Zenvoices logo
Zenvoices logo

Automatiseren met tags in Zenvoices

In Zenvoices is het mogelijk om items te groeperen door gebruik te maken van tags. Dit maakt het mogelijk om voor groepen met dezelfde tag(s) acties in de software uit te voeren.

Tags, wat zijn dat eigenlijk?

Met een tag, in de praktijk ook wel label of etiket genoemd, wordt een woord/woordgroep bedoeld die wordt toegewezen aan een item of groep items. Door te werken met tags in Zenvoices kun je eenvoudig groeperen en acties aan gemaakte groepen koppelen.

Tags gebruiken om te groeperen

In je Zenvoices omgeving kun je zelf per administratie tags aanmaken. Zodra een tag is aangemaakt kan deze bijvoorbeeld aan meerdere relaties (crediteuren/debiteuren) worden gekoppeld. Zo kun je bijvoorbeeld de tag ‘Huisvesting’ aanmaken en koppelen aan alle relaties die te maken hebben met huisvesting. Je kunt aan een relatie meerdere tags koppelen.

Tags gebruiken om te automatiseren

Met een tag zou je bijvoorbeeld een groep kunnen aanmaken van relaties waarvan de facturen volgens jou, zonder tussenkomst van mensen ingelezen en geboekt mogen worden. Dan zou je deze bijvoorbeeld als tag ‘Automatisch’ kunnen toekennen. Vervolgens maak je een regel aan bij Automatiseren in de Zenvoices omgeving. In deze regel neem je op dat boekingen van relaties met de tag ‘Automatisch’ automatisch mogen worden ingelezen en geboekt in je administratie en je hebt de groep met deze tag geautomatiseerd. Uiteraard kun je de regel uitbreiden met voorwaarden als bedrag of herkenningsscore om nog meer te sturen op het uitsluitend automatisch boeken van de beoogde facturen.

Tags gebruiken om te autoriseren

Een digitaal goedkeuringsproces inrichten en beheren? In de module ‘Autorisatie’ is het mogelijk om (bijvoorbeeld) relaties op te nemen in de voorwaarden van een autorisatieschema. Op basis van die voorwaarden kan onder andere worden bepaald welke relaties bij een bepaalde autorisator ter goedkeuring worden aangeboden. Het nadeel is dat je bij een aanvulling of het verwijderen van een relatie dit altijd in het schema moet worden aangepast

Door te werken met tags kun je dit eenvoudiger maken. Door een tag te maken met bijvoorbeeld ‘inkooprelaties’ en deze op te nemen in je voorwaarden. Vervolgens koppel je de tag aan relaties en daarmee heb je de groep met de tag ‘inkooprelaties’ in de voorwaarden toegevoegd. De tag toevoegen kan al bij het aanmaken van de relatie. Uiteraard kun je dit dan ook weer uitbreiden met meer voorwaarden, zodat bij het inlezen van de factuur deze automatisch aan de juiste personen wordt toegewezen. Met het gebruiken van tags maakt Zenvoices het beheren en stroomlijnen van het autorisatieproces veel eenvoudiger.

Omdat tags de uitkomst bieden voor het eenvoudiger maken van processen in Zenvoices zullen we de komende periode meer toepassingen van tags mogelijk maken.

Ook eenvoudig factuurverwerking automatiseren met tags?

Maak je al gebruik van Zenvoices, raadpleeg dan ons helpcentrum om aan aan de slag te gaan met de mogelijkheden die tags bieden. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN