Zenvoices logo
Zenvoices logo

3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

Hoe werkt het?

In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


Top 10 product updates uit 2020

In 2021 staan er ook weer 20+ updates gepland om het verwerken van facturen verder gebruiksvriendelijk & betrouwbaar te automatiseren.

Onderstaand hebben we een selectie van de 10 meest populaire product updates uit 2020 gemaakt, waar onze gebruikers meer tijd en geld mee zijn gaan besparen:

1. Zenvoices Lite

Van iedere bon en factuur maken we met Zenvoices Lite een digitale factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.

2. Automatische relatietoewijzing

Op basis van tekst in een document kan eenvoudig een relatie worden gekoppeld, ideaal voor verwerking van brandstofbonnen bijvoorbeeld.

3. Tags

Automatiseer eenvoudig door te groeperen en acties aan de groepen te koppelen met tags.

4. Herkenningsscore

Door herkende documenten te voorzien van een herkenningsscore is het eenvoudiger geworden om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren.

5. Purchase to Pay

Het matchen van facturen met bestellingen en magazijn ontvangsten is geautomatiseerd voor King en Exact gebruikers.

6. Autorisatiemanagement

Het inrichten van schema’s voor goedkeuringsprocessen
van facturen is verder vereenvoudigd.

7. Knippen en plakken

Het selecteren en plakken van tekst uit een document
is eenvoudiger gemaakt.

8. Auditrapport

Het automatisch bijwerken van auditrapport is
mogelijk gemaakt.

9. Mailbevestiging

Bij ontvangst documenten is instelbaar gemaakt
om afzenders automatisch een bevestigingsmail te sturen.

10. Talen voor herkenning uitgebreid

Zenvoices ondersteund nu herkenning van facturen en bonnen in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans.


Automatische relatietoewijzing op basis van herkende tekst

Automatische relatieherkenning is in Zenvoices natuurlijk al tijden onderdeel van het factuurherkenningsproces. Hiervoor maken we gebruik van unieke gegevens, zoals bijvoorbeeld KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, telefoonnummer, postcode, klantnummer en e-mailadres. Het is nu ook mogelijk om op basis van tekstherkenning een boeking automatisch toe te wijzen aan een relatie.

Tekstherkenning gebruiken voor relatietoewijzing, hoe werkt het?

In Zenvoices hebben we onder ‘Automatiseren’ een verzameling gebruiksvriendelijke en tijdbesparende functies ondergebracht om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren. Hier hebben we ook de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om relatietoewijsregels aan te maken op basis van (onder andere) tekstherkenning. Zodra bij het inlezen ingestelde document tekst(en) wordt herkend, wordt de daarbij behorende toewijzingsregel geactiveerd en de boeking op de gewenste relatie uitgevoerd.  

Vijf handige praktijktips

We hebben enkele voorbeelden voor je uitgewerkt waardoor het duidelijk wordt hoe je met automatische relatietoewijzing op basis van tekstherkenning tijd kan besparen in het boekingsproces.

1. Verwerken brandstof en of horecabonnen

In veel administraties worden brandstoffen geboekt op een algemene crediteur, bijvoorbeeld ‘diverse brandstoffen’.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png

2. Meerdere filialen als relatie met zelfde kvk inschrijving

Boekingen verwerken per filiaal bij een filiaalbedrijf met één KvK inschrijving is mogelijk door regels aan te maken waarin de combinatie van plaatsnaam en bedrijfsnaam wordt herkend in het document en daar dan een relatietoewijsregel aan koppelen.

3. Verwerken van particuliere verkoopfacturen

Zenvoices wordt ook veel gebruikt om verkoopfacturen uit facturatieprogramma’s te verwerken. Niet in iedere administratie worden de relaties allemaal aangemaakt. Door op de factuur een uniek tekstkenmerk mee te geven (bijvoorbeeld: particulier of winkelaankoop) kun je regels aanmaken om facturen met deze tekst of een combinatie van meerdere teksten te boeken op een diverse relatie in je boekhouding.

4. Verwerken van facturen van relaties buiten EU

Het automatische toewijzen van boekingen aan relaties buiten de EU is door het gebruik van relatietoewijzing op basis van tekstherkenning ook mogelijk.

5. Verwerken facturen waarbij relatie dubbel voorkomt in administratie

In sommige administraties worden relaties dubbel aangemaakt om zo per relatie te kunnen bepalen welke kosten er op een specifieke relatie geboekt worden. Dit wordt toegepast om bijvoorbeeld gas en elektriciteit apart te boeken.

Facturen volledig automatisch verwerken?

Voor AFAS, e-Boekhouden, Exact Online, Exact Globe, King Software, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Unit4, Visma eAccounting en UBL factuur verwerkende pakketten heeft Zenvoices oplossingen om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren, te werken met een digitaal goedkeuringsproces, te werken met betaalmogelijkheden en het proces om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en ontvangsten. De beschikbare opties om tijd en geld te besparen verschillen per pakket.

Al klant? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseren met tags in Zenvoices

In Zenvoices is het mogelijk om items te groeperen door gebruik te maken van tags. Dit maakt het mogelijk om voor groepen met dezelfde tag(s) acties in de software uit te voeren.

Tags, wat zijn dat eigenlijk?

Met een tag, in de praktijk ook wel label of etiket genoemd, wordt een woord/woordgroep bedoeld die wordt toegewezen aan een item of groep items. Door te werken met tags in Zenvoices kun je eenvoudig groeperen en acties aan gemaakte groepen koppelen.

Tags gebruiken om te groeperen

In je Zenvoices omgeving kun je zelf per administratie tags aanmaken. Zodra een tag is aangemaakt kan deze bijvoorbeeld aan meerdere relaties (crediteuren/debiteuren) worden gekoppeld. Zo kun je bijvoorbeeld de tag ‘Huisvesting’ aanmaken en koppelen aan alle relaties die te maken hebben met huisvesting. Je kunt aan een relatie meerdere tags koppelen.

Tags gebruiken om te automatiseren

Met een tag zou je bijvoorbeeld een groep kunnen aanmaken van relaties waarvan de facturen volgens jou, zonder tussenkomst van mensen ingelezen en geboekt mogen worden. Dan zou je deze bijvoorbeeld als tag ‘Automatisch’ kunnen toekennen. Vervolgens maak je een regel aan bij Automatiseren in de Zenvoices omgeving. In deze regel neem je op dat boekingen van relaties met de tag ‘Automatisch’ automatisch mogen worden ingelezen en geboekt in je administratie en je hebt de groep met deze tag geautomatiseerd. Uiteraard kun je de regel uitbreiden met voorwaarden als bedrag of herkenningsscore om nog meer te sturen op het uitsluitend automatisch boeken van de beoogde facturen.

Tags gebruiken om te autoriseren

Een digitaal goedkeuringsproces inrichten en beheren? In de module ‘Autorisatie’ is het mogelijk om (bijvoorbeeld) relaties op te nemen in de voorwaarden van een autorisatieschema. Op basis van die voorwaarden kan onder andere worden bepaald welke relaties bij een bepaalde autorisator ter goedkeuring worden aangeboden. Het nadeel is dat je bij een aanvulling of het verwijderen van een relatie dit altijd in het schema moet worden aangepast

Door te werken met tags kun je dit eenvoudiger maken. Door een tag te maken met bijvoorbeeld ‘inkooprelaties’ en deze op te nemen in je voorwaarden. Vervolgens koppel je de tag aan relaties en daarmee heb je de groep met de tag ‘inkooprelaties’ in de voorwaarden toegevoegd. De tag toevoegen kan al bij het aanmaken van de relatie. Uiteraard kun je dit dan ook weer uitbreiden met meer voorwaarden, zodat bij het inlezen van de factuur deze automatisch aan de juiste personen wordt toegewezen. Met het gebruiken van tags maakt Zenvoices het beheren en stroomlijnen van het autorisatieproces veel eenvoudiger.

Omdat tags de uitkomst bieden voor het eenvoudiger maken van processen in Zenvoices zullen we de komende periode meer toepassingen van tags mogelijk maken.

Ook eenvoudig factuurverwerking automatiseren met tags?

Maak je al gebruik van Zenvoices, raadpleeg dan ons helpcentrum om aan aan de slag te gaan met de mogelijkheden die tags bieden. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Facturen met g-rekening betaling boeken met Zenvoices

Bij het inlenen of uitlenen van personeel wordt er veel gewerkt met g-rekeningen. Een g-rekening is een geblokkeerde rekening die bijvoorbeeld aannemers, uitzend- en payrollorganisaties kunnen gebruiken om loonheffingen (al dan niet met btw) van door hen ingehuurd personeel aan de Belastingdienst of aan onderaannemers te voldoen. Van een g-rekening kunnen geen andere betalingen gedaan worden. De rekening beschermt partijen tegen wanbetalingen van loonheffingen. Op de website van de Belastingdienst vind je uitgebreide informatie over het gebruiken van een g-rekening. Met Zenvoices kun je het verwerken van facturen met g-rekening betaling met behoud van regie automatiseren.

Hoe werkt het?

Nadat een factuur door Zenvoices is herkend en automatisch is omgezet in een boekingsvoorstel kun je in het boekingsscherm opgeven welk bedrag of welk percentage van het totaal bedrag van de factuur gesplitst moet worden naar de g-rekening. Dit ligt vast bij de relatie stamgegevens in Zenvoices. Ook wordt het betaalrekening bedrag weergegeven.

Bij het aanmaken van de boeking in je boekhoudsysteem zal de boeking vervolgens automatisch gesplitst worden in een betaalrekening en een g-rekening betaling. Afhankelijk van jouw voorkeur kan je het splitsen op basis van de laatste boeking of op vooraf ingestelde wijze bij de relatie laten uitvoeren door Zenvoices.

Voor welke boekhoudpakketten beschikbaar?

Het boeken van facturen met g-rekening betaling ondersteunt Zenvoices bij Nederlandse administraties in AFAS, Exact Online, Twinfield en Unit4 Multivers. Ook voor boekhoudpakketten, die zelf geen g-rekening ondersteuning bieden, zoals SnelStart en King heeft Zenvoices de oplossing om het boeken met g-rekening betaling mogelijk te maken.

Meer weten?

Werk je al met Zenvoices? Raadpleeg ons helpcentrum voor meer informatie. Nog niet bekend met Zenvoices, maar wil je weten hoe je met Zenvoices sneller en makkelijker boekingen kan verwerken in jouw boekhoudpakket en dit zelfs met behoud van regie al verregaand kan automatiseren? Neem contact op of plan een persoonlijke demonstratie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Facturen betalen met Zenvoices

Het is nu mogelijk om facturen te betalen met Zenvoices. Een gebruiker kan daarmee de regie houden over het betaalproces in Zenvoices en betalingen uitvoeren in de eigen vertrouwde bankomgeving. Dit is bijvoorbeeld ideaal voor samenwerking tussen kantoor en eindklant. Met het faciliteren van facturen herkennen, automatisch boeken en nu ook betalen, zet Zenvoices een belangrijke stap om het proces van factuurverwerking nog completer, makkelijker en overzichtelijker te maken.

Hoe werkt betalen met Zenvoices?

In Zenvoices kunnen betaalopdrachten worden aangemaakt en worden geëxporteerd naar een SEPA betaalbestand (PAIN.001). De aangemaakte betaalbestanden kunnen worden geïmporteerd door alle bekende banken. Zowel losse betalingen als verzamelbetalingen worden ondersteund. De mogelijkheid voor betalen wordt aangeboden als een aanvullende module en geeft ook inzicht in openstaande posten en de status van betalingen. 

Functies en mogelijkheden

In de module Betalen biedt Zenvoices inzicht in de betaalstatus van facturen en kan automatisch een betaaladvies gegenereerd worden op basis van de vervaldatum van facturen. Het betalen in vreemde valuta wordt ondersteund als dit ook in het achterliggende boekhoudpakket mogelijk is. Het is ook mogelijk om vreemde valuta toe te passen als er gebruik wordt gemaakt van de UBL conversie mogelijkheid in Zenvoices. Per boeking is inzichtelijk welke betalingen er zijn gedaan. Ook is er een overzicht van de openstaande facturen, dit is op te roepen per administratie, of over alle administraties. Per leverancier kan worden aangegeven of de boekingen moeten worden meegenomen in betaalopdrachten. Met deze functies biedt Zenvoices een toegankelijk, overzichtelijk en compleet betalingsproces. In het helpcentrum is alle informatie over de mogelijkheden en instellingen te raadplegen.

Ook aan de slag als gebruiker van de module Betalen?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Ga als beheerder in je Zenvoices omgeving naar Beheer / Omgeving / Administraties en kies voor ‘Wijzigen administratie’. Onder ‘Aanvullende modules’ kun je kiezen voor de module Betalen. Raadpleeg voor de maandelijkse kosten onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor alle UBL ready boekhoudpakketten

Naast de volledige koppelingen met de meestvoorkomende boekhoudpakketten, is het met Zenvoices nu ook mogelijk geworden om sneller en gemakkelijker facturen te verwerken in alle boekhoudpakketten waarin (EN16931) UBL facturen kunnen worden ingelezen.

Hoe werkt bonnen en facturen realtime omzetten naar UBL?

Facturen en bonnen kunnen worden aangeleverd per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app in een Zenvoices administratie. Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel en na goedkeuring, tijdens het exporteren, wordt deze omgezet in een UBL factuur. Deze UBL factuur wordt vervolgens per e-mail verzonden naar het boekhoudpakket.

De volgende bestandsformaten kunnen automatisch worden omgezet in een boekingsvoorstel: pdf, foto’s (.jpg, .jpeg, .png, .bmp), Microsoft Word (.docx, .doc), Microsoft Excel (.xslx, .xls) en e-mailberichten (.eml). Ook bestaande UBL facturen kunnen via Zenvoices worden verwerkt. Hierdoor kan vanuit één werkstroom worden gewerkt en zijn alle facturen en bonnen te raadplegen in het digitaal archief.

Boekingen coderen

In Zenvoices is het mogelijk om een ingelezen factuur of bon te voorzien van een grootboekrekening. Hiervoor wordt gewerkt met het RGS grootboekschema. De RGS codes worden opgenomen in de UBL factuur die door Zenvoices gegenereerd wordt. Verschillende RGS niveau’s worden ondersteund: niveau 2 is het meest eenvoudige grootboekschema (ongeveer 40 grootboekrekeningen) en niveau 5 het meest uitgebreide schema (ongeveer 2300 grootboekrekeningen). Op basis van het RGS grootboekschema, kan een UBL ready boekhoudpakket bij het inlezen van een UBL factuur boekingsregels met de juiste grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket aanmaken.

Automatisch verwerken van facturen en bonnen

Het proces van inkomende factuur tot aan het aanbieden in het boekhoudpakket is volledig te automatiseren. Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon automatisch vertalen naar een boekingsvoorstel voor controle. Als de resultaten regelmatig zonder correcties goedgekeurd worden, kan ook het goedkeuren van deze voorstellen worden geautomatiseerd op basis van regels. Met deze werkwijze kan veel tijd en daarmee geld worden bespaard.

Digitaal autoriseren

Met de module Autorisatie is het autorisatieproces voor facturen in de organisatie te stroomlijnen. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. De beheerder heeft met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Na goedkeuring wordt van de bon of factuur automatisch een UBL bestand aangemaakt en voor verdere verwerking naar het boekhoudpakket gezonden.

Aan de slag met het omzetten van facturen en bonnen naar UBL?

Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl uitbreiden met een overzichtelijke workflow voor het digitaal goedkeuren van facturen en met behoud van regie het proces van inkomende factuur tot aan boeking volledig automatiseren? Zenvoices is nu ook beschikbaar voor e-Boekhouden.nl.

Met de belofte “Online boekhouden voor iedereen” is e-Boekhouden.nl partner van ondernemers, verenigingen, stichtingen, maar ook van accountants en boekhouders. Om facturen en bonnen verwerken in e-Boekhouden.nl nog gemakkelijker en sneller te maken heeft Zenvoices samen met e-Boekhouden.nl gewerkt aan een koppeling om automatische herkenning, zelflerende boeking en digitale goedkeuring van facturen (autorisatie) te faciliteren.

Zenvoices voor e-Boekhouden.nl is nu beschikbaar

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerk je bonnen en facturen ook sneller en makkelijker in e-Boekhouden.nl. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers zijn daardoor niet onnodig veel tijd kwijt aan de correcte verwerking van facturen.

Digitaal facturen goedkeuren voor e-Boekhouden.nl

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je ook met Zenvoices voor e-Boekhouden.nl altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor Visma eAccounting

Voor gebruikers van Visma eAccounting is Zenvoices nu ook beschikbaar. Visma eAccounting is ontworpen voor ondernemers. Met slimme software helpt Visma eAccounting de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te regelen. Met ondersteuning van Zenvoices kan nu zelfs het proces van inkomende factuur tot boeking worden geautomatiseerd, waarbij je zelf de regie houdt. Dat voorkomt fouten en scheelt een hoop tijd.

Zenvoices voor Visma eAccounting

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerkt men bonnen en facturen sneller en makkelijker in de administratie. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het Peppol facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Digitaal autoriseren voor Visma eAccounting

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor Visma eAccounting?

Visma eAccounting kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN