Zenvoices beschikbaar voor alle UBL ready boekhoudpakketten

Naast de volledige koppelingen met de meestvoorkomende boekhoudpakketten, is het met Zenvoices nu ook mogelijk geworden om sneller en gemakkelijker facturen te verwerken in alle boekhoudpakketten waarin (EN16931) UBL facturen kunnen worden ingelezen.

Hoe werkt bonnen en facturen realtime omzetten naar UBL?

Facturen en bonnen kunnen worden aangeleverd per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app in een Zenvoices administratie. Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel en na goedkeuring, tijdens het exporteren, wordt deze omgezet in een UBL factuur. Deze UBL factuur wordt vervolgens per e-mail verzonden naar het boekhoudpakket.

De volgende bestandsformaten kunnen automatisch worden omgezet in een boekingsvoorstel: pdf, foto’s (.jpg, .jpeg, .png, .bmp), Microsoft Word (.docx, .doc), Microsoft Excel (.xslx, .xls) en e-mailberichten (.eml). Ook bestaande UBL facturen kunnen via Zenvoices worden verwerkt. Hierdoor kan vanuit één werkstroom worden gewerkt en zijn alle facturen en bonnen te raadplegen in het digitaal archief.

Boekingen coderen

In Zenvoices is het mogelijk om een ingelezen factuur of bon te voorzien van een grootboekrekening. Hiervoor wordt gewerkt met het RGS grootboekschema. De RGS codes worden opgenomen in de UBL factuur die door Zenvoices gegenereerd wordt. Verschillende RGS niveau’s worden ondersteund: niveau 2 is het meest eenvoudige grootboekschema (ongeveer 40 grootboekrekeningen) en niveau 5 het meest uitgebreide schema (ongeveer 2300 grootboekrekeningen). Op basis van het RGS grootboekschema, kan een UBL ready boekhoudpakket bij het inlezen van een UBL factuur boekingsregels met de juiste grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket aanmaken.

Automatisch verwerken van facturen en bonnen

Het proces van inkomende factuur tot aan het aanbieden in het boekhoudpakket is volledig te automatiseren. Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon automatisch vertalen naar een boekingsvoorstel voor controle. Als de resultaten regelmatig zonder correcties goedgekeurd worden, kan ook het goedkeuren van deze voorstellen worden geautomatiseerd op basis van regels. Met deze werkwijze kan veel tijd en daarmee geld worden bespaard.

Digitaal autoriseren

Met de module Autorisatie is het autorisatieproces voor facturen in de organisatie te stroomlijnen. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. De beheerder heeft met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Na goedkeuring wordt van de bon of factuur automatisch een UBL bestand aangemaakt en voor verdere verwerking naar het boekhoudpakket gezonden.

Aan de slag met het omzetten van facturen en bonnen naar UBL?

Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zelflerende factuurverwerking in Zenvoices: hoe werkt het?

Door het toepassen van zelflerende software maken we het automatisch herkennen en boeken van facturen sneller en gemakkelijker. Maar hoe werkt het nu precies?

De geschiedenis

Zelflerende software wordt ook wel omschreven als machine learning software. Machine learning maakt het mogelijk dat software zelf, zonder geprogrammeerd te worden, een taak steeds beter leert uit te voeren. Machine learning is niet nieuw; al sinds de jaren ’50 van vorige eeuw wordt er actief onderzoek naar gedaan. In het kort komt het er op neer dat je met een algoritme repeterende patronen herkent en het algoritme deze patronen gebruikt om nieuwe uitkomsten te voorspellen. Door ook gebruik te maken van een zogenaamde feedbackloop kan het algoritme zichzelf steeds verder verbeteren.

Toepassing in Zenvoices

Zelflerende software wordt bij Zenvoices toegepast in een tweetal fases van het proces om facturen en bonnen automatisch te verwerken:

  1. Herkennen & controleren van boekingsgegevens
  2. Boeken van facturen

Automatisch herkennen en controleren van boekingsgegevens

Gegevens worden in Zenvoices herkend uit verschillende bestandsformaten zoals PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, afbeeldingen, e-mailberichten UBL en overige e-facturen (.xml).

Onder andere de volgende gegevens worden herkend in documenten:

  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Afzendergegevens (KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, debiteurnummer, e-mailadres en/of telefoonnummer)
  • Btw-bedragen, grondslag bedragen en percentages
  • Totaalbedragen

Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon vertalen naar een gegevensset voor controle. Met het doorvoeren van handmatige correctie wordt het algoritme geleerd om bij een volgende keer het gecorrigeerde veld op andere wijze te herkennen. In Zenvoices passen we dit breed toe, zodat iedere gebruiker profiteert van deze leercurve en de herkenning steeds beter wordt.

Boeken van facturen

Nadat een factuur is ingelezen en velden zijn herkend geeft een gebruiker ook de instructie hoe deze factuur in zijn/haar administratie verwerkt mag worden. De zogenaamde boekingsregels bestaan doorgaans uit een grootboekrekening, btw-code en/of percentage, bedrag en eventuele verbijzondering (kostenplaats, dossier, etc.).

Ook deze handeling wordt vastgelegd in het algoritme en dit patroon vormt met de eerdere fase de basis om binnen drie seconde een volwaardig boekingsvoorstel te genereren.

De toekomst

In de huidige vorm brengt de zelflerende software al veel gemak en snelheid in het proces van inkomende factuur tot aan boeking. De achterliggende machine learning technologie blijft zich ontwikkelen. Zenvoices blijft continue beoordelen welke ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het verder vereenvoudigen en versnellen van het factuurverwerkingsproces.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices? Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN