Zenvoices logo
Zenvoices logo

Klantcase: CS Accountancy

CS Accountancy over het doel om een groot deel van de administratie automatisch te laten verlopen.

Zenvoices ging in gesprek met de drijvende krachten achter CS accountancy, Christan Rijsdijk en Sandra Ponte.

Achtergrond 

Christan en Sandra leren elkaar in 2011 kennen bij een grote speler op het gebied van industriële automatisering. In 2019 nemen zij administratiekantoor Kubus Rotterdam Centrum over. Waarna zij onder de naam CS Accountancy verder zijn gegaan. Kubus werkte destijds nog met voornamelijk server based software waardoor online samenwerken met de klant lastig bleek. Voor Christan en Sandra een reden om dit onder handen te nemen. “Onze filosofie is vooruitblikken en niet achteruit kijken” vertelt Sandra. “Bij de meeste kantoren wordt anderhalf jaar na datum nog een jaarrekening gemaakt. Dat is voor sturing op de onderneming niet handig, dan wil je real-time kunnen bijsturen. Om dat te bewerkstelligen moet je administratie up-to-date zijn en daarvoor is automatisering nodig” aldus Christan en Sandra. Na de overname van het kantoor is dat ook het uitgangspunt geworden.

Waarom Zenvoices

CS Accountancy is met Zenvoices gaan werken omdat ze op zoek waren naar slimme software. Dit was in eerste instantie puur gericht op de automatische herkenning van facturen en bonnen. Dit in combinatie met het startup-gehalte van Zenvoices gaf hun toen een goed gevoel. “Bij andere aanbieders ben je een nummer en word je niet direct geholpen als je de support desk belt of een mail stuurt. Dat is niet wat we wilden.” vertelt Sandra. “Bij Zenvoices wordt er meegedacht en teruggekoppeld en hoef je geen 6 weken te wachten. Het scan en herken gedeelte, het opsturen van documenten naar Zenvoices maakt voor onze collega’s al veel verschil” vertelt Sandra. “Waar voorheen iedere klant alles opstuurde naar hun eigen e-mailadressen, heeft iedere klant nu een eigen e-mailadres, zodat deze in Zenvoices direct in de juiste administratie terechtkomt. Dat zorgt ook voor rust op de werkvloer” aldus Sandra. Daarmee wordt voorkomen dat 1x in de maand en 1x per kwartaal die inbox volledig vol loopt bij iedereen en ze enorm veel werk moeten verrichten om dat uit te spitten.

Het advies dat wordt gegeven is geen globale informatie, maar echt gericht op onze organisatie aan de hand van onze dossiers. Dan heb je er meteen een veel beter beeld bij.

Sandra Ponte

Werken met Zenvoices 

CS Accountancy ervaart het werken met Zenvoices erg positief. Ondanks de korte periode dat CS Accountancy met Zenvoices werkt, merken zij al tijdsbesparing. “Zoals met alle goede investeringen kost het eerst tijd voordat het rendement zichtbaar is” vertelt Sandra. “Wat we nu wel al zien bij omvangrijke administraties, na een half jaar de software gebruikt te hebben, is dat we aan het inhalen zijn en het allemaal sneller gaat.” Het fijne aan werken met Zenvoices is volgens CS Accountancy het contact en de manier waarop je als klant kunt meedenken. “Een tijdje geleden hadden wij hier op kantoor een sessie met een specialist van Zenvoices. Hij heeft uitgelegd wat er nog meer voor opties zijn binnen de software. “Wij houden ervan om zelf te doen en ontdekken, maar in zo’n sessie merk je hoe fijn het is als iemand de mogelijkheden aan je uitlegt” zegt Sandra. “Het advies dat wordt gegeven is geen globale informatie, maar echt gericht op onze organisatie aan de hand van onze dossiers. Dan heb je er meteen een veel beter beeld bij.” Deze contactmomenten zijn erg waardevol. Op basis van input van klanten worden daadwerkelijk nieuwe features ontwikkeld waarbij de doorlooptijden beperkt blijven” vertelt Sandra.

Ook met Zenvoices aan de slag?

Toekomst 

Vooral de data connectiviteit en het kunnen meebewegen met de markt is in de toekomst erg belangrijk volgens Sandra. Het is voor Zenvoices essentieel om voorop te blijven lopen ten opzichte van andere partijen en de boekhoudleveranciers zelf. De feedbackpagina is daarom ook een erg nuttig onderdeel vertelt ze. Door de mogelijkheid te geven om zelf ideeën toe te voegen en te “ranken” speelt Zenvoices goed in op de klantbehoefte. Op basis van die ranking worden vervolgens nieuwe features ontwikkeld. “Ons doel, vertelt Sandra tot slot, is om uiteindelijk 70-80% van de administratie zo veel mogelijk te automatiseren.”

Over CS Accountancy

CS Accountancy is een eigentijds kantoor op het gebied van financiële dienstverlening en advies. Ze zijn gevestigd in Rotterdam centrum en zetten hun expertise in op het gebied van accounting en advies, voor zowel het MKB als voor grote ondernemingen. Persoonlijke benadering gebaseerd op vertrouwen is daarbij het uitgangspunt. Daarnaast biedt CS Accountancy een vast aanspreekpunt, zodat er actief mee gebouwd kan worden aan de onderneming van de klant. Naast accountancy kan CS Accountancy ook helpen op fiscaal vlak of op het gebied van marketingcommunicatie.



Klantcase: David Accountants

David Accountants over de support binnen Zenvoices en de meerwaarde van het helpcentrum.

Zenvoices ging in gesprek met David Verhagen, eigenaar en oprichter van David Accountants en Gert Leeijen, Operations Officer binnen David Accountants. 

Over David Accountants

Na een intensieve samenwerking hebben VHP Accountants en David Accountants besloten om zich samen te voegen en verder te gaan onder de naam David Accountants. Bij David Accountants kun je vertrouwen op professionals die niet alleen oog hebben voor de administratie en status van de onderneming, maar ook voor de mens daarachter. Er wordt gewerkt met drie krachtige pijlers die Operations Officers, Financial Officers en Coach Officers worden genoemd, waardoor iedere klant de juiste service en aandacht krijgt van administratie tot jaarrekening en van sparringpartner tot maatwerk. 

Achtergrond 

De aanleiding om met factuurverwerkingssoftware te gaan werken was simpelweg dat digitaliseren een belangrijke rol speelt en ‘’ouderwetse schoenendoosklanten’’ niet echt meer zouden moeten bestaan, aldus Gert. ‘’Een relatie van ons werkte met Zenvoices en was hier erg enthousiast over’’ vertelt Gert. ‘’Zo kwam Zenvoices in 2017 bij ons in beeld.’’ Er is toen door Nik Schuiling op kantoor een demo gegeven en naar aanleiding daarvan is (het toenmalige) VHP Accountants een proefperiode gestart. Vanuit VHP werd er al gewerkt met Zenvoices. 

Zowel via chatsupport als het helpcentrum wordt uitstekende ondersteuning geboden. Er wordt snel gereageerd en ideeën worden goed opgepakt.

Waarom Zenvoices

Naar aanleiding van de proefperiode is er vrij snel definitief de keuze gemaakt om met Zenvoices te gaan werken. ‘’Na afweging was Zenvoices gewoon de betere partij’’ vertelt Gert. De manier van aanleveren en het snel adhoc facturen inboeken was doorslaggevend bij deze keuze. ‘’Met Zenvoices is de administratie snel up-to-date. We kunnen administraties tussentijds bijwerken.’’ Na het fuseren van VHP en David Accountants, is David Accountants met Zenvoices blijven werken. ‘’Scan & herken neemt veel werk uit handen en zorgt ervoor dat veel tijd bespaard wordt op het inboeken. De inrichting kost eenmalig wat werk, maar zodra dat staat levert het veel winst op.” 

Werken met Zenvoices 

Gert werkt sinds 2017 met Zenvoices en is erg te spreken over de samenwerking. ‘’Het werken met Zenvoices verloopt heel fijn. In het begin was de snelheid nog niet helemaal naar wens, maar dat is destijds verholpen en aanzienlijk verbeterd” vertelt Gert. ”Zowel via chatsupport als het helpcentrum wordt uitstekende ondersteuning geboden. Er wordt snel gereageerd en ideeën worden goed opgepakt.’’ Het meedenken door medewerkers van Zenvoices ziet David Accountants echt als een meerwaarde. Daarnaast is Zenvoices gefocust op het ontwikkelen van mogelijkheden om factuurverwerking steeds beter te automatiseren. David Accountants gebruikt Zenvoices voornamelijk voor het boeken van inkoop- en verkoopfacturen, betalen en het digitaal archief. ”De archieffunctie zorgt ervoor dat we alles makkelijk terug kunnen vinden. Daarnaast leggen we bij iedere nieuwe klant uit hoe zij gebruik kunnen maken van de mobiele Zenvoices app. Klanten vinden dit erg fijn.” 

Toekomst 

Zoals het nu verloopt is David Accountants erg blij met Zenvoices. ”Het enige wat eventueel nog verbeterd kan worden is de herkenbaarheid van pinbonnen” vertelt Gert. ”Dan zou het helemaal perfect zijn.” Als we kijken naar de toekomst denkt David dat het uiteindelijk zo moet zijn dat de administraties en misschien zelfs het maken van de jaarrekeningen met software en data-analyses vrijwel geautomatiseerd kan gaan verlopen. Het klantcontact en persoonlijk advies wordt dan belangrijker ten opzichte van de financiële informatie en dat is waar David Accountants op inspeelt. ‘’Wij richten ons ook op het stukje coaching omtrent het welzijn van organisaties en het onderhoud van klantrelaties’’ aldus David.  

Tip van David: het is belangrijk dat bedrijven zich focussen op waar zij goed in zijn en dat vervolgens zo optimaal mogelijk inrichten. ‘’Blijf dicht bij jezelf en ga geen gekke uitstapjes maken naar iets waar anderen goed in zijn.’’ 



Klantcase: Holtland Accountants

Holtland Accountants over snel en eenvoudig bonnen en facturen digitaliseren met Zenvoices Lite.

Zenvoices sprak met Harm Jan Holtland, eigenaar van Holtland Accountants, over hun ervaring met UBL-conversie. 

Over Holtland Accountants

Bij Holtland Accountants uit IJsselmuiden kan iedere ondernemer terecht voor vrijwel alle zaken die met bedrijfsvoering te maken hebben. Holtland werkt voor de meest uiteenlopende bedrijven in het MKB. Geen ellenlange rapporten of wollige adviezen, maar altijd praktische ondersteuning. Proactief en altijd direct toepasbaar. Nuchter en betrokken. Holtland richt zich op ‘de mens achter het bedrijf’. Met oog voor de klant en zijn/haar toekomstplannen. Met hun agrarische achtergrond zijn zij dé specialist voor ondernemers in de agrarische sector. Holtland is goed ingevoerd over de wet- en regelgeving die hoort bij het runnen van een agrarisch bedrijf en weet dit te vertalen naar praktische adviezen en ondersteuning voor de ondernemer. 

Achtergrond 

Holtland is gaan werken met scan en herken software, om mee te gaan met de actuele ontwikkelingen. Ze hebben een aantal pakketten geprobeerd om te ontdekken wat er allemaal mogelijk is. Hieruit concludeerden ze dat deze pakketten niet helemaal aansloten bij hun wens. Dit gaf de aanleiding om opzoek te gaan naar software die scan en herken ondersteunt voor SnelStart en beter in hun behoefte voorziet.   

De samenwerking met Zenvoices verloopt naar tevredenheid, als er vragen zijn worden deze snel beantwoord. Goede communicatie is erg belangrijk.

Waarom Zenvoices

Tijdens de zoektocht naar nieuwe software kwam Zenvoices in beeld. Er waren nog een aantal andere opties, maar de wens voor een eenvoudige oplossing, waarbij de verwerking voornamelijk in Snelstart plaatsvindt had de voorkeur. Dit was een belangrijk aspect en Harm Jan vond dit het meest terug in de manier van werken binnen Zenvoices. Tijdens het contact met Zenvoices werd duidelijk dat het nog eenvoudiger en goedkoper zou kunnen door gebruik te maken van de mogelijkheid van UBL-conversie met Zenvoices Lite. Deze oplossing sloot nog beter aan, het hoofddoel was immers voor de meeste administraties het omzetten van bonnen en facturen naar digitale facturen voor verwerking in SnelStart. Dit bleek goed mogelijk met de geboden oplossing, Zenvoices Lite. De keuze voor Zenvoices was daarmee snel gemaakt. ‘’Lite is de versie die wij nu voornamelijk gebruiken en dat bevalt goed. Onze klant ziet eigenlijk Zenvoices niet. Zenvoices is alleen de toeleverancier’’ vertelt Harm Jan. 

Werken met Zenvoices 

‘’Zenvoices biedt een fijne manier van werken, waarbij we klanten kunnen helpen als er wat fout gaat. Door Zenvoices is het mogelijk om snel inzicht en overzicht te hebben over de openstaande facturen van de klantadministratie in SnelStart. Eén keer per week lopen we dit na en dan zijn we weer bij’’ vertelt Harm Jan. Een aantal klanten van Holtland maakt gebruik van de mobiele Zenvoices app om facturen en bonnen door te sturen naar hun digitale Zenvoices omgeving. Harm Jan vermoedt dat dit wel minder wordt. ‘’Klanten ontvangen steeds minder papieren facturen en zullen facturen ook minder gaan printen.’’ De overstap naar werken met factuurverwerkingssoftware brengt de nodige verandering met zich mee, maar zorgt wel voor efficiëntie, bevestigt Harm Jan. ‘’Het is vooral voor ons makkelijk omdat wij alles nu compleet hebben. Het is goed en belangrijk dat de administratie digitaal beschikbaar is en blijft.’’ De koppeling met Zenvoices maakt dit proces voor Holtland eenvoudig. ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt naar tevredenheid, als er vragen zijn worden deze snel beantwoord. Goede communicatie is erg belangrijk.’’ 

Toekomst 

Harm Jan is benieuwd welke ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking gaan plaatsvinden in de toekomst. ‘’Ik heb gedacht dat het van machine naar machine zou gaan, dat er ook geen pdf meer tussen zou komen, maar ik vraag me nu af of dat zo gaat zijn.’’ Harm Jan verwacht dat er meer communicatie tussen de boekhoudpakketten zelf gaat plaatsvinden, waardoor software zoals Zenvoices hard moet werken om relevant te blijven. ‘’Ik denk niet dat het volledig automatisch zal gaan, want klanten hechten waarde aan het zichtbare, zoals pdf-facturen. Dus ik denk dat dat zal blijven.’’ Holtland werkt nu voornamelijk met Zenvoices Lite (UBL-conversie). ‘’We hebben een paar klanten die wat dieper gaan. Zij volgen de factuurstroom en werken met accorderen, dat werkt ook fijn.’’ Harm Jan verwacht dat daar ook nog meer ontwikkeling in gaat plaatsvinden. 



Klantcase: Jheronimus Accountants

Jheronimus Accountants over Zenvoices: ”Een soort online personeelslid, die veel werk uit handen neemt.

Zenvoices sprak met Nico Prevoo, registeraccountant en eigenaar van Jheronimus Accountantskantoor, over het werken met Zenvoices. 

Over Jheronimus Accountants

Jheronimus richt zich op de MKB’er die met actuele en toekomstgerichte informatie sturing wil geven aan zijn of haar onderneming. Jheronimus Accountants ondersteunt ondernemers op het gebied van accountancy, fiscaliteit en consultancy. Toegankelijk zijn, persoonlijk betrokkenheid tonen en heldere afspraken maken zijn de kernwaarden waarmee Jheronimus uitgegroeid tot een gewaardeerd partner op financieel administratief vlak van de ondernemer.  

Achtergrond 

Jheronimus Accountants is opgericht in 2015. Voor de opstart van zijn eigen kantoor is Nico de markt gaan verkennen voor software om eenvoudig digitaal facturen te kunnen verwerken. Tijdens zijn zoektocht naar een goede oplossing voor King heeft hij gewerkt met verschillende aanbieders van factuurverwerkingssoftware, maar de perfecte match had hij nog niet gevonden. In 2017 werd Nico door een relatie getipt over de ontwikkelingen bij Zenvoices, destijds een nieuwkomer in de markt. Gedreven door nieuwsgierigheid en interesse besloot Nico contact te zoeken en te bespreken of Zenvoices voor hem de juiste partij zou kunnen zijn.  

Waarom Zenvoices

Na evaluatie van de software besloot Nico de sprong te wagen en is sinds de zomer van 2017 tot een van de eerste klanten van Zenvoices te rekenen. De voornaamste reden om te kiezen voor Zenvoices is de kwaliteit van de herkenning en daarbij de eenvoudige werkstroom die wordt geboden om facturen te ontvangen, boekingsvoorstellen te beoordelen en vervolgens te verwerken.  

Zenvoices is een van de meest waarde toevoegende pakketten. Ik zou niet meer zonder kunnen.

Werken met Zenvoices 

Nico is erg te spreken over het werken met Zenvoices. Hij werkt digitaal samen met zijn klanten en zet Zenvoices in voor het (automatisch) verwerken van de facturen voor zijn klanten. ‘’Met alle nieuwe ontwikkelingen die in het pakket zitten, werkt het ook steeds beter.’’ Er is bij Jheronimus een groeiend aantal administraties waarbij de mogelijkheden voor het automatisch verwerken van facturen worden gebruikt. ‘’Ik heb administraties draaien waar de bulk van de facturen bijna automatisch geboekt worden. Ik zie ze niet eens meer, het werkt gewoon’’ vertelt Nico. Daardoor bespaart Jheronimus veel tijd en dus ook geld. ‘’Pas als ze betaald moeten worden of als er iets geks op de grootboekrekening naar voren komt, is er controle en eventueel een correctie nodig. Maar in principe gaat de grote bulk volledig automatisch en daar heb ik geen omkijken meer naar. Zenvoices is een soort online personeelslid, die veel werk uit handen neemt.’’ Een groot voordeel vindt hij dan ook dat Zenvoices in ontwikkeling blijft. ‘’Zenvoices luistert echt naar haar klanten en als iets mogelijk is dan ontwikkelen ze het snel. Ook als iets niet mogelijk is dan geven ze aan waarom het niet kan.’’ Nico kijkt regelmatig op de feedbackpagina en plaatst daar soms zelf ook ideeën. 

Toekomst 

Nico gaf aan nog kansen te zien voor verbetering van de herkenning, waarbij er niet alleen gekeken wordt naar een bepaalde tekst op de factuur, maar ook hetgeen dat er rondom staat. ‘’Bijvoorbeeld facturen uit België werken met factuurnummers en betalingsreferenties, waarbij het factuurnummer feilloos wordt herkend, maar de betalingsreferentie steeds handmatig moet worden ingevoerd’’ vertelt Nico. Er heeft binnen Zenvoices onlangs een ontwikkeling plaatsgevonden, waardoor ook dit inmiddels naar volle tevredenheid werkt. ‘’Zenvoices is een van de meest waarde toevoegende pakketten. Ik zou niet meer zonder kunnen’’ aldus Nico. 



Klantcase: Advies Anno Nu

Advies Anno Nu over betrouwbaar automatiseren met Zenvoices

Zenvoices sprak met Iris Meulendijks boekhouder, automatiseringsfreak en één van de drijvende krachten achter Advies Anno Nu. 

Over Advies Anno Nu

Advies Anno Nu is een snelgroeiend administratiekantoor in Doetinchem waar het AUTOMATISEREN van de administratieve werkzaamheden met hoofdletters staat geschreven. Een altijd bijgewerkte administratie beschikbaar hebben, tegen de laagst mogelijke maandelijkse kostprijs, met diverse tools om de informatie met de klant te delen, dat is waar het bij Advies Anno Nu om draait. Door deze invalshoek kan er volop worden ingezet op persoonlijk advies en ondersteuning in de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Advies Anno Nu valt op door de informele communicatie, waardoor ze door de klanten eerder als de kennis met kennis worden gezien, dan als een traditioneel administratiekantoor.  

Achtergrond 

 ”Ik was klaar met het handmatig verwerken van facturen’’ vertelt Iris. Dit was de voornaamste reden om al in 2016 de overstap te maken naar Exact Online en te gaan werken in combinatie met een scan & herken oplossing. Met deze overstap werd ervaren hoe met meer gemak facturen en bonnen konden worden geboekt. ‘’Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!’’ Afgelopen jaar ontstond de behoefte om de verwerking zover mogelijk betrouwbaar te automatiseren en daarvoor moest er een overstap naar een nieuwe oplossing voor de factuurverwerking worden overwogen.  

Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!

Waarom Zenvoices

In juni 2020 had Iris een bijeenkomst van de Exact Online vereniging. Hier sprak ze met een enthousiaste klant van Zenvoices, die haar tipte om ook te verkennen of Zenvoices voor de volgende fase van Advies Anno Nu de juiste partner zou kunnen zijn. ‘’Ik heb toen eerst nog wel gekeken naar andere aanbieders en wat ook qua tarief zou kunnen aansluiten’’ vertelt Iris. ‘’Uiteindelijk heb ik naar aanleiding van de eerdere tip de automatiseringsmogelijkheden van Zenvoices bestudeerd. Dit sprak me erg aan en daarom heb ik besloten de sprong te wagen.’’ 

Werken met Zenvoices 

In augustus 2020 is er een start gemaakt met een gratis proefperiode en al snel werd duidelijk dat de software voldeed aan de verwachtingen. In de weken die volgden zijn de administraties overgezet en is Advies Anno Nu volledig met Zenvoices gaan werken. In de eerste weken na de opstart zijn punten doorgegeven op aangeven van Iris en haar collega’s om processen nog verder betrouwbaar te automatiseren. “Er zijn in die periode meteen veel zaken door Zenvoices opgepakt voor ontwikkeling, waaronder relatietoewijsregels. Ons probleem dat bonnen vaak niet konden worden gekoppeld aan een relatie werd hiermee opgelost. Het is heel fijn dat dit zo snel opgepakt is’’. Momenteel test Iris de module purchase to pay voor het matchen van inkoopfacturen met bestellingen en leveringen. Dit draait nu bij een klant en daar besparen we veel tijd in het proces, dus daar blijven we gebruik van maken’’ vertelt Iris. Over de samenwerking met Zenvoices is Iris helder: ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt prima.’’ Er is veel contact tussen beide partijen. ‘’Er wordt op opmerkingen meteen inhoudelijk gereageerd. Dat is een pluspunt’’ zegt Iris. ‘’Ze geven dan ook een indicatie of het wel of niet opgepakt kan worden en ook waarom dat dan zo is. Wat je zegt wordt serieus genomen.’’ 

Toekomst 

De verwachting van Iris is dat we in de toekomst overgaan naar elektronisch factureren en geen gebruik meer maken van het traditionele scan en herken proces. “Er komt een moment dat bonnen en facturen als transacties direct digitaal worden verwerkt op het moment dat je deze bijvoorbeeld mobiel betaald hebt” zegt Iris. “Daarmee wordt het mogelijk om 100% te automatiseren en dat is precies waar ik met mijn kantoor en klanten naartoe wil werken.” 



Klantcase: Bedrijfskleding Van Huigenbos

Bedrijfskleding van Huigenbos over de vele mogelijkheden binnen Zenvoices.

Zenvoices sprak met Corné de Bruin die vanuit zijn achtergrond in automatiseringsprocessen betrokken is bij Huigenbos. 

Over Huigenbos

Bedrijfskleding voor elke branche en in elke maat, dat is wat Bedrijfskleding van Huigenbos met haar brede assortiment aanbiedt. Ze beschikken over een showroom van 1200m2 en adviseren hun klanten het juiste pakket met een perfecte pasvorm. Naast bedrijfskleding kun je bij Huigenbos ook terecht voor persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheidsschoenen. Hierdoor kunnen ze voor elk gewenste toepassing een complete oplossing leveren. Veiligheid staat bij Huigenbos hoog in het vaandel, daarom werken ze met gecertificeerde veiligheidskleding conform strenge internationale normen. Een bijdrage aan milieubewust ondernemen levert Huigenbos door bijvoorbeeld duurzame werkkleding van bio katoen of gerecycled materiaal te leveren. Persoonlijke benadering is erg belangrijk. Klanten kunnen niet alleen in de winkel terecht, maar ook op locatie geholpen worden en ook het vermaken van kleding is mogelijk. Deze services zorgen ervoor dat Huigenbos bekendheid geniet in heel Nederland. 

Achtergrond 

Huigenbos werkt met King als ERP-software en is klant van Zenvoices sinds maart 2020. Voorheen werd bij Huigenbos factuurverwerkingssoftware gebruikt die slechts voor een klein deel in hun behoefte voorzag. Het ontbreken van herkenning van UBL-facturen, het grote aantal herkenningsfouten en de traagheid van de software maakte dat er gezocht werd naar een betere oplossing. Er was dus reden genoeg om op zoek te gaan naar andere software waarmee wel betrouwbaar kon worden geautomatiseerd, UBL-facturen op regelniveau konden worden verwerkt en waarin een oplossing voor autorisatie beschikbaar was. ‘’De wens voor autorisatie was puur vanwege het feit dat facturen eerst per mail gestuurd werden. De vraag was dan vaak of het al gecheckt was en er werd onoverzichtelijk heen en weer gemaild.’’ vertelt Corné. Door het autorisatieproces op te nemen in het factuurverwerkingsproces en middels een audit trail bij de boeking vast te leggen, werd ook voor de interne controle het overzicht vereenvoudigd.  

Waarom Zenvoices

Huigenbos heeft een zorgvuldige selectieprocedure doorlopen en tijdens dit proces kwam ook het contact met Zenvoices tot stand. In de gesprekken was er direct een klik, werd er meegedacht over de processen en goed gekeken hoe Zenvoices daarop aan kon sluiten. Er waren behoorlijk wat eisen en verwachtingen geformuleerd waaraan de software moest voldoen, bijvoorbeeld het inladen van 360.000 artikelen. Daarnaast was Huigenbos op zoek naar cloud software die veel mogelijkheden voor autorisatieprocessen en automatisering bevat. De software moest simpel zijn in gebruik. ‘’Zenvoices voldoet aan deze verwachtingen. Het is de gouden oplossing.’’ vertelt Corné.  

Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.

Werken met Zenvoices 

Huigenbos is positief over het resultaat dat werken met Zenvoices oplevert. ‘’Bij Zenvoices word je niet behandeld als een standaard klant. Het contact is persoonlijk en er wordt echt tijd in je gestoken. Vragen worden serieus opgenomen, hoe ingewikkeld ze ook zijn’’ vertelt Corné. Dankzij de ontwikkeling waarmee boekings- en beoordelingsregels kunnen worden toegepast, wordt het aantal foutieve facturen beperkt. Huigenbos ziet hierdoor een duidelijke besparing in kosten en het levert tijdwinst op. Er wordt ook gebruik gemaakt van de Zenvoices App. ‘’De app wordt voornamelijk gebruikt voor losse bonnetjes, maar die zijn er niet zo veel. Medewerkers scannen bonnetjes makkelijk in en kunnen ze daarna meteen weggooien.’’ Daarnaast zijn ze enthousiast over de autorisatiemogelijkheid. ‘’Dankzij de autorisatie kan er in meerdere lagen gecontroleerd worden. Er is dan altijd een dubbelcheck.’’ vertelt Corné. Persoonlijk doet hij dit liever via de Zenvoices omgeving dan via de app, omdat het overzichtelijker is wanneer facturen veel informatie bevatten. 

Toekomst 

Corné verwacht nog veel ontwikkelingen om factuurverwerking verder te automatiseren en merkt op dat in Zenvoices al veel mogelijk is op dat vlak. ‘’Het aantal UBL-facturen zal toenemen.’’ vertelt hij. Met de betrouwbare data die daar real time uit te halen is zullen meer mogelijkheden ontstaan om het inkoopproces vrijwel volledig te automatiseren en robotiseren. Door de autorisatieprocessen te koppelen aan het inkoopproces kan hiermee met behoud van controle, veel tijd worden bespaard en overzicht worden gecreëerd. ‘’Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.’’ aldus Corné. 



Klantcase: Flinders

Hoe Flinders effectiever werkt dankzij de oplossingen van Zenvoices

Zenvoices sprak met Reinier Luitingh, CFO van Flinders, over het werken met Zenvoices.

Over Flinders

Flinders is een woonwinkel met een uiteenlopende collectie van meer dan 36.000 designproducten. De collectie is zowel online te vinden, als in de woonwinkel in Zaandam. Het doel van Flinders is om woondromen waar te maken met bijzondere interieurproducten, wooninspiratie en persoonlijk advies van interieurspecialisten. De woonproducten die ze verkopen zijn afkomstig van meer dan 150 verschillende designmerken. Flinders werkt er hard aan om de CO2-voetafdruk te verkleinen, door middel van een eigen duurzaamheidsstrategie. Medewerkers van Flinders hebben een enorme liefde voor design. Ze vertellen daarom graag de verhalen achter de bijzondere producten, om deze liefde over te brengen. 

Achtergrond 

Flinders bestaat inmiddels 10 jaar en heeft in die tijd een flinke groei doormaakt. Ze zijn daarom op zoek gegaan naar een mogelijkheid om naast de automatische verwerking van kostenfacturen, ook betrouwbaar bestellingen en ontvangsten automatisch te matchen met bijbehorende inkoopfacturen voor hun boekhoudpakket Exact Online. Flinders heeft veel leveranciers, die allemaal op verschillende manieren werken. ‘’We merkten dat we groter werden en beseften daardoor dat er iets moest veranderen’’ vertelt Reinier. Het doel van de nieuwe software moest zijn dat men in het algemeen veel efficiënter met elkaar kon werken. ‘’Handmatige processen nemen niet alleen veel tijd in beslag, maar vergroten ook de kans op fouten. De software voorkomt dit, waardoor de veiligheid toeneemt’’. 

Waarom Zenvoices

Tijdens het online inventariseren naar oplossingen kwam Flinders bij Zenvoices terecht. ‘’Via via kwamen we ook in contact met een andere partij’’ vertelt Reinier. ‘’Deze is vergeleken met Zenvoices en we kwamen tot de conclusie dat Zenvoices dezelfde opties biedt, voor een lagere prijs’’.  Er is toen een gratis proefperiode gestart om de software te leren kennen. De keuze voor Zenvoices is uiteindelijk niet alleen gemaakt vanwege de prijs. ‘’Zenvoices biedt een fijne user experience. De software is accuraat en van hoge kwaliteit’’ vertelt Reinier. 

Zenvoices biedt een fijne user experience.
De software is accuraat en van hoge kwaliteit.

Werken met Zenvoices 

Er wordt bij Flinders sinds augustus gewerkt met Zenvoices. Voorafgaand waren er niet echt specifieke verwachtingen, vertelt Reinier. ‘’Van collega’s ontvang ik allemaal positieve reacties. We zijn zeer tevreden tot nu toe’’. Flinders heeft te maken met veel orders die uit meerdere onderdelen bestaan, bijvoorbeeld bij lampen. Momenteel kan nog niet alles geautomatiseerd worden, omdat die orders voor software lastig te begrijpen zijn. ‘’Een goede zeventig procent van alle orders kan nu automatisch gematched worden en dat scheelt al heel veel’’ vertelt Reinier. Flinders maakt geen gebruik van de mobiele Zenvoices app. ‘’Declaraties worden nu bijvoorbeeld op een andere manier ingevoerd, maar wellicht dat daar verandering in komt’’. Medewerkers van Flinders die Zenvoices gebruiken zijn erg tevreden. ‘’Handelingen kunnen sneller worden uitgevoerd en dat scheelt voornamelijk veel qua tijd’’ aldus Reinier. 

Toekomst 

‘’Uiteindelijk zal het financiële proces volledig geautomatiseerd worden. Hoe groter de markt wordt, hoe sneller er naar oplossingen gezocht wordt. De software omtrent automatische factuurherkenning wordt steeds slimmer.’’ vertelt Reinier. Het zou fijn zijn als er in de toekomst gewerkt kan worden met een universeel systeem, waardoor alles met elkaar gekoppeld is. De mogelijkheid om orderbevestigingen te kunnen koppelen aan de inkooporders kan nog worden geautomatiseerd. Hierover is reeds contact met Zenvoices en de mogelijkheden worden daarvoor onderzocht. 



Klantcase: Rood Accountants

Werken met Zenvoices voelt als een ‘kwaliteitsmove’

Zenvoices sprak met Gunnar, eigenaar van Rood Accountants, over zijn ervaring met Zenvoices.

Over Rood Accountants 

Rood Accountants is een financiële sparringpartner die tijd maakt en luistert naar de klant. De focust ligt daarbij op mensen, processen en resultaten. De oprichter en drijvende kracht achter Rood Accountants is Gunnar Rood. Hij is registeraccountant en heeft 30 jaar werkervaring in de accountancy. Kenmerkend voor Rood Accountants is de open en informele werkwijze. Ze houden van persoonlijk contact en spreken graag duidelijke taal. Rood Accountants biedt deskundig advies waar je als ondernemer wat aan hebt, zodat klanten maximaal rendement halen uit hun bedrijf en niet hoeven te piekeren over de cijfers achter de business. Met enthousiasme en vakmanschap werken ze bij Rood Accountants samen met de klant aan de beste oplossing. 

Achtergrond 

Rood Accountants werkt sinds 2018 met Zenvoices. Daarvoor werd er geen gebruik gemaakt van factuurverwerkingssoftware. De stap om te gaan werken met een oplossing zoals Zenvoices kwam niet direct voort uit een probleem, maar was meer een ‘kwaliteitsmove’, zoals Gunnar het noemt. In het proces van factuurverwerking was nog veel tijd te besparen door automatisering. Gunnar is lid van een gebruikersgroep van SnelStart, waar veel mensen gebruik maken van scan en herken software. Daar werkte destijds zo’n 90% met hetzelfde softwarepakket. ‘‘Eigenwijs als ik ben en ervan uitgaande dat dit niet de enige softwareoplossing zou zijn, ben ik mij gaan oriënteren’’ vertelt Gunnar. 

Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.

Waarom Zenvoices

Gunnar is op zoek gegaan naar welke partners nog meer met SnelStart kunnen koppelen en kwam zo terecht bij Zenvoices. Hij kreeg van Zenvoices een goede eerste indruk. ’’Ik ben telefonisch goed te woord gestaan en kreeg duidelijke uitleg. Daarnaast is de prijs erg aantrekkelijk, hierdoor durfde ik de stap wel te zetten om met Zenvoices te gaan werken.’’ Gunnar heeft in Zenvoices alles gevonden wat hij zocht en meer. De optie om gebruik te kunnen maken van autorisatie biedt een extra controlemogelijkheid. ‘’Eén klant heeft autorisatie aanstaan voor alle inkomende facturen.’’ Naast dat Zenvoices tijd en daarmee ook geld bespaart, vindt Gunnar de kwaliteit minstens zo belangrijk. ‘’Met Zenvoices is de kwaliteit van de boekhouding enorm hoog.’’ 

Werken met Zenvoices 

Bij Rood Accountants wordt met klanten samengewerkt in Zenvoices. De meeste klanten hebben hun e-mail gekoppeld en sturen facturen direct door naar het unieke Zenvoices e-mailadres. Over het werken met Zenvoices krijgt Gunnar weinig respons van zijn klanten. ‘’Dit beschouw ik als een goed teken’’ zegt hij. Wanneer er iets niet goed werkt, wordt dat vaak wel terug gekoppeld. ‘’De klant verwacht naar mijn mening, inmiddels wel, dat er met factuurherkenningssoftware wordt gewerkt bij hun accountantskantoor.’’ Tevreden over de gratis Zenvoices App zijn de klanten van Rood Accountants zeker. Hier wordt veel gebruik van gemaakt. ’’Ze kunnen er extra informatie kwijt’’ zegt Gunnar. ‘’Geen losse bonnetjes meer en alles staat digitaal geregistreerd.’’ Er zijn ook klanten die geen toegang hebben tot SnelStart. ‘’Soms willen zij toch een factuur opzoeken en dan verwijs ik ze door naar de archieffunctie van Zenvoices’’ zegt Gunnar. ‘’Top dat dat erin zit. De informatie is daardoor, met de juiste rechten natuurlijk, toegankelijk voor mijn klanten.’’ 

Toekomst 

Kijkend naar de toekomst ziet Gunnar twee ontwikkelingen. ‘’Maar hier wordt eigenlijk al op ingespeeld’’ vertelt hij. Eén is de connectiviteit, de mate waarin software met elkaar communiceert. ‘‘Met de koppeling tussen Zenvoices en SnelStart is dat goed ingeregeld’’. Daarnaast verwachten klanten dat er realtime inzicht is in de financiële prestaties van de onderneming. ‘‘Ook daar zijn wij als kantoor met het gebruik van management informatie dashboards al heel ver in’’. Momenteel zijn er op dit gebied dan ook geen wensen voor Gunnar. ‘’Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.’’



Klantcase: GH Advies

De toegevoegde waarde van de mobiele Zenvoices app

Zenvoices sprak met accountant Gerbert Hupkens van GH Advies over het werken met Zenvoices en hoe hij en zijn klanten dit ervaren.  

Over GH Advies

GH Advies is de handelsnaam waarmee Gerbert Hupkens voornamelijk actief is in de driehoek Apeldoorn-Deventer-Enschede. Zijn missie is het ondersteunen van ondernemers met allerlei bedrijfsmatige financiële vraagstukken. Al ruim 20 jaar is Gerbert actief met diensten op gebied van consultancy en accountancy. Met zijn activiteiten helpt Gerbert veel ondernemers, onder andere in de tweewielerbranche. Of het nu gaat om jaarverslagen, aangiftes of financieel management, Gerbert cruncht als accountant graag de cijfers tot een heldere en bruikbare output. 

Achtergrond

Gerbert werkte eerder voor een franchiseorganisatie waar erg veel facturen verwerkt moesten worden. ‘’Ik ben op zoek gegaan naar de meest efficiënte manier om al die facturen te kunnen verwerken’’ vertelt Gerbert. Al snel kwam hij uit bij de oplossing: automatische factuurverwerking. Hij zocht naar een oplossing voor de administratieve verwerking en de mogelijkheid om alle informatie digitaal terug te kunnen vinden. ‘’Als ondernemers kom je vaak op veel plaatsen, je hebt een etentje of je moet tanken, overal verzamelen zich bonnetjes.’’ Ook dit deel van de administratie moet opgeslagen worden om overzicht te houden. 

Klanten zijn erg enthousiast over de mobiele Zenvoices app. Het gemak ervan is groot.

Werken met Zenvoices

GH Advies maakt samen met klanten gebruik van Zenvoices. Een aantal klanten kunnen zelf inloggen en doen hun eigen boekhouding. ‘’Zij zijn over het algemeen erg tevreden. Tegenwoordig zijn we gewend dat alles heel snel moet gaan, waardoor het opvragen van een factuur vanuit het systeem soms wat langer lijkt te duren.’’ aldus Gerbert. Klanten zijn ook erg enthousiast over de mobiele app van Zenvoices, die te downloaden is voor Android en iOS. ‘’Het gemak ervan is groot’’ vertelt Gerbert. ‘’Het voordeel van de Zenvoices app is dat er geen extra kosten aan verbonden zijn, wat bij veel softwarepakketten wel zo is.’’ 

Waarom Zenvoices 

Gerbert maakte eerst gebruik van een andere scan en herken oplossing, maar betaalde daar naar zijn mening veel voor. Op zoek naar een alternatief is Gerbert terecht gekomen bij Zenvoices. Na veel contact te hebben gehad met Zenvoices, is hij een proefperiode gestart. Gerbert was tevreden na de proefperiode en is toen een samenwerking aangegaan. ‘’De doorslaggevende reden om voor Zenvoices te kiezen was toch wel de prijs’’. Daarnaast speelde ook de wijze van communicatie voor hem een belangrijke rol. ‘’Deze is fijn en persoonlijk’’ vertelt Gerbert. De communicatie met Zenvoices scoort wat hem betreft optimaal. Pas later realiseerde hij ook de waarde van de mobiele app van Zenvoices. Dit was in eerste instantie geen eis, maar bleek uiteindelijk een fijne bijkomstigheid. ‘’De Zenvoices app is makkelijk in gebruik en gratis te downloaden. Bonnen raken niet kwijt. De app heeft een grote toegevoegde waarde.’’  

Toekomst

Gerbert is al erg digitaal ingesteld. Zijn doel is om zo effectief en efficiënt mogelijk te blijven werken door gebruik te maken van de toegevoegde waarde die de software biedt. Voor de toekomst ziet Gerbert nog kansen voor een eventuele koppeling met een rapporteringssysteem, wat dagelijks inzicht geeft in de statistieken van de onderneming. ‘’Er is altijd ruimte voor verbetering, maar met de mogelijkheden die Zenvoices biedt is het een interessante partij om mee te werken. Over de samenwerking ben ik uitermate tevreden’’, aldus Gerbert. 


Klantcase: Visie Accountants en Belastingadviseurs

‘‘De drempel om met Zenvoices te werken is laag.’’

Zenvoices sprak met Nadja Westerink van Visie Accountants en Belastingadviseurs (hierna: Visie) over het werken met Zenvoices en hoe zij dit ervaren. 

Over Visie

Visie is een accountantskantoor gevestigd in Deventer. Visie maakt zich sterk om alle financiële informatie betrouwbaar, tijdig en efficiënt beschikbaar te maken voor de ondernemer. Op deze manier helpt Visie de ondernemer om zijn/haar organisatie op een goede manier te sturen. Het team van Visie bestaat uit 15 medewerkers. Dit zijn specialisten op het gebied van accountancy en fiscaliteit, die denken in oplossingen voor MKB ondernemers die het maximale uit hun bedrijf willen halen.

Achtergrond

Bij Visie werd gewerkt met een scan en herken pakket dat onvoldoende aansloot op de praktijk. Daarvan geleerd hebbende is vanuit Visie de wens geformuleerd om één gebruiksvriendelijke oplossing te zoeken voor zowel de klanten als kantoorgebruikers met een koppeling naar alle bekende boekhoudpakketten. ‘’Ik werkte voor een ander bedrijf waarbij al acht jaar gebruik gemaakt werd van een scan en herken programma’’ vertelt Nadja. Vanuit deze achtergrond kon ze goed in kaart brengen waar de nieuwe software ook in de dagelijkse praktijk aan zou moeten voldoen. Zo moesten bijvoorbeeld de bonnen en facturen bij de boeking te raadplegen zijn en een digitaal archief beschikbaar zijn met uitgebreide zoek- en selectiemogelijkheden.

Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.

Werken met Zenvoices

Visie maakt binnen Zenvoices voornamelijk gebruik van de scan en herken functie. Bij enkele klanten werken ze met autorisatie en daarnaast maken ze veel gebruik van het digitale archief. Samenwerken met de klant binnen Zenvoices verloopt goed. ‘’Zenvoices is erg makkelijk en gebruiksvriendelijk. Ook wanneer iemand minder digitale kennis heeft.’’ Er zijn klanten die zelf hun administratie verwerken. Zij hebben een eigen inlog en kunnen daar aanleveren en uploaden. Sommige klanten hebben hun eigen e-mailadres gekoppeld, zodat e-mails automatisch doorgestuurd worden naar Zenvoices. ‘’We zitten nog in de onderzoeksfase voor wat fijn is en wat het beste werkt voor een specifieke klant (maatwerk).’’ vertelt Nadja. Vanuit Visie wordt de klant aangeraden om de Zenvoices App te downloaden en bonnetjes hiermee te fotograferen en uploaden. ‘’De app werkt eenvoudig. De meeste klanten maken hier gebruik van.’’ 

Waarom Zenvoices 

De aanleiding van Visie om een samenwerking met Zenvoices aan te gaan, was voornamelijk de lage drempel. ‘’Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.’’ Ook geeft ze aan dat de prijs-kwaliteitverhouding erg aantrekkelijk is. Naar mening van Visie maakt Zenvoices haar belofte waar: tijd en geld besparen. ‘’En als er problemen zijn dan is Zenvoices snel te bereiken. De service is persoonlijk. Vanaf het begin kennen ze je al bij naam.’’  

Toekomst

‘’Klanten willen naar up-to-date cijfers’’ vertelt Nadja. Dagelijkse administratie en niet meer per kwartaal. Bij Visie spelen ze hierop in door gebruik te maken van de software, om zo de factuurverwerking snel en makkelijk te laten verlopen. ‘’Als dit zo blijft, zijn we bij Visie heel tevreden’’. Nadja houdt de feedbackpagina van Zenvoices goed in de gaten. ‘’Momenteel is er niks te vinden wat nu wenselijk is. Mocht dit wel zo zijn, wordt het altijd snel opgepakt. Het is goed dat Zenvoices zich op die manier blijft ontwikkelen.’’