Zenvoices logo
Zenvoices logo

Werken met tags in Zenvoices, wat zijn de voordelen?

Een tag is een label dat je zelf kunt aanmaken en toevoegen aan een relatie of administratie in Zenvoices. Met het gebruik van tags kun je relaties en/of administraties groeperen. Handig dus als je een actie wilt uitvoeren die voor meerdere relaties of administraties van toepassing zijn. Je kunt per medewerker instellen welke rechten zij hebben met betrekking tot het toevoegen of verwijderen van tags. Het is mogelijk om meerdere tags aan één administratie te hangen.

Je kunt tags inzetten voor:

1. Tags voor autorisatiemanagement

Door tags aan te maken op omgevingsniveau, kun je deze in alle administratie raadplegen en (afzonderlijk of door middel van een bulkactie) aan relaties koppelen. Dit kan handig zijn in het autorisatiemanagement, door relatietags aan te maken voor bijvoorbeeld ‘Algemene kosten’ en ‘Inkoopfacturen’. Zo kun je eenvoudig crediteuren groeperen. Als je vervolgens deze tags als voorwaarde bij een autorisator in het autorisatiemanagement opneemt, heb je door middel van één voorwaarde meerdere crediteuren gekoppeld. Zo hoef je niet elke crediteur los te koppelen aan een autorisator. Dit houdt het autorisatieschema wel zo overzichtelijk. Wanneer je tijdens het boeken een nieuwe relatie aanmaakt in Zenvoices, kan je direct de gewenste tag toevoegen, zodat deze nieuwe relatie direct opgenomen is in het autorisatieschema.

2. Tags voor automatiseringsregels

Door tags toe te wijzen aan relaties kun je eenvoudig automatiseringsregels toepassen. Het voordeel hiervan is dat je niet eerst de automatiseringsregels hoeft te openen om daar vervolgens relaties toe te wijzen. Zo kun je bijvoorbeeld een relatietag ‘Automatisch goedkeuren’ aanmaken op omgevingsniveau, zodat deze beschikbaar is in alle administraties. Door deze tag toe te voegen aan de voorwaarden van de goedkeurregel, wordt de automatisering toegepast bij relaties waar deze tag aan toegevoegd is. Deze tag kan in bulk aan meerdere relaties worden toegekend, maar dit kan ook in het boekingsscherm tijdens het boeken. Wil je tijdens het boeken direct automatisering toepassen voor deze relatie, open dan de stamgegevens en voeg de tag toe. Zo is deze relatie voor eerstvolgende factuur direct geautomatiseerd.

3. Tags voor overzicht
In het dashboard kun je de kolom ‘Tags’ toevoegen door deze aan te vinken in de ‘Veldkiezer‘. Je kunt filteren op tags in zowel het statussen dashboard, als in het performance dashboard. Zo heb je als beheerder een overzicht van administratietags welke aan een administratie gekoppeld zijn. Naast de mogelijkheid om te filteren en te zoeken op administratietags, kun je ook de gekoppelde relatietags per relatie inzien. Op deze manier heb je in één oogopslag duidelijk aan welke relatie nog niet of juist wel een relatietag gekoppeld is.

Meer informatie over tags

Meer informatie over het aanmaken en instellen van tags lees je in dit helpartikel. Voor vragen zijn wij op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur te bereiken via 085 303 8853, mail of chat. Wens je hulp bij het instellen van je omgeving? Bekijk dan de mogelijkheden voor betaalde ondersteuning.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Wat is Single Sign On (SSO) en wat zijn de voordelen?

De regels en eisen rondom cybersecurity worden binnen bedrijven steeds meer en beter gehandhaafd. Single Sign On (SSO) biedt gebruikers de mogelijkheid om eenmalig in te loggen bij een externe authenticatie provider, waarna automatisch toegang wordt verschaft tot software zoals Zenvoices. SSO is beschikbaar gemaakt in Zenvoices om het proces van het inloggen en registreren van gebruikers te vereenvoudigen. Zenvoices houdt zich intensief bezig met informatiebeveiliging en beschikt daarom ook over een ISO 27001 certificering. Daarnaast helpt Zenvoices organisaties waarmee samengewerkt wordt te voldoen aan hun wet- en regelgeving rondom cybersecurity. In een bestaande Zenvoices omgeving kunnen gebruikers worden aangemaakt via SSO zodat zij geen aparte inloggegevens hoeven aan te maken. Het werken met SSO brengt meerdere voordelen met zich mee, zoals: 

  • Verbeterde veiligheid 
    Met SSO wordt er eenmalig ingelogd en is de kans op onderschepping van je wachtwoord en gebruikersnaam kleiner. Wachtwoorden worden niet meer herhaald en daardoor wordt de veiligheid versterkt. Met SSO is er nog maar één sterk wachtwoord nodig en deze kan gemakkelijker onthouden worden door de werknemer. Wel is het cruciaal dat naast dit wachtwoord aanvullende authenticatie wordt gebruikt, zoals een e-mail of SMS-code. Als organisatie ben je daardoor minder kwetsbaar voor phishingaanvallen. Verdachte inlogpogingen worden herkend en geblokkeerd door de ingebouwde beveiligingstools om de veiligheid te verbeteren. Mocht het voorkomen dat een werknemer een device kwijtraakt dan kan de organisatie ook snel en gemakkelijk de toegang van dit device tot accounts en cruciale data uitschakelen, omdat er maar van één account gebruik gemaakt wordt.
  • Gebruiksvriendelijkheid 
    Inloggen bij meerdere tools kan frustraties veroorzaken vanwege het feit dat er verschillende inloggegevens onthouden moeten worden. Met SSO hoeven gebruikers niet meer na te denken over welke inloggegevens ze moeten gebruiken en hebben ze met één inlog toegang tot alle benodigde software. Daarnaast wordt met SSO het beheren van de toegangsrechten voor de organisatie inzichtelijk en transparant gemaakt door middel van configuratie op basis van functie, afdeling of senioriteit.
  • Tijdbesparing 
    We maken allemaal wel eens mee dat we een wachtwoord of gebruikersnaam vergeten zijn. Dan is er uiteraard altijd de optie ‘wachtwoord vergeten’, maar dit kost wel tijd en moeite. Met het gebruik van SSO is dit niet meer nodig. Nadat er een gebruikersaccount is aangemaakt in Zenvoices en SSO geactiveerd is, kunnen gebruikers eenvoudig inloggen met een externe provider zoals Microsoft of Okta.
  • Verhoogde productiviteit 
    Als gebruiker maak je vaak gebruik van meerdere systemen en dat betekent dat er continue met verschillende gegevens in verschillende software moet worden ingelogd. Het handmatig beheren van bijvoorbeeld de aanvraag voor inloggegevens kan erg tijdrovend zijn. Met SSO zijn gebruikers minder tijd kwijt zijn aan het inloggen in alle benodigde software en de beheerders aan het aanmaken van accounts.

Hoe kun je inloggen met SSO?

Eenmalig inloggen in Zenvoices wordt ondersteund via Microsoft (en binnenkort ook Okta).

Microsoft
Inloggen met SSO kun je doen met een Microsoft account. Microsoft Azure Active Directory biedt een volledige oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer met geïntegreerde beveiliging. Gebruikers kunnen zich eenmalig aanmelden om toegang te krijgen tot hun Microsoft-apps en andere cloud-, SaaS- en on-premises app met dezelfde referenties.

Okta (binnenkort beschikbaar)
Okta biedt een veilige cloudoplossing voor SSO waarmee werknemers, klanten en partners met één inlog toegang hebben tot de tools waarmee zij werken. Okta beveiligt alle informatie met uitgebreide beveiligingsmaatregelen. Eén van deze maatregelen is multi-factor authenticatie (MFA) waarmee je je identiteit moet bevestigen met een tweede factor naar keuze. Dit kan bijvoorbeeld een SMS met een verificatiecode zijn.

Voor wie is SSO beschikbaar?

SSO is beschikbaar in het Compleet abonnement van Zenvoices. Je leest hoe je SSO inschakelt via de onderstaande button.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Waarom het Performance dashboard onmisbaar is bij automatisering met Zenvoices

Bij Zenvoices is het onze missie om factuurverwerking zo veel mogelijk te automatiseren, maar we begrijpen ook dat het soms lastig is om alles uit handen te geven. Je kunt bij ons daarom zelf bepalen welke stappen je automatisch wilt laten verlopen en bij welke stappen je liever nog controle houdt. Zo kun je in je eigen tempo ontdekken wat de mogelijkheden zijn en willen we, door middel van inzicht te geven in de prestaties van automatisering, je vertrouwen in de software laten groeien. In deze blog lees je meer over onze nieuwe feature: het Performance dashboard. 

Wat is het Performance dashboard?

Het Performance dashboard geeft je inzicht in de prestaties van je administraties. In de kolom ‘Automatisch geboekt’ wordt het percentage getoond van de boekingen die automatisch geboekt zijn in de desbetreffende administratie. Bij ‘Correct herkend’ wordt het percentage getoond van de boekingen in de administratie die volledig correct herkend zijn en de ‘Gemiddelde herkenningsscore’ geeft de gemiddelde herkenningsscore aan per administratie (de herkenningsscore is de score die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn). Hoe meer groene vakjes, welke hoge scores betekenen, hoe meer geautomatiseerd is. De scores in de gele en rode vakjes geven aan dat hier nog winst te behalen valt. De grens en kleurbepaling is per kolom verschillend en wordt toegelicht in dit helpartikel. Wanneer je op een vakje gaat staan met je muis, geeft de mouse-over aan wat het verschil is ten opzichte van de vorige periode (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1: Score overzicht in Performance dashboard

Hoe werk je met het Performance dashboard in de praktijk? 

Het Performance dashboard is te raadplegen in de Zenvoices portal via Dashboard > Performance. Om een goed beeld te krijgen van wat er gebeurt in jouw omgeving is het aan te raden om het dashboard wekelijks te monitoren en hierop acties uit te zetten. Je kunt het Performance dashboard ook exporteren als Excelbestand zodat je een overzicht hebt om eventuele doelstellingen aan te koppelen. Het Performance dashboard geeft inzicht in de automatisering per administratie en laat je zien welke facturen in de desbetreffende administratie goed herkend worden en welke niet. Dankzij het zelflerend vermogen van Zenvoices wordt de herkenning van facturen verbeterd naarmate de facturen vaker ingelezen worden. De herkenningsscores van de facturen gaan dan omhoog en je hoeft minder handmatig in te vullen of aan te passen, waardoor je kunt gaan automatiseren.

Als je nog geen gebruik maakt van automatiseringsregels dan kun je bijvoorbeeld starten met het automatisch laten boeken van facturen die een herkenningsscore boven de 95% hebben. Hieronder worden drie tips genoemd om optimaal gebruik te maken van automatisering. Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatiseren, lees onze blogs en helpartikelen of vraag ondersteuning aan via onderstaande button. Ook kun je je aanmelden voor onze kwartaal nieuwsbrief.

Drie tips om te automatiseren met het Performance dashboard. 

Controleer op omgevingsniveau bij welke administraties een hoge score getoond worden bij ‘Correct herkend’, ga vervolgens na welke relaties goed herkend worden en of automatisering toegepast kan worden. Boekingsvoorstellen kunnen gegenereerd worden op basis van: 

– Stamgegevens
– Laatste boeking
– Boekingstemplate

Wanneer er geen handmatige aanpassingen noodzakelijk zijn bij deze boekingsvoorstellen, kunnen deze boekingen volledig geautomatiseerd worden. 

Gebruik boekingstemplates om kosten/omzet standaard over verschillende grootboekrekeningen/kostenplaatsen/projecten uit te splitsen op basis van bijvoorbeeld een vast bedrag, percentage of restant. Hoe je een boekingstemplate aanmaakt lees je in dit artikel.

Gebruik boekingswijze toewijsregels om afwijkende scenario’s te automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld een boekingstemplate zoals hierboven beschreven tot een bepaald bedrag en laat een ander boekingstemplate activeren op bijvoorbeeld de grootboekrekening ‘Vraagposten’ wanneer een factuurbedrag boven een bepaald bedrag wordt herkend.

Bekijk de video: Automatisering in beeld

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Waarom wij bij Zenvoices ISO gecertificeerd willen zijn

Vanaf de start in 2017 leeft bij Zenvoices al de wens om voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement ISO gecertificeerd te worden. Dit om twee belangrijke redenen. De eerste reden is dat we onze klanten en gebruikers willen kunnen verzekeren dat we zowel in kwalitatieve zin met onze werkprocessen, als in betrouwbaarheid met onze informatiebeveiliging de hoogst mogelijke standaarden hanteren. De tweede reden is intern gericht, we wilden ook naar onszelf de bevestiging hebben dat de toegepaste werkwijzen en controles voor informatiebeveiliging aan de strenge eisen die horen bij ISO normeringen, zouden voldoen.

Wat houdt een ISO certificering eigenlijk in?

Een ISO certificering is er om aan te tonen dat je als organisatie voldoet aan de eisen van de betreffende norm. Zo zijn er verschillende ISO normen en certificaten te behalen. Het traject dat je ingaat en het uiteindelijke certificaat dat je behaalt, laat zien dat je systemen op orde zijn en er met regelmaat controles op de processen plaatsvinden. Alle werkprocessen zijn zorgvuldig vastgelegd en die structuur zorgt ervoor dat er steeds op dezelfde wijze gewerkt wordt.

Zenvoices is ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 gecertificeerd

Sinds april 2021 is Zenvoices na een intensief voortraject met onze partner Certificerings Advies Nederland officieel gecertificeerd door Brand Compliance voor de ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 norm. Bij ISO 27001 ligt de focus op het hebben en onderhouden van een managementsysteem voor informatiebeveiliging en ISO 9001 is gericht op het hebben en onderhouden van een intern kwaliteitsmanagementsysteem.

ISO 9001

ISO 9001 is de wereldwijde standaard voor kwaliteitsmanagement. Deze certificering geeft aan dat Zenvoices als organisatie beschikt over een goed werkend intern kwaliteitsmanagementsysteem. Dit houdt in dat alles binnen onze organisatie wordt vastgelegd en geëvalueerd en alle medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen en helder hebben hoe de kwaliteit binnen Zenvoices gewaarborgd blijft. 

ISO 27001

ISO 27001 is de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging en toont aan dat Zenvoices voldoet aan alle eisen rondom het beveiligen van informatie en de privacywetgeving. Hiermee kunnen we als organisatie betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie garanderen en zullen wij er alles aan doen om persoons- en/of bedrijfsgegevens te beschermen tegen hackers en inbraak. 

Continu controleren, verbeteren en vastleggen

De klanten maken intensief gebruik van onze software en daarbij heeft het borgen van kwaliteit en van betrouwbaarheid top prioriteit. Met de certificeringen tonen wij aan dat onze interne processen worden gemonitord, de kwaliteit wordt bewaakt en er gewerkt wordt aan continue verbetering van onze organisatie en dienstverlening. Jaarlijks wordt door een externe auditor gecontroleerd of we nog steeds aan de vereisten van de ISO 9001 en ISO 27001 certificering voldoen. Iedere 3 jaar vindt er een volledige toetsing plaats en worden bij positieve beoordeling de certificaten met 3 jaar verlengd. Kortom, wil je als organisatie voor een vertrouwelijk proces als factuurverwerking kunnen rekenen op een organisatie die op gebied van kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging het aantoonbaar op orde heeft, dan is Zenvoices de partij om mee te werken.


Peppol e-facturatie met retourberichten

Wat is Peppol?

Peppol is de internationale standaard voor het eenvoudig, snel en betrouwbaar verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen in het gestandaardiseerde UBL formaat. Zenvoices is sinds 2019 aangesloten bij het Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) netwerk. Met het gebruik van Peppol staat de authenticiteit van de verzender vast en is de integriteit van het bericht verzekerd. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het Peppol netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

E-factureren

De markt ontwikkelt zich snel in een richting waarin papieren facturen niet meer bestaan, deze zullen in de toekomst worden vervangen door e-facturen. Een e-factuur wordt ook wel een digitale factuur genoemd, deze voldoet aan specifieke eigenschappen. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Om deze bestanden 100% betrouwbaar onderling uit te wisselen is Peppol binnen de Europese Unie als stelsel ontwikkeld. Het uitwisselen verloopt via beveiligde verbindingen tussen leveranciers en ontvangers, waarbij gebruik wordt gemaakt van serviceproviders die aangesloten zijn op Peppol. Het toezicht wordt uitgevoerd door Peppol-autoriteiten. Wil je als onderneming of organisatie meer weten over e-facturatie, raadpleeg dan ook de ontwikkelingen op de site van de ‘Digitale Overheid‘.

Peppol retourberichten

Onderzoeksbureau GBNED is het initiatief “e-retour” gestart, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninklijkrelaties (BKZ). E-retour maakt het mogelijk om de factuurstatus te volgen bij klanten. De voorwaarde is wel dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Een e-retour bericht is een bericht dat je ontvangt als verzender van een factuur op het moment dat de ontvanger iets verandert in de status van de factuur. Zo kun je dus direct zien of de factuur ontvangen is en hoef je niet meer achteraf telefonisch- of mailcontact op te nemen voor bevestiging. 

Samen met een aantal andere organisaties is Zenvoices actief onderdeel van de kopgroep e-retour. Binnen deze kopgroep wordt door de betrokken partijen actief gewerkt aan het optimaliseren van dit informatieproces proces voor de toekomst. Lees de startgids van GBNED voor meer informatie.

Statussen

In Zenvoices kun je aangeven welke berichten verzonden moeten worden. Dit kan voor iedere Peppol koppeling per status ingesteld worden. De statussen die in Zenvoices gebruikt worden zijn:

  • (AB) Ontvangstbevestiging berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur ontvangen is in je Zenvoices omgeving.
  • (AP) Geaccepteerd en goedgekeurd berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur goedgekeurd is aan het einde van het autorisatieproces.
  • (RE) Afgewezen berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur afgekeurd is in het autorisatieproces. Bij het afkeuren kan een reden ingevoerd worden, welke verzonden wordt naar de leverancier.

Er zijn nog een aantal andere mogelijke statussen, maar deze worden niet ondersteund in Zenvoices, namelijk: 

  • IP – In process 
  • UQ – Under query  
  • CA – Conditionally accepted 
  • PD – Paid (Final status) 

Meer informatie over het versturen van retourberichten via Peppol lees je in ons helpartikel.

Wil je op de hoogte blijven van Peppol e-retourberichten?  

In onze nieuws-updates lees je alle ontwikkelingen rondom dit onderwerp en meer.

Meer weten over hoe Zenvoices kan ondersteunen in de transitie van traditionele factuurverwerking naar e-factuur verwerking?

Met onze integratie met toonaangevende boekhoudpakketten en onze oplossingen voor betrouwbare automatische factuurverwerking, autorisatiemanagement en betalen heeft Zenvoices de kennis en software beschikbaar om organisaties nu al te ondersteunen in het proces naar de toekomst van factuurverwerking. Zenvoices is ISO 9001:2015 en 27001:2017 gecertificeerd.

Probeer onze oplossingen uit of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


Het uitgebreide digitaal archief van Zenvoices

Hoe kun je een digitaal archief een aanvulling laten zijn op wat reeds in de meeste boekhoudpakketten van de partners van Zenvoices te vinden is? Met die vraag houden wij ons continu bezig en we vragen daarin ook regelmatig feedback van onze gebruikers. Zo hebben we de afgelopen maanden functionaliteiten aan onze factuurarchivering kunnen toevoegen om sneller en beter informatie te kunnen raadplegen over transacties, zonder dat er toegang tot het gekoppelde boekhoudpakket vereist is.

In het digitaal archief van Zenvoices zijn facturen en bonnen met volledige historie inclusief auditrapport snel terug te vinden. Je kunt documenten eenvoudig raadplegen, filteren, doorzoeken en downloaden. Er kan gelijktijdig worden gezocht in het archief van meerdere administraties. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht.

Welke tien populaire functies heeft het digitaal archief?

  1. Een uitgebreide zoekfunctie
  2. Een snelkeuze menu voor weergave meest gevraagde overzichten
  3. Persoonlijke weergave instellingen met veldkeuze
  4. Administratie selectie mogelijkheden
  5. Talrijke filtermogelijkheden
  6. Excel exportmogelijkheid van het ingestelde archiefoverzicht
  7. Het raadplegen van persoonlijk autorisatie overzicht
  8. Download mogelijkheid inclusief een compleet auditrapport
  9. Een back-up functie met filtermogelijkheden
  10. Toegangsrechten instellen per gebruiker

1. De uitgebreide zoekfunctie

Met de zoekfunctie zoek je eenvoudig in de inhoud van meerdere boekingsvelden (onder andere omschrijving, regelomschrijvingen en relatienaam) maar ook in de tekst van het boekingsdocument.

2. Snelkeuze menu weergave meest gevraagde overzichten

Voor gebruikers van onze module ‘autorisatiemanagement’ hebben wij de meest gevraagde weergave opties in een snelkeuzemenu beschikbaar gemaakt:

  • Standaard weergave
  • Recent geautoriseerd: toont recent geautoriseerde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
  • Recent afgekeurd: toont recent afgekeurde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
  • Autorisatie in behandeling: toont de boekingen die nog geautoriseerd moeten worden
Standaard weergavefuncties in Zenvoices archief

3. Persoonlijke weergave instellingen met veldkeuze

Het archiefoverzicht is naar eigen inzicht op te bouwen. Er kan worden gekozen welke velden in het overzicht zichtbaar moeten zijn en ook de volgorde van de kolommen is naar eigen inzicht te bepalen.

4. Administratie selecteren

Het is mogelijk om in meerdere administraties tegelijkertijd of slechts in één administratie te zoeken naar boekingsdocumenten.

5. Talrijke filtermogelijkheden

Het is mogelijk om de zoekopdracht heel specifiek te maken doordat er gefilterd kan worden op uitgebreide hoeveelheid velden. Hieronder zie je welke velden en combinaties van velden kunnen worden geselecteerd om een zoekopdracht specifiek uit te voeren:

  • Aantal opmerkingen
  • Artikelen
  • Autorisatie datum en tijd
  • Autorisatiestatus
  • Autorisatoren
  • Bedrag incl. btw
  • Bedrag excl. btw
  • Bestandsnaam
  • Bestellingen
  • Boekingsdatum
  • Boekingstype
  • Boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd
  • Boekingsvoorstel goedgekeurd door
  • Boekingsvoorstel goedgekeurd opx
  • Boekstuknummer
  • Btw bedrag
  • Datum
  • Document aangeleverd op
  • Document afzender
  • Document herkomst
  • Document onderwerp
  • Factuurnummer
  • Geautoriseerd door
  • Grootboekrekeningen
  • Herkenningsscore
  • Ingelezen door scan & herken
  • Inkoopfactuurbeoordeling
  • Kostendragers
  • Kostenplaatsen
  • Laatst gewijzigd
  • Medewerkers
  • Omschrijving
  • Projecten
  • Relatie

Onderstaand zie je de wijze waarop je binnen de velden kunt bepalen hoe je kan zoeken:

6. Excel exportmogelijkheid van het ingestelde archiefoverzicht

Het is mogelijk om je gemaakte overzicht als Excel te downloaden. Dit wordt in praktijk veel gebruikt voor rapportages aan collega’s die geen toegang hebben tot Zenvoices, maar wel inzicht willen hebben in de periodiek verwerkte boekingen.

7. Het raadplegen van persoonlijk autorisatie overzicht

Als er gebruik wordt gemaakt van autorisatiemanagement in Zenvoices kan je de rechten voor een autorisator zo instellen dat deze uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen autorisatie historie. Zo kunnen ze altijd raadplegen welke communicatie er is geweest en bijvoorbeeld op welke basis een factuur de vorige keer door hem/haar is goedgekeurd.

8. Download mogelijkheid inclusief een compleet auditrapport

Het is mogelijk om een factuur uit het archief te downloaden. Indien gewenst kan dit met een auditrapport. Een auditrapport is een document bij de boeking met de volgende informatie:

  • Documentgegevens (o.a. administratie, dagboek, relatienaam, link naar Zenvoices archief)
  • Herkomst en geschiedenis
  • Opmerkingen
  • Autorisatiehistorie

Bovenstaande wordt vaak gebruikt indien er tijdens een audit (controle) vragen komen over de geschiedenis van specifieke boekingen.

9. Een back-up functie met filtermogelijkheden

Een boeking in het Zenvoices archief is beschikbaar voor klanten tot 10 jaar na verwerking. Er is ook een mogelijkheid om de boekingsdocumenten digitaal buiten Zenvoices zeker te stellen. Hiervoor kunnen deze als back-up worden gedownload.

De documenten kunnen worden gedownload uit één of een selectie administraties per dagboek en periode, al dan niet inclusief het auditrapport.

10. Toegangsrechten instellen per gebruiker

Per gebruiker is instelbaar tot welk archief deze toegang mag hebben. Dit wordt gebruikt om op functie/rol of medewerkersniveau te bepalen in welke archieven deze documenten mag raadplegen.

Meer weten over het werken met het digitaal archief in Zenvoices?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

Hoe werkt het?

In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


Top 10 product updates uit 2020

In 2021 staan er ook weer 20+ updates gepland om het verwerken van facturen verder gebruiksvriendelijk & betrouwbaar te automatiseren.

Onderstaand hebben we een selectie van de 10 meest populaire product updates uit 2020 gemaakt, waar onze gebruikers meer tijd en geld mee zijn gaan besparen:

1. Zenvoices Lite

Van iedere bon en factuur maken we met Zenvoices Lite een digitale factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.

2. Automatische relatietoewijzing

Op basis van tekst in een document kan eenvoudig een relatie worden gekoppeld, ideaal voor verwerking van brandstofbonnen bijvoorbeeld.

3. Tags

Automatiseer eenvoudig door te groeperen en acties aan de groepen te koppelen met tags.

4. Herkenningsscore

Door herkende documenten te voorzien van een herkenningsscore is het eenvoudiger geworden om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren.

5. Purchase to Pay

Het matchen van facturen met bestellingen en magazijn ontvangsten is geautomatiseerd voor King en Exact gebruikers.

6. Autorisatiemanagement

Het inrichten van schema’s voor goedkeuringsprocessen
van facturen is verder vereenvoudigd.

7. Knippen en plakken

Het selecteren en plakken van tekst uit een document
is eenvoudiger gemaakt.

8. Auditrapport

Het automatisch bijwerken van auditrapport is
mogelijk gemaakt.

9. Mailbevestiging

Bij ontvangst documenten is instelbaar gemaakt
om afzenders automatisch een bevestigingsmail te sturen.

10. Talen voor herkenning uitgebreid

Zenvoices ondersteund nu herkenning van facturen en bonnen in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans.


Automatische relatietoewijzing op basis van herkende tekst

Automatische relatieherkenning is in Zenvoices natuurlijk al tijden onderdeel van het factuurherkenningsproces. Hiervoor maken we gebruik van unieke gegevens, zoals bijvoorbeeld KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, telefoonnummer, postcode, klantnummer en e-mailadres. Het is nu ook mogelijk om op basis van tekstherkenning een boeking automatisch toe te wijzen aan een relatie.

Tekstherkenning gebruiken voor relatietoewijzing, hoe werkt het?

In Zenvoices hebben we onder ‘Automatiseren’ een verzameling gebruiksvriendelijke en tijdbesparende functies ondergebracht om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren. Hier hebben we ook de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om relatietoewijsregels aan te maken op basis van (onder andere) tekstherkenning. Zodra bij het inlezen ingestelde document tekst(en) wordt herkend, wordt de daarbij behorende toewijzingsregel geactiveerd en de boeking op de gewenste relatie uitgevoerd.  

Vijf handige praktijktips

We hebben enkele voorbeelden voor je uitgewerkt waardoor het duidelijk wordt hoe je met automatische relatietoewijzing op basis van tekstherkenning tijd kan besparen in het boekingsproces.

1. Verwerken brandstof en of horecabonnen

In veel administraties worden brandstoffen geboekt op een algemene crediteur, bijvoorbeeld ‘diverse brandstoffen’.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png

2. Meerdere filialen als relatie met zelfde kvk inschrijving

Boekingen verwerken per filiaal bij een filiaalbedrijf met één KvK inschrijving is mogelijk door regels aan te maken waarin de combinatie van plaatsnaam en bedrijfsnaam wordt herkend in het document en daar dan een relatietoewijsregel aan koppelen.

3. Verwerken van particuliere verkoopfacturen

Zenvoices wordt ook veel gebruikt om verkoopfacturen uit facturatieprogramma’s te verwerken. Niet in iedere administratie worden de relaties allemaal aangemaakt. Door op de factuur een uniek tekstkenmerk mee te geven (bijvoorbeeld: particulier of winkelaankoop) kun je regels aanmaken om facturen met deze tekst of een combinatie van meerdere teksten te boeken op een diverse relatie in je boekhouding.

4. Verwerken van facturen van relaties buiten EU

Het automatische toewijzen van boekingen aan relaties buiten de EU is door het gebruik van relatietoewijzing op basis van tekstherkenning ook mogelijk.

5. Verwerken facturen waarbij relatie dubbel voorkomt in administratie

In sommige administraties worden relaties dubbel aangemaakt om zo per relatie te kunnen bepalen welke kosten er op een specifieke relatie geboekt worden. Dit wordt toegepast om bijvoorbeeld gas en elektriciteit apart te boeken.

Facturen volledig automatisch verwerken?

Voor AFAS, e-Boekhouden, Exact Online, Exact Globe, King Software, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Software Gemak en Accountancy Gemak (voorheen Unit4 Multivers), Visma eAccounting en UBL factuur verwerkende pakketten heeft Zenvoices oplossingen om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren, te werken met een digitaal goedkeuringsproces, te werken met betaalmogelijkheden en het proces om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en ontvangsten. De beschikbare opties om tijd en geld te besparen verschillen per pakket.

Al klant? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN