Zenvoices automatiseert proces van inkomende factuur tot boeking

Sinds begin deze maand kunnen klanten van Zenvoices profiteren van de nieuwe module Robotic. Daarmee is het mogelijk om facturen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. De automatisering van dit proces wordt in de markt ook wel als een belangrijke stap in het ontwikkelen van “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Automatisch verwerken van binnenkomende facturen

In de module Robotic is het mogelijk op basis van ingestelde criteria facturen automatisch te laten inlezen in de juiste administratie en te laten omzetten in een boekingsvoorstel.

In praktijk kan een factuurstroom dan als volgt worden geautomatiseerd:

  • Op basis van afzender: documenten afkomstig van vertrouwde afzenders automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • Automatisch verplaatsen: documenten op basis van inhoud automatisch verplaatsen naar de juiste administratie en vanuit daar automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • PEPPOL facturen automatisch inlezen: ontvang je facturen via het PEPPOL netwerk? Dan kun je ervoor kiezen om facturen uit dit vertrouwde netwerk direct om te zetten in een boekingsvoorstel.
  • Bijlagen verwijderen: krijg je van een leverancier altijd factuur met extra bijlagen (bijvoorbeeld algemene voorwaarden)? Dan kun je deze bijlagen automatisch laten verwijderen.

Bovenstaande regels zijn ook te combineren.

Automatisch boeken van facturen

Aansluitend op bovenstaande is ook mogelijk om boekingsvoorstellen automatisch goed te keuren op basis van regels. Daarmee ontstaat er een geheel automatische boekingsflow, die voor repeterende boekingen al het werk uit handen neemt. Bijvoorbeeld:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van KPN met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch goedkeuren.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: verwerk je ook verkoopfacturen? Deze kun je automatisch laten boeken in jouw boekhoudpakket.

Ook profiteren van automatisering van het boekingsproces?

Automatisering door Zenvoices is mogelijk voor AFAS, Exact Online, Exact Globe, King, Reeleezee, Snelstart, Twinfield, Unit4 en binnenkort ook Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum om de module Robotic te activeren.

Nog geen klant van Zenvoices, maar wel interesse?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode  of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices aangesloten op Europees facturatienetwerk PEPPOL voor het ontvangen van e-facturen

Sinds vandaag is het mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) via het Europese facturatienetwerk PEPPOL te ontvangen in Zenvoices. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het PEPPOL netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van (onder andere) facturen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Elektronische facturen worden uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Via PEPPOL kunnen uitsluitend geregistreerde en geïdentificeerde verzenders en ontvangers facturen uitwisselen. Om te kunnen werken met PEPPOL dienen organisaties een zorgvuldig registratieproces te doorlopen, waardoor de veiligheid van het netwerk wordt gegarandeerd.

PEPPOL wordt vaak in één adem genoemd met SimplerInvoicing. SimplerInvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. SimplerInvoicing is gebaseerd op PEPPOL, waardoor je via PEPPOL facturen kan uitwisselen met alle deelnemers van SimplerInvoicing.

Waarom werken met PEPPOL?

Wettelijke verplichting

PEPPOL is het Europese standaard voor factuuruitwisseling. Vanaf april 2019 zijn alle lokale overheden verplicht om e-facturen te accepteren en te kunnen verwerken. Rijksoverheden waren dit al verplicht vanaf begin 2017. De verwachting is dat door deze wettelijke vereiste de acceptatie van PEPPOL als standaard voor veilig uitwisselen van facturen een vlucht zal nemen.

Nog snellere verwerking van facturen

In het PEPPOL netwerk worden elektronische facturen rechtstreeks tussen organisaties uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Dit is een bestandsformaat waarmee optimale herkenning en verwerking van facturen mogelijk is. Op korte termijn kunnen deze facturen met Zenvoices volledig automatisch verwerkt worden in je boekhoudpakket.

Kleinere kans op spookfacturen

Doordat een zorgvuldige validatieprocedure wordt gevolgd voor het toelaten van organisaties op het PEPPOL netwerk is de kans klein dat spookfacturen via dit netwerk verzonden worden.

Hoe werkt het?

Om facturen via het PEPPOL netwerk te kunnen ontvangen dient je organisatie geregistreerd te worden in het PEPPOL netwerk. Deze registratie vindt plaats op basis van één of meerdere unieke kenmerken van je organisatie, zoals een KvK-nummer, btw-nummer of OIN (voor (lokale) overheden). Op basis van deze kenmerken kunnen andere partijen je organisatie vinden in het PEPPOL netwerk en facturen naar je sturen.

In ons helpcentrum lees je hoe je je organisatie gratis in het PEPPOL netwerk registreert door een PEPPOL koppeling aan te vragen.

Als vervolgens een e-factuur via het PEPPOL netwerk naar je wordt verzonden, dan wordt deze rechtstreeks afgeleverd in je Zenvoices administratie.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over PEPPOL en de slimme factuurverwerking oplossingen van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 

 


Dropbox koppeling beschikbaar binnen Zenvoices

Dropbox is een veel gebruikte dienst voor het opslaan en delen van bestanden in de cloud (online). Het wordt ook steeds meer gebruikt in administratieve processen voor de aanlevering van facturen en bonnen door eindklanten van accountants- en administratiekantoren.

Binnen Zenvoices kun je documenten aanleveren door deze direct te slepen/uploaden in je eigen omgeving, via e-mail, de mobiele app voor Android en iOS en nu ook via Dropbox.

Aanleveren van facturen en bonnen via Dropbox in Zenvoices

Het is mogelijk aan een Zenvoices administratie één of meerdere Dropbox accounts koppelen voor de automatische aanlevering van facturen en bonnen. Ieder half uur wordt er dan gecontroleerd in de gekoppelde Dropbox accounts of er nieuwe documenten beschikbaar zijn voor verwerking. De nieuwe documenten worden vervolgens opgehaald en dan voor verdere verwerking opgeslagen bij “Uploaden & inlezen” in jouw Zenvoices omgeving. Zip bestanden worden daar automatisch uitgepakt. Om de snelle automatische herkenning en verwerking te garanderen zijn er limieten in bestandsgrootte van toepassing. Meer daarover wordt in het artikel over aanleverlimieten in het helpcentrum beschreven.  Wil je de Dropbox aanlevering ook inrichten binnen jouw Zenvoices omgeving? Raadpleeg dan de informatie in ons uitgebreide helpcentrum.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over de Dropbox koppeling en/of slimme factuurverwerking van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 


Zenvoices nu ook Engelstalig

Zenvoices is vanaf nu ook beschikbaar in de Engelse taal. Afgelopen maanden is er veel werk verzet om de software meertalig te maken. De vraag uit de markt en ook de wens van onze klanten heeft er toe geleid dat we als eerste de Engelse taal uitgerold hebben.

Hoe kies je de Engelse taal voor de Zenvoices portal?

Open in de portal het gebruikersmenu (rechtsboven in beeld) en klik op ‘Mijn instellingen’. Kies vervolgens de gewenste taal:

Daarnaast kan je als beheerder van een Zenvoices omgeving een standaard taal instellen voor gebruikers via Beheer / Omgeving / Instellingen. Uitgebreide instructies zijn ook terug te vinden in ons helpcentrum.

Meertalige factuurherkenning bij Zenvoices

Het scan en herken proces van Zenvoices herkent al langer meerdere talen. Zo worden naast Nederlands, ook Duitstalige en Engelstalige facturen herkend. Het inrichten van andere talen voor factuurherkenning behoort tot de mogelijkheden. Wil je daar meer over weten, neem dan contact met ons op.

Ontwikkel je boekhouding mee met Zenvoices

Wij zijn enorm blij met de tips die we krijgen van onze gebruikers. Onze roadmap wordt daardoor dagelijks aangevuld en zo blijven we gebruikersgericht doorontwikkelen. Met onze workflow, scan & herken snelheid en innovaties heeft Zenvoices maandelijks veel nieuws en verbeteringen te bieden voor gebruikers van:

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over de snelle en slimme factuurverwerking van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 


Taken overnemen in Zenvoices tijdens afwezigheid

Vanaf versie 1.32 van Zenvoices is het mogelijk om collega’s te machtigen jouw taken in Zenvoices over te nemen tijdens je afwezigheid. Actueel tijdens de vakantieperiode, maar bijvoorbeeld ook handig tijdens ziekte of zwangerschapsverlof. Het machtigen van een collega zorgt ervoor dat processen doorlopen tijdens geplande of ongeplande afwezigheid.

Hoe werkt het machtigen van een collega?

De beheerder dient de mogelijkheid voor het toewijzen van machtigingen te activeren voor gebruikers in de omgeving. Op het moment dat dit is gebeurd, kan een gebruiker een vervanger machtigen om gedurende een vooraf gekozen periode taken over te nemen.

Gedurende onbepaalde tijd of een vooraf ingestelde periode kan de vervanger dan namens de gebruiker zijn/haar taken waarnemen binnen Zenvoices. Ook is het mogelijk om het doorsturen van notificaties in te stellen, zodat de vervanger wordt geactiveerd om zaken namens de oorspronkelijke gebruiker op te volgen.

In ons helpcentrum vind je antwoord op de meest gestelde vragen en een handige instructie om met deze functionaliteit aan de slag te gaan.

Vervanging in het autorisatieproces

Onze uitgebreide autorisatiemogelijkheden en inzichtelijke workflow zijn veelgehoorde redenen om ook het autoriseren van facturen via Zenvoices te laten verlopen. Om de continuïteit te waarborgen bij de afwezigheid van een gebruiker is het machtigen van een vervanger een waardevolle toepassing in het autorisatieproces.

Bij de boeking is zichtbaar wie, wanneer en namens wie autorisatie acties heeft uitgevoerd. Zo kan altijd worden herleid welke gebruikers verantwoordelijk zijn (geweest) voor het autoriseren van een boeking.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates ook onze release notes.

Ervaar ook de voordelen van slimme factuurverwerking met Zenvoices

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Inloggen met tweestapsverificatie

Zenvoices hecht veel waarde aan veiligheid. Om die reden hebben we het voor onze gebruikers mogelijk gemaakt om met tweestapsverificatie in te loggen in onze web portal. Deze methode is ook wel bekend als two-factor authentication (2FA).

Wat is tweestapsverificatie?

Met tweestapsverificatie voeg je een extra stap toe in het inlogproces en verhinder je oneigenlijke toegang tot gebruikersaccounts. Een verificatiecode, die wordt verzonden naar een vertrouwd apparaat, is dan nodig om te kunnen inloggen.

Tweestapsverificatie kent z’n oorsprong al in de vorige eeuw, maar heeft zich sinds de opkomst van het online werken met vertrouwelijke gegevens ontwikkeld tot de standaard voor veilig inloggen.

Hoe werkt het?

Met tweestapsverificatie moet je naast je bestaande gebruikersnaam/wachtwoordcombinatie nog een extra verificatiecode invoeren om in te loggen. Deze verificatiecode wordt verzonden naar een bekend apparaat dat gekoppeld is aan je gebruikersaccount.

Maakt tweestapsverificatie het inlogproces omslachtiger?

Wanneer ingelogd wordt via een bekend apparaat kan het zo worden ingesteld, dat de stap voor tweestapsverificatie wordt overgeslagen. Pas als er met een onbekend apparaat een inlogpoging wordt gedaan, activeert dat tweestapsverificatie. Zo kan de gebruiker zelf een voorkeur instellen voor het gebruik van tweestapsverificatie en blijft het inloggen zo eenvoudig mogelijk.

Waarom heeft Zenvoices tweestapsverificatie?

Met het toevoegen van de tweestapsverificatie in Zenvoices kunnen wij onze gebruikers een nog hoger veiligheidsniveau bieden. In combinatie met onze keuze voor hosting en opslag van data in de Microsoft Azure datacenters in Amsterdam kunnen wij zo aan de hoogste beveiligingsstandaarden voldoen.

Wil je meer informatie over tweestapsverificatie bij Zenvoices?

In ons uitgebreide helpcentrum vind je meer uitleg over de werking van tweestapsverificatie in Zenvoices. Ben je nog geen gebruiker, maar wil je wel tweestapsverificatie in praktijk zien?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Facturen autoriseren in de Android/iOS app

De Zenvoices app voor Android en iOS hebben we uitgebreid met het autoriseren van facturen. Als autorisator kan je met de Zenvoices app eenvoudig te autoriseren facturen raadplegen en beoordelen. Hierbij kunnen opmerkingen toegevoegd worden en bijlagen geraadpleegd worden.

Hoe werkt het?

In de app zie je een overzicht van de facturen die je nog moet autoriseren. Open een factuur om deze te bekijken en alle details zoals de boekingsgegevens, opmerkingen en bijlagen te raadplegen. Beoordeel een factuur door op goedkeuren, afkeuren, doorsturen of in behandeling te klikken. Hierna wordt automatisch de volgende factuur geopend.

Aan de slag gaan

De Zenvoices app is gratis te downloaden in de Apple App Store en Google Play.

   

In het helpcentrum lees je hoe je als beheerder gebruikers toegang kan geven tot de app om facturen te autoriseren.

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Roadmap 2018

In deze blogpost lees je de belangrijkste nieuwe functies en verbeteringen die je in 2018 kan verwachten in Zenvoices.

1. Meer automatisch verwerken

De rode draad van 2018 is het verder automatiseren van het factuurverwerkingsproces. Dit sluit volledig aan op onze missie om factuurverwerking sneller en makkelijker te maken.

Als eerste gaan we het mogelijk maken om documenten vanuit uploaden & inlezen automatisch in te lezen. Hierbij gaan we gebruik maken van een whitelist, waarmee je zelf kan bepalen voor welke documenten automatisch een boekingsvoorstel gemaakt mag worden. Denk bijvoorbeeld aan de facturen van een vaak terugkerende leverancier.

De volgende stap wordt het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen. Hoe we dit precies gaan doen, blijft nog even een verrassing…

Ook gaan we het mogelijk maken om UBL facturen op regelniveau in te lezen en te boeken op basis van zelf gedefinieerde boekingsregels. Hierdoor wordt het mogelijk om ook complexe boekingen te automatiseren, zonder dat daar maatwerk voor nodig is.

2. Automatische factuurherkenning verbeteren

In 2018 gaan we de automatische factuurherkenning verder verbeteren. We gaan het algoritme dat bedragen herkent in gescande en PDF facturen herzien en verbeteren. Ook gaan we het matchen van crediteuren/debiteuren uitbreiden met meer velden.

Daarnaast gaan we de zelflerende herkenning voor gescande facturen verbeteren en het mogelijk maken om, na expliciete toestemming, opgebouwde kennis te delen tussen administraties en omgevingen.

3. Tweetraps-authenticatie en zelf backups maken

Veiligheid staat voorop bij Zenvoices. Om die reden gaan we gebruikers de mogelijkheid geven om in te loggen met tweetraps-authenticatie. Daarnaast gaan we het mogelijk maken om zelf backups te maken van het archief van je administraties.

4. Autoriseren in de Zenvoices app

In de Zenvoices app voor Android en iOS gaan we de mogelijkheid toevoegen om boekingen te autoriseren. Daarnaast gaan we in de web portal een uitgebreider autorisatie dashboard toevoegen, autorisatoren de mogelijkheid geven om hun autorisatie historie te raadplegen en diverse extra instellingen en opties toevoegen.

5. Nieuwe en verbeterde boekhoudsysteem koppelingen

Voor 2018 staan weer een aantal nieuwe boekhoudsysteem koppelingen op de planning, bijvoorbeeld de veel aangevraagde koppeling met Exact Online België. Ook gaan we de bestaande koppelingen uitbreiden en verbeteren. Zo gaan we bijvoorbeeld de mogelijkheid toevoegen om transitorische posten te boeken (kosten verdelen over periodes) en te werken met G-rekeningen.

Tot slot

Bovenstaande functies en verbeteringen staan in willekeurige volgorde. Ook is deze lijst niet volledig en onderhevig aan wijzigingen.

Vragen, opmerkingen of suggesties? We horen graag van je.


Voorwaardelijke autorisatieschema’s

In versie 1.22 hebben we de autorisatiefunctie van Zenvoices uitgebreid met voorwaardelijke autorisatieschema’s. Met deze nieuwe functie is het mogelijk om voorwaarden te koppelen aan autorisatoren in een autorisatieschema. Deze voorwaarden bepalen vervolgens automatisch of een autorisator een factuur dient goed te keuren of niet.

Voorbeeld: medewerker John hoeft een factuur alleen te autoriseren als grootboekrekening “5520 – Kantoorkosten” voorkomt in een boeking en het totaalbedrag incl. btw van een factuur hoger is dan € 50,00.

Door gebruik te maken van een voorwaardelijk autorisatieschema is het niet langer nodig om met meerdere autorisatieschema’s te werken, handmatig het juiste schema te kiezen en facturen handmatig door te sturen naar de juiste autorisatoren. Hierdoor automatiseert u het autorisatieproces van uw organisatie volledig en wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd.

Hoe werkt het?

In een autorisatieschema kunnen voorwaarden vastgelegd worden. Deze voorwaarden worden ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd.

Autorisatieschema met voorwaarden

Een voorwaarde bestaat uit regels die naar wens opgesteld kunnen worden. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden van boekingsgegevens als bedrag (incl. btw), crediteur/debiteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, artikel en project.

Autorisatie voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen vervolgens gekoppeld worden aan één of meerdere autorisatoren in het schema. Autorisatoren hoeven alleen te autoriseren als aan de voorwaarden voldaan is of als er geen voorwaarden ingesteld zijn.

Autorisatoren met voorwaarden

Bent u een bestaande gebruiker? Lees het helpcentrum artikel ‘Autorisatie op basis van voorwaarden en regels’ om een vliegende start te maken met voorwaardelijke autorisatieschema’s.

Heeft u vragen of suggesties voor het verder verbeteren van autorisatieproces in Zenvoices? We horen graag van u!

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode

 


Nieuw: gebruikers taggen in opmerkingen

In de laatste Zenvoices update (versie 1.11) hebben we de mogelijkheid toegevoegd om gebruikers te taggen in opmerkingen bij boekingen. Dit is een handige functie die bekend is van bijvoorbeeld Facebook. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een collega een vraag stellen over een boeking/factuur door hem te taggen in een opmerking. Uw collega ontvangt vervolgens automatisch een melding per e-mail met de vraag/opmerking en een link naar de boeking.

Hoe werkt het?

Door een @ te typen in het opmerking veld kunt u een gebruiker taggen:

Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een melding per e-mail:

Opmaak toevoegen aan opmerkingen

Ook is het mogelijk om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dik gedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen: