Zenvoices logo
Zenvoices logo

Zakendoen in België? E-facturatie via Peppol in 2024 waarschijnlijk verplicht.

Het Belgische ministerie van Financiën maakt werk van de transitie naar e-facturatie in de B2B-markt. Er ligt momenteel een plan ter goedkeuring bij het Belgische parlement om in juli 2024 e-facturatie via Peppol verplicht te maken voor alle btw-plichtige leveranciers en afnemers die gevestigd zijn in België, aldus peppolautoriteit.nl.

Peppol, wat is dat ook alweer?

Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’. Het is een Europees netwerk waarmee bedrijven en (overheids)instellingen onderling facturen kunnen uitwisselen. Je kan Peppol het beste zien als de opvolger van het e-mailen van facturen of het versturen en ontvangen van facturen per post. Sinds 2019 is Zenvoices aangesloten op het Peppol netwerk. Onze gebruikers kunnen daardoor facturen via Peppol ontvangen in Zenvoices en ook berichten uitwisselen over de factuurstatus.

Voordelen van Peppol:

  • Geen spookfacturen meer; bedrijven en overheden zijn geverifieerde partijen in een beveiligd facturatienetwerk.
  • Minder administratieve handelingen.
  • Facturen zijn foutloos geautomatiseerd te verwerken.
  • Makkelijker Europees zakendoen met overheden door geaccepteerde standaard.
  • Sneller inzicht in factuurstatus door realtime informatie-uitwisseling via het facturatienetwerk.

Facturen via Peppol ontvangen betekent voorsorteren op de toekomst

Met de voordelen in het achterhoofd en de Europese tendens door overheden om e-facturatie verplicht te stellen, is acceptatie van Peppol als facturatienetwerk een kwestie van tijd. Om alvast gevoel te krijgen bij deze ontwikkeling kan je nu al facturen ontvangen via Peppol in Zenvoices. In dit helpartikel staat hoe je voor jouw administraties toegang krijgt tot Peppol via Zenvoices.

Facturen via Peppol 100% betrouwbaar automatisch verwerken met Zenvoices

E-facturen (ook wel UBL facturen genoemd) worden altijd 100% automatisch herkend en kunnen moeiteloos worden verwerkt via Zenvoices. De automatische boekingswijze bepaal je door de ingestelde regels toe te passen. Daarmee heeft de gebruiker de regie over het boekingsproces, maar is geen tijd kwijt aan facturen verwerken. Via Peppol worden uitsluitend elektronische facturen uitgewisseld, dus is het realtime automatisch verwerken met Zenvoices een dagelijkse realiteit.

Ook jouw facturen toekomstproof ontvangen via Peppol?

We vertellen je graag hoe dit in Zenvoices kan. Onze specialisten zijn bereikbaar op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur via 085 303 8853, mail of chat.

Ben je nog geen klant?

Vraag een persoonlijke demo aan om meer over facturen ontvangen via Peppol in Zenvoices te weten te komen. Zelf proberen? Maak gebruik van de 30 dagen gratis proefperiode.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Slim! Automatisch facturen splitsen met AI in Zenvoices

‘Een tijdrovende klus’, zo kan je het inscannen van papieren facturen en het verwerken van de pdf’s rustig omschrijven. Bij het inscannen van facturen worden vaak meerdere documenten in één pdf opgeslagen. Deze pdf’s verwerken is dan weer een uitdaging, omdat de gescande facturen apart moeten worden verwerkt in de boekhouding.

Zo’n pdf met meerdere documenten is in veel software met één muisklik te splitsen in losse pagina’s. Groot nadeel daarvan is dat facturen met meerdere pagina’s in aparte documenten gesplitst worden. Je bent dan alsnog veel tijd kwijt om handmatig pagina’s samen te voegen. Dat wil je natuurlijk niet!

In Zenvoices hebben we een slimme oplossing ontwikkeld om documenten die bij elkaar horen automatisch te herkennen en op te slaan.

Automatisch splitsen met AI, hoe werkt het?

Een onderdeel van AI is Machine Learning. Die technologie gebruiken we in Zenvoices om veel processen te automatiseren in factuurverwerking, zo ook in het proces om facturen automatisch te splitsen. Aan de hand van de inhoud van de documenten wordt bepaald of de pagina’s betrekking hebben op hetzelfde. Is dit het geval, dan worden deze pagina’s samengevoegd voor verdere verwerking. In dit proces gebruiken we herkenningsscores om de zekerheid weer te geven van het gemaakte splitsvoorstel. Eigenlijk is automatisch splitsen dus slim splitsen💡, want de software kijkt in de inhoud van documenten en leert van aanpassingen door de gebruiker.

Ook tijd besparen bij het splitsen van facturen?

Facturen tot wel 100 pagina’s herkennen en automatisch splitsen is één van de tijdbesparende voordelen van de AI toepassingen die Zenvoices biedt. Wil je meer weten over al onze oplossingen om de factuurverwerking te automatiseren? We vertellen je er graag alles over.

Ben je nog geen klant?

Vraag een persoonlijke demo aan om meer over automatisch splitsen te weten te komen. Zelf proberen? Maak gebruik van de 30 dagen gratis proefperiode.

Meer weten?

We helpen je graag verder. Onze specialisten zijn bereikbaar op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur via 085 303 8853, mail of chat.


De accountants van de toekomst | VIVES Hogeschool Accountancy Fiscaliteit

Zenvoices is een samenwerking aangegaan met VIVES Hogeschool in Kortrijk.

Derdejaars studenten accountancy en fiscaliteit richten tijdens hun bachelorproject in groepjes een eigen start-up op. Ze gebruiken verschillende tools om de bijbehorende processen efficiënt te laten verlopen, waaronder Exact Online, Silverfin en Zenvoices

Digitalisering speelt een grote rol bij het opleiden van de nieuwe generatie accountants. Studenten van nu willen de klant adviseren in plaats van de hele dag facturen inboeken. Bekijk de video met daarin een belangrijke boodschap aan accountantskantoren die jong talent willen aantrekken.


Werken met tags in Zenvoices, wat zijn de voordelen?

Een tag is een label dat je zelf kunt aanmaken en toevoegen aan een relatie of administratie in Zenvoices. Met het gebruik van tags kun je relaties en/of administraties groeperen. Handig dus als je een actie wilt uitvoeren die voor meerdere relaties of administraties van toepassing zijn. Je kunt per medewerker instellen welke rechten zij hebben met betrekking tot het toevoegen of verwijderen van tags. Het is mogelijk om meerdere tags aan één administratie te hangen.

Je kunt tags inzetten voor:

1. Tags voor autorisatiemanagement

Door tags aan te maken op omgevingsniveau, kun je deze in alle administratie raadplegen en (afzonderlijk of door middel van een bulkactie) aan relaties koppelen. Dit kan handig zijn in het autorisatiemanagement, door relatietags aan te maken voor bijvoorbeeld ‘Algemene kosten’ en ‘Inkoopfacturen’. Zo kun je eenvoudig crediteuren groeperen. Als je vervolgens deze tags als voorwaarde bij een autorisator in het autorisatiemanagement opneemt, heb je door middel van één voorwaarde meerdere crediteuren gekoppeld. Zo hoef je niet elke crediteur los te koppelen aan een autorisator. Dit houdt het autorisatieschema wel zo overzichtelijk. Wanneer je tijdens het boeken een nieuwe relatie aanmaakt in Zenvoices, kan je direct de gewenste tag toevoegen, zodat deze nieuwe relatie direct opgenomen is in het autorisatieschema.

2. Tags voor automatiseringsregels

Door tags toe te wijzen aan relaties kun je eenvoudig automatiseringsregels toepassen. Het voordeel hiervan is dat je niet eerst de automatiseringsregels hoeft te openen om daar vervolgens relaties toe te wijzen. Zo kun je bijvoorbeeld een relatietag ‘Automatisch goedkeuren’ aanmaken op omgevingsniveau, zodat deze beschikbaar is in alle administraties. Door deze tag toe te voegen aan de voorwaarden van de goedkeurregel, wordt de automatisering toegepast bij relaties waar deze tag aan toegevoegd is. Deze tag kan in bulk aan meerdere relaties worden toegekend, maar dit kan ook in het boekingsscherm tijdens het boeken. Wil je tijdens het boeken direct automatisering toepassen voor deze relatie, open dan de stamgegevens en voeg de tag toe. Zo is deze relatie voor eerstvolgende factuur direct geautomatiseerd.

3. Tags voor overzicht
In het dashboard kun je de kolom ‘Tags’ toevoegen door deze aan te vinken in de ‘Veldkiezer‘. Je kunt filteren op tags in zowel het statussen dashboard, als in het performance dashboard. Zo heb je als beheerder een overzicht van administratietags welke aan een administratie gekoppeld zijn. Naast de mogelijkheid om te filteren en te zoeken op administratietags, kun je ook de gekoppelde relatietags per relatie inzien. Op deze manier heb je in één oogopslag duidelijk aan welke relatie nog niet of juist wel een relatietag gekoppeld is.

Meer informatie over tags

Meer informatie over het aanmaken en instellen van tags lees je in dit helpartikel. Voor vragen zijn wij op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur te bereiken via 085 303 8853, mail of chat. Wens je hulp bij het instellen van je omgeving? Bekijk dan de mogelijkheden voor betaalde ondersteuning.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Wat is Single Sign On (SSO) en wat zijn de voordelen?

De regels en eisen rondom cybersecurity worden binnen bedrijven steeds meer en beter gehandhaafd. Single Sign On (SSO) biedt gebruikers de mogelijkheid om eenmalig in te loggen bij een externe authenticatie provider, waarna automatisch toegang wordt verschaft tot software zoals Zenvoices. SSO is beschikbaar gemaakt in Zenvoices om het proces van het inloggen en registreren van gebruikers te vereenvoudigen. Zenvoices houdt zich intensief bezig met informatiebeveiliging en beschikt daarom ook over een ISO 27001 certificering. Daarnaast helpt Zenvoices organisaties waarmee samengewerkt wordt te voldoen aan hun wet- en regelgeving rondom cybersecurity. In een bestaande Zenvoices omgeving kunnen gebruikers worden aangemaakt via SSO zodat zij geen aparte inloggegevens hoeven aan te maken. Het werken met SSO brengt meerdere voordelen met zich mee, zoals: 

  • Verbeterde veiligheid 
    Met SSO wordt er eenmalig ingelogd en is de kans op onderschepping van je wachtwoord en gebruikersnaam kleiner. Wachtwoorden worden niet meer herhaald en daardoor wordt de veiligheid versterkt. Met SSO is er nog maar één sterk wachtwoord nodig en deze kan gemakkelijker onthouden worden door de werknemer. Wel is het cruciaal dat naast dit wachtwoord aanvullende authenticatie wordt gebruikt, zoals een e-mail of SMS-code. Als organisatie ben je daardoor minder kwetsbaar voor phishingaanvallen. Verdachte inlogpogingen worden herkend en geblokkeerd door de ingebouwde beveiligingstools om de veiligheid te verbeteren. Mocht het voorkomen dat een werknemer een device kwijtraakt dan kan de organisatie ook snel en gemakkelijk de toegang van dit device tot accounts en cruciale data uitschakelen, omdat er maar van één account gebruik gemaakt wordt.
  • Gebruiksvriendelijkheid 
    Inloggen bij meerdere tools kan frustraties veroorzaken vanwege het feit dat er verschillende inloggegevens onthouden moeten worden. Met SSO hoeven gebruikers niet meer na te denken over welke inloggegevens ze moeten gebruiken en hebben ze met één inlog toegang tot alle benodigde software. Daarnaast wordt met SSO het beheren van de toegangsrechten voor de organisatie inzichtelijk en transparant gemaakt door middel van configuratie op basis van functie, afdeling of senioriteit.
  • Tijdbesparing 
    We maken allemaal wel eens mee dat we een wachtwoord of gebruikersnaam vergeten zijn. Dan is er uiteraard altijd de optie ‘wachtwoord vergeten’, maar dit kost wel tijd en moeite. Met het gebruik van SSO is dit niet meer nodig. Nadat er een gebruikersaccount is aangemaakt in Zenvoices en SSO geactiveerd is, kunnen gebruikers eenvoudig inloggen met een externe provider zoals Microsoft of Okta.
  • Verhoogde productiviteit 
    Als gebruiker maak je vaak gebruik van meerdere systemen en dat betekent dat er continue met verschillende gegevens in verschillende software moet worden ingelogd. Het handmatig beheren van bijvoorbeeld de aanvraag voor inloggegevens kan erg tijdrovend zijn. Met SSO zijn gebruikers minder tijd kwijt zijn aan het inloggen in alle benodigde software en de beheerders aan het aanmaken van accounts.

Hoe kun je inloggen met SSO?

Eenmalig inloggen in Zenvoices wordt ondersteund via Microsoft en Okta.

Microsoft
Inloggen met SSO kun je doen met een Microsoft account. Microsoft Azure Active Directory biedt een volledige oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer met geïntegreerde beveiliging. Gebruikers kunnen zich eenmalig aanmelden om toegang te krijgen tot hun Microsoft-apps en andere cloud-, SaaS- en on-premises app met dezelfde referenties.

Okta
Okta biedt een veilige cloudoplossing voor SSO waarmee werknemers, klanten en partners met één inlog toegang hebben tot de tools waarmee zij werken. Okta beveiligt alle informatie met uitgebreide beveiligingsmaatregelen. Eén van deze maatregelen is multi-factor authenticatie (MFA) waarmee je je identiteit moet bevestigen met een tweede factor naar keuze. Dit kan bijvoorbeeld een SMS met een verificatiecode zijn.

Voor wie is SSO beschikbaar?

SSO is beschikbaar in het Compleet abonnement van Zenvoices. Je leest hoe je SSO inschakelt via de onderstaande button.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Waarom het Performance dashboard onmisbaar is bij automatisering met Zenvoices

Bij Zenvoices is het onze missie om factuurverwerking zo veel mogelijk te automatiseren, maar we begrijpen ook dat het soms lastig is om alles uit handen te geven. Je kunt bij ons daarom zelf bepalen welke stappen je automatisch wilt laten verlopen en bij welke stappen je liever nog controle houdt. Zo kun je in je eigen tempo ontdekken wat de mogelijkheden zijn en willen we, door middel van inzicht te geven in de prestaties van automatisering, je vertrouwen in de software laten groeien. In deze blog lees je meer over onze nieuwe feature: het Performance dashboard. 

Wat is het Performance dashboard?

Het Performance dashboard geeft je inzicht in de prestaties van je administraties. In de kolom ‘Automatisch geboekt’ wordt het percentage getoond van de boekingen die automatisch geboekt zijn in de desbetreffende administratie. Bij ‘Correct herkend’ wordt het percentage getoond van de boekingen in de administratie die volledig correct herkend zijn en de ‘Gemiddelde herkenningsscore’ geeft de gemiddelde herkenningsscore aan per administratie (de herkenningsscore is de score die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn). Hoe meer groene vakjes, welke hoge scores betekenen, hoe meer geautomatiseerd is. De scores in de gele en rode vakjes geven aan dat hier nog winst te behalen valt. De grens en kleurbepaling is per kolom verschillend en wordt toegelicht in dit helpartikel. Wanneer je op een vakje gaat staan met je muis, geeft de mouse-over aan wat het verschil is ten opzichte van de vorige periode (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1: Score overzicht in Performance dashboard

Hoe werk je met het Performance dashboard in de praktijk? 

Het Performance dashboard is te raadplegen in de Zenvoices portal via Dashboard > Performance. Om een goed beeld te krijgen van wat er gebeurt in jouw omgeving is het aan te raden om het dashboard wekelijks te monitoren en hierop acties uit te zetten. Je kunt het Performance dashboard ook exporteren als Excelbestand zodat je een overzicht hebt om eventuele doelstellingen aan te koppelen. Het Performance dashboard geeft inzicht in de automatisering per administratie en laat je zien welke facturen in de desbetreffende administratie goed herkend worden en welke niet. Dankzij het zelflerend vermogen van Zenvoices wordt de herkenning van facturen verbeterd naarmate de facturen vaker ingelezen worden. De herkenningsscores van de facturen gaan dan omhoog en je hoeft minder handmatig in te vullen of aan te passen, waardoor je kunt gaan automatiseren.

Als je nog geen gebruik maakt van automatiseringsregels dan kun je bijvoorbeeld starten met het automatisch laten boeken van facturen die een herkenningsscore boven de 95% hebben. Hieronder worden drie tips genoemd om optimaal gebruik te maken van automatisering. Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatiseren, lees onze blogs en helpartikelen of vraag ondersteuning aan via onderstaande button. Ook kun je je aanmelden voor onze kwartaal nieuwsbrief.

Drie tips om te automatiseren met het Performance dashboard. 

Controleer op omgevingsniveau bij welke administraties een hoge score getoond worden bij ‘Correct herkend’, ga vervolgens na welke relaties goed herkend worden en of automatisering toegepast kan worden. Boekingsvoorstellen kunnen gegenereerd worden op basis van: 

– Stamgegevens
– Laatste boeking
– Boekingstemplate

Wanneer er geen handmatige aanpassingen noodzakelijk zijn bij deze boekingsvoorstellen, kunnen deze boekingen volledig geautomatiseerd worden. 

Gebruik boekingstemplates om kosten/omzet standaard over verschillende grootboekrekeningen/kostenplaatsen/projecten uit te splitsen op basis van bijvoorbeeld een vast bedrag, percentage of restant. Hoe je een boekingstemplate aanmaakt lees je in dit artikel.

Gebruik boekingswijze toewijsregels om afwijkende scenario’s te automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld een boekingstemplate zoals hierboven beschreven tot een bepaald bedrag en laat een ander boekingstemplate activeren op bijvoorbeeld de grootboekrekening ‘Vraagposten’ wanneer een factuurbedrag boven een bepaald bedrag wordt herkend.

Bekijk de video: Automatisering in beeld

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Het succesverhaal van Iris Meulendijks (Advies Anno Nu)

Hoe het begon…

Iris Meulendijks werkt met haar administratiekantoor Advies Anno Nu sinds 2020 met Zenvoices. Voor die tijd gebruikten ze een andere scan- en herkenoplossing waarmee 20% van de facturen geautomatiseerd doorgestuurd konden worden naar de boekhouding. Daarbij was het begrip ‘automatisch doorsturen’ een sprong in het diepe, want er waren twee smaken: Of alles van een relatie automatisch naar de boekhouding of niet. Er was geen enkele controle op de juistheid van een boeking, dus ging er nog wel eens wat fout. 

Wat Zenvoices realiseert:

  • Sturen op herkenningsscore per factuur. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens op de factuur volledig juist herkend zijn. Deze wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Door een minimale herkenningsscore in te stellen kun je bepalen wanneer een boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd kan worden.
  • Relaties toewijzen aan bonnen en facturen, ook al is de informatie op een document maar half zoals bij een bestelling of het bonnetje. Eén uniek kenmerk is al voldoende. Relatie toewijs regels bieden de mogelijkheid om bonnen en facturen automatisch te boeken.
  • Templates inrichten op uiteenlopende manieren. Advies Anno Nu heeft daarmee de automatiseringsgraad met tientallen procenten verhoogd. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.
  • Tags gebruiken bij relaties. Zo wordt bijvoorbeeld elke relatie met de tag ‘US Dollar’ volgens een bepaalde template geboekt of standaard goedgekeurd/afgekeurd. Net wat je wilt. 
  • Regels gebruiken voor het toewijzen van een dagboek (handig voor selfbilling bijvoorbeeld), voor het verplaatsen naar een andere administratie, voor het toekennen van de juiste template, voor het goedkeuren. Daarmee kun je gecontroleerd automatiseren.

Resultaat:


Met deze features realiseren wij op facturen 95% automatische herkenning en op bonnen 70%. Dit is een resultaat waar we erg blij mee zijn!” – Iris Meulendijks.



Verslag van het seminar ‘RPA en robotic accounting’

Woensdag 29 september 2021 vond alweer voor de vierde keer het seminar ‘RPA en robotic accounting’ plaats. Op deze seminars, georganiseerd door GBned, worden de laatste ontwikkelingen en innovaties besproken met betrekking tot het digitaliseren van boekhoud- en betaalprocessen.

In deze editie was er bijzondere aandacht voor o.a. Peppol, in het bijzonder voor het verzenden en ontvangen van statusberichten bij facturen die via Peppol worden uitgewisseld.

Wat maakt Peppol ook alweer mogelijk?

In het kort… met Peppol kun je veilig facturen uitwisselen met bedrijven, instellingen en de overheid. Zenvoices ondersteunt het ontvangen van facturen via Peppol al sinds 2019 in haar software. Recentelijk is daar ook de mogelijkheid aan toegevoegd om de verzender te informeren over de status van een factuur via het Peppol netwerk. Meer details over de voordelen van het verwerken van facturen via Peppol vind je hier.

Retourberichten sturen via Peppol, de achtergrond

Zenvoices richt zich met de ontwikkeling van haar software op verdere digitalisering en automatisering van het proces van inkomende factuur tot aan boeking in de administratie. Daarom is Zenvoices door onderzoeksbureau GBNED gevraagd deel te nemen aan de kopgroep e-retour, waarin innovatieve marktpartijen, zoals boekhoudpakketten, Peppol accespoints en ook Zenvoices in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de ontwikkeling zijn gestart om het verzenden en het ontvangen van retourberichten van facturen die via Peppol worden verwerkt, te ondersteunen. De verwerking van e-facturen via Peppol zal immers in de toekomst een dominanter aandeel krijgen in het factuurverwerkingsproces. Daarbij speelt ook de digitalisering van informatie over de status van facturen een belangrijke rol. Zenvoices heeft succesvol het verzenden van retourberichten via Peppol mogelijk gemaakt. In de achterliggende testperiode is samen met de andere deelnemers van de kopgroep onderling kennis uitgewisseld en met elkaar gewerkt aan het mogelijk maken van verzending, maar ook het ontvangen van retourberichten bij de deelnemende boekhoudpakketten.

Peppol retourberichten live showcase tijdens seminar ‘RPA en robotic accounting’

Voor deze editie heeft organisator Gerard Bottemanne aan deelnemers van de ‘kopgroep e-retour’ gevraagd om de werking van retourberichten live te demonstreren. Dit resulteerde in een goed opgebouwde demonstratie door boekhoudpakketten als Exact, Informer en Kleisteen aan de ene kant en factuurherkennings- en verwerkingsspecialisten als Lucom en Zenvoices aan de andere kant. Vanuit Zenvoices was oprichter en Lead Developer Nik Schuiling als spreker aanwezig om het proces met retourberichten vanuit Zenvoices naar Informer en Kleisteen te laten zien en toe te lichten aan de genodigden.

Seminar-RPA-RoboticAccounting
Nik Schuiling (midden) en mede kopgroep e-retour leden op het seminar RPA en robotic accounting 2021.

Weer een belangrijke stap in de missie van Zenvoices

Ook Peppol retourberichten dragen bij aan de missie van Zenvoices om factuurverwerking betrouwbaar te automatiseren. Door het informeren van de verzender wordt immers onnodige persoonlijke communicatie gedurende het factuurverwerkingsproces beperkt en hoeft uitsluitend bij uitzonderingen actie te worden ondernomen. Door retourberichten in combinatie met een digitaal goedkeuringsproces te gebruiken, kan ook bij deze uitzonderingen direct de juiste verantwoordelijke worden geadresseerd voor verdere opvolging. Met het mogelijk maken van het verzenden van retourberichten via Peppol in haar software zet Zenvoices een verdere stap om betrouwbaar geautomatiseerde verwerking van facturen te combineren met optimale informatievoorziening voor partijen in de factuurketen. Tijdens de presentatie door Nik Schuiling is ook ingegaan hoe we, ook zonder retourberichten, al bij klanten tot meer dan 80% van de facturen automatisch verwerken met behoud van controle. Kortom, hoe we betrouwbaar tijd en geld besparen bij onze klanten. Ook meer weten over hoe je vandaag al stappen kan zetten om de toekomst van factuurverwerking te ervaren? Neem contact met ons op.


Waarom wij bij Zenvoices ISO gecertificeerd willen zijn

Vanaf de start in 2017 leeft bij Zenvoices al de wens om voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement ISO gecertificeerd te worden. Dit om twee belangrijke redenen. De eerste reden is dat we onze klanten en gebruikers willen kunnen verzekeren dat we zowel in kwalitatieve zin met onze werkprocessen, als in betrouwbaarheid met onze informatiebeveiliging de hoogst mogelijke standaarden hanteren. De tweede reden is intern gericht, we wilden ook naar onszelf de bevestiging hebben dat de toegepaste werkwijzen en controles voor informatiebeveiliging aan de strenge eisen die horen bij ISO normeringen, zouden voldoen.

Wat houdt een ISO certificering eigenlijk in?

Een ISO certificering is er om aan te tonen dat je als organisatie voldoet aan de eisen van de betreffende norm. Zo zijn er verschillende ISO normen en certificaten te behalen. Het traject dat je ingaat en het uiteindelijke certificaat dat je behaalt, laat zien dat je systemen op orde zijn en er met regelmaat controles op de processen plaatsvinden. Alle werkprocessen zijn zorgvuldig vastgelegd en die structuur zorgt ervoor dat er steeds op dezelfde wijze gewerkt wordt.

Zenvoices is ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 gecertificeerd

Sinds april 2021 is Zenvoices na een intensief voortraject met onze partner Certificerings Advies Nederland officieel gecertificeerd door Brand Compliance voor de ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 norm. Bij ISO 27001 ligt de focus op het hebben en onderhouden van een managementsysteem voor informatiebeveiliging en ISO 9001 is gericht op het hebben en onderhouden van een intern kwaliteitsmanagementsysteem.

ISO 9001

ISO 9001 is de wereldwijde standaard voor kwaliteitsmanagement. Deze certificering geeft aan dat Zenvoices als organisatie beschikt over een goed werkend intern kwaliteitsmanagementsysteem. Dit houdt in dat alles binnen onze organisatie wordt vastgelegd en geëvalueerd en alle medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen en helder hebben hoe de kwaliteit binnen Zenvoices gewaarborgd blijft. 

ISO 27001

ISO 27001 is de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging en toont aan dat Zenvoices voldoet aan alle eisen rondom het beveiligen van informatie en de privacywetgeving. Hiermee kunnen we als organisatie betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie garanderen en zullen wij er alles aan doen om persoons- en/of bedrijfsgegevens te beschermen tegen hackers en inbraak. 

Continu controleren, verbeteren en vastleggen

De klanten maken intensief gebruik van onze software en daarbij heeft het borgen van kwaliteit en van betrouwbaarheid top prioriteit. Met de certificeringen tonen wij aan dat onze interne processen worden gemonitord, de kwaliteit wordt bewaakt en er gewerkt wordt aan continue verbetering van onze organisatie en dienstverlening. Jaarlijks wordt door een externe auditor gecontroleerd of we nog steeds aan de vereisten van de ISO 9001 en ISO 27001 certificering voldoen. Iedere 3 jaar vindt er een volledige toetsing plaats en worden bij positieve beoordeling de certificaten met 3 jaar verlengd. Kortom, wil je als organisatie voor een vertrouwelijk proces als factuurverwerking kunnen rekenen op een organisatie die op gebied van kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging het aantoonbaar op orde heeft, dan is Zenvoices de partij om mee te werken.


Hoogste tijd om tijd te besparen

We lopen er allemaal wel eens tegenaan dat we niet alle mogelijkheden van software benutten omdat we geen tijd kunnen vrij maken om ons in de mogelijkheden te verdiepen. Bij Zenvoices hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om zelf je factuurverwerkingsproces, autorisatieproces of purchase to pay proces naar eigen inzicht in te richten en te automatiseren. Onderstaand benoemen we vijf populaire mogelijkheden die onze gebruikers inzetten in hun omgeving om tijd te besparen met factuurverwerking.

Vijf tips om tijd te besparen

1. Het automatisch toewijzen van facturen aan de juiste administratie

Werk je met meerdere administraties en wil je niet per administratie een e-mailadres gebruiken om facturen van de bewuste administratie naar toe te sturen? Dan kun je gebruik maken van de ‘verplaats regel’. Hiermee kun je op basis van zelf ingestelde regels bepalen in welke administratie een factuur of bon moet worden verwerkt. Hiermee aan de slag gaan? Deze mogelijkheid wordt beschreven in het helpartikel ‘Automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen

2. Het automatisch toewijzen van het juiste dagboek

Werk je met meerdere dagboeken? Dan kun je op verschillende manieren automatisch facturen aan het juiste dagboek laten toewijzen. Zo kun je in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen om dit te realiseren, maar is ook op basis van tekst uit het document, denk hierbij aan ‘verkoopfactuur’ bijvoorbeeld het document aan een dagboek toewijzen. Meer hierover lees je in het helpartikel ‘Automatisch dagboek toewijzen‘. Werk je liever met een apart e-mailadres voor facturen die in een ander dagboek moeten worden aangeleverd? Dat kan natuurlijk ook, raadpleeg daarvoor het artikel ‘Documenten e-mailen‘.

3. Het automatisch van het inlezen van facturen en bonnen

Tijd besparen door de stap ‘Uploaden & Inlezen’ over te slaan? Door inleesregels toe te passen kun je het proces van het inlezen van facturen en bonnen automatiseren. Facturen en bonnen worden dan direct omgezet in een boekingsvoorstel en staan dan voor controle en/of aanvullen klaar. Deze regels kun je zelf instellen naar wens. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders direct na ontvangst automatisch in te lezen of documenten van geblokkeerde afzenders automatisch te verwijderen. Uiteraard kun je zelf bepalen hoe je deze mogelijkheid wilt inzetten aan de hand van de in te stellen regels. Raadpleeg het artikel ‘Documenten van vertrouwde afzenders automatisch inlezen‘ voor de mogelijkheden om hierin stappen te zetten.

4. Het automatisch boeken van facturen

Dit is de meest populaire bij onze innovatieve klanten. Het automatisch boeken van facturen en bonnen. Doordat dit bij Zenvoices is gekoppeld aan een betrouwbaarheidsscore, ook wel herkenningsscore genoemd, heb je maximale controle over welke facturen in aanmerking komen voor automatische verwerking. Door het toepassen van automatiseringsregels kun je ook nog bepalen welke criteria je hieraan verbindt, denk hierbij aan bedrag, afzender, relatie o.i.d. We bieden voor het gecontroleerd automatiseren van boekingen legio mogelijkheden in de software. Raadpleeg het artikel ‘Automatiseringsregels voor Boekingen‘ voor een instructievideo en meer informatie over het automatiseren van boekingen in jouw administraties.

5. Wijs automatisch facturen toe aan de juiste persoon voor autorisatie.

Onze module ‘Autorisatiemanagement‘ wordt veel ingezet in administraties om de goedkeurprocessen voor factuurstromen te digitaliseren. Soms wordt onnodig de toewijzing van facturen nog handmatig gedaan. In dat geval wordt de route die een factuur aflegt bepaald door de persoon die het schema kiest tijdens het controleren van boekingen in Zenvoices. Je kunt dit proces ook automatiseren. In een autorisatieschema leg je vast welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden (niveaus). Door dit schema aan te vullen met voorwaarden en deze te koppelen aan personen, kun je automatisch laten bepalen wie welke factuur tot welk bedrag moet goedkeuren. Dit gaat dan bijvoorbeeld op bedragen, maar ook in combinatie met boekingseigenschappen zoals kostenplaatsen, grootboekrekeningen, omschrijvingen etc. We hebben uitgebreide mogelijkheden beschikbaar om het handmatig toewijzen aan autorisatoren te vervangen voor automatische toewijzing op basis van zelf instelbare voorwaarden. Raadpleeg het helpartikel ‘Autorisatieschema’s‘ om dit in je administratie mogelijk te maken.

Aan de slag?

Bekijk onze video’s

Wil je meer weten over het inrichten van je omgeving met automatiseringsregels? Er komen regelmatig instructievideo’s online op ons YouTube kanaal. Bekijk bijvoorbeeld eens de video over hoe je het gehele proces van inkomende factuur tot boeking in je boekhoudpakket kunt automatiseren. 


Raadpleeg helpcentrum

De gebruiksvriendelijke Zenvoices software is zo ontwikkeld dat je met behulp van ons uitgebreide helpcentrum zelf de mogelijkheden kan ontdekken, aanvullende instructies kan raadplegen en zelfstandig processen kan inrichten naar eigen inzicht.


Geen tijd om tijd te besparen?

In de dagelijkse praktijk merken we dat veel van onze klanten wel weten dat we bepaalde mogelijkheden hebben, maar dat ze deze door tijdgebrek niet benutten. Het inrichten van het automatiseringsproces kost inderdaad eenmalig wat tijd, maar bespaart je vervolgens tijd op de handelingen die je tot dan toe handmatig moest uitvoeren. Onze experts helpen je graag op weg, zodat jij sneller kunt beginnen met het besparen én beter benutten van tijd. We bieden betaalde ondersteuning in de onderstaande twee vormen. 

Samen starten 

Net begonnen met Zenvoices? Met ons ‘Samen Starten’ pakket helpen we je op afspraak in maximaal 60 minuten op weg en richten we samen Zenvoices in. Zo kun je extra snel van de voordelen van onze oplossingen profiteren. Blijkt dat er aanvullende tijd gewenst is, dan kunnen we daarover in deze sessie afspraken maken.

Ondersteuning naar wens 

We bieden ook ondersteuning naar wens waarin afhankelijk van jouw vereisten een aanbieding wordt samengesteld om de inrichting, training en ondersteuning te laten verzorgen door onze specialisten. 

Beginnen met tijd besparen? Klik op de onderstaande afbeelding en plan direct je afspraak, tijdelijk met 15% korting!