Zenvoices logo
Zenvoices logo

Waarom het Performance dashboard onmisbaar is bij automatisering met Zenvoices

Bij Zenvoices is het onze missie om factuurverwerking zo veel mogelijk te automatiseren, maar we begrijpen ook dat het soms lastig is om alles uit handen te geven. Je kunt bij ons daarom zelf bepalen welke stappen je automatisch wilt laten verlopen en bij welke stappen je liever nog controle houdt. Zo kun je in je eigen tempo ontdekken wat de mogelijkheden zijn en willen we, door middel van inzicht te geven in de prestaties van automatisering, je vertrouwen in de software laten groeien. In deze blog lees je meer over onze nieuwe feature: het Performance dashboard. 

Wat is het Performance dashboard?

Het Performance dashboard geeft je inzicht in de prestaties van je administraties. In de kolom ‘Automatisch geboekt’ wordt het percentage getoond van de boekingen die automatisch geboekt zijn in de desbetreffende administratie. Bij ‘Correct herkend’ wordt het percentage getoond van de boekingen in de administratie die volledig correct herkend zijn en de ‘Gemiddelde herkenningsscore’ geeft de gemiddelde herkenningsscore aan per administratie (de herkenningsscore is de score die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn). Hoe meer groene vakjes, welke hoge scores betekenen, hoe meer geautomatiseerd is. De scores in de gele en rode vakjes geven aan dat hier nog winst te behalen valt. De grens en kleurbepaling is per kolom verschillend en wordt toegelicht in dit helpartikel. Wanneer je op een vakje gaat staan met je muis, geeft de mouse-over aan wat het verschil is ten opzichte van de vorige periode (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1: Score overzicht in Performance dashboard

Hoe werk je met het Performance dashboard in de praktijk? 

Het Performance dashboard is te raadplegen in de Zenvoices portal via Dashboard > Performance. Om een goed beeld te krijgen van wat er gebeurt in jouw omgeving is het aan te raden om het dashboard wekelijks te monitoren en hierop acties uit te zetten. Je kunt het Performance dashboard ook exporteren als Excelbestand zodat je een overzicht hebt om eventuele doelstellingen aan te koppelen. Het Performance dashboard geeft inzicht in de automatisering per administratie en laat je zien welke facturen in de desbetreffende administratie goed herkend worden en welke niet. Dankzij het zelflerend vermogen van Zenvoices wordt de herkenning van facturen verbeterd naarmate de facturen vaker ingelezen worden. De herkenningsscores van de facturen gaan dan omhoog en je hoeft minder handmatig in te vullen of aan te passen, waardoor je kunt gaan automatiseren.

Als je nog geen gebruik maakt van automatiseringsregels dan kun je bijvoorbeeld starten met het automatisch laten boeken van facturen die een herkenningsscore boven de 95% hebben. Hieronder worden drie tips genoemd om optimaal gebruik te maken van automatisering. Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatiseren, lees onze blogs en helpartikelen of vraag ondersteuning aan via onderstaande button. Ook kun je je aanmelden voor onze kwartaal nieuwsbrief.

Drie tips om te automatiseren met het Performance dashboard. 

Controleer op omgevingsniveau bij welke administraties een hoge score getoond worden bij ‘Correct herkend’, ga vervolgens na welke relaties goed herkend worden en of automatisering toegepast kan worden. Boekingsvoorstellen kunnen gegenereerd worden op basis van: 

– Stamgegevens
– Laatste boeking
– Boekingstemplate

Wanneer er geen handmatige aanpassingen noodzakelijk zijn bij deze boekingsvoorstellen, kunnen deze boekingen volledig geautomatiseerd worden. 

Gebruik boekingstemplates om kosten/omzet standaard over verschillende grootboekrekeningen/kostenplaatsen/projecten uit te splitsen op basis van bijvoorbeeld een vast bedrag, percentage of restant. Hoe je een boekingstemplate aanmaakt lees je in dit artikel.

Gebruik boekingswijze toewijsregels om afwijkende scenario’s te automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld een boekingstemplate zoals hierboven beschreven tot een bepaald bedrag en laat een ander boekingstemplate activeren op bijvoorbeeld de grootboekrekening ‘Vraagposten’ wanneer een factuurbedrag boven een bepaald bedrag wordt herkend.

Bekijk de video: Automatisering in beeld

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!