Zenvoices logo
Zenvoices logo

Klantcase: Advies Anno Nu

Advies Anno Nu over betrouwbaar automatiseren met Zenvoices

Zenvoices sprak met Iris Meulendijks boekhouder, automatiseringsfreak en één van de drijvende krachten achter Advies Anno Nu. 

Over Advies Anno Nu

Advies Anno Nu is een snelgroeiend administratiekantoor in Doetinchem waar het AUTOMATISEREN van de administratieve werkzaamheden met hoofdletters staat geschreven. Een altijd bijgewerkte administratie beschikbaar hebben, tegen de laagst mogelijke maandelijkse kostprijs, met diverse tools om de informatie met de klant te delen, dat is waar het bij Advies Anno Nu om draait. Door deze invalshoek kan er volop worden ingezet op persoonlijk advies en ondersteuning in de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Advies Anno Nu valt op door de informele communicatie, waardoor ze door de klanten eerder als de kennis met kennis worden gezien, dan als een traditioneel administratiekantoor.  

Achtergrond 

 ”Ik was klaar met het handmatig verwerken van facturen’’ vertelt Iris. Dit was de voornaamste reden om al in 2016 de overstap te maken naar Exact Online en te gaan werken in combinatie met een scan & herken oplossing. Met deze overstap werd ervaren hoe met meer gemak facturen en bonnen konden worden geboekt. ‘’Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!’’ Afgelopen jaar ontstond de behoefte om de verwerking zover mogelijk betrouwbaar te automatiseren en daarvoor moest er een overstap naar een nieuwe oplossing voor de factuurverwerking worden overwogen.  

Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!

Waarom Zenvoices

In juni 2020 had Iris een bijeenkomst van de Exact Online vereniging. Hier sprak ze met een enthousiaste klant van Zenvoices, die haar tipte om ook te verkennen of Zenvoices voor de volgende fase van Advies Anno Nu de juiste partner zou kunnen zijn. ‘’Ik heb toen eerst nog wel gekeken naar andere aanbieders en wat ook qua tarief zou kunnen aansluiten’’ vertelt Iris. ‘’Uiteindelijk heb ik naar aanleiding van de eerdere tip de automatiseringsmogelijkheden van Zenvoices bestudeerd. Dit sprak me erg aan en daarom heb ik besloten de sprong te wagen.’’ 

Werken met Zenvoices 

In augustus 2020 is er een start gemaakt met een gratis proefperiode en al snel werd duidelijk dat de software voldeed aan de verwachtingen. In de weken die volgden zijn de administraties overgezet en is Advies Anno Nu volledig met Zenvoices gaan werken. In de eerste weken na de opstart zijn punten doorgegeven op aangeven van Iris en haar collega’s om processen nog verder betrouwbaar te automatiseren. “Er zijn in die periode meteen veel zaken door Zenvoices opgepakt voor ontwikkeling, waaronder relatietoewijsregels. Ons probleem dat bonnen vaak niet konden worden gekoppeld aan een relatie werd hiermee opgelost. Het is heel fijn dat dit zo snel opgepakt is’’. Momenteel test Iris de module purchase to pay voor het matchen van inkoopfacturen met bestellingen en leveringen. Dit draait nu bij een klant en daar besparen we veel tijd in het proces, dus daar blijven we gebruik van maken’’ vertelt Iris. Over de samenwerking met Zenvoices is Iris helder: ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt prima.’’ Er is veel contact tussen beide partijen. ‘’Er wordt op opmerkingen meteen inhoudelijk gereageerd. Dat is een pluspunt’’ zegt Iris. ‘’Ze geven dan ook een indicatie of het wel of niet opgepakt kan worden en ook waarom dat dan zo is. Wat je zegt wordt serieus genomen.’’ 

Toekomst 

De verwachting van Iris is dat we in de toekomst overgaan naar elektronisch factureren en geen gebruik meer maken van het traditionele scan en herken proces. “Er komt een moment dat bonnen en facturen als transacties direct digitaal worden verwerkt op het moment dat je deze bijvoorbeeld mobiel betaald hebt” zegt Iris. “Daarmee wordt het mogelijk om 100% te automatiseren en dat is precies waar ik met mijn kantoor en klanten naartoe wil werken.” 



Klantcase: Bedrijfskleding Van Huigenbos

Bedrijfskleding van Huigenbos over de vele mogelijkheden binnen Zenvoices.

Zenvoices sprak met Corné de Bruin die vanuit zijn achtergrond in automatiseringsprocessen betrokken is bij Huigenbos. 

Over Huigenbos

Bedrijfskleding voor elke branche en in elke maat, dat is wat Bedrijfskleding van Huigenbos met haar brede assortiment aanbiedt. Ze beschikken over een showroom van 1200m2 en adviseren hun klanten het juiste pakket met een perfecte pasvorm. Naast bedrijfskleding kun je bij Huigenbos ook terecht voor persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheidsschoenen. Hierdoor kunnen ze voor elk gewenste toepassing een complete oplossing leveren. Veiligheid staat bij Huigenbos hoog in het vaandel, daarom werken ze met gecertificeerde veiligheidskleding conform strenge internationale normen. Een bijdrage aan milieubewust ondernemen levert Huigenbos door bijvoorbeeld duurzame werkkleding van bio katoen of gerecycled materiaal te leveren. Persoonlijke benadering is erg belangrijk. Klanten kunnen niet alleen in de winkel terecht, maar ook op locatie geholpen worden en ook het vermaken van kleding is mogelijk. Deze services zorgen ervoor dat Huigenbos bekendheid geniet in heel Nederland. 

Achtergrond 

Huigenbos werkt met King als ERP-software en is klant van Zenvoices sinds maart 2020. Voorheen werd bij Huigenbos factuurverwerkingssoftware gebruikt die slechts voor een klein deel in hun behoefte voorzag. Het ontbreken van herkenning van UBL-facturen, het grote aantal herkenningsfouten en de traagheid van de software maakte dat er gezocht werd naar een betere oplossing. Er was dus reden genoeg om op zoek te gaan naar andere software waarmee wel betrouwbaar kon worden geautomatiseerd, UBL-facturen op regelniveau konden worden verwerkt en waarin een oplossing voor autorisatie beschikbaar was. ‘’De wens voor autorisatie was puur vanwege het feit dat facturen eerst per mail gestuurd werden. De vraag was dan vaak of het al gecheckt was en er werd onoverzichtelijk heen en weer gemaild.’’ vertelt Corné. Door het autorisatieproces op te nemen in het factuurverwerkingsproces en middels een audit trail bij de boeking vast te leggen, werd ook voor de interne controle het overzicht vereenvoudigd.  

Waarom Zenvoices

Huigenbos heeft een zorgvuldige selectieprocedure doorlopen en tijdens dit proces kwam ook het contact met Zenvoices tot stand. In de gesprekken was er direct een klik, werd er meegedacht over de processen en goed gekeken hoe Zenvoices daarop aan kon sluiten. Er waren behoorlijk wat eisen en verwachtingen geformuleerd waaraan de software moest voldoen, bijvoorbeeld het inladen van 360.000 artikelen. Daarnaast was Huigenbos op zoek naar cloud software die veel mogelijkheden voor autorisatieprocessen en automatisering bevat. De software moest simpel zijn in gebruik. ‘’Zenvoices voldoet aan deze verwachtingen. Het is de gouden oplossing.’’ vertelt Corné.  

Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.

Werken met Zenvoices 

Huigenbos is positief over het resultaat dat werken met Zenvoices oplevert. ‘’Bij Zenvoices word je niet behandeld als een standaard klant. Het contact is persoonlijk en er wordt echt tijd in je gestoken. Vragen worden serieus opgenomen, hoe ingewikkeld ze ook zijn’’ vertelt Corné. Dankzij de ontwikkeling waarmee boekings- en beoordelingsregels kunnen worden toegepast, wordt het aantal foutieve facturen beperkt. Huigenbos ziet hierdoor een duidelijke besparing in kosten en het levert tijdwinst op. Er wordt ook gebruik gemaakt van de Zenvoices App. ‘’De app wordt voornamelijk gebruikt voor losse bonnetjes, maar die zijn er niet zo veel. Medewerkers scannen bonnetjes makkelijk in en kunnen ze daarna meteen weggooien.’’ Daarnaast zijn ze enthousiast over de autorisatiemogelijkheid. ‘’Dankzij de autorisatie kan er in meerdere lagen gecontroleerd worden. Er is dan altijd een dubbelcheck.’’ vertelt Corné. Persoonlijk doet hij dit liever via de Zenvoices omgeving dan via de app, omdat het overzichtelijker is wanneer facturen veel informatie bevatten. 

Toekomst 

Corné verwacht nog veel ontwikkelingen om factuurverwerking verder te automatiseren en merkt op dat in Zenvoices al veel mogelijk is op dat vlak. ‘’Het aantal UBL-facturen zal toenemen.’’ vertelt hij. Met de betrouwbare data die daar real time uit te halen is zullen meer mogelijkheden ontstaan om het inkoopproces vrijwel volledig te automatiseren en robotiseren. Door de autorisatieprocessen te koppelen aan het inkoopproces kan hiermee met behoud van controle, veel tijd worden bespaard en overzicht worden gecreëerd. ‘’Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.’’ aldus Corné. 



Klantcase: Flinders

Hoe Flinders effectiever werkt dankzij de oplossingen van Zenvoices

Zenvoices sprak met Reinier Luitingh, CFO van Flinders, over het werken met Zenvoices.

Over Flinders

Flinders is een woonwinkel met een uiteenlopende collectie van meer dan 36.000 designproducten. De collectie is zowel online te vinden, als in de woonwinkel in Zaandam. Het doel van Flinders is om woondromen waar te maken met bijzondere interieurproducten, wooninspiratie en persoonlijk advies van interieurspecialisten. De woonproducten die ze verkopen zijn afkomstig van meer dan 150 verschillende designmerken. Flinders werkt er hard aan om de CO2-voetafdruk te verkleinen, door middel van een eigen duurzaamheidsstrategie. Medewerkers van Flinders hebben een enorme liefde voor design. Ze vertellen daarom graag de verhalen achter de bijzondere producten, om deze liefde over te brengen. 

Achtergrond 

Flinders bestaat inmiddels 10 jaar en heeft in die tijd een flinke groei doormaakt. Ze zijn daarom op zoek gegaan naar een mogelijkheid om naast de automatische verwerking van kostenfacturen, ook betrouwbaar bestellingen en ontvangsten automatisch te matchen met bijbehorende inkoopfacturen voor hun boekhoudpakket Exact Online. Flinders heeft veel leveranciers, die allemaal op verschillende manieren werken. ‘’We merkten dat we groter werden en beseften daardoor dat er iets moest veranderen’’ vertelt Reinier. Het doel van de nieuwe software moest zijn dat men in het algemeen veel efficiënter met elkaar kon werken. ‘’Handmatige processen nemen niet alleen veel tijd in beslag, maar vergroten ook de kans op fouten. De software voorkomt dit, waardoor de veiligheid toeneemt’’. 

Waarom Zenvoices

Tijdens het online inventariseren naar oplossingen kwam Flinders bij Zenvoices terecht. ‘’Via via kwamen we ook in contact met een andere partij’’ vertelt Reinier. ‘’Deze is vergeleken met Zenvoices en we kwamen tot de conclusie dat Zenvoices dezelfde opties biedt, voor een lagere prijs’’.  Er is toen een gratis proefperiode gestart om de software te leren kennen. De keuze voor Zenvoices is uiteindelijk niet alleen gemaakt vanwege de prijs. ‘’Zenvoices biedt een fijne user experience. De software is accuraat en van hoge kwaliteit’’ vertelt Reinier. 

Zenvoices biedt een fijne user experience.
De software is accuraat en van hoge kwaliteit.

Werken met Zenvoices 

Er wordt bij Flinders sinds augustus gewerkt met Zenvoices. Voorafgaand waren er niet echt specifieke verwachtingen, vertelt Reinier. ‘’Van collega’s ontvang ik allemaal positieve reacties. We zijn zeer tevreden tot nu toe’’. Flinders heeft te maken met veel orders die uit meerdere onderdelen bestaan, bijvoorbeeld bij lampen. Momenteel kan nog niet alles geautomatiseerd worden, omdat die orders voor software lastig te begrijpen zijn. ‘’Een goede zeventig procent van alle orders kan nu automatisch gematched worden en dat scheelt al heel veel’’ vertelt Reinier. Flinders maakt geen gebruik van de mobiele Zenvoices app. ‘’Declaraties worden nu bijvoorbeeld op een andere manier ingevoerd, maar wellicht dat daar verandering in komt’’. Medewerkers van Flinders die Zenvoices gebruiken zijn erg tevreden. ‘’Handelingen kunnen sneller worden uitgevoerd en dat scheelt voornamelijk veel qua tijd’’ aldus Reinier. 

Toekomst 

‘’Uiteindelijk zal het financiële proces volledig geautomatiseerd worden. Hoe groter de markt wordt, hoe sneller er naar oplossingen gezocht wordt. De software omtrent automatische factuurherkenning wordt steeds slimmer.’’ vertelt Reinier. Het zou fijn zijn als er in de toekomst gewerkt kan worden met een universeel systeem, waardoor alles met elkaar gekoppeld is. De mogelijkheid om orderbevestigingen te kunnen koppelen aan de inkooporders kan nog worden geautomatiseerd. Hierover is reeds contact met Zenvoices en de mogelijkheden worden daarvoor onderzocht. 



Klantcase: Rood Accountants

Werken met Zenvoices voelt als een ‘kwaliteitsmove’

Zenvoices sprak met Gunnar, eigenaar van Rood Accountants, over zijn ervaring met Zenvoices.

Over Rood Accountants 

Rood Accountants is een financiële sparringpartner die tijd maakt en luistert naar de klant. De focust ligt daarbij op mensen, processen en resultaten. De oprichter en drijvende kracht achter Rood Accountants is Gunnar Rood. Hij is registeraccountant en heeft 30 jaar werkervaring in de accountancy. Kenmerkend voor Rood Accountants is de open en informele werkwijze. Ze houden van persoonlijk contact en spreken graag duidelijke taal. Rood Accountants biedt deskundig advies waar je als ondernemer wat aan hebt, zodat klanten maximaal rendement halen uit hun bedrijf en niet hoeven te piekeren over de cijfers achter de business. Met enthousiasme en vakmanschap werken ze bij Rood Accountants samen met de klant aan de beste oplossing. 

Achtergrond 

Rood Accountants werkt sinds 2018 met Zenvoices. Daarvoor werd er geen gebruik gemaakt van factuurverwerkingssoftware. De stap om te gaan werken met een oplossing zoals Zenvoices kwam niet direct voort uit een probleem, maar was meer een ‘kwaliteitsmove’, zoals Gunnar het noemt. In het proces van factuurverwerking was nog veel tijd te besparen door automatisering. Gunnar is lid van een gebruikersgroep van SnelStart, waar veel mensen gebruik maken van scan en herken software. Daar werkte destijds zo’n 90% met hetzelfde softwarepakket. ‘‘Eigenwijs als ik ben en ervan uitgaande dat dit niet de enige softwareoplossing zou zijn, ben ik mij gaan oriënteren’’ vertelt Gunnar. 

Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.

Waarom Zenvoices

Gunnar is op zoek gegaan naar welke partners nog meer met SnelStart kunnen koppelen en kwam zo terecht bij Zenvoices. Hij kreeg van Zenvoices een goede eerste indruk. ’’Ik ben telefonisch goed te woord gestaan en kreeg duidelijke uitleg. Daarnaast is de prijs erg aantrekkelijk, hierdoor durfde ik de stap wel te zetten om met Zenvoices te gaan werken.’’ Gunnar heeft in Zenvoices alles gevonden wat hij zocht en meer. De optie om gebruik te kunnen maken van autorisatie biedt een extra controlemogelijkheid. ‘’Eén klant heeft autorisatie aanstaan voor alle inkomende facturen.’’ Naast dat Zenvoices tijd en daarmee ook geld bespaart, vindt Gunnar de kwaliteit minstens zo belangrijk. ‘’Met Zenvoices is de kwaliteit van de boekhouding enorm hoog.’’ 

Werken met Zenvoices 

Bij Rood Accountants wordt met klanten samengewerkt in Zenvoices. De meeste klanten hebben hun e-mail gekoppeld en sturen facturen direct door naar het unieke Zenvoices e-mailadres. Over het werken met Zenvoices krijgt Gunnar weinig respons van zijn klanten. ‘’Dit beschouw ik als een goed teken’’ zegt hij. Wanneer er iets niet goed werkt, wordt dat vaak wel terug gekoppeld. ‘’De klant verwacht naar mijn mening, inmiddels wel, dat er met factuurherkenningssoftware wordt gewerkt bij hun accountantskantoor.’’ Tevreden over de gratis Zenvoices App zijn de klanten van Rood Accountants zeker. Hier wordt veel gebruik van gemaakt. ’’Ze kunnen er extra informatie kwijt’’ zegt Gunnar. ‘’Geen losse bonnetjes meer en alles staat digitaal geregistreerd.’’ Er zijn ook klanten die geen toegang hebben tot SnelStart. ‘’Soms willen zij toch een factuur opzoeken en dan verwijs ik ze door naar de archieffunctie van Zenvoices’’ zegt Gunnar. ‘’Top dat dat erin zit. De informatie is daardoor, met de juiste rechten natuurlijk, toegankelijk voor mijn klanten.’’ 

Toekomst 

Kijkend naar de toekomst ziet Gunnar twee ontwikkelingen. ‘’Maar hier wordt eigenlijk al op ingespeeld’’ vertelt hij. Eén is de connectiviteit, de mate waarin software met elkaar communiceert. ‘‘Met de koppeling tussen Zenvoices en SnelStart is dat goed ingeregeld’’. Daarnaast verwachten klanten dat er realtime inzicht is in de financiële prestaties van de onderneming. ‘‘Ook daar zijn wij als kantoor met het gebruik van management informatie dashboards al heel ver in’’. Momenteel zijn er op dit gebied dan ook geen wensen voor Gunnar. ‘’Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.’’



Klantcase: GH Advies

De toegevoegde waarde van de mobiele Zenvoices app

Zenvoices sprak met accountant Gerbert Hupkens van GH Advies over het werken met Zenvoices en hoe hij en zijn klanten dit ervaren.  

Over GH Advies

GH Advies is de handelsnaam waarmee Gerbert Hupkens voornamelijk actief is in de driehoek Apeldoorn-Deventer-Enschede. Zijn missie is het ondersteunen van ondernemers met allerlei bedrijfsmatige financiële vraagstukken. Al ruim 20 jaar is Gerbert actief met diensten op gebied van consultancy en accountancy. Met zijn activiteiten helpt Gerbert veel ondernemers, onder andere in de tweewielerbranche. Of het nu gaat om jaarverslagen, aangiftes of financieel management, Gerbert cruncht als accountant graag de cijfers tot een heldere en bruikbare output. 

Achtergrond

Gerbert werkte eerder voor een franchiseorganisatie waar erg veel facturen verwerkt moesten worden. ‘’Ik ben op zoek gegaan naar de meest efficiënte manier om al die facturen te kunnen verwerken’’ vertelt Gerbert. Al snel kwam hij uit bij de oplossing: automatische factuurverwerking. Hij zocht naar een oplossing voor de administratieve verwerking en de mogelijkheid om alle informatie digitaal terug te kunnen vinden. ‘’Als ondernemers kom je vaak op veel plaatsen, je hebt een etentje of je moet tanken, overal verzamelen zich bonnetjes.’’ Ook dit deel van de administratie moet opgeslagen worden om overzicht te houden. 

Klanten zijn erg enthousiast over de mobiele Zenvoices app. Het gemak ervan is groot.

Werken met Zenvoices

GH Advies maakt samen met klanten gebruik van Zenvoices. Een aantal klanten kunnen zelf inloggen en doen hun eigen boekhouding. ‘’Zij zijn over het algemeen erg tevreden. Tegenwoordig zijn we gewend dat alles heel snel moet gaan, waardoor het opvragen van een factuur vanuit het systeem soms wat langer lijkt te duren.’’ aldus Gerbert. Klanten zijn ook erg enthousiast over de mobiele app van Zenvoices, die te downloaden is voor Android en iOS. ‘’Het gemak ervan is groot’’ vertelt Gerbert. ‘’Het voordeel van de Zenvoices app is dat er geen extra kosten aan verbonden zijn, wat bij veel softwarepakketten wel zo is.’’ 

Waarom Zenvoices 

Gerbert maakte eerst gebruik van een andere scan en herken oplossing, maar betaalde daar naar zijn mening veel voor. Op zoek naar een alternatief is Gerbert terecht gekomen bij Zenvoices. Na veel contact te hebben gehad met Zenvoices, is hij een proefperiode gestart. Gerbert was tevreden na de proefperiode en is toen een samenwerking aangegaan. ‘’De doorslaggevende reden om voor Zenvoices te kiezen was toch wel de prijs’’. Daarnaast speelde ook de wijze van communicatie voor hem een belangrijke rol. ‘’Deze is fijn en persoonlijk’’ vertelt Gerbert. De communicatie met Zenvoices scoort wat hem betreft optimaal. Pas later realiseerde hij ook de waarde van de mobiele app van Zenvoices. Dit was in eerste instantie geen eis, maar bleek uiteindelijk een fijne bijkomstigheid. ‘’De Zenvoices app is makkelijk in gebruik en gratis te downloaden. Bonnen raken niet kwijt. De app heeft een grote toegevoegde waarde.’’  

Toekomst

Gerbert is al erg digitaal ingesteld. Zijn doel is om zo effectief en efficiënt mogelijk te blijven werken door gebruik te maken van de toegevoegde waarde die de software biedt. Voor de toekomst ziet Gerbert nog kansen voor een eventuele koppeling met een rapporteringssysteem, wat dagelijks inzicht geeft in de statistieken van de onderneming. ‘’Er is altijd ruimte voor verbetering, maar met de mogelijkheden die Zenvoices biedt is het een interessante partij om mee te werken. Over de samenwerking ben ik uitermate tevreden’’, aldus Gerbert. 


Klantcase: Visie Accountants en Belastingadviseurs

‘‘De drempel om met Zenvoices te werken is laag.’’

Zenvoices sprak met Nadja Westerink van Visie Accountants en Belastingadviseurs (hierna: Visie) over het werken met Zenvoices en hoe zij dit ervaren. 

Over Visie

Visie is een accountantskantoor gevestigd in Deventer. Visie maakt zich sterk om alle financiële informatie betrouwbaar, tijdig en efficiënt beschikbaar te maken voor de ondernemer. Op deze manier helpt Visie de ondernemer om zijn/haar organisatie op een goede manier te sturen. Het team van Visie bestaat uit 15 medewerkers. Dit zijn specialisten op het gebied van accountancy en fiscaliteit, die denken in oplossingen voor MKB ondernemers die het maximale uit hun bedrijf willen halen.

Achtergrond

Bij Visie werd gewerkt met een scan en herken pakket dat onvoldoende aansloot op de praktijk. Daarvan geleerd hebbende is vanuit Visie de wens geformuleerd om één gebruiksvriendelijke oplossing te zoeken voor zowel de klanten als kantoorgebruikers met een koppeling naar alle bekende boekhoudpakketten. ‘’Ik werkte voor een ander bedrijf waarbij al acht jaar gebruik gemaakt werd van een scan en herken programma’’ vertelt Nadja. Vanuit deze achtergrond kon ze goed in kaart brengen waar de nieuwe software ook in de dagelijkse praktijk aan zou moeten voldoen. Zo moesten bijvoorbeeld de bonnen en facturen bij de boeking te raadplegen zijn en een digitaal archief beschikbaar zijn met uitgebreide zoek- en selectiemogelijkheden.

Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.

Werken met Zenvoices

Visie maakt binnen Zenvoices voornamelijk gebruik van de scan en herken functie. Bij enkele klanten werken ze met autorisatie en daarnaast maken ze veel gebruik van het digitale archief. Samenwerken met de klant binnen Zenvoices verloopt goed. ‘’Zenvoices is erg makkelijk en gebruiksvriendelijk. Ook wanneer iemand minder digitale kennis heeft.’’ Er zijn klanten die zelf hun administratie verwerken. Zij hebben een eigen inlog en kunnen daar aanleveren en uploaden. Sommige klanten hebben hun eigen e-mailadres gekoppeld, zodat e-mails automatisch doorgestuurd worden naar Zenvoices. ‘’We zitten nog in de onderzoeksfase voor wat fijn is en wat het beste werkt voor een specifieke klant (maatwerk).’’ vertelt Nadja. Vanuit Visie wordt de klant aangeraden om de Zenvoices App te downloaden en bonnetjes hiermee te fotograferen en uploaden. ‘’De app werkt eenvoudig. De meeste klanten maken hier gebruik van.’’ 

Waarom Zenvoices 

De aanleiding van Visie om een samenwerking met Zenvoices aan te gaan, was voornamelijk de lage drempel. ‘’Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.’’ Ook geeft ze aan dat de prijs-kwaliteitverhouding erg aantrekkelijk is. Naar mening van Visie maakt Zenvoices haar belofte waar: tijd en geld besparen. ‘’En als er problemen zijn dan is Zenvoices snel te bereiken. De service is persoonlijk. Vanaf het begin kennen ze je al bij naam.’’  

Toekomst

‘’Klanten willen naar up-to-date cijfers’’ vertelt Nadja. Dagelijkse administratie en niet meer per kwartaal. Bij Visie spelen ze hierop in door gebruik te maken van de software, om zo de factuurverwerking snel en makkelijk te laten verlopen. ‘’Als dit zo blijft, zijn we bij Visie heel tevreden’’. Nadja houdt de feedbackpagina van Zenvoices goed in de gaten. ‘’Momenteel is er niks te vinden wat nu wenselijk is. Mocht dit wel zo zijn, wordt het altijd snel opgepakt. Het is goed dat Zenvoices zich op die manier blijft ontwikkelen.’’


Praktijk: facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices

Zenvoices heeft de afgelopen maanden voor een aantal vastgoedbedrijven de werkstroom voor het goedkeuren van facturen mogen digitaliseren. De aanleiding daarvoor was dat de beperkingen in de huidige processen gingen opspelen in de financiële bedrijfsvoering. Zo ontbrak bijvoorbeeld inzicht voor wie facturen soms eigenlijk bestemd waren, waar ze bleven liggen voor goedkeuring en was er veel onderling mailverkeer over facturen. De beschreven oplossingen komen uit de dagelijkse praktijk bij o.a. de vastgoedbedrijven van Re-z Ontwikkeling BV & Immovest Emsland Groep.

Digitaal goedkeuren met automatische toewijzing

Vanuit de betreffende vastgoedbedrijven is de wens geuit om met een minimum aan handmatige interventie een digitaal goedkeuringsproces te realiseren, waarin vanuit de financiële afdeling snel en overzichtelijk is bij wie facturen zijn voor goedkeuring, de doorlooptijd kan worden gecontroleerd en welke acties er voor verdere verwerking nog nodig zijn.

Zenvoices maakt snelle en makkelijke factuurherkenning mogelijk voor diverse documentsoorten. Vanuit de herkende gegevens in combinatie met de vastgelegde boekingsgang bij de crediteuren kon toewijzing aan de juiste budgethouder grotendeels automatisch plaatsvinden.

Om dit te realiseren is per budgethouder inzichtelijk gemaakt voor welke posten op kostenplaats- en grootboekrekeningniveau zij verantwoordelijk zijn. Ook is vastgesteld bij welke bedragen en boekingsgangen er nog leidinggevenden digitaal moeten accorderen als 2e in lijn.

Dit resulteerde in een goedkeuringsschema met meerdere lagen en voorwaarden. Na het inrichten van de voorwaarden zijn deze gekoppeld aan de juiste personen, is dit eenvoudig kopieerbaar gemaakt naar de andere werkmaatschappijen en ingesteld hoe vaak men een bericht moet ontvangen voor het goedkeuren van nieuwe facturen. Zo is het proces van inlezen tot boeken met digitaal facturen accorderen door de juiste budgethouders grotendeels geautomatiseerd.

Verschillende boekingsscenario’s bij één crediteur

Bij deze uitzonderingen is gekozen om voor deze relaties alleen automatisch de herkenning in te stellen op relatie en totaalbedrag, in boekingstemplates de verschillende boekingsscenario’s vast te leggen en op basis daarvan ook een autorisatieschema te kiezen bij de stap ‘boekingen’ in de Zenvoices Portal. Met deze “hybride” vorm waren deze uitzonderingen toch voor een groot deel te automatiseren en daarmee sneller en gemakkelijker op de juiste wijze in het digitale goedkeuringsproces te brengen.

Archieftoegang

Om te kunnen raadplegen welke facturen zijn behandeld, kwam vanuit de budgethouders de wens om ook te kunnen terugkijken. De directie wenste volledige toegang tot het digitale archief voor alle werkmaatschappijen. Door toegangsrechten te koppelen aan het archief kon het zo worden ingesteld dat de budgethouders uitsluitend hun eigen historie konden raadplegen, maar dat er voor directie eenvoudig toegang tot het archief van meerdere werkmaatschappijen mogelijk was.

Factuur bestemd voor andere budgethouder

Tijdens het uitwerken van de verschillende situaties kwam ook naar voren dat er soms boekingen toch voor andere budgethouders bleken te zijn, maar dat de beheerder van het autorisatieproces daarvan niet altijd op de hoogte is. Om daarvoor een werkwijze in te richten is er besloten het voor een deel van budgethouders mogelijk te maken om boekingen door te sturen. Deze optie is door middel van rechten toe te wijzen aan bepaalde personen en wordt ook vastgelegd bij de bewuste boeking met een verplichte opmerking.

Afwezige autorisator

In de vakantieperiode bleek dat de mobiele app voor iOS en Android geen garantie bood om tijdens vakantieperiodes het digitale goedkeuringsproces te laten doorgaan. Met dat gegeven is de mogelijkheid geactiveerd om namens een ander te autoriseren. Vanzelfsprekend alleen voor gebruikers met de juiste rechten en met vastlegging dat er namens een ander werd geautoriseerd.

Beheer, boeking & rapportage

In Zenvoices is met de rol autorisatiebeheerder inzichtelijk op wie nog gewacht wordt in het goedkeuringsproces, ook zijn de opmerkingen inzichtelijk en is de weergave van het overzicht te personaliseren. Hiermee heeft de beheerder de mogelijkheid om toegesneden op de organisatie snel te schakelen en budgethouders tot actie aan te zetten.

Om de acties en communicatie inzichtelijk te hebben in het financiële pakket is gebruik gemaakt van het auditrapport, waarin zorgvuldig ligt vastgelegd wat er voorafgaande aan de definitieve verwerking is gebeurd.

De voordelen van digitaal facturen accorderen met Zenvoices in een overzicht

  • Inzicht voor beheerder(s) bij wie facturen ter goedkeuring staan met de mogelijkheid actie te ondernemen om goedkeuringsproces te versnellen
  • Vastlegging bij factuur van communicatie en acties in auditrapport
  • Instelbare frequentie van herinneringsberichten voor autorisatie
  • Facturen via de web of mobiele app (Android en iOS) goed te keuren
  • Automatische of handmatige toewijzing aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Facturen boeken in het boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtigen vervanger voor autorisatie tijdens afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker

Ook een compleet en flexibel digitaal accorderingsproces in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de autorisatiemodule in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN