Zenvoices API: Greenspans brengt automatische factuurverwerking naar UNIT4 ERP

Greenspans bouwt slimme integraties. In samenwerking met Zenvoices ontwikkelden ze, op basis van de publieke API van Zenvoices, een nieuwe koppeling die het mogelijk maakt om ook de factuurverwerking voor UNIT4 ERP CR en ERPx-gebruikers te automatiseren. De eerste implementatie laat zien dat het werkt: snel, stabiel en met directe voordelen voor de eindgebruiker.

Gebruikt Zenvoices API voor:

• Factuurherkenning
• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren

Koppelt Zenvoices met:

•  Unit 4 ERP (UNIT4 ERP CR en ERPx)

Over Greenspans

Greenspans is actief als consultancy- en trainingspartner voor organisaties die werken met UNIT4 ERP CR en ERPx. Hun team van specialisten helpt klanten om processen slimmer in te richten en systemen optimaal te benutten.

Daarnaast bouwt Greenspans integraties om UNIT4 ERP CR en ERPx te verbinden met andere softwarepakketten. Ze doen dat via het integratieplatform Syntegra, waarmee ze betrouwbare koppelingen ontwikkelen die gebruikt kunnen worden voor meerdere klanten. Denk aan integraties met Jira, AFAS, Personio – en sinds kort ook: Zenvoices. De koppelingen worden actief gemonitord en beheerd, zodat ze blijven doen wat ze moeten doen.

“Onze integraties zijn gebaseerd op een beproefd fundament, maar we zorgen altijd dat het goed past bij de klant. En we blijven betrokken: als er iets speelt, lossen we het snel op – vaak al voordat iemand iets merkt,” vertelt Joey van Greenspans.

De missie: voor Unit4 ERP factuurverwerking volledig automatiseren

UNIT4 ERP is krachtig en flexibel, maar daardoor soms ook complex. Zeker als het gaat om de financiële administratie. Bij sommige organisaties is het handmatig boeken van facturen nog steeds de praktijk. Bij een klant van Greenspans kwamen facturen binnen via e-mail of post en werden ze handmatig in UNIT4 ingevoerd. Er werd geen gebruik gemaakt van digitale factuurherkenning. Dat kostte tijd, zorgde voor foutgevoeligheid en was simpelweg niet meer van deze tijd.

De organisatie wilde het factuurverwerkingsproces optimaliseren en schakelde Greenspans in om daarbij te helpen. Eén van de medewerkers had in een eerdere functie al gewerkt met Zenvoices en bracht die oplossing in als voorkeurskeuze. Hoewel UNIT4 op dat moment nog geen koppeling had met Zenvoices, zag Greenspans de potentie en ging aan de slag om die integratie mogelijk te maken.

Syntegra & Zenvoices API maken het mogelijk

Greenspans realiseerde op verzoek van de klant een integratie tussen Zenvoices en  UNIT4 ERP CR en ERPx. Daarbij maakten ze gebruik van Syntegra, hun eigen no-code integratieplatform waarmee systemen snel en betrouwbaar met elkaar verbonden kunnen worden.

Syntegra zorgt onder andere voor slimme caching, waardoor de verwerking van grote hoeveelheden data sneller verloopt en de belasting op de API’s beperkt blijft. Ook kan Syntegra gegevens automatisch omzetten naar het juiste formaat. Een btw-tarief dat in Zenvoices wordt aangeleverd als decimaal (0,21), wordt bijvoorbeeld automatisch geconverteerd naar het percentageformaat dat UNIT4 vereist (21). Maar ook meer complexe aandachtspunten als het aangeven of kostenplaatsen, projecten, etc verplicht zijn op een grootboekrekening worden opgelost. Unit4 kent hierin ook nog afleiding van kostenplaatsen, die daarnaast ook nog optioneel kunnen zijn. Syntegra haalt die informatie uit meerdere endpoints op en voegt het op een intelligente manier samen tot een enkel ja/nee veld in Zenvoices.

Ook aan datakwaliteit is gedacht. Onjuiste of onvolledige gegevens worden gemarkeerd in de gebruikersinterface, zodat ze direct gecorrigeerd kunnen worden – handmatig of via aanvullende logica. Daarnaast ondersteunt Syntegra het koppelen van meerdere administraties en entiteiten.

Via de koppeling worden stamgegevens automatisch uit UNIT4 opgehaald en beschikbaar gesteld in Zenvoices. Boekingvoorstellen die in Zenvoices zijn gecontroleerd of automatisch verwerkt, worden daarna realtime geboekt naar UNIT4. Dankzij de koppeling zijn ook de autorisatiemogelijkheden van Zenvoices beschikbaar, waardoor organisaties het goedkeurproces slim kunnen inrichten.

“De API van Zenvoices is een verademing. Alles werkte meteen zoals het hoort,” zegt Joey van Greenspans. “We waren een van de eerste integratiepartners die op deze manier met de Zenvoices API aan de slag gingen. De samenwerking verliep uitstekend: support was goed bereikbaar en onze wensen werden snel opgepakt. Het is echt een volwassen en stabiel product.”

Het resultaat: foutloos en razendsnel automatisch facturen boeken in UNIT4

Dankzij de koppeling tussen Zenvoices en UNIT4 ERP CR en ERPx verwerkt de klant inkomende facturen nu digitaal en een stuk sneller. Waar voorheen handmatig werd geboekt, worden facturen nu gescand, herkend en automatisch verwerkt. Door de realtime synchronisatie staan boekingen direct in UNIT4.

Greenspans ziet kansen om deze koppeling breder toe te passen. “We willen deze oplossing bij meer UNIT4-gebruikers inzetten, want Zenvoices voegt echt waarde toe,” vertelt Joey van Greenspans. “De combinatie van krachtige factuurherkenning en een robuuste koppeling maakt het mogelijk om voor grote organisaties eindelijk de stap naar automatische factuurverwerking te maken.”

Ook voor Unit4 ERP de factuurverwerking automatiseren?

Ben je UNIT4 ERP CR of ERPx gebruiker en wil je ook automatisch facturen verwerken via Zenvoices? Neem dan contact op met Zenvoices of met Greenspans via www.greenspans.nl.