Zenvoices logo
Zenvoices logo

Realtime regelherkenning in Zenvoices

In Zenvoices kun je vanaf nu de herkenning van factuurregels met een gerust hart overlaten aan onze slimme, AI gedreven software. Het handmatig regels overtypen van factuurregels uit e-facturen én niet e-facturen zoals PDF, Word en Excel bestanden is daarmee verleden tijd.

Wat betekent factuur regelherkenning in Zenvoices voor jou?

De standaard herkenning van facturen in Zenvoices beperkt zich tot totalen, bijbehorende btw percentages en eventueel herkenning van emballage. Voor veel facturen is dit genoeg, maar niet altijd. Wanneer een factuur meerdere factuurregels bevat kan het wenselijk zijn dat deze over verschillende grootboekrekeningen worden uitgesplist.

Bij factuur regelherkenning herkent Zenvoices de opbouw van een factuur en vertaalt deze naar tabellen, kolommen en regels. Hierin herkent de software per regel de omschrijving, het regelbedrag, btw-regelbedrag en toegepaste btw percentage. Kortom alle belangrijke data om een boeking op regelniveau te verwerken. Regelherkenning werkt voor alle bestandsformaten zoals PDF, Word en Excel, inclusief e-facturen. Op basis van deze gegevens kan naar eigen wens een boekingsvoorstel op regelniveau gemaakt worden.

De voordelen van onze AI gestuurde regelherkenning

In Zenvoices wordt factuur regelherkenning volledig door software uitgevoerd. Belangrijkste voordelen hiervan zijn dat factuurregels in seconden herkend worden en vertrouwelijkheid en compliance gewaarborgd zijn.

Naast het voordeel van realtime herkenning is er een ander belangrijk voordeel, namelijk dat je in Zenvoices zelf de herkenning kunt sturen door tabellen te selecteren. Binnen deze tabellen herkent de software dan weer de omschrijving, aantallen, bedragen en btw.

Bij verwerking van bijvoorbeeld facturen van horecaleveranciers als Sligro en Hanos is dat een uitkomst. Je kunt bij deze facturen de verzamelstaten laten herkennen in plaats van alle regels op de factuur. Zie hieronder hoe dat eruit ziet.

Bij bijvoorbeeld een Sligro factuur van meerdere pagina’s selecteer je eenvoudig de verzamelstaat onder ‘Voor uw administratie’ om regels hieruit te verwerken.

Hoe werkt zelflerende AI regelherkenning?

Dat software leert van het gedrag van gebruikers wordt ook wel machine learning genoemd. In Zenvoices gebruiken we dit ook. De software onthoudt jouw handelingen bij een boekingsvoorstel. Zaken die je aanpast maar ook wanneer je juist niets aanpast. Dan bevestig je de software dat alle gegevens op een factuur goed zijn herkend en dat de boeking aan jou op correcte wijze is voorgesteld. Na het verwerken van enkele facturen zonder dat er iets gewijzigd wordt door jou als gebruiker weet de software precies hoe jij een bepaalde factuur van een bepaalde relatie herkend en geboekt wil hebben.

Zelflering werkt nu dus ook voor complexe facturen met veel factuurregels en boekingsregels. En dat maakt de verwerking een stuk sneller en eenvoudiger.

Hoe Zenvoices automatisch een tabelselectie maakt op een Albert Heijn factuur

Deze informatie staat in de geselecteerde tabel

Hoe Zenvoices de inhoud van de geselecteerde tabel vertaalt naar boekingsregels

Het boeken van herkende regels

Bij e-facturen, zoals bijvoorbeeld UBL facturen, liggen alle velden en regels vast in het XML bestand. De herkenning daarvan is dus altijd 100%. Bij andere factuursoorten selecteer je éénmalig de tabellen met factuurregels. Binnen deze selectie worden dan de omschrijving, het bedrag, het btw-bedrag en btw-percentage per factuurregel herkend. Deze regels verwerk je vervolgens zoals jij wilt. Onderstaand een aantal uiteenlopende scenario’s om de werking toe te lichten.

Regelherkenning bij boekingswijze ‘Laatste boeking’

Kies je voor boekingswijze ‘Laatste boeking‘ dan onthoudt Zenvoices per regel hoe jij deze hebt geboekt. Bij een volgende factuur van dezelfde relatie wordt de omschrijving in de factuurregel herkend en dezelfde boekingswijze weer voorgesteld.

Gebruik boekingstemplate

In een boekingstemplate leg je vast welke boekingswijze voor regels gebruikt worden. In onderstaande voorbeeld zie je hoe je regels met dezelfde omschrijvingen samenvoegt. De instructie is hier boeken op 5590, overige kosten indien in de regelomschrijving het woord ‘statiegeld’ staat. ‘Regels met dezelfde omschrijving en dimensies samenvoegen’ staat aangevinkt. Met dimensies wordt bedoeld dat de informatie op regels dezelfde tabelopbouw moet hebben. Indien dit het geval is, dan worden van de factuur de verschillende regels met het woord ‘statiegeld’ opgeteld en als één boekingsregel verwerkt.

Boekingstemplate e-factuur met grootboekrekening herkenning

In een e-factuur/UBL wordt door leveranciers vaak per regel ook een grootboekrekening meegezonden. Deze informatie staat als ‘AccountingCostCode’ in de UBL regel vermeld. Deze kun je in jouw boeking overnemen, of vervangen door je eigen grootboekrekening. In onderstaande voorbeeld kiezen we voor het overnemen van de ‘AccountingCostCode’. Ook hebben we de instructie meegegeven dat de btw-code overgenomen moet worden. Voor de omschrijving kiezen we een vaste waarde.

In ons helpcentrum vind je uitgebreide informatie over hoe jij regelherkenning kan gebruiken op een manier die bij jou administratie past. Ook vind je daar meer informatie over het gebruik van regelherkenning in combinatie met Purchase to Pay, ook wel 3-Way matching of inkoopcontrole genoemd.

Automatisch boeken van facturen met veel factuurregels

Het betrouwbaar herkennen van factuurregels maakt het ook mogelijk deze facturen automatisch te boeken. Door het toepassen van onze automatiseringsregels kun je heel specifiek bepalen wanneer en welke facturen hiervoor in aanmerking komen. In Zenvoices wordt de kwaliteit van de herkenning uitgedrukt in een herkenningsscore (de zekerheid van juiste herkenning in %). Door in te stellen vanaf welke herkenningsscore je automatisch wil boeken, bepaal jij welke facturen automatisch geboekt worden. Zo kun jij met vertrouwen op weg naar 100% automatische factuurverwerking.

Wil je meer weten?

Ben je nog geen klant? Boek een live demo of ga direct aan zelf aan de slag met onze 30 dagen gratis proefperiode.

Gebruik je Zenvoices en wil je persoonlijk overleg om meer uit de software te halen? Onze experts zitten voor je klaar. Neem contact op tijdens op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur.

Nog even dit

Ervaar je overstappen naar een nieuwe factuurverwerkingsoplossing als een mogelijke belemmering? Dit is bij Zenvoices niet nodig.

Doordat de software heel gebruikersvriendelijk is zien we in de praktijk dat gebruikers Zenvoices razendsnel onder de knie hebben.

Daarbij hebben we flink wat ervaring in het overzetten van administraties met archiefbehoud. Je kunt erop rekenen dat we jouw organisatie op alle vlakken ondersteunen om de overstap snel en vlekkeloos te laten verlopen.