Zenvoices logo
Zenvoices logo

Werken met tags in Zenvoices, wat zijn de voordelen?

Een tag is een label dat je zelf kunt aanmaken en toevoegen aan een relatie of administratie in Zenvoices. Met het gebruik van tags kun je relaties en/of administraties groeperen. Handig dus als je een actie wilt uitvoeren die voor meerdere relaties of administraties van toepassing zijn. Je kunt per medewerker instellen welke rechten zij hebben met betrekking tot het toevoegen of verwijderen van tags. Het is mogelijk om meerdere tags aan één administratie te hangen.

Je kunt tags inzetten voor:

1. Tags voor autorisatiemanagement

Door tags aan te maken op omgevingsniveau, kun je deze in alle administratie raadplegen en (afzonderlijk of door middel van een bulkactie) aan relaties koppelen. Dit kan handig zijn in het autorisatiemanagement, door relatietags aan te maken voor bijvoorbeeld ‘Algemene kosten’ en ‘Inkoopfacturen’. Zo kun je eenvoudig crediteuren groeperen. Als je vervolgens deze tags als voorwaarde bij een autorisator in het autorisatiemanagement opneemt, heb je door middel van één voorwaarde meerdere crediteuren gekoppeld. Zo hoef je niet elke crediteur los te koppelen aan een autorisator. Dit houdt het autorisatieschema wel zo overzichtelijk. Wanneer je tijdens het boeken een nieuwe relatie aanmaakt in Zenvoices, kan je direct de gewenste tag toevoegen, zodat deze nieuwe relatie direct opgenomen is in het autorisatieschema.

2. Tags voor automatiseringsregels

Door tags toe te wijzen aan relaties kun je eenvoudig automatiseringsregels toepassen. Het voordeel hiervan is dat je niet eerst de automatiseringsregels hoeft te openen om daar vervolgens relaties toe te wijzen. Zo kun je bijvoorbeeld een relatietag ‘Automatisch goedkeuren’ aanmaken op omgevingsniveau, zodat deze beschikbaar is in alle administraties. Door deze tag toe te voegen aan de voorwaarden van de goedkeurregel, wordt de automatisering toegepast bij relaties waar deze tag aan toegevoegd is. Deze tag kan in bulk aan meerdere relaties worden toegekend, maar dit kan ook in het boekingsscherm tijdens het boeken. Wil je tijdens het boeken direct automatisering toepassen voor deze relatie, open dan de stamgegevens en voeg de tag toe. Zo is deze relatie voor eerstvolgende factuur direct geautomatiseerd.

3. Tags voor overzicht
In het dashboard kun je de kolom ‘Tags’ toevoegen door deze aan te vinken in de ‘Veldkiezer‘. Je kunt filteren op tags in zowel het statussen dashboard, als in het performance dashboard. Zo heb je als beheerder een overzicht van administratietags welke aan een administratie gekoppeld zijn. Naast de mogelijkheid om te filteren en te zoeken op administratietags, kun je ook de gekoppelde relatietags per relatie inzien. Op deze manier heb je in één oogopslag duidelijk aan welke relatie nog niet of juist wel een relatietag gekoppeld is.

Meer informatie over tags

Meer informatie over het aanmaken en instellen van tags lees je in dit helpartikel. Voor vragen zijn wij op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur te bereiken via 085 303 8853, mail of chat. Wens je hulp bij het instellen van je omgeving? Bekijk dan de mogelijkheden voor betaalde ondersteuning.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Wat is Single Sign On (SSO) en wat zijn de voordelen?

De regels en eisen rondom cybersecurity worden binnen bedrijven steeds meer en beter gehandhaafd. Single Sign On (SSO) biedt gebruikers de mogelijkheid om eenmalig in te loggen bij een externe authenticatie provider, waarna automatisch toegang wordt verschaft tot software zoals Zenvoices. SSO is beschikbaar gemaakt in Zenvoices om het proces van het inloggen en registreren van gebruikers te vereenvoudigen. Zenvoices houdt zich intensief bezig met informatiebeveiliging en beschikt daarom ook over een ISO 27001 certificering. Daarnaast helpt Zenvoices organisaties waarmee samengewerkt wordt te voldoen aan hun wet- en regelgeving rondom cybersecurity. In een bestaande Zenvoices omgeving kunnen gebruikers worden aangemaakt via SSO zodat zij geen aparte inloggegevens hoeven aan te maken. Het werken met SSO brengt meerdere voordelen met zich mee, zoals: 

  • Verbeterde veiligheid 
    Met SSO wordt er eenmalig ingelogd en is de kans op onderschepping van je wachtwoord en gebruikersnaam kleiner. Wachtwoorden worden niet meer herhaald en daardoor wordt de veiligheid versterkt. Met SSO is er nog maar één sterk wachtwoord nodig en deze kan gemakkelijker onthouden worden door de werknemer. Wel is het cruciaal dat naast dit wachtwoord aanvullende authenticatie wordt gebruikt, zoals een e-mail of SMS-code. Als organisatie ben je daardoor minder kwetsbaar voor phishingaanvallen. Verdachte inlogpogingen worden herkend en geblokkeerd door de ingebouwde beveiligingstools om de veiligheid te verbeteren. Mocht het voorkomen dat een werknemer een device kwijtraakt dan kan de organisatie ook snel en gemakkelijk de toegang van dit device tot accounts en cruciale data uitschakelen, omdat er maar van één account gebruik gemaakt wordt.
  • Gebruiksvriendelijkheid 
    Inloggen bij meerdere tools kan frustraties veroorzaken vanwege het feit dat er verschillende inloggegevens onthouden moeten worden. Met SSO hoeven gebruikers niet meer na te denken over welke inloggegevens ze moeten gebruiken en hebben ze met één inlog toegang tot alle benodigde software. Daarnaast wordt met SSO het beheren van de toegangsrechten voor de organisatie inzichtelijk en transparant gemaakt door middel van configuratie op basis van functie, afdeling of senioriteit.
  • Tijdbesparing 
    We maken allemaal wel eens mee dat we een wachtwoord of gebruikersnaam vergeten zijn. Dan is er uiteraard altijd de optie ‘wachtwoord vergeten’, maar dit kost wel tijd en moeite. Met het gebruik van SSO is dit niet meer nodig. Nadat er een gebruikersaccount is aangemaakt in Zenvoices en SSO geactiveerd is, kunnen gebruikers eenvoudig inloggen met een externe provider zoals Microsoft of Okta.
  • Verhoogde productiviteit 
    Als gebruiker maak je vaak gebruik van meerdere systemen en dat betekent dat er continue met verschillende gegevens in verschillende software moet worden ingelogd. Het handmatig beheren van bijvoorbeeld de aanvraag voor inloggegevens kan erg tijdrovend zijn. Met SSO zijn gebruikers minder tijd kwijt zijn aan het inloggen in alle benodigde software en de beheerders aan het aanmaken van accounts.

Hoe kun je inloggen met SSO?

Eenmalig inloggen in Zenvoices wordt ondersteund via Microsoft (en binnenkort ook Okta).

Microsoft
Inloggen met SSO kun je doen met een Microsoft account. Microsoft Azure Active Directory biedt een volledige oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer met geïntegreerde beveiliging. Gebruikers kunnen zich eenmalig aanmelden om toegang te krijgen tot hun Microsoft-apps en andere cloud-, SaaS- en on-premises app met dezelfde referenties.

Okta (binnenkort beschikbaar)
Okta biedt een veilige cloudoplossing voor SSO waarmee werknemers, klanten en partners met één inlog toegang hebben tot de tools waarmee zij werken. Okta beveiligt alle informatie met uitgebreide beveiligingsmaatregelen. Eén van deze maatregelen is multi-factor authenticatie (MFA) waarmee je je identiteit moet bevestigen met een tweede factor naar keuze. Dit kan bijvoorbeeld een SMS met een verificatiecode zijn.

Voor wie is SSO beschikbaar?

SSO is beschikbaar in het Compleet abonnement van Zenvoices. Je leest hoe je SSO inschakelt via de onderstaande button.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Waarom het Performance dashboard onmisbaar is bij automatisering met Zenvoices

Bij Zenvoices is het onze missie om factuurverwerking zo veel mogelijk te automatiseren, maar we begrijpen ook dat het soms lastig is om alles uit handen te geven. Je kunt bij ons daarom zelf bepalen welke stappen je automatisch wilt laten verlopen en bij welke stappen je liever nog controle houdt. Zo kun je in je eigen tempo ontdekken wat de mogelijkheden zijn en willen we, door middel van inzicht te geven in de prestaties van automatisering, je vertrouwen in de software laten groeien. In deze blog lees je meer over onze nieuwe feature: het Performance dashboard. 

Wat is het Performance dashboard?

Het Performance dashboard geeft je inzicht in de prestaties van je administraties. In de kolom ‘Automatisch geboekt’ wordt het percentage getoond van de boekingen die automatisch geboekt zijn in de desbetreffende administratie. Bij ‘Correct herkend’ wordt het percentage getoond van de boekingen in de administratie die volledig correct herkend zijn en de ‘Gemiddelde herkenningsscore’ geeft de gemiddelde herkenningsscore aan per administratie (de herkenningsscore is de score die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn). Hoe meer groene vakjes, welke hoge scores betekenen, hoe meer geautomatiseerd is. De scores in de gele en rode vakjes geven aan dat hier nog winst te behalen valt. De grens en kleurbepaling is per kolom verschillend en wordt toegelicht in dit helpartikel. Wanneer je op een vakje gaat staan met je muis, geeft de mouse-over aan wat het verschil is ten opzichte van de vorige periode (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1: Score overzicht in Performance dashboard

Hoe werk je met het Performance dashboard in de praktijk? 

Het Performance dashboard is te raadplegen in de Zenvoices portal via Dashboard > Performance. Om een goed beeld te krijgen van wat er gebeurt in jouw omgeving is het aan te raden om het dashboard wekelijks te monitoren en hierop acties uit te zetten. Je kunt het Performance dashboard ook exporteren als Excelbestand zodat je een overzicht hebt om eventuele doelstellingen aan te koppelen. Het Performance dashboard geeft inzicht in de automatisering per administratie en laat je zien welke facturen in de desbetreffende administratie goed herkend worden en welke niet. Dankzij het zelflerend vermogen van Zenvoices wordt de herkenning van facturen verbeterd naarmate de facturen vaker ingelezen worden. De herkenningsscores van de facturen gaan dan omhoog en je hoeft minder handmatig in te vullen of aan te passen, waardoor je kunt gaan automatiseren.

Als je nog geen gebruik maakt van automatiseringsregels dan kun je bijvoorbeeld starten met het automatisch laten boeken van facturen die een herkenningsscore boven de 95% hebben. Hieronder worden drie tips genoemd om optimaal gebruik te maken van automatisering. Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatiseren, lees onze blogs en helpartikelen of vraag ondersteuning aan via onderstaande button. Ook kun je je aanmelden voor onze kwartaal nieuwsbrief.

Drie tips om te automatiseren met het Performance dashboard. 

Controleer op omgevingsniveau bij welke administraties een hoge score getoond worden bij ‘Correct herkend’, ga vervolgens na welke relaties goed herkend worden en of automatisering toegepast kan worden. Boekingsvoorstellen kunnen gegenereerd worden op basis van: 

– Stamgegevens
– Laatste boeking
– Boekingstemplate

Wanneer er geen handmatige aanpassingen noodzakelijk zijn bij deze boekingsvoorstellen, kunnen deze boekingen volledig geautomatiseerd worden. 

Gebruik boekingstemplates om kosten/omzet standaard over verschillende grootboekrekeningen/kostenplaatsen/projecten uit te splitsen op basis van bijvoorbeeld een vast bedrag, percentage of restant. Hoe je een boekingstemplate aanmaakt lees je in dit artikel.

Gebruik boekingswijze toewijsregels om afwijkende scenario’s te automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld een boekingstemplate zoals hierboven beschreven tot een bepaald bedrag en laat een ander boekingstemplate activeren op bijvoorbeeld de grootboekrekening ‘Vraagposten’ wanneer een factuurbedrag boven een bepaald bedrag wordt herkend.

Bekijk de video: Automatisering in beeld

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Het succesverhaal van Iris Meulendijks (Advies Anno Nu)

Hoe het begon…

Iris Meulendijks werkt met haar administratiekantoor Advies Anno Nu sinds 2020 met Zenvoices. Voor die tijd gebruikten ze een andere scan- en herkenoplossing waarmee 20% van de facturen geautomatiseerd doorgestuurd konden worden naar de boekhouding. Daarbij was het begrip ‘automatisch doorsturen’ een sprong in het diepe, want er waren twee smaken: Of alles van een relatie automatisch naar de boekhouding of niet. Er was geen enkele controle op de juistheid van een boeking, dus ging er nog wel eens wat fout. 

Wat Zenvoices realiseert:

  • Sturen op herkenningsscore per factuur. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens op de factuur volledig juist herkend zijn. Deze wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Door een minimale herkenningsscore in te stellen kun je bepalen wanneer een boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd kan worden.
  • Relaties toewijzen aan bonnen en facturen, ook al is de informatie op een document maar half zoals bij een bestelling of het bonnetje. Eén uniek kenmerk is al voldoende. Relatie toewijs regels bieden de mogelijkheid om bonnen en facturen automatisch te boeken.
  • Templates inrichten op uiteenlopende manieren. Advies Anno Nu heeft daarmee de automatiseringsgraad met tientallen procenten verhoogd. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.
  • Tags gebruiken bij relaties. Zo wordt bijvoorbeeld elke relatie met de tag ‘US Dollar’ volgens een bepaalde template geboekt of standaard goedgekeurd/afgekeurd. Net wat je wilt. 
  • Regels gebruiken voor het toewijzen van een dagboek (handig voor selfbilling bijvoorbeeld), voor het verplaatsen naar een andere administratie, voor het toekennen van de juiste template, voor het goedkeuren. Daarmee kun je gecontroleerd automatiseren.

Resultaat:


Met deze features realiseren wij op facturen 95% automatische herkenning en op bonnen 70%. Dit is een resultaat waar we erg blij mee zijn!” – Iris Meulendijks.



Verslag van het seminar ‘RPA en robotic accounting’

Woensdag 29 september 2021 vond alweer voor de vierde keer het seminar ‘RPA en robotic accounting’ plaats. Op deze seminars, georganiseerd door GBned, worden de laatste ontwikkelingen en innovaties besproken met betrekking tot het digitaliseren van boekhoud- en betaalprocessen.

In deze editie was er bijzondere aandacht voor o.a. Peppol, in het bijzonder voor het verzenden en ontvangen van statusberichten bij facturen die via Peppol worden uitgewisseld.

Wat maakt Peppol ook alweer mogelijk?

In het kort… met Peppol kun je veilig facturen uitwisselen met bedrijven, instellingen en de overheid. Zenvoices ondersteunt het ontvangen van facturen via Peppol al sinds 2019 in haar software. Recentelijk is daar ook de mogelijkheid aan toegevoegd om de verzender te informeren over de status van een factuur via het Peppol netwerk. Meer details over de voordelen van het verwerken van facturen via Peppol vind je hier.

Retourberichten sturen via Peppol, de achtergrond

Zenvoices richt zich met de ontwikkeling van haar software op verdere digitalisering en automatisering van het proces van inkomende factuur tot aan boeking in de administratie. Daarom is Zenvoices door onderzoeksbureau GBNED gevraagd deel te nemen aan de kopgroep e-retour, waarin innovatieve marktpartijen, zoals boekhoudpakketten, Peppol accespoints en ook Zenvoices in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de ontwikkeling zijn gestart om het verzenden en het ontvangen van retourberichten van facturen die via Peppol worden verwerkt, te ondersteunen. De verwerking van e-facturen via Peppol zal immers in de toekomst een dominanter aandeel krijgen in het factuurverwerkingsproces. Daarbij speelt ook de digitalisering van informatie over de status van facturen een belangrijke rol. Zenvoices heeft succesvol het verzenden van retourberichten via Peppol mogelijk gemaakt. In de achterliggende testperiode is samen met de andere deelnemers van de kopgroep onderling kennis uitgewisseld en met elkaar gewerkt aan het mogelijk maken van verzending, maar ook het ontvangen van retourberichten bij de deelnemende boekhoudpakketten.

Peppol retourberichten live showcase tijdens seminar ‘RPA en robotic accounting’

Voor deze editie heeft organisator Gerard Bottemanne aan deelnemers van de ‘kopgroep e-retour’ gevraagd om de werking van retourberichten live te demonstreren. Dit resulteerde in een goed opgebouwde demonstratie door boekhoudpakketten als Exact, Informer en Kleisteen aan de ene kant en factuurherkennings- en verwerkingsspecialisten als Lucom en Zenvoices aan de andere kant. Vanuit Zenvoices was oprichter en Lead Developer Nik Schuiling als spreker aanwezig om het proces met retourberichten vanuit Zenvoices naar Informer en Kleisteen te laten zien en toe te lichten aan de genodigden.

Seminar-RPA-RoboticAccounting
Nik Schuiling (midden) en mede kopgroep e-retour leden op het seminar RPA en robotic accounting 2021.

Weer een belangrijke stap in de missie van Zenvoices

Ook Peppol retourberichten dragen bij aan de missie van Zenvoices om factuurverwerking betrouwbaar te automatiseren. Door het informeren van de verzender wordt immers onnodige persoonlijke communicatie gedurende het factuurverwerkingsproces beperkt en hoeft uitsluitend bij uitzonderingen actie te worden ondernomen. Door retourberichten in combinatie met een digitaal goedkeuringsproces te gebruiken, kan ook bij deze uitzonderingen direct de juiste verantwoordelijke worden geadresseerd voor verdere opvolging. Met het mogelijk maken van het verzenden van retourberichten via Peppol in haar software zet Zenvoices een verdere stap om betrouwbaar geautomatiseerde verwerking van facturen te combineren met optimale informatievoorziening voor partijen in de factuurketen. Tijdens de presentatie door Nik Schuiling is ook ingegaan hoe we, ook zonder retourberichten, al bij klanten tot meer dan 80% van de facturen automatisch verwerken met behoud van controle. Kortom, hoe we betrouwbaar tijd en geld besparen bij onze klanten. Ook meer weten over hoe je vandaag al stappen kan zetten om de toekomst van factuurverwerking te ervaren? Neem contact met ons op.


Waarom wij bij Zenvoices ISO gecertificeerd willen zijn

Vanaf de start in 2017 leeft bij Zenvoices al de wens om voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement ISO gecertificeerd te worden. Dit om twee belangrijke redenen. De eerste reden is dat we onze klanten en gebruikers willen kunnen verzekeren dat we zowel in kwalitatieve zin met onze werkprocessen, als in betrouwbaarheid met onze informatiebeveiliging de hoogst mogelijke standaarden hanteren. De tweede reden is intern gericht, we wilden ook naar onszelf de bevestiging hebben dat de toegepaste werkwijzen en controles voor informatiebeveiliging aan de strenge eisen die horen bij ISO normeringen, zouden voldoen.

Wat houdt een ISO certificering eigenlijk in?

Een ISO certificering is er om aan te tonen dat je als organisatie voldoet aan de eisen van de betreffende norm. Zo zijn er verschillende ISO normen en certificaten te behalen. Het traject dat je ingaat en het uiteindelijke certificaat dat je behaalt, laat zien dat je systemen op orde zijn en er met regelmaat controles op de processen plaatsvinden. Alle werkprocessen zijn zorgvuldig vastgelegd en die structuur zorgt ervoor dat er steeds op dezelfde wijze gewerkt wordt.

Zenvoices is ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 gecertificeerd

Sinds april 2021 is Zenvoices na een intensief voortraject met onze partner Certificerings Advies Nederland officieel gecertificeerd door Brand Compliance voor de ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 norm. Bij ISO 27001 ligt de focus op het hebben en onderhouden van een managementsysteem voor informatiebeveiliging en ISO 9001 is gericht op het hebben en onderhouden van een intern kwaliteitsmanagementsysteem.

ISO 9001

ISO 9001 is de wereldwijde standaard voor kwaliteitsmanagement. Deze certificering geeft aan dat Zenvoices als organisatie beschikt over een goed werkend intern kwaliteitsmanagementsysteem. Dit houdt in dat alles binnen onze organisatie wordt vastgelegd en geëvalueerd en alle medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen en helder hebben hoe de kwaliteit binnen Zenvoices gewaarborgd blijft. 

ISO 27001

ISO 27001 is de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging en toont aan dat Zenvoices voldoet aan alle eisen rondom het beveiligen van informatie en de privacywetgeving. Hiermee kunnen we als organisatie betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie garanderen en zullen wij er alles aan doen om persoons- en/of bedrijfsgegevens te beschermen tegen hackers en inbraak. 

Continu controleren, verbeteren en vastleggen

De klanten maken intensief gebruik van onze software en daarbij heeft het borgen van kwaliteit en van betrouwbaarheid top prioriteit. Met de certificeringen tonen wij aan dat onze interne processen worden gemonitord, de kwaliteit wordt bewaakt en er gewerkt wordt aan continue verbetering van onze organisatie en dienstverlening. Jaarlijks wordt door een externe auditor gecontroleerd of we nog steeds aan de vereisten van de ISO 9001 en ISO 27001 certificering voldoen. Iedere 3 jaar vindt er een volledige toetsing plaats en worden bij positieve beoordeling de certificaten met 3 jaar verlengd. Kortom, wil je als organisatie voor een vertrouwelijk proces als factuurverwerking kunnen rekenen op een organisatie die op gebied van kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging het aantoonbaar op orde heeft, dan is Zenvoices de partij om mee te werken.


Hoogste tijd om tijd te besparen

We lopen er allemaal wel eens tegenaan dat we niet alle mogelijkheden van software benutten omdat we geen tijd kunnen vrij maken om ons in de mogelijkheden te verdiepen. Bij Zenvoices hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om zelf je factuurverwerkingsproces, autorisatieproces of purchase to pay proces naar eigen inzicht in te richten en te automatiseren. Onderstaand benoemen we vijf populaire mogelijkheden die onze gebruikers inzetten in hun omgeving om tijd te besparen met factuurverwerking.

Vijf tips om tijd te besparen

1. Het automatisch toewijzen van facturen aan de juiste administratie

Werk je met meerdere administraties en wil je niet per administratie een e-mailadres gebruiken om facturen van de bewuste administratie naar toe te sturen? Dan kun je gebruik maken van de ‘verplaats regel’. Hiermee kun je op basis van zelf ingestelde regels bepalen in welke administratie een factuur of bon moet worden verwerkt. Hiermee aan de slag gaan? Deze mogelijkheid wordt beschreven in het helpartikel ‘Automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen

2. Het automatisch toewijzen van het juiste dagboek

Werk je met meerdere dagboeken? Dan kun je op verschillende manieren automatisch facturen aan het juiste dagboek laten toewijzen. Zo kun je in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen om dit te realiseren, maar is ook op basis van tekst uit het document, denk hierbij aan ‘verkoopfactuur’ bijvoorbeeld het document aan een dagboek toewijzen. Meer hierover lees je in het helpartikel ‘Automatisch dagboek toewijzen‘. Werk je liever met een apart e-mailadres voor facturen die in een ander dagboek moeten worden aangeleverd? Dat kan natuurlijk ook, raadpleeg daarvoor het artikel ‘Documenten e-mailen‘.

3. Het automatisch van het inlezen van facturen en bonnen

Tijd besparen door de stap ‘Uploaden & Inlezen’ over te slaan? Door inleesregels toe te passen kun je het proces van het inlezen van facturen en bonnen automatiseren. Facturen en bonnen worden dan direct omgezet in een boekingsvoorstel en staan dan voor controle en/of aanvullen klaar. Deze regels kun je zelf instellen naar wens. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders direct na ontvangst automatisch in te lezen of documenten van geblokkeerde afzenders automatisch te verwijderen. Uiteraard kun je zelf bepalen hoe je deze mogelijkheid wilt inzetten aan de hand van de in te stellen regels. Raadpleeg het artikel ‘Documenten van vertrouwde afzenders automatisch inlezen‘ voor de mogelijkheden om hierin stappen te zetten.

4. Het automatisch boeken van facturen

Dit is de meest populaire bij onze innovatieve klanten. Het automatisch boeken van facturen en bonnen. Doordat dit bij Zenvoices is gekoppeld aan een betrouwbaarheidsscore, ook wel herkenningsscore genoemd, heb je maximale controle over welke facturen in aanmerking komen voor automatische verwerking. Door het toepassen van automatiseringsregels kun je ook nog bepalen welke criteria je hieraan verbindt, denk hierbij aan bedrag, afzender, relatie o.i.d. We bieden voor het gecontroleerd automatiseren van boekingen legio mogelijkheden in de software. Raadpleeg het artikel ‘Automatiseringsregels voor Boekingen‘ voor een instructievideo en meer informatie over het automatiseren van boekingen in jouw administraties.

5. Wijs automatisch facturen toe aan de juiste persoon voor autorisatie.

Onze module ‘Autorisatiemanagement‘ wordt veel ingezet in administraties om de goedkeurprocessen voor factuurstromen te digitaliseren. Soms wordt onnodig de toewijzing van facturen nog handmatig gedaan. In dat geval wordt de route die een factuur aflegt bepaald door de persoon die het schema kiest tijdens het controleren van boekingen in Zenvoices. Je kunt dit proces ook automatiseren. In een autorisatieschema leg je vast welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden (niveaus). Door dit schema aan te vullen met voorwaarden en deze te koppelen aan personen, kun je automatisch laten bepalen wie welke factuur tot welk bedrag moet goedkeuren. Dit gaat dan bijvoorbeeld op bedragen, maar ook in combinatie met boekingseigenschappen zoals kostenplaatsen, grootboekrekeningen, omschrijvingen etc. We hebben uitgebreide mogelijkheden beschikbaar om het handmatig toewijzen aan autorisatoren te vervangen voor automatische toewijzing op basis van zelf instelbare voorwaarden. Raadpleeg het helpartikel ‘Autorisatieschema’s‘ om dit in je administratie mogelijk te maken.

Aan de slag?

Bekijk onze video’s

Wil je meer weten over het inrichten van je omgeving met automatiseringsregels? Er komen regelmatig instructievideo’s online op ons YouTube kanaal. Bekijk bijvoorbeeld eens de video over hoe je het gehele proces van inkomende factuur tot boeking in je boekhoudpakket kunt automatiseren. 


Raadpleeg helpcentrum

De gebruiksvriendelijke Zenvoices software is zo ontwikkeld dat je met behulp van ons uitgebreide helpcentrum zelf de mogelijkheden kan ontdekken, aanvullende instructies kan raadplegen en zelfstandig processen kan inrichten naar eigen inzicht.


Geen tijd om tijd te besparen?

In de dagelijkse praktijk merken we dat veel van onze klanten wel weten dat we bepaalde mogelijkheden hebben, maar dat ze deze door tijdgebrek niet benutten. Het inrichten van het automatiseringsproces kost inderdaad eenmalig wat tijd, maar bespaart je vervolgens tijd op de handelingen die je tot dan toe handmatig moest uitvoeren. Onze experts helpen je graag op weg, zodat jij sneller kunt beginnen met het besparen én beter benutten van tijd. We bieden betaalde ondersteuning in de onderstaande twee vormen. 

Samen starten 

Net begonnen met Zenvoices? Met ons ‘Samen Starten’ pakket helpen we je op afspraak in maximaal 60 minuten op weg en richten we samen Zenvoices in. Zo kun je extra snel van de voordelen van onze oplossingen profiteren. Blijkt dat er aanvullende tijd gewenst is, dan kunnen we daarover in deze sessie afspraken maken.

Ondersteuning naar wens 

We bieden ook ondersteuning naar wens waarin afhankelijk van jouw vereisten een aanbieding wordt samengesteld om de inrichting, training en ondersteuning te laten verzorgen door onze specialisten. 

Beginnen met tijd besparen? Klik op de onderstaande afbeelding en plan direct je afspraak, tijdelijk met 15% korting!


Peppol e-facturatie met retourberichten

Wat is Peppol?

Peppol is de internationale standaard voor het eenvoudig, snel en betrouwbaar verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen in het gestandaardiseerde UBL formaat. Zenvoices is sinds 2019 aangesloten bij het Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) netwerk. Met het gebruik van Peppol staat de authenticiteit van de verzender vast en is de integriteit van het bericht verzekerd. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het Peppol netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

E-factureren

De markt ontwikkelt zich snel in een richting waarin papieren facturen niet meer bestaan, deze zullen in de toekomst worden vervangen door e-facturen. Een e-factuur wordt ook wel een digitale factuur genoemd, deze voldoet aan specifieke eigenschappen. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Om deze bestanden 100% betrouwbaar onderling uit te wisselen is Peppol binnen de Europese Unie als stelsel ontwikkeld. Het uitwisselen verloopt via beveiligde verbindingen tussen leveranciers en ontvangers, waarbij gebruik wordt gemaakt van serviceproviders die aangesloten zijn op Peppol. Het toezicht wordt uitgevoerd door Peppol-autoriteiten. Wil je als onderneming of organisatie meer weten over e-facturatie, raadpleeg dan ook de ontwikkelingen op de site van de ‘Digitale Overheid‘.

Peppol retourberichten

Onderzoeksbureau GBNED is het initiatief “e-retour” gestart, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninklijkrelaties (BKZ). E-retour maakt het mogelijk om de factuurstatus te volgen bij klanten. De voorwaarde is wel dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Een e-retour bericht is een bericht dat je ontvangt als verzender van een factuur op het moment dat de ontvanger iets verandert in de status van de factuur. Zo kun je dus direct zien of de factuur ontvangen is en hoef je niet meer achteraf telefonisch- of mailcontact op te nemen voor bevestiging. 

Samen met een aantal andere organisaties is Zenvoices actief onderdeel van de kopgroep e-retour. Binnen deze kopgroep wordt door de betrokken partijen actief gewerkt aan het optimaliseren van dit informatieproces proces voor de toekomst. Lees de startgids van GBNED voor meer informatie.

Statussen

In Zenvoices kun je aangeven welke berichten verzonden moeten worden. Dit kan voor iedere Peppol koppeling per status ingesteld worden. De statussen die in Zenvoices gebruikt worden zijn:

  • (AB) Ontvangstbevestiging berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur ontvangen is in je Zenvoices omgeving.
  • (AP) Geaccepteerd en goedgekeurd berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur goedgekeurd is aan het einde van het autorisatieproces.
  • (RE) Afgewezen berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur afgekeurd is in het autorisatieproces. Bij het afkeuren kan een reden ingevoerd worden, welke verzonden wordt naar de leverancier.

Er zijn nog een aantal andere mogelijke statussen, maar deze worden niet ondersteund in Zenvoices, namelijk: 

  • IP – In process 
  • UQ – Under query  
  • CA – Conditionally accepted 
  • PD – Paid (Final status) 

Meer informatie over het versturen van retourberichten via Peppol lees je in ons helpartikel.

Wil je op de hoogte blijven van Peppol e-retourberichten?  

In onze nieuws-updates lees je alle ontwikkelingen rondom dit onderwerp en meer.

Meer weten over hoe Zenvoices kan ondersteunen in de transitie van traditionele factuurverwerking naar e-factuur verwerking?

Met onze integratie met toonaangevende boekhoudpakketten en onze oplossingen voor betrouwbare automatische factuurverwerking, autorisatiemanagement en betalen heeft Zenvoices de kennis en software beschikbaar om organisaties nu al te ondersteunen in het proces naar de toekomst van factuurverwerking. Zenvoices is ISO 9001:2015 en 27001:2017 gecertificeerd.

Probeer onze oplossingen uit of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar in het Belgische Exact Online App Center

Met de vermelding in het Belgische Exact Online App Center heeft Zenvoices de volgende stap gezet om ook op de Belgische markt Exact Online gebruikers te ondersteunen met oplossingen voor slimme factuurverwerking.

Volledige integratie

Of het nu om het eenvoudige scannen en herkennen van facturen en bonnen gaat, of de slimme variant met bijvoorbeeld volledige boekingsautomatisering en ondersteunende modules, met Zenvoices voor Exact Online heeft de gebruiker een voordelige oplossing met behoud van regie tot zijn/haar beschikking.

Binnen de Exact Online oplossingen voor Accountancy, Boekhouden, Handel, Productie, Projectmanagement en Uren & Facturen biedt Zenvoices ook in België de mogelijkheid om factuurverwerking makkelijk en snel te laten verlopen. Bij de Zenvoices vermelding in het Exact Online App Center vindt u aanvullende informatie.

Automatische factuurverwerking met behoud van regie

Voor het betrouwbaar automatiseren van boekingen biedt Zenvoices verschillende mogelijkheden. Bij facturen en bonnen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL is het mogelijk deze automatisch te laten verplaatsen naar de juiste administratie en direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. Wat dit in de dagelijkse praktijk als voordeel kan bieden ziet u in onderstaande voorbeelden:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van Proximus met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch boeken.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: maakt u verkoopfacturen buiten Exact Online? Deze kunt u automatisch laten boeken in uw Exact Online administratie.

Binnen Zenvoices zijn alle stappen instelbaar, zodat het proces tot op relatieniveau met een vertrouwd gevoel te automatiseren is. De automatisering van factuurverwerking wordt in de markt ook wel als “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces Automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Stroomlijn het factuur autorisatieproces

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen? Zenvoices biedt met de aanvullende module ‘Autorisatie’ een efficiënte digitale toepassing voor goedkeuringsprocessen. Als beheerder heeft u altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Er kan worden gewerkt met automatische toewijzing op basis van ingestelde criteria en er kan worden ingesteld of de boeking al in Exact Online moet plaatsvinden met een betalingsblokkade tot de factuur is goedgekeurd. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren over meerdere administraties vanuit één overzicht in de online portal of met de mobiele app. 

Purchase to Pay proces automatiseren

Door aankoopfacturen automatisch in te lezen en te matchen met bestellingen en ontvangsten kunt u veel tijd besparen. Exact Online gebruikers kunnen dit met de module ‘Bestellingen en facturen matchen’ in Zenvoices vanuit één werkstroom realiseren. Met deze aanvullende module worden ingelezen aankoopfacturen automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Online. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.

Ook aan de slag met Zenvoices?

Of u nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent of als boekhouder bij een mkb (kmo) bedrijf werkt, aan Zenvoices voor Exact Online heeft u een innovatieve partner om processen rond factuurverwerking betrouwbaar en voordelig te automatiseren. Meld u aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als u vandaag al wilt starten. Exact Online kunt u zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN