Voor bedrijven met een eigen administratie

Jouw zorgeloze factuurverwerking begint hier

Ingericht op hoe jouw organisatie werkt

Zenvoices is een AI-gedreven platform dat facturen met zekerheid verwerkt tot geboekte, gecontroleerde transacties binnen jouw boekhoud- of ERP-pakket. Jij bepaalt de kaders: wat automatisch gaat, wanneer controle nodig is en wie moet goedkeuren.

Deze bedrijven automatiseren hun factuurverwerking met Zenvoices

Herken je dit?

Je organisatie groeit. Je factuurverwerkingsproces groeit niet vanzelf mee

Hoe meer facturen, systemen en goedkeurders, hoe lastiger het wordt om het proces snel, consistent en actueel te houden.

Te veel werk blijft handmatig

Documenten ontvangen, verwijderen, verplaatsen, inlezen, relaties selecteren, kostenplaatsen toewijzen, kosten spitsen over meerdere boekingsregels. Veel terugkerend werk vraagt nog steeds onnodig veel menselijke handelingen.

Facturen blijven wachten op goedkeuring

Facturen wachten op goedkeuring van een inkoopverantwoordelijke of directeur. Daardoor vertragen betalingen en kan ook actuele financiële informatie achterlopen.

Jouw proces is afhankelijk van een paar mensen

Veel financiële administraties draaien op een klein of parttime team. Bij ziekte of vakantie is werk niet altijd eenvoudig over te nemen en loopt de verwerking snel achter.

Informatie en handelingen zijn versnipperd

Informatie staat verspreid over e-mail, Excel en verschillende softwarepakketten. Daardoor klik je heen en weer tussen systemen wat tijdrovend is en ontbreekt een centraal overzicht.

Zo werkt het met Zenvoices

Automatiseer tot 100% van je factuurstroom. Met behoud van regie

Zenvoices brengt herkenning, boekinginstructies en goedkeuring samen in één proces. Zo verdwijnen losse handelingen en blijven alleen uitzonderingen over waar nog handmatige actie nodig is.

Herkent en boekt elke factuur

Ons eigen herkenningsmodel leest elke factuur en bon tot op regel- en veldniveau. Daarna boekt Zenvoices met AI zonder inrichting vooraf of 100% voorspelbaar volgens jouw boekingsregels en templates.

Goedkeuring door de juiste persoon

Facturen gaan automatisch naar de juiste goedkeurder, bijvoorbeeld op basis van bedrag, kostenplaats, grootboekrekening of relatie.
Goedkeuren kan via de portal of mobiele app.

Alles terug te vinden, met volledige audittrail

Elke factuur wordt automatisch gearchiveerd en tien jaar bewaard. In de audittrail zie je precies wie wat heeft gedaan en wanneer.

Van binnenkomst tot betaling

Zenvoices verwerkt ook declaraties van medewerkers eenvoudig. En met de betaalmodule betaal je goedgekeurde facturen direct vanuit Zenvoices. Zo wordt je hele proces eenvoudiger en efficiënter.

Zenvoices koppelt met

Zenvoices in de praktijk

Van eenvoudige administratie tot complexe bedrijfsprocessen

Zenvoices richt je in op de manier waarop jouw organisatie werkt. Van een overzichtelijke factuurstroom tot administraties met meerdere kostenplaatsen, projecten, werkmaatschappijen en uitgebreide goedkeuringsflows.

Boek automatisch op kostenplaatsen en projecten

Herken kostenplaatsen of projecten direct vanaf de factuur en match automatisch met de juiste kostenplaats of project in je boekhoud- of ERP pakket.

Autorisatie volgens jouw organisatiestructuur

Richt goedkeuringsflows in zoals jouw organisatie dat vraagt. Van een eenvoudige goedkeuring tot complexe autorisatieschema’s met meerdere rollen en niveaus.

Three-way matching

Match facturen automatisch met bestellingen en ontvangsten, ook in situaties waarin meerdere ERP-omgevingen een rol spelen.

Eén werkwijze over meerdere administraties

Leg regels centraal vast waar dat logisch is en voorkom dat iedere vestiging of werkmaatschappij facturen anders verwerkt.

“

Efficiëntie vanaf de start. De implementatie van de software verloopt vanaf de eerste dag vlekkeloos en effectief. Dankzij de intuïtieve interface en een soepele samenwerking besparen we direct kostbare tijd op onze dagelijkse operationele processen. Deze snelle transitie stelt ons in staat om vanaf het begin de focus volledig op onze kernactiviteiten te richten.

Klaas Roelen

PEC Zwolle

Wat het oplevert

Minder handelingen. Meer grip op het proces

Werken met Zenvoices zorgt voor structurele verbetering van het factuurverwerkingsproces. Het aantal handmatige handelingen neemt significant af, facturen lopen sneller door het proces, datakwaliteit verbetert en de cijfers zijn altijd actueel. Lees hieronder een aantal van onze succesverhalen.

Van 60 naar 2 seconden

Bij CtrlChain kost het boeken van een digitale factuur met Zenvoices nog maximaal 2 seconden. Handmatig duurde dezelfde handeling tot 60 seconden.

20% tijdsbesparing

Scholte op Reimer bespaart tijd bij boekhouding en inkoop en heeft tegelijkertijd meer grip op het boeken van kosten op projecten.

Geen dubbele handelingen meer

Cooper Projectrealisatie hoeft dezelfde administratieve stappen niet langer in verschillende systemen uit te voeren.

Direct aan de slag

Vandaag gestart. Vandaag al resultaat

Geen langdurig implementatietraject of complexe inrichting. Binnen enkele minuten verwerk je de eerste facturen.

Start je gratis proefperiode

Maak een account aan. Geen betaalgegevens nodig.

Koppel je boekhoudpakket

Koppel je boekhoudpakket en voeg je administratie(s) toe. Zenvoices koppelt met de meestgebruikte boekhoud- en ERP-pakketten.

Voeg gebruikers toe

Nodig collega’s of klanten uit en stel rollen en rechten in.

Verwerk je eerste factuur

Zenvoices herkent de factuur en maakt je eerste boekingsvoorstel.

Persoonlijke support

Software automatiseert. Mensen maken het verschil

Bij Zenvoices kennen we geen ticketsysteem of lange wachtrijen. Via de chat kies je zelf voor onze AI-assistent of direct voor een medewerker. Ook telefonisch zitten we voor je klaar. Op werkdagen word jij binnen twee minuten verder geholpen.

Support inbegrepen

Je krijgt hulp van mensen die Zenvoices én factuurautomatisering kennen. Gewoon onderdeel van je abonnement.

Meer hulp nodig?

Wil je ondersteuning bij de inrichting of meer uit Zenvoices halen? Onze inhouse consultants helpen je graag verder.

Klaar om flink tijd te besparen?

Ontdek hoe Zenvoices jouw specifieke factuurverwerkingsproces maximaal automatiseert.

Luuk de Jongh

Account executive & saleslead

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen van bedrijven

Moet ik iedere factuur nog zelf controleren?

Nee. Jij bepaalt zelf welke stappen automatisch mogen verlopen en waar je controle wilt houden. Het is mogelijk om 100% van de factuurstroom volledig automatisch door Zenvoices te laten verwerken.

Kan ik Zenvoices gebruiken voor meerdere administraties of werkmaatschappijen?

Ja. Zenvoices is zeer geschikt om meerdere administraties tegelijk in te verwerken. Instellingen en inrichting van automatisering kunnen zowel per administratie als op omgevingsniveau worden uitgevoerd.

Kan ik zelf gebruikers, rollen en goedkeuringsflows aanpassen?

Ja. Je houdt zelf grip op wie wat mag doen en hoe facturen door het goedkeuringsproces lopen. Wij geloven niet in afhankelijkheid van je softwareleverancier. Alles is binnen Zenvoices zelf in te stellen en te beheren.

Werkt Zenvoices met mijn boekhoudpakket of ERP-systeem?

Zenvoices koppelt met 21 boekhoud- en ERP-systemen. Op de koppelingenpagina zie je welke integraties beschikbaar zijn en wat Zenvoices per koppeling ondersteunt.

Welke documenten en bestandsformaten kan Zenvoices verwerken?

Zenvoices herkent facturen en bonnen in elk bestandsformaat: van pdf en Excel tot foto’s (.jpg, .heic) en e-facturen (UBL). Alle documenten worden herkend tot op regel- en veldniveau. Daarmee is Zenvoices zeer geschikt voor complexe administraties (denk aan kostenplaatsen, projecten of veel buitenlandse facturen), maar ook voor specifieke sectoren zoals horeca, retail, logistiek, vastgoed, bouw, handel, e-commerce en leisure.

E-facturen ontvang je veilig via de Peppol-koppeling van Zenvoices, rechtstreeks in de juiste administratie.

Heeft Zenvoices een API en kan ik zelf een koppeling bouwen?

Ja. Zenvoices heeft een Public API met volledige documentatie en ondersteuning voor webhooks. Daarmee laat je Zenvoices samenwerken met je eigen systemen. Denk aan het automatisch aanleveren van documenten, het ophalen van herkende gegevens of een melding zodra er in Zenvoices iets verandert.

Werk je met een boekhoud- of ERP-pakket waar nog geen standaard integratie voor is? Dan ontwikkel je via de API eenvoudig zelf een koppeling of laat je die bouwen door je eigen developer of IT-partner.

Heeft Zenvoices een MCP-server?

Ja. Met de MCP-server van Zenvoices verbind je je eigen AI-assistent zoals Claude, ChatGPT of Microsoft Copilot rechtstreeks met je Zenvoices-omgeving. Zo stel je in gewone taal vragen over je boekingen, zoek je boekingen en documenten terug in het archief en zie je direct welke boekingen nog op autorisatie wachten.

Je AI-assistent kan ook je automatiseringsregels beheren. Laat hem regels bedenken, aanmaken, wijzigen of opruimen. Zo wordt automatiseren in Zenvoices nog eenvoudiger.

Hoe verloopt de inrichting van Zenvoices?

Na activatie koppel je je boekhoudpakket, voeg je je administratie(s) toe en richt je de basisinstellingen, gebruikers en rechten in. Je kunt dit zelf doen met behulp van het helpcentrum. Ons supportteam zit altijd voor je klaar bij vragen. Wil je ondersteuning bij de inrichting, dan kun je hiervoor samen met een consultant aan de slag.

Hoe worden mijn facturen en documenten bewaard?

Verwerkte facturen worden automatisch opgenomen in het digitale archief van Zenvoices en tien jaar bewaard. Via rollen en rechten bepaal je wie toegang heeft. Bij boekingen is ook de audittrail beschikbaar.

Hoe veilig is mijn data?

Zenvoices is ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd en werkt met rollen, rechten en een vastgelegde historie van handelingen.