakelen van cookies

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan. We hebben onder andere de volgende maatregelen:

• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten
• Beveiliging van netwerkverbindingen met Transport Layer Security (TLS) of een vergelijkbare technologie
• De toegang tot de gegevens is beperkt tot de personen die de gegevens nodig hebben
• Geheimhoudingsverklaringen van werknemers
• Dagelijkse backups van onze databases

Welke privacyrechten heb je?

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via info@zenvoices.com.

Wijzigingen in de privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar info@zenvoices.com. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Zenvoices B.V.
Stationsweg 19 6711PJ Ede
E-mailadres: info@zenvoices.com
Telefoon: +31 (0)85 3038853
KvK-nummer: 66862892