Zenvoices automatiseert proces van inkomende factuur tot boeking

Sinds begin deze maand kunnen klanten van Zenvoices profiteren van de nieuwe module Robotic. Daarmee is het mogelijk om facturen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. De automatisering van dit proces wordt in de markt ook wel als een belangrijke stap in het ontwikkelen van “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Automatisch verwerken van binnenkomende facturen

In de module Robotic is het mogelijk op basis van ingestelde criteria facturen automatisch te laten inlezen in de juiste administratie en te laten omzetten in een boekingsvoorstel.

In praktijk kan een factuurstroom dan als volgt worden geautomatiseerd:

  • Op basis van afzender: documenten afkomstig van vertrouwde afzenders automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • Automatisch verplaatsen: documenten op basis van inhoud automatisch verplaatsen naar de juiste administratie en vanuit daar automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • PEPPOL facturen automatisch inlezen: ontvang je facturen via het PEPPOL netwerk? Dan kun je ervoor kiezen om facturen uit dit vertrouwde netwerk direct om te zetten in een boekingsvoorstel.
  • Bijlagen verwijderen: krijg je van een leverancier altijd factuur met extra bijlagen (bijvoorbeeld algemene voorwaarden)? Dan kun je deze bijlagen automatisch laten verwijderen.

Bovenstaande regels zijn ook te combineren.

Automatisch boeken van facturen

Aansluitend op bovenstaande is ook mogelijk om boekingsvoorstellen automatisch goed te keuren op basis van regels. Daarmee ontstaat er een geheel automatische boekingsflow, die voor repeterende boekingen al het werk uit handen neemt. Bijvoorbeeld:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van KPN met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch goedkeuren.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: verwerk je ook verkoopfacturen? Deze kun je automatisch laten boeken in jouw boekhoudpakket.

Ook profiteren van automatisering van het boekingsproces?

Automatisering door Zenvoices is mogelijk voor AFAS, Exact Online, Exact Globe, King, Reeleezee, Snelstart, Twinfield, Unit4 en binnenkort ook Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum om de module Robotic te activeren.

Nog geen klant van Zenvoices, maar wel interesse?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode  of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices aangesloten op Europees facturatienetwerk PEPPOL voor het ontvangen van e-facturen

Sinds vandaag is het mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) via het Europese facturatienetwerk PEPPOL te ontvangen in Zenvoices. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het PEPPOL netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van (onder andere) facturen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Elektronische facturen worden uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Via PEPPOL kunnen uitsluitend geregistreerde en geïdentificeerde verzenders en ontvangers facturen uitwisselen. Om te kunnen werken met PEPPOL dienen organisaties een zorgvuldig registratieproces te doorlopen, waardoor de veiligheid van het netwerk wordt gegarandeerd.

PEPPOL wordt vaak in één adem genoemd met SimplerInvoicing. SimplerInvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. SimplerInvoicing is gebaseerd op PEPPOL, waardoor je via PEPPOL facturen kan uitwisselen met alle deelnemers van SimplerInvoicing.

Waarom werken met PEPPOL?

Wettelijke verplichting

PEPPOL is het Europese standaard voor factuuruitwisseling. Vanaf april 2019 zijn alle lokale overheden verplicht om e-facturen te accepteren en te kunnen verwerken. Rijksoverheden waren dit al verplicht vanaf begin 2017. De verwachting is dat door deze wettelijke vereiste de acceptatie van PEPPOL als standaard voor veilig uitwisselen van facturen een vlucht zal nemen.

Nog snellere verwerking van facturen

In het PEPPOL netwerk worden elektronische facturen rechtstreeks tussen organisaties uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Dit is een bestandsformaat waarmee optimale herkenning en verwerking van facturen mogelijk is. Op korte termijn kunnen deze facturen met Zenvoices volledig automatisch verwerkt worden in je boekhoudpakket.

Kleinere kans op spookfacturen

Doordat een zorgvuldige validatieprocedure wordt gevolgd voor het toelaten van organisaties op het PEPPOL netwerk is de kans klein dat spookfacturen via dit netwerk verzonden worden.

Hoe werkt het?

Om facturen via het PEPPOL netwerk te kunnen ontvangen dient je organisatie geregistreerd te worden in het PEPPOL netwerk. Deze registratie vindt plaats op basis van één of meerdere unieke kenmerken van je organisatie, zoals een KvK-nummer, btw-nummer of OIN (voor (lokale) overheden). Op basis van deze kenmerken kunnen andere partijen je organisatie vinden in het PEPPOL netwerk en facturen naar je sturen.

In ons helpcentrum lees je hoe je je organisatie gratis in het PEPPOL netwerk registreert door een PEPPOL koppeling aan te vragen.

Als vervolgens een e-factuur via het PEPPOL netwerk naar je wordt verzonden, dan wordt deze rechtstreeks afgeleverd in je Zenvoices administratie.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over PEPPOL en de slimme factuurverwerking oplossingen van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 

 


Wijziging laag btw-tarief van 6% naar 9%

Het lage btw-tarief is gewijzigd op 1 januari 2019 van 6 % naar 9 %, daarover kun je meer lezen in deze publicatie van de Rijksoverheid. Dit heeft impact op je boekhouding en de automatische factuurverwerking door Zenvoices.

Benodigde aanpassingen

Aanpassingen in je boekhoudpakket

Voer het nieuwe btw-tarief door in je boekhoudpakket. Waarschijnlijk heb je hierover al een bericht ontvangen van je boekhoudpakket. Wil je meer weten of heb je vragen hierover? Raadpleeg dan de helpdesk van je boekhoudpakket. Hieronder vind je de links naar onze koppelpartners met informatie over de btw-verhoging voor hun specifieke pakket:

Aanpassingen in Zenvoices

In Zenvoices zijn geen aanpassingen nodig. Zenvoices zal nieuwe of gewijzigde btw-codes overnemen uit je boekhoudpakket en automatisch de juiste btw-codes en percentages voorstellen op basis van de factuurdatum en het in een factuur herkende btw-percentage. Is het nieuwe btw percentage nog niet zichtbaar in Zenvoices? Voer dan een volledige stamgegevens synchronisatie uit.

Werk je met boekingstemplates in Zenvoices? Controleer dan of er btw-codes aangepast moeten worden in boekingstemplates. Dit is alleen nodig als in je boekhoudpakket nieuwe btw-codes aangemaakt zijn voor het 9 % tarief. Als dit niet geval is, dan zijn er geen aanpassingen nodig.

Heb je vragen over de btw verhoging in Zenvoices? Neem dan contact op met onze helpdesk.

 


Samenwerking Zenvoices en King Business Software

Zenvoices gaat voor partnerships met alle gerenommeerde aanbieders van boekhoudsoftware. We zijn daarom trots dat we ook King Business Software als partner mogen verwelkomen. Het beste van twee werelden komt nu ook samen voor de gebruikers van King 5 (Online). Als ondernemer, accountant of administratiekantoor kun je hierdoor nog sneller en makkelijker facturen verwerken. Met geautomatiseerde boekingsvoorstellen en de optionele autorisatiemodule van Zenvoices wordt aan alle voorwaarden voldaan om veel tijd en daarmee ook geld te besparen.

De voordelen van Zenvoices voor King gebruikers

  • Automatische verwerking van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail of met met je mobiel via de Zenvoices app voor Android en iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Facturen autoriseren voor betaling of boeking (inclusief smartphone/tablet app)
  • Snelle doorlooptijd van aanlevering tot boeking, door realtime zelflerende factuurherkenning in de cloud
  • Te koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Klaar voor de toekomst met ondersteuning voor e-facturen en UBL
  • Overzichtelijke workflow
  • Eenvoudig in gebruik
  • Online support in een uitgebreid helpcentrum
  • Telefonische ondersteuning standaard inbegrepen

Hoe werkt Zenvoices met King?

  • Ingelezen facturen worden in King geboekt als een in- of verkoopboeking, met het originele PDF boekingsdocument als archiefstuk (hiervoor is de King optie ‘Digitaal archief’ vereist).
  • Aangemaakte of gewijzigde crediteuren en debiteuren, worden direct aangemaakt of gewijzigd in King.
  • Administraties, dagboeken, periodes, crediteuren, debiteuren, valuta, betalingscondities, btw-codes en grootboekrekeningen worden automatisch opgehaald uit King.
  • Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in King geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Zenvoices is beschikbaar voor King Financieel (plus), Factureren (plus/pro), Handel (pro), Enterprise en King 5 Online.

Ook aan de slag met Zenvoices voor King?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Contact opnemen

Let op! Als King geïnstalleerd is op eigen server (on premise), dan is ook een installatie van de koppelingssoftware van Zenvoices op deze server vereist. Aan deze installatie zijn eenmalige kosten verbonden. Neem contact op voor meer informatie.

Over King Business Software

Bij King krijg je betrouwbare business software: compleet en gemakkelijk in het gebruik. Van boekhouding en facturering tot een totale ERP-oplossing. Met voorraadadministratie, projectenadministratie, magazijnbeheer en webshopkoppeling, King ondersteunt je bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Slimme business software om je bedrijf optimaal te ondersteunen. Zowel offline als online. Met tal van uitbreidingsmogelijkheden en maatwerkoplossingen. King helpt bij de implementatie, biedt uitgebreid support en denkt mee over de toekomst van je bedrijf.


Samenwerking SnelStart en Zenvoices

SnelStart heeft een paar maanden geleden een nieuwe web API gelanceerd. Sinds deze lancering hebben verschillende softwarepartners zich aangesloten op dit online platform. Zo sluiten nu ook Zenvoices en SnelStart de handen in een.

Met Zenvoices worden bonnen en facturen sneller en makkelijker in de SnelStart-administratie verwerkt. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Na goedkeuring van het boekingsvoorstel wordt deze in SnelStart geboekt. Accountants en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Ook kunnen facturen digitaal geautoriseerd worden met Zenvoices. Hierdoor is altijd inzichtelijk welke facturen nog door welke medewerkers goedgekeurd moeten worden en worden facturen alleen na autorisatie geboekt en betaald.

Aan de slag gaan

Een SnelStart online administratie koppelt u zeer gemakkelijk aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Start gratis proefperiode Demonstratie plannen

Nog geen SnelStart gebruiker en wilt u SnelStart uitproberen? Klik dan hier.

Meer informatie over de koppeling tussen SnelStart en Zenvoices.

Over Zenvoices
Zenvoices maakt factuurverwerking sneller en makkelijker voor accountants en ondernemers. Het idee voor Zenvoices ontstond al enkele jaren geleden. We moesten veel tijd steken in boekhouden. Dat was niet onze ‘core business’, dat moet sneller en eenvoudiger kunnen, daarom ontwikkelden we Zenvoices. Na de ontwikkeling hebben we de software grondig getest en pilots gedraaid – het werkt fantastisch, precies zoals we voor ogen hadden: snel, eenvoudig en betrouwbaar!

Over SnelStart
SnelStart maakt boekhouden al 35 jaar makkelijk voor ondernemers. Dit doet het Texelse familiebedrijf door boekhoudoplossingen aan te bieden met veel gebruikersgemak tegen lage kosten. Inmiddels maken ruim 58.000 slimme ondernemers gebruik van SnelStart. SnelStart is Gold Partner van Microsoft op het gebied van Application Development en Cloud Platform. Op 1 juni jl. is SnelStart, uit achtduizend partners in Nederland, verkozen tot Microsoft Country Partner of the Year 2017.


Zenvoices app voor Android en iOS beschikbaar

Sinds vandaag is de Zenvoices app voor Android en iOS beschikbaar. Met de Zenvoices app maak je eenvoudig met je smartphone een foto van een bonnetje of factuur en stuur je deze direct naar je Zenvoices administratie.

De Zenvoices app is gratis te downloaden in de Apple App Store en Google Play.

   


Koppeling met King beschikbaar

King logoSinds vandaag kan Zenvoices ook gekoppeld worden boekhoudsysteem King. King Business Software levert accountants en ondernemers betrouwbare en slimme business software: van boekhouden en factureren tot een totale ERP-oplossing met webshop en magazijnautomatisering. Na een uitgebreide testperiode is de koppeling tussen King en Zenvoices nu officieel beschikbaar.

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met Zenvoices verwerken King gebruikers bonnen en facturen sneller en makkelijker in hun administratie. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail of met de mobiele app (binnenkort beschikbaar), waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Na goedkeuring wordt het boekingsvoorstel in King geboekt. Accountants en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Ook kunnen facturen digitaal geautoriseerd worden met Zenvoices. Hierdoor is altijd inzichtelijk welke facturen nog door welke medewerkers goedgekeurd moeten worden en worden facturen alleen na autorisatie geboekt en betaald.

Unieke en innovatieve koppeling

Dankzij een unieke en innovatieve koppeling kan Zenvoices vanuit de cloud koppelen met lokale (on-premise) King installaties. In Zenvoices verwerkte facturen zijn hierdoor direct zichtbaar in King. Vanaf nu kunnen ook King gebruikers profiteren van zelflerende en gedeelde factuurherkenning intelligentie in de cloud.

Meer informatie Demonstratie plannen


Zenvoices gecertificeerd door Exact Online

Afgelopen week heeft Zenvoices succesvol het certificeringstraject van Exact Online afgerond. Dit betekent dat Zenvoices officieel gecertificeerd is en vanaf nu ook beschikbaar is in het Exact Online App Center.

Exact

Wilt u meer informatie over Zenvoices voor Exact Online of een vrijblijvende demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Inkoopfacturen rechtstreeks in Zenvoices ontvangen met Storecove

Sinds deze week is Zenvoices als boekhoudsysteem gekoppeld aan Storecove. Storecove haalt inkoopfacturen automatisch op bij uw leveranciers en stuurt de facturen in UBL formaat door naar uw Zenvoices administratie. Hierdoor hoeft u facturen niet meer handmatig te downloaden of door te sturen.

De belangrijkste voordelen

  • Facturen van leveranciers automatisch in Zenvoices ontvangen.
  • Nooit meer handmatig facturen downloaden.
  • Eenmalig en eenvoudig in te stellen.
  • Geen facturen in uw spambox en geen spookfacturen meer.
  • Facturen worden automatisch omgezet van PDF naar UBL 2.1.
  • Staat uw leverancier er niet bij? Vraag hem aan en Storecove voegt hem zo snel mogelijk toe.

Integratie met Storecove

Storecove is eenvoudig in te stellen. U maakt eenmalig een koppeling met Zenvoices en selecteert uw leveranciers.

Inkoopfacturen worden vervolgens automatisch opgehaald en doorgestuurd naar Zenvoices. Dit betekent dat u nooit meer overal hoeft in te loggen en dat u nooit meer facturen kwijtraakt.

De facturen staan vervolgens direct klaar in het Postvak IN van uw Zenvoices administratie. U hoeft gedurende dit proces helemaal niets te doen; alles gaat automatisch.

De PDF-facturen worden direct geconverteerd naar het huidige e-facturatieformaat UBL 2.1. Indien uw leveranciers er niet bij staat, kunt u contact opnemen met Storecove. Zij voegen de leveranciers dan voor u toe.

Snel aan de slag

Storecove kunt u zeer eenvoudig koppelen aan Zenvoices:

  1. Maak een account aan bij Storecove.
  2. Selecteer Zenvoices als boekhoudpakket.
  3. Selecteer de leveranciers die u wilt koppelen.

Start nu met een gratis proefaccount
Zonder proefperiode en zonder bijkomende kosten.

Wilt u meer informatie over Zenvoices in combinatie met Storecove of wilt u een vrijblijvende demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017

Op woensdag 13 september 2017 wordt de “Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017” georganiseerd door Onderzoeksbureau GBNED in samenwerking met Novak. Zenvoices is aanwezig bij dit seminar en neemt deel aan een forumdiscussie over machine learning en automatische factuurverwerking. Hierin zullen we uitgebreid inzicht geven in onze ervaringen en plannen met machine learning.

Met machine learning is vergaande automatisering van het elektronische factuurverwerkingsproces mogelijk. Het is een veelbelovende technologie, die door Zenvoices toegepast wordt voor het inlezen van facturen en later dit jaar ook voor het controleren en boeken van facturen.

Het seminar bevat de volgende onderdelen:

  • Conclusies rapport “Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2017“.
  • Presentaties/toelichting uit de (gebruikers)praktijk met scannen/herkennen en elektronische factuurverwerking.
  • Robotic accounting en machine learning.
  • Ervaringen van de UBL Ketentest en factuurscenario’s.
  • De nieuwe EU-standaard EN 16931 voor elektronisch factureren.

Kosten
De kosten voor het bijwonen van het congres bedragen 150 euro per persoon, inclusief koffie/thee en een broodjeslunch. Leden van Auxilium, BSPD, NOAB en NOVAK betalen 130 euro persoon. Genoemde tarieven zijn excl. BTW.

Locatie
EXPO Hoevelaken
Koninginneweg 1
3871 JZ Hoevelaken
(gratis parkeren op eigen terrein)

AANMELDEN
Meer informatie over het programma en inschrijven voor de Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017 op woensdag 13 september a.s. via: www.ictaccountancy.nl (direct naar de praktijkdag…).

Contact
Voor meer informatie over dit seminar kunt u contact opnemen met:
Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne, email gerard@gbned.nl, mob 06 10069402.