Zenvoices logo
Zenvoices logo

3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

Hoe werkt het?

In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


5 redenen om SnelStart met Zenvoices te automatiseren

Wil je meer tijd en geld besparen dan mogelijk is met uitsluitend scan en herken voor SnelStart? Verregaand SnelStart automatiseren als kantoor, non profit organisatie of ondernemer kun je met Zenvoices Premium. Onderstaand beschrijven we vijf redenen om Zenvoices voor SnelStart in te zetten in het factuurverwerkingsproces.

Reden 1: automatische administratietoewijzing voor inkomende facturen en bonnen

In Zenvoices heb je volop mogelijkheden om in te stellen welke documenten en van welke afzender je wenst te ontvangen. Ook kun je instellen wanneer documenten zonder tussenkomst mogen worden ingelezen en zo als boeking mogen worden voorbereid. Werk je met meerdere administraties? Het is ook mogelijk om de documenten automatisch te laten verplaatsen naar de administratie waarvoor deze bedoeld zijn.

Het aanleveren en inlezen van facturen kan verregaand geautomatiseerd worden met gebruikmaking van:

  • Mobiele app voor iOS en Android
  • Email
  • Dropbox
  • PEPPOL

Reden 2: eenvoudig betrouwbaar automatiseren door toepassing kunstmatige intelligentie

Een document automatisch inlezen is een mooie eerste stap in het automatiseren van het proces. Maar wat als je nu ook betrouwbaar realtime het boeken van veel facturen met Zenvoices voor SnelStart voordelig kan automatiseren, zelfs als je met kostenplaatsen en/of g-rekening werkt? Daarmee bespaar je tijd en kun je meer aandacht hebben voor facturen die handmatige aanvulling vereisen.

In Zenvoices maken we het makkelijk om te bepalen welke boekingen je betrouwbaar kan automatiseren door het werken met:

Herkenningsscore

Aan ingelezen facturen en bonnen kennen we een herkenningsscore toe in een percentage, deze geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens van de factuur of bon volledig juist herkend zijn. Door het toepassen van de meest recente technieken op gebied van kunstmatige intelligentie leert de software ook van wat de gebruiker aanpast en neemt dat mee in de scorebepaling. Op die manier kun je ook eenvoudig instellen vanaf welk percentage je een factuur automatisch zou willen verwerken.

Relatietags

In Zenvoices bieden we de mogelijkheid om aan relaties een tag toe te voegen. Zo kun je eenvoudig groepen maken met dezelfde tag en daar een actie aan koppelen. Je kan bijvoorbeeld een tag automatisch aanmaken en deze koppelen aan relaties die je automatisch zou willen boeken. Op het moment dat de factuur wordt ingelezen herkend Zenvoices de tag en zal de instructie uitvoeren die aan deze tag is gekoppeld.

Boekingstemplates

Met boekingstemplates maken we het mogelijk om complexe boekingen met meerdere regels geheel of gedeeltelijk te automatiseren. Bij het inlezen van de factuur kan hiermee automatisch de template als blauwdruk worden gestart voor het verwerken van een boeking met betalingskorting bijvoorbeeld.

Goedkeurregels

Bovenstaande mogelijkheden komen samen in het werken met goedkeurregels. Je kunt voor relaties, groepen relaties of zelfs generiek regels aanmaken waarin je de genoemde herkenningsscore gebruikt als basis en dit eventueel nog uitbreidt met aanvullende condities.

Reden 3: een uitgebreid digitaal goedkeuringsproces om samen te werken

Met de Zenvoices autorisatie mogelijkheden voor SnelStart stroomlijn je het factuur goedkeuringsproces van je organisatie. Je kunt intern met je medewerkers of in een samenwerking tussen boekhoudkantoor en klant een proces vormgeven om facturen te laten goedkeuren. Zo kan er geen onduidelijkheid ontstaan over de juistheid van de facturen en kunnen deze door de verantwoordelijke medewerkers beoordeeld en goedgekeurd worden in de online portal of met de mobiele app. Na goedkeuring worden facturen geboekt in SnelStart en is er een auditrapport beschikbaar waarin de historie is vastgelegd. Als beheerder heb je altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke mensen, zodat je kan signaleren wanneer het proces niet snel genoeg verloopt.

Reden 4: een rechtenafhankelijk toegankelijk digitaal archief

Zowel in een organisatie of in een samenwerking tussen kantoor en klant is het veelal gebruikelijk dat facturen achteraf kunnen worden geraadpleegd door verschillende medewerkers, zonder dat meteen toegang tot het boekhoudpakket vereist is. Daarom hebben wij in Zenvoices het archief rechtenafhankelijk toegankelijk gemaakt. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht. Documenten zijn eenvoudig te raadplegen en te doorzoeken. Je kan zelfs gelijktijdig zoeken in meerdere administraties, als je daarvoor de juiste rechten hebt ingesteld.

Reden 5: persoonlijke support om je te ondersteunen met automatiseren

Aan de slag met de volgende stap in slimme factuurverwerking? Neem contact met ons op als je wilt overleggen of aanvullende informatie wenst over de inrichting van een betrouwbaar geautomatiseerd factuurverwerkingsproces voor SnelStart. We helpen graag met tips en voorbeelden of indien gewenst, nemen we de volledige inrichting uit handen.

Uitsluitend op zoek naar een betrouwbare en betaalbare real time scan en herken oplossing?

Nog niet zover dat automatiseren nu een overweging is, maar wel op zoek naar een betrouwbare realtime mogelijkheid om facturen en bonnen digitaal in je boekhouding te ontvangen? Je houdt je SnelStart administratie voordelig op orde met Zenvoices Lite. Al vanaf 1 euro per administratie en vanaf slechts 10 cent per document profiteer je van betrouwbare realtime herkenning van je facturen en bonnen.

Ook Zenvoices voor SnelStart inzetten om de factuurverwerking in jouw organisatie te automatiseren?

Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatische relatietoewijzing op basis van herkende tekst

Automatische relatieherkenning is in Zenvoices natuurlijk al tijden onderdeel van het factuurherkenningsproces. Hiervoor maken we gebruik van unieke gegevens, zoals bijvoorbeeld KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, telefoonnummer, postcode, klantnummer en e-mailadres. Het is nu ook mogelijk om op basis van tekstherkenning een boeking automatisch toe te wijzen aan een relatie.

Tekstherkenning gebruiken voor relatietoewijzing, hoe werkt het?

In Zenvoices hebben we onder ‘Automatiseren’ een verzameling gebruiksvriendelijke en tijdbesparende functies ondergebracht om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren. Hier hebben we ook de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om relatietoewijsregels aan te maken op basis van (onder andere) tekstherkenning. Zodra bij het inlezen ingestelde document tekst(en) wordt herkend, wordt de daarbij behorende toewijzingsregel geactiveerd en de boeking op de gewenste relatie uitgevoerd.  

Vijf handige praktijktips

We hebben enkele voorbeelden voor je uitgewerkt waardoor het duidelijk wordt hoe je met automatische relatietoewijzing op basis van tekstherkenning tijd kan besparen in het boekingsproces.

1. Verwerken brandstof en of horecabonnen

In veel administraties worden brandstoffen geboekt op een algemene crediteur, bijvoorbeeld ‘diverse brandstoffen’.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png

2. Meerdere filialen als relatie met zelfde kvk inschrijving

Boekingen verwerken per filiaal bij een filiaalbedrijf met één KvK inschrijving is mogelijk door regels aan te maken waarin de combinatie van plaatsnaam en bedrijfsnaam wordt herkend in het document en daar dan een relatietoewijsregel aan koppelen.

3. Verwerken van particuliere verkoopfacturen

Zenvoices wordt ook veel gebruikt om verkoopfacturen uit facturatieprogramma’s te verwerken. Niet in iedere administratie worden de relaties allemaal aangemaakt. Door op de factuur een uniek tekstkenmerk mee te geven (bijvoorbeeld: particulier of winkelaankoop) kun je regels aanmaken om facturen met deze tekst of een combinatie van meerdere teksten te boeken op een diverse relatie in je boekhouding.

4. Verwerken van facturen van relaties buiten EU

Het automatische toewijzen van boekingen aan relaties buiten de EU is door het gebruik van relatietoewijzing op basis van tekstherkenning ook mogelijk.

5. Verwerken facturen waarbij relatie dubbel voorkomt in administratie

In sommige administraties worden relaties dubbel aangemaakt om zo per relatie te kunnen bepalen welke kosten er op een specifieke relatie geboekt worden. Dit wordt toegepast om bijvoorbeeld gas en elektriciteit apart te boeken.

Facturen volledig automatisch verwerken?

Voor AFAS, e-Boekhouden, Exact Online, Exact Globe, King Software, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Unit4, Visma eAccounting en UBL factuur verwerkende pakketten heeft Zenvoices oplossingen om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren, te werken met een digitaal goedkeuringsproces, te werken met betaalmogelijkheden en het proces om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en ontvangsten. De beschikbare opties om tijd en geld te besparen verschillen per pakket.

Al klant? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseren met tags in Zenvoices

In Zenvoices is het mogelijk om items te groeperen door gebruik te maken van tags. Dit maakt het mogelijk om voor groepen met dezelfde tag(s) acties in de software uit te voeren.

Tags, wat zijn dat eigenlijk?

Met een tag, in de praktijk ook wel label of etiket genoemd, wordt een woord/woordgroep bedoeld die wordt toegewezen aan een item of groep items. Door te werken met tags in Zenvoices kun je eenvoudig groeperen en acties aan gemaakte groepen koppelen.

Tags gebruiken om te groeperen

In je Zenvoices omgeving kun je zelf per administratie tags aanmaken. Zodra een tag is aangemaakt kan deze bijvoorbeeld aan meerdere relaties (crediteuren/debiteuren) worden gekoppeld. Zo kun je bijvoorbeeld de tag ‘Huisvesting’ aanmaken en koppelen aan alle relaties die te maken hebben met huisvesting. Je kunt aan een relatie meerdere tags koppelen.

Tags gebruiken om te automatiseren

Met een tag zou je bijvoorbeeld een groep kunnen aanmaken van relaties waarvan de facturen volgens jou, zonder tussenkomst van mensen ingelezen en geboekt mogen worden. Dan zou je deze bijvoorbeeld als tag ‘Automatisch’ kunnen toekennen. Vervolgens maak je een regel aan bij Automatiseren in de Zenvoices omgeving. In deze regel neem je op dat boekingen van relaties met de tag ‘Automatisch’ automatisch mogen worden ingelezen en geboekt in je administratie en je hebt de groep met deze tag geautomatiseerd. Uiteraard kun je de regel uitbreiden met voorwaarden als bedrag of herkenningsscore om nog meer te sturen op het uitsluitend automatisch boeken van de beoogde facturen.

Tags gebruiken om te autoriseren

Een digitaal goedkeuringsproces inrichten en beheren? In de module ‘Autorisatie’ is het mogelijk om (bijvoorbeeld) relaties op te nemen in de voorwaarden van een autorisatieschema. Op basis van die voorwaarden kan onder andere worden bepaald welke relaties bij een bepaalde autorisator ter goedkeuring worden aangeboden. Het nadeel is dat je bij een aanvulling of het verwijderen van een relatie dit altijd in het schema moet worden aangepast

Door te werken met tags kun je dit eenvoudiger maken. Door een tag te maken met bijvoorbeeld ‘inkooprelaties’ en deze op te nemen in je voorwaarden. Vervolgens koppel je de tag aan relaties en daarmee heb je de groep met de tag ‘inkooprelaties’ in de voorwaarden toegevoegd. De tag toevoegen kan al bij het aanmaken van de relatie. Uiteraard kun je dit dan ook weer uitbreiden met meer voorwaarden, zodat bij het inlezen van de factuur deze automatisch aan de juiste personen wordt toegewezen. Met het gebruiken van tags maakt Zenvoices het beheren en stroomlijnen van het autorisatieproces veel eenvoudiger.

Omdat tags de uitkomst bieden voor het eenvoudiger maken van processen in Zenvoices zullen we de komende periode meer toepassingen van tags mogelijk maken.

Ook eenvoudig factuurverwerking automatiseren met tags?

Maak je al gebruik van Zenvoices, raadpleeg dan ons helpcentrum om aan aan de slag te gaan met de mogelijkheden die tags bieden. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar in het Belgische Exact Online App Center

Met de vermelding in het Belgische Exact Online App Center heeft Zenvoices de volgende stap gezet om ook op de Belgische markt Exact Online gebruikers te ondersteunen met oplossingen voor slimme factuurverwerking.

Volledige integratie

Of het nu om het eenvoudige scannen en herkennen van facturen en bonnen gaat, of de slimme variant met bijvoorbeeld volledige boekingsautomatisering en ondersteunende modules, met Zenvoices voor Exact Online heeft de gebruiker een voordelige oplossing met behoud van regie tot zijn/haar beschikking.

Binnen de Exact Online oplossingen voor Accountancy, Boekhouden, Handel, Productie, Projectmanagement en Uren & Facturen biedt Zenvoices ook in België de mogelijkheid om factuurverwerking makkelijk en snel te laten verlopen. Bij de Zenvoices vermelding in het Exact Online App Center vindt u aanvullende informatie.

Automatische factuurverwerking met behoud van regie

Voor het betrouwbaar automatiseren van boekingen biedt Zenvoices verschillende mogelijkheden. Bij facturen en bonnen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL is het mogelijk deze automatisch te laten verplaatsen naar de juiste administratie en direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. Wat dit in de dagelijkse praktijk als voordeel kan bieden ziet u in onderstaande voorbeelden:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van Proximus met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch boeken.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: maakt u verkoopfacturen buiten Exact Online? Deze kunt u automatisch laten boeken in uw Exact Online administratie.

Binnen Zenvoices zijn alle stappen instelbaar, zodat het proces tot op relatieniveau met een vertrouwd gevoel te automatiseren is. De automatisering van factuurverwerking wordt in de markt ook wel als “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces Automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Stroomlijn het factuur autorisatieproces

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen? Zenvoices biedt met de aanvullende module ‘Autorisatie’ een efficiënte digitale toepassing voor goedkeuringsprocessen. Als beheerder heeft u altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Er kan worden gewerkt met automatische toewijzing op basis van ingestelde criteria en er kan worden ingesteld of de boeking al in Exact Online moet plaatsvinden met een betalingsblokkade tot de factuur is goedgekeurd. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren over meerdere administraties vanuit één overzicht in de online portal of met de mobiele app. 

Purchase to Pay proces automatiseren

Door aankoopfacturen automatisch in te lezen en te matchen met bestellingen en ontvangsten kunt u veel tijd besparen. Exact Online gebruikers kunnen dit met de module ‘Bestellingen en facturen matchen’ in Zenvoices vanuit één werkstroom realiseren. Met deze aanvullende module worden ingelezen aankoopfacturen automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Online. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.

Ook aan de slag met Zenvoices?

Of u nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent of als boekhouder bij een mkb (kmo) bedrijf werkt, aan Zenvoices voor Exact Online heeft u een innovatieve partner om processen rond factuurverwerking betrouwbaar en voordelig te automatiseren. Meld u aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als u vandaag al wilt starten. Exact Online kunt u zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Bestellingen en facturen matchen nu voor Exact Globe beschikbaar

Zenvoices heeft de Bestellingen en facturen matchen module nu ook beschikbaar gemaakt voor Exact Globe. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Daarmee bieden we een drievoudige controle & afstemming voor facturen in het inkoopproces, ook wel ‘three way matching‘ genoemd.

Continu in ontwikkeling

Begin van dit jaar heeft Zenvoices de processen in kaart gebracht betrekking tot bestellen, magazijnontvangsten en de controle van de bijbehorende facturen. Door de praktijkervaringen van onze King en Exact Online gebruikers te vertalen naar de software is een oplossing ontwikkeld waarmee er een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen wordt geleverd. Vanuit de feedback van de gebruikers is vervolgens de afgelopen maanden aan verdere optimalisatie gewerkt. Door ook voor de uitzonderingen eenvoudig controleerbare werkstromen te bieden, kan de verwerking van inkoopfacturen met een vertrouwd gevoel worden geautomatiseerd. Met de uitbreiding naar Exact Globe verwachten we ook samen met die gebruikersgroep te werken aan de verdere automatisering van ‘purchase to pay’ gerelateerde factuurverwerking.

Three way matching voor Exact Globe, hoe werkt dit eigenlijk?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Globe. Als de informatie uit bijvoordeeld pakbonnen en/of geregistreerde magazijnontvangsten niet of niet volledig overeenkomt met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur). Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, maar met behoud van regie

Ook voor Exact Globe gebruikers biedt Zenvoices met deze module de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo is bijvoorbeeld instelbaar welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Ook is instelbaar welke afwijkingen in ontvangsten toegestaan zijn.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe biedt de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.

Starten met bestellingen en facturen matchen voor Exact Globe?

Bestaande gebruikers kunnen de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe in het helpcentrum raadplegen. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853

Bestellingen & facturen matchen voor een ander (ERP-) pakket?

Zenvoices ontwikkelt software vanuit de filosofie dat de geboden software-oplossingen generiek inzetbaar moeten zijn. Werk je dus met een ander (ERP-) pakket en wil je weten hoe wij ook in jouw organisatie tijd en geld kunnen besparen met onze three way matching oplossing voor facturen in het inkoopproces? Neem contact op via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.


Facturen met g-rekening betaling boeken met Zenvoices

Bij het inlenen of uitlenen van personeel wordt er veel gewerkt met g-rekeningen. Een g-rekening is een geblokkeerde rekening die bijvoorbeeld aannemers, uitzend- en payrollorganisaties kunnen gebruiken om loonheffingen (al dan niet met btw) van door hen ingehuurd personeel aan de Belastingdienst of aan onderaannemers te voldoen. Van een g-rekening kunnen geen andere betalingen gedaan worden. De rekening beschermt partijen tegen wanbetalingen van loonheffingen. Op de website van de Belastingdienst vind je uitgebreide informatie over het gebruiken van een g-rekening. Met Zenvoices kun je het verwerken van facturen met g-rekening betaling met behoud van regie automatiseren.

Hoe werkt het?

Nadat een factuur door Zenvoices is herkend en automatisch is omgezet in een boekingsvoorstel kun je in het boekingsscherm opgeven welk bedrag of welk percentage van het totaal bedrag van de factuur gesplitst moet worden naar de g-rekening. Dit ligt vast bij de relatie stamgegevens in Zenvoices. Ook wordt het betaalrekening bedrag weergegeven.

Bij het aanmaken van de boeking in je boekhoudsysteem zal de boeking vervolgens automatisch gesplitst worden in een betaalrekening en een g-rekening betaling. Afhankelijk van jouw voorkeur kan je het splitsen op basis van de laatste boeking of op vooraf ingestelde wijze bij de relatie laten uitvoeren door Zenvoices.

Voor welke boekhoudpakketten beschikbaar?

Het boeken van facturen met g-rekening betaling ondersteunt Zenvoices bij Nederlandse administraties in AFAS, Exact Online, Twinfield en Unit4 Multivers. Ook voor boekhoudpakketten, die zelf geen g-rekening ondersteuning bieden, zoals SnelStart en King heeft Zenvoices de oplossing om het boeken met g-rekening betaling mogelijk te maken.

Meer weten?

Werk je al met Zenvoices? Raadpleeg ons helpcentrum voor meer informatie. Nog niet bekend met Zenvoices, maar wil je weten hoe je met Zenvoices sneller en makkelijker boekingen kan verwerken in jouw boekhoudpakket en dit zelfs met behoud van regie al verregaand kan automatiseren? Neem contact op of plan een persoonlijke demonstratie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Nieuw: bestellingen en facturen matchen met Zenvoices

Zenvoices heeft voor King en Exact Online de Bestellingen en facturen matchen module beschikbaar gemaakt. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Met het verwerken van goederen en logistieke facturen levert Zenvoices nu ook een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen.

Ontstaan uit samenwerking

In lijn met onze werkwijze hebben wij ook deze module ontwikkeld samen met Zenvoices gebruikers en partners. Vanuit hun expertise met inkoopprocessen hebben we in slechts enkele maanden een complete oplossing voor het automatisch controleren van inkoopfacturen met bijbehorende magazijnontvangsten en bestellingen kunnen vormgeven. Ook is er veel aandacht voor de afhandeling van uitzonderingen, iets waar testgebruikers ons waardevolle feedback voor hebben gegeven.

Hoe werk het?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit het gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, met behoud van regie

Ook bij deze module biedt Zenvoices de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Facturen met afwijkingen buiten de ingestelde toleranties kunnen automatisch afgekeurd worden en na vervolgacties alsnog worden goedgekeurd.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module heeft de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten uit het gekoppelde boekhoud/ERP systeem.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.
  • Boeken van directe inkoopfacturen (Exact Online).

Ook bestellingen en facturen matchen in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina. Werk je met een ander (ERP-) pakket, laat ons het weten via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853


Praktijk: facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices

Zenvoices heeft de afgelopen maanden voor een aantal vastgoedbedrijven de werkstroom voor het goedkeuren van facturen mogen digitaliseren. De aanleiding daarvoor was dat de beperkingen in de huidige processen gingen opspelen in de financiële bedrijfsvoering. Zo ontbrak bijvoorbeeld inzicht voor wie facturen soms eigenlijk bestemd waren, waar ze bleven liggen voor goedkeuring en was er veel onderling mailverkeer over facturen. De beschreven oplossingen komen uit de dagelijkse praktijk bij o.a. de vastgoedbedrijven van Re-z Ontwikkeling BV & Immovest Emsland Groep.

Digitaal goedkeuren met automatische toewijzing

Vanuit de betreffende vastgoedbedrijven is de wens geuit om met een minimum aan handmatige interventie een digitaal goedkeuringsproces te realiseren, waarin vanuit de financiële afdeling snel en overzichtelijk is bij wie facturen zijn voor goedkeuring, de doorlooptijd kan worden gecontroleerd en welke acties er voor verdere verwerking nog nodig zijn.

Zenvoices maakt snelle en makkelijke factuurherkenning mogelijk voor diverse documentsoorten. Vanuit de herkende gegevens in combinatie met de vastgelegde boekingsgang bij de crediteuren kon toewijzing aan de juiste budgethouder grotendeels automatisch plaatsvinden.

Om dit te realiseren is per budgethouder inzichtelijk gemaakt voor welke posten op kostenplaats- en grootboekrekeningniveau zij verantwoordelijk zijn. Ook is vastgesteld bij welke bedragen en boekingsgangen er nog leidinggevenden digitaal moeten accorderen als 2e in lijn.

Dit resulteerde in een goedkeuringsschema met meerdere lagen en voorwaarden. Na het inrichten van de voorwaarden zijn deze gekoppeld aan de juiste personen, is dit eenvoudig kopieerbaar gemaakt naar de andere werkmaatschappijen en ingesteld hoe vaak men een bericht moet ontvangen voor het goedkeuren van nieuwe facturen. Zo is het proces van inlezen tot boeken met digitaal facturen accorderen door de juiste budgethouders grotendeels geautomatiseerd.

Verschillende boekingsscenario’s bij één crediteur

Bij deze uitzonderingen is gekozen om voor deze relaties alleen automatisch de herkenning in te stellen op relatie en totaalbedrag, in boekingstemplates de verschillende boekingsscenario’s vast te leggen en op basis daarvan ook een autorisatieschema te kiezen bij de stap ‘boekingen’ in de Zenvoices Portal. Met deze “hybride” vorm waren deze uitzonderingen toch voor een groot deel te automatiseren en daarmee sneller en gemakkelijker op de juiste wijze in het digitale goedkeuringsproces te brengen.

Archieftoegang

Om te kunnen raadplegen welke facturen zijn behandeld, kwam vanuit de budgethouders de wens om ook te kunnen terugkijken. De directie wenste volledige toegang tot het digitale archief voor alle werkmaatschappijen. Door toegangsrechten te koppelen aan het archief kon het zo worden ingesteld dat de budgethouders uitsluitend hun eigen historie konden raadplegen, maar dat er voor directie eenvoudig toegang tot het archief van meerdere werkmaatschappijen mogelijk was.

Factuur bestemd voor andere budgethouder

Tijdens het uitwerken van de verschillende situaties kwam ook naar voren dat er soms boekingen toch voor andere budgethouders bleken te zijn, maar dat de beheerder van het autorisatieproces daarvan niet altijd op de hoogte is. Om daarvoor een werkwijze in te richten is er besloten het voor een deel van budgethouders mogelijk te maken om boekingen door te sturen. Deze optie is door middel van rechten toe te wijzen aan bepaalde personen en wordt ook vastgelegd bij de bewuste boeking met een verplichte opmerking.

Afwezige autorisator

In de vakantieperiode bleek dat de mobiele app voor iOS en Android geen garantie bood om tijdens vakantieperiodes het digitale goedkeuringsproces te laten doorgaan. Met dat gegeven is de mogelijkheid geactiveerd om namens een ander te autoriseren. Vanzelfsprekend alleen voor gebruikers met de juiste rechten en met vastlegging dat er namens een ander werd geautoriseerd.

Beheer, boeking & rapportage

In Zenvoices is met de rol autorisatiebeheerder inzichtelijk op wie nog gewacht wordt in het goedkeuringsproces, ook zijn de opmerkingen inzichtelijk en is de weergave van het overzicht te personaliseren. Hiermee heeft de beheerder de mogelijkheid om toegesneden op de organisatie snel te schakelen en budgethouders tot actie aan te zetten.

Om de acties en communicatie inzichtelijk te hebben in het financiële pakket is gebruik gemaakt van het auditrapport, waarin zorgvuldig ligt vastgelegd wat er voorafgaande aan de definitieve verwerking is gebeurd.

De voordelen van digitaal facturen accorderen met Zenvoices in een overzicht

  • Inzicht voor beheerder(s) bij wie facturen ter goedkeuring staan met de mogelijkheid actie te ondernemen om goedkeuringsproces te versnellen
  • Vastlegging bij factuur van communicatie en acties in auditrapport
  • Instelbare frequentie van herinneringsberichten voor autorisatie
  • Facturen via de web of mobiele app (Android en iOS) goed te keuren
  • Automatische of handmatige toewijzing aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Facturen boeken in het boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtigen vervanger voor autorisatie tijdens afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker

Ook een compleet en flexibel digitaal accorderingsproces in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de autorisatiemodule in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN