Klantcase: Rood Accountants

Werken met Zenvoices voelt als een ‘kwaliteitsmove’

Zenvoices sprak met Gunnar, eigenaar van Rood Accountants, over zijn ervaring met Zenvoices.

Over Rood Accountants 

Rood Accountants is een financiële sparringpartner die tijd maakt en luistert naar de klant. De focust ligt daarbij op mensen, processen en resultaten. De oprichter en drijvende kracht achter Rood Accountants is Gunnar Rood. Hij is registeraccountant en heeft 30 jaar werkervaring in de accountancy. Kenmerkend voor Rood Accountants is de open en informele werkwijze. Ze houden van persoonlijk contact en spreken graag duidelijke taal. Rood Accountants biedt deskundig advies waar je als ondernemer wat aan hebt, zodat klanten maximaal rendement halen uit hun bedrijf en niet hoeven te piekeren over de cijfers achter de business. Met enthousiasme en vakmanschap werken ze bij Rood Accountants samen met de klant aan de beste oplossing. 

Achtergrond 

Rood Accountants werkt sinds 2018 met Zenvoices. Daarvoor werd er geen gebruik gemaakt van factuurverwerkingssoftware. De stap om te gaan werken met een oplossing zoals Zenvoices kwam niet direct voort uit een probleem, maar was meer een ‘kwaliteitsmove’, zoals Gunnar het noemt. In het proces van factuurverwerking was nog veel tijd te besparen door automatisering. Gunnar is lid van een gebruikersgroep van SnelStart, waar veel mensen gebruik maken van scan en herken software. Daar werkte destijds zo’n 90% met hetzelfde softwarepakket. ‘‘Eigenwijs als ik ben en ervan uitgaande dat dit niet de enige softwareoplossing zou zijn, ben ik mij gaan oriënteren’’ vertelt Gunnar. 

Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.

Waarom Zenvoices

Gunnar is op zoek gegaan naar welke partners nog meer met SnelStart kunnen koppelen en kwam zo terecht bij Zenvoices. Hij kreeg van Zenvoices een goede eerste indruk. ’’Ik ben telefonisch goed te woord gestaan en kreeg duidelijke uitleg. Daarnaast is de prijs erg aantrekkelijk, hierdoor durfde ik de stap wel te zetten om met Zenvoices te gaan werken.’’ Gunnar heeft in Zenvoices alles gevonden wat hij zocht en meer. De optie om gebruik te kunnen maken van autorisatie biedt een extra controlemogelijkheid. ‘’Eén klant heeft autorisatie aanstaan voor alle inkomende facturen.’’ Naast dat Zenvoices tijd en daarmee ook geld bespaart, vindt Gunnar de kwaliteit minstens zo belangrijk. ‘’Met Zenvoices is de kwaliteit van de boekhouding enorm hoog.’’ 

Werken met Zenvoices 

Bij Rood Accountants wordt met klanten samengewerkt in Zenvoices. De meeste klanten hebben hun e-mail gekoppeld en sturen facturen direct door naar het unieke Zenvoices e-mailadres. Over het werken met Zenvoices krijgt Gunnar weinig respons van zijn klanten. ‘’Dit beschouw ik als een goed teken’’ zegt hij. Wanneer er iets niet goed werkt, wordt dat vaak wel terug gekoppeld. ‘’De klant verwacht naar mijn mening, inmiddels wel, dat er met factuurherkenningssoftware wordt gewerkt bij hun accountantskantoor.’’ Tevreden over de gratis Zenvoices App zijn de klanten van Rood Accountants zeker. Hier wordt veel gebruik van gemaakt. ’’Ze kunnen er extra informatie kwijt’’ zegt Gunnar. ‘’Geen losse bonnetjes meer en alles staat digitaal geregistreerd.’’ Er zijn ook klanten die geen toegang hebben tot SnelStart. ‘’Soms willen zij toch een factuur opzoeken en dan verwijs ik ze door naar de archieffunctie van Zenvoices’’ zegt Gunnar. ‘’Top dat dat erin zit. De informatie is daardoor, met de juiste rechten natuurlijk, toegankelijk voor mijn klanten.’’ 

Toekomst 

Kijkend naar de toekomst ziet Gunnar twee ontwikkelingen. ‘’Maar hier wordt eigenlijk al op ingespeeld’’ vertelt hij. Eén is de connectiviteit, de mate waarin software met elkaar communiceert. ‘‘Met de koppeling tussen Zenvoices en SnelStart is dat goed ingeregeld’’. Daarnaast verwachten klanten dat er realtime inzicht is in de financiële prestaties van de onderneming. ‘‘Ook daar zijn wij als kantoor met het gebruik van management informatie dashboards al heel ver in’’. Momenteel zijn er op dit gebied dan ook geen wensen voor Gunnar. ‘’Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.’’



Klantcase: GH Advies

De toegevoegde waarde van de mobiele Zenvoices app

Zenvoices sprak met accountant Gerbert Hupkens van GH Advies over het werken met Zenvoices en hoe hij en zijn klanten dit ervaren.  

Over GH Advies

GH Advies is de handelsnaam waarmee Gerbert Hupkens voornamelijk actief is in de driehoek Apeldoorn-Deventer-Enschede. Zijn missie is het ondersteunen van ondernemers met allerlei bedrijfsmatige financiële vraagstukken. Al ruim 20 jaar is Gerbert actief met diensten op gebied van consultancy en accountancy. Met zijn activiteiten helpt Gerbert veel ondernemers, onder andere in de tweewielerbranche. Of het nu gaat om jaarverslagen, aangiftes of financieel management, Gerbert cruncht als accountant graag de cijfers tot een heldere en bruikbare output. 

Achtergrond

Gerbert werkte eerder voor een franchiseorganisatie waar erg veel facturen verwerkt moesten worden. ‘’Ik ben op zoek gegaan naar de meest efficiënte manier om al die facturen te kunnen verwerken’’ vertelt Gerbert. Al snel kwam hij uit bij de oplossing: automatische factuurverwerking. Hij zocht naar een oplossing voor de administratieve verwerking en de mogelijkheid om alle informatie digitaal terug te kunnen vinden. ‘’Als ondernemers kom je vaak op veel plaatsen, je hebt een etentje of je moet tanken, overal verzamelen zich bonnetjes.’’ Ook dit deel van de administratie moet opgeslagen worden om overzicht te houden. 

Klanten zijn erg enthousiast over de mobiele Zenvoices app. Het gemak ervan is groot.

Werken met Zenvoices

GH Advies maakt samen met klanten gebruik van Zenvoices. Een aantal klanten kunnen zelf inloggen en doen hun eigen boekhouding. ‘’Zij zijn over het algemeen erg tevreden. Tegenwoordig zijn we gewend dat alles heel snel moet gaan, waardoor het opvragen van een factuur vanuit het systeem soms wat langer lijkt te duren.’’ aldus Gerbert. Klanten zijn ook erg enthousiast over de mobiele app van Zenvoices, die te downloaden is voor Android en iOS. ‘’Het gemak ervan is groot’’ vertelt Gerbert. ‘’Het voordeel van de Zenvoices app is dat er geen extra kosten aan verbonden zijn, wat bij veel softwarepakketten wel zo is.’’ 

Waarom Zenvoices 

Gerbert maakte eerst gebruik van een andere scan en herken oplossing, maar betaalde daar naar zijn mening veel voor. Op zoek naar een alternatief is Gerbert terecht gekomen bij Zenvoices. Na veel contact te hebben gehad met Zenvoices, is hij een proefperiode gestart. Gerbert was tevreden na de proefperiode en is toen een samenwerking aangegaan. ‘’De doorslaggevende reden om voor Zenvoices te kiezen was toch wel de prijs’’. Daarnaast speelde ook de wijze van communicatie voor hem een belangrijke rol. ‘’Deze is fijn en persoonlijk’’ vertelt Gerbert. De communicatie met Zenvoices scoort wat hem betreft optimaal. Pas later realiseerde hij ook de waarde van de mobiele app van Zenvoices. Dit was in eerste instantie geen eis, maar bleek uiteindelijk een fijne bijkomstigheid. ‘’De Zenvoices app is makkelijk in gebruik en gratis te downloaden. Bonnen raken niet kwijt. De app heeft een grote toegevoegde waarde.’’  

Toekomst

Gerbert is al erg digitaal ingesteld. Zijn doel is om zo effectief en efficiënt mogelijk te blijven werken door gebruik te maken van de toegevoegde waarde die de software biedt. Voor de toekomst ziet Gerbert nog kansen voor een eventuele koppeling met een rapporteringssysteem, wat dagelijks inzicht geeft in de statistieken van de onderneming. ‘’Er is altijd ruimte voor verbetering, maar met de mogelijkheden die Zenvoices biedt is het een interessante partij om mee te werken. Over de samenwerking ben ik uitermate tevreden’’, aldus Gerbert. 


Klantcase: Visie Accountants en Belastingadviseurs

‘‘De drempel om met Zenvoices te werken is laag.’’

Zenvoices sprak met Nadja Westerink van Visie Accountants en Belastingadviseurs (hierna: Visie) over het werken met Zenvoices en hoe zij dit ervaren. 

Over Visie

Visie is een accountantskantoor gevestigd in Deventer. Visie maakt zich sterk om alle financiële informatie betrouwbaar, tijdig en efficiënt beschikbaar te maken voor de ondernemer. Op deze manier helpt Visie de ondernemer om zijn/haar organisatie op een goede manier te sturen. Het team van Visie bestaat uit 15 medewerkers. Dit zijn specialisten op het gebied van accountancy en fiscaliteit, die denken in oplossingen voor MKB ondernemers die het maximale uit hun bedrijf willen halen.

Achtergrond

Bij Visie werd gewerkt met een scan en herken pakket dat onvoldoende aansloot op de praktijk. Daarvan geleerd hebbende is vanuit Visie de wens geformuleerd om één gebruiksvriendelijke oplossing te zoeken voor zowel de klanten als kantoorgebruikers met een koppeling naar alle bekende boekhoudpakketten. ‘’Ik werkte voor een ander bedrijf waarbij al acht jaar gebruik gemaakt werd van een scan en herken programma’’ vertelt Nadja. Vanuit deze achtergrond kon ze goed in kaart brengen waar de nieuwe software ook in de dagelijkse praktijk aan zou moeten voldoen. Zo moesten bijvoorbeeld de bonnen en facturen bij de boeking te raadplegen zijn en een digitaal archief beschikbaar zijn met uitgebreide zoek- en selectiemogelijkheden.

Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.

Werken met Zenvoices

Visie maakt binnen Zenvoices voornamelijk gebruik van de scan en herken functie. Bij enkele klanten werken ze met autorisatie en daarnaast maken ze veel gebruik van het digitale archief. Samenwerken met de klant binnen Zenvoices verloopt goed. ‘’Zenvoices is erg makkelijk en gebruiksvriendelijk. Ook wanneer iemand minder digitale kennis heeft.’’ Er zijn klanten die zelf hun administratie verwerken. Zij hebben een eigen inlog en kunnen daar aanleveren en uploaden. Sommige klanten hebben hun eigen e-mailadres gekoppeld, zodat e-mails automatisch doorgestuurd worden naar Zenvoices. ‘’We zitten nog in de onderzoeksfase voor wat fijn is en wat het beste werkt voor een specifieke klant (maatwerk).’’ vertelt Nadja. Vanuit Visie wordt de klant aangeraden om de Zenvoices App te downloaden en bonnetjes hiermee te fotograferen en uploaden. ‘’De app werkt eenvoudig. De meeste klanten maken hier gebruik van.’’ 

Waarom Zenvoices 

De aanleiding van Visie om een samenwerking met Zenvoices aan te gaan, was voornamelijk de lage drempel. ‘’Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.’’ Ook geeft ze aan dat de prijs-kwaliteitverhouding erg aantrekkelijk is. Naar mening van Visie maakt Zenvoices haar belofte waar: tijd en geld besparen. ‘’En als er problemen zijn dan is Zenvoices snel te bereiken. De service is persoonlijk. Vanaf het begin kennen ze je al bij naam.’’  

Toekomst

‘’Klanten willen naar up-to-date cijfers’’ vertelt Nadja. Dagelijkse administratie en niet meer per kwartaal. Bij Visie spelen ze hierop in door gebruik te maken van de software, om zo de factuurverwerking snel en makkelijk te laten verlopen. ‘’Als dit zo blijft, zijn we bij Visie heel tevreden’’. Nadja houdt de feedbackpagina van Zenvoices goed in de gaten. ‘’Momenteel is er niks te vinden wat nu wenselijk is. Mocht dit wel zo zijn, wordt het altijd snel opgepakt. Het is goed dat Zenvoices zich op die manier blijft ontwikkelen.’’


Praktijk: facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices

Zenvoices heeft de afgelopen maanden voor een aantal vastgoedbedrijven de werkstroom voor het goedkeuren van facturen mogen digitaliseren. De aanleiding daarvoor was dat de beperkingen in de huidige processen gingen opspelen in de financiële bedrijfsvoering. Zo ontbrak bijvoorbeeld inzicht voor wie facturen soms eigenlijk bestemd waren, waar ze bleven liggen voor goedkeuring en was er veel onderling mailverkeer over facturen. De beschreven oplossingen komen uit de dagelijkse praktijk bij o.a. de vastgoedbedrijven van Re-z Ontwikkeling BV & Immovest Emsland Groep.

Digitaal goedkeuren met automatische toewijzing

Vanuit de betreffende vastgoedbedrijven is de wens geuit om met een minimum aan handmatige interventie een digitaal goedkeuringsproces te realiseren, waarin vanuit de financiële afdeling snel en overzichtelijk is bij wie facturen zijn voor goedkeuring, de doorlooptijd kan worden gecontroleerd en welke acties er voor verdere verwerking nog nodig zijn.

Zenvoices maakt snelle en makkelijke factuurherkenning mogelijk voor diverse documentsoorten. Vanuit de herkende gegevens in combinatie met de vastgelegde boekingsgang bij de crediteuren kon toewijzing aan de juiste budgethouder grotendeels automatisch plaatsvinden.

Om dit te realiseren is per budgethouder inzichtelijk gemaakt voor welke posten op kostenplaats- en grootboekrekeningniveau zij verantwoordelijk zijn. Ook is vastgesteld bij welke bedragen en boekingsgangen er nog leidinggevenden digitaal moeten accorderen als 2e in lijn.

Dit resulteerde in een goedkeuringsschema met meerdere lagen en voorwaarden. Na het inrichten van de voorwaarden zijn deze gekoppeld aan de juiste personen, is dit eenvoudig kopieerbaar gemaakt naar de andere werkmaatschappijen en ingesteld hoe vaak men een bericht moet ontvangen voor het goedkeuren van nieuwe facturen. Zo is het proces van inlezen tot boeken met digitaal facturen accorderen door de juiste budgethouders grotendeels geautomatiseerd.

Verschillende boekingsscenario’s bij één crediteur

Bij deze uitzonderingen is gekozen om voor deze relaties alleen automatisch de herkenning in te stellen op relatie en totaalbedrag, in boekingstemplates de verschillende boekingsscenario’s vast te leggen en op basis daarvan ook een autorisatieschema te kiezen bij de stap ‘boekingen’ in de Zenvoices Portal. Met deze “hybride” vorm waren deze uitzonderingen toch voor een groot deel te automatiseren en daarmee sneller en gemakkelijker op de juiste wijze in het digitale goedkeuringsproces te brengen.

Archieftoegang

Om te kunnen raadplegen welke facturen zijn behandeld, kwam vanuit de budgethouders de wens om ook te kunnen terugkijken. De directie wenste volledige toegang tot het digitale archief voor alle werkmaatschappijen. Door toegangsrechten te koppelen aan het archief kon het zo worden ingesteld dat de budgethouders uitsluitend hun eigen historie konden raadplegen, maar dat er voor directie eenvoudig toegang tot het archief van meerdere werkmaatschappijen mogelijk was.

Factuur bestemd voor andere budgethouder

Tijdens het uitwerken van de verschillende situaties kwam ook naar voren dat er soms boekingen toch voor andere budgethouders bleken te zijn, maar dat de beheerder van het autorisatieproces daarvan niet altijd op de hoogte is. Om daarvoor een werkwijze in te richten is er besloten het voor een deel van budgethouders mogelijk te maken om boekingen door te sturen. Deze optie is door middel van rechten toe te wijzen aan bepaalde personen en wordt ook vastgelegd bij de bewuste boeking met een verplichte opmerking.

Afwezige autorisator

In de vakantieperiode bleek dat de mobiele app voor iOS en Android geen garantie bood om tijdens vakantieperiodes het digitale goedkeuringsproces te laten doorgaan. Met dat gegeven is de mogelijkheid geactiveerd om namens een ander te autoriseren. Vanzelfsprekend alleen voor gebruikers met de juiste rechten en met vastlegging dat er namens een ander werd geautoriseerd.

Beheer, boeking & rapportage

In Zenvoices is met de rol autorisatiebeheerder inzichtelijk op wie nog gewacht wordt in het goedkeuringsproces, ook zijn de opmerkingen inzichtelijk en is de weergave van het overzicht te personaliseren. Hiermee heeft de beheerder de mogelijkheid om toegesneden op de organisatie snel te schakelen en budgethouders tot actie aan te zetten.

Om de acties en communicatie inzichtelijk te hebben in het financiële pakket is gebruik gemaakt van het auditrapport, waarin zorgvuldig ligt vastgelegd wat er voorafgaande aan de definitieve verwerking is gebeurd.

De voordelen van digitaal facturen accorderen met Zenvoices in een overzicht

  • Inzicht voor beheerder(s) bij wie facturen ter goedkeuring staan met de mogelijkheid actie te ondernemen om goedkeuringsproces te versnellen
  • Vastlegging bij factuur van communicatie en acties in auditrapport
  • Instelbare frequentie van herinneringsberichten voor autorisatie
  • Facturen via de web of mobiele app (Android en iOS) goed te keuren
  • Automatische of handmatige toewijzing aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Facturen boeken in het boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtigen vervanger voor autorisatie tijdens afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker

Ook een compleet en flexibel digitaal accorderingsproces in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de autorisatiemodule in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN