Koppeling met King beschikbaar

King logoSinds vandaag kan Zenvoices ook gekoppeld worden boekhoudsysteem King. King Business Software levert accountants en ondernemers betrouwbare en slimme business software: van boekhouden en factureren tot een totale ERP-oplossing met webshop en magazijnautomatisering. Na een uitgebreide testperiode is de koppeling tussen King en Zenvoices nu officieel beschikbaar.

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met Zenvoices verwerken King gebruikers bonnen en facturen sneller en makkelijker in hun administratie. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail of met de mobiele app (binnenkort beschikbaar), waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Na goedkeuring wordt het boekingsvoorstel in King geboekt. Accountants en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Ook kunnen facturen digitaal geautoriseerd worden met Zenvoices. Hierdoor is altijd inzichtelijk welke facturen nog door welke medewerkers goedgekeurd moeten worden en worden facturen alleen na autorisatie geboekt en betaald.

Unieke en innovatieve koppeling

Dankzij een unieke en innovatieve koppeling kan Zenvoices vanuit de cloud koppelen met lokale (on-premise) King installaties. In Zenvoices verwerkte facturen zijn hierdoor direct zichtbaar in King. Vanaf nu kunnen ook King gebruikers profiteren van zelflerende en gedeelde factuurherkenning intelligentie in de cloud.

Meer informatie Demonstratie plannen


Release notes versie 1.18 (16-9-2017)

Verbeteringen

  • Scan & herken:
    • Verbeterde herkenning van bonnen.
    • Verbeterde herkenning van factuurnummers en -datums.
    • Opgelost: sporadisch wordt een ongeldig btw-bedrag herkend.
  • Ondersteuning voor inclusief btw-codes toegevoegd in automatische boekingsvoorstellen.
  • Opgelost: geblokkeerde en inactieve Exact Globe relaties worden gesynchroniseerd.
  • King koppeling:
    • Ondersteuning voor het uploaden van digitale archiefstukken toegevoegd. Zie instellingen bij ‘Administratie wijzigen’ op het tabblad ‘King’.
    • Veld ‘Zoekcode’ toegevoegd bij relaties.
    • Nieuwe bankrekeningen van crediteuren/debiteuren als standaard instellen voor betaalopdrachten/incasso’s.
    • Boekingsgang en journaalpost omschrijvingen vullen met ‘<Dagboekcode> <Relatiecode> <Factuurnummer>’.
    • Opgelost: verkeerd boekstuknummer wordt teruggekoppeld.
    • Opgelost: boekstuknummer in King wordt niet automatisch verhoogd.
  • Opgelost: onduidelijke foutmelding wordt getoond wanneer het exporteren van boekingen naar Exact Online mislukt.

Machine learning: de toekomst van factuurverwerking?

Machine learning is zeer populair en ook in de wereld van elektronische factuurverwerking maakt het zijn intrede. Maar wat is machine learning precies? Welke kansen biedt het voor accountants en ondernemers? Is dit de toekomst van factuurverwerking? In dit artikel worden drie toepassingen van machine learning in het elektronische factuurverwerkingsproces beschreven. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de ervaringen en plannen met machine learning van Zenvoices, een nieuwe cloudoplossing voor factuurverwerking.

Wat is machine learning?

Machine learning is de mogelijkheid dat software zelf, zonder geprogrammeerd te worden, een taak steeds beter leert uit te voeren. Machine learning is niet nieuw; al sinds de jaren ’50 van vorige eeuw wordt er actief onderzoek naar gedaan. Toepassingen van machine learning zijn overal om ons heen te vinden, zonder dat we hier vaak van op de hoogte zijn. Google gebruikt bijvoorbeeld machine learning om te bepalen welke zoekresultaten bovenaan getoond moeten worden en welke advertenties het meest winstgevend zijn. Door nieuwe technieken en de toenemende rekenkracht van computers worden de resultaten van machine learning steeds beter. Ook is het dankzij cloud computing eenvoudiger geworden om machine learning op grote schaal toe te passen.

Herkennen van boekingsgegevens in documenten

Eén van de eerste stappen in het elektronisch factuurverwerkingsproces is het inlezen van een factuur. In deze stap heeft software de taak om boekingsgegevens zoals factuurnummer, -datum, btw- en totaalbedragen in een document te herkennen. In de praktijk komen facturen voor in verschillende bestandsformaten, zoals PDF, UBL, XML en Word. Hierdoor is het herkennen van gegevens niet altijd eenvoudig. Binnen deze formaten kan onderscheid gemaakt worden tussen gestructureerde en ongestructureerde documenten, en met name de laatste variant is moeilijk om automatisch in te lezen.

Gestructureerde documenten zijn opgebouwd volgens een vaste structuur, waardoor gegevens eenvoudig door software ingelezen kunnen worden. De gegevens staan dan immers altijd op dezelfde plaats in het document en vaak zijn er ook afspraken gemaakt over het formaat en de betekenis van de gegevens. Een bekend voorbeeld hiervan is de UBL-factuur. Ongestructureerde documenten hebben daarentegen geen vaste structuur. Voorbeelden hiervan zijn PDF- of gescande documenten. Het inlezen van deze documenten wordt ook wel ‘scan & herken’ genoemd.

Met machine learning kunnen ongestructureerde documenten automatisch met een hoge nauwkeurigheid ingelezen worden. Als een document gescand is, kan ten eerste met behulp van machine learning het document omgezet worden naar tekst. Dit proces heet Optical Character Recognition (OCR). Voor documenten die al tekst bevatten, zoals digitaal gemaakte PDF documenten, kan deze stap overgeslagen worden. Hierna kunnen met machine learning de boekingsgegevens herkend worden in het document. Het doel is hierbij om per boekingsveld (factuurnummer, -datum, totaalbedrag, etc.) de juiste waarde in het document te herkennen. Als een gebruiker vervolgens na de herkenning aangeeft welke gegevens wel of niet juist herkend zijn, kan de software kennis opbouwen en leren om in de toekomst boekingsgegevens beter te gaan herkennen.

Beide technieken worden door Zenvoices gebruikt om digitale en gescande facturen in te lezen. Als verkeerde gegevens herkend worden, dan leert de software automatisch op basis van de correcties van een gebruiker de juiste gegevens te herkennen. Een gebruiker wordt dus niet expliciet gevraagd om de herkende gegevens te beoordelen. Momenteel wordt kennis opgebouwd per administratie, maar later dit jaar wordt het ook mogelijk om anoniem en na toestemming kennis te delen met externe administraties. De verwachting is dat de factuurherkenning hierdoor sneller zal verbeteren, wat zal resulteren in een grotere tijdsbesparing.

Controleren van facturen

Een volgende stap in het factuurverwerkingsproces is het controleren van facturen. Wanneer een factuur automatisch ingelezen is, moet niet alleen gecontroleerd worden of de gegevens op de factuur correct zijn, maar ook of de factuur correct ingelezen is. Met name wanneer met scan & herken software gewerkt wordt is dit laatste belangrijk vanwege de hogere kans op herkenfouten. Met machine learning kunnen facturen die afwijken van de historie automatisch herkend worden en ter controle aangeboden worden bij een gebruiker. Zowel incorrecte of afwijkende facturen en inleesfouten kunnen hiermee automatisch gedetecteerd worden.

Een eenvoudig voorbeeld: iedere maand ontvangt een bedrijf een factuur van een leverancier à 150 euro. Een nieuwe factuur van deze leverancier à 165 euro wordt ingelezen. Machine learning detecteert dat dit bedrag afwijkt van normaal en geeft een waarschuwing aan de gebruiker.

Zenvoices is bezig met de ontwikkeling van een dergelijk controlesysteem en verwacht deze eind dit jaar te lanceren. Dit sluit aan op haar visie dat de rol van de gebruiker geleidelijk zal veranderen van het inboeken van facturen naar het controleren van het automatische factuurverwerkingsproces.

Boeken van facturen

Nadat een factuur ingelezen en gecontroleerd is, kan deze geboekt worden. Op dit moment dient de juiste crediteur/debiteur gekozen te worden en dienen boekingsregels gemaakt te worden. Een boekingsregel bestaat doorgaans uit een grootboekrekening, btw-code en/of percentage, bedrag en eventuele verbijzondering (kostenplaats, dossier, etc.).

Het boeken van facturen kan geautomatiseerd worden op basis van vooraf gedefinieerde ‘als … dan’ regels, bijvoorbeeld ‘als omschrijving telefoonkosten bevat, gebruik dan grootboekrekening 4430 telefoonkosten’ of ‘als regelbedrag groter dan 450 euro, gebruik dan grootboekrekening 0100 inventaris’. Deze regels kunnen toegepast worden op een boeking en zodoende automatisch een boekingsvoorstel genereren. Dit wordt ook wel Robotic Accounting genoemd. Ook complexe boekingen, bestaande uit meerdere boekingsregels, kunnen hierdoor automatisch gemaakt worden.

Met machine learning kunnen in historische boekingen patronen herkend worden en suggesties gegeven worden voor het aanmaken van nieuwe ‘als … dan’ regels. Het gebruik van Robotic Accounting wordt hierdoor eenvoudiger. Zenvoices test op dit moment met deze toepassing van machine learning en verwacht deze eind dit jaar beschikbaar te stellen voor haar gebruikers.

Veelbelovende technologie

Met machine learning is vergaande automatisering van het elektronische factuurverwerkingsproces mogelijk. Het is een veelbelovende technologie, die door Zenvoices toegepast wordt voor het inlezen van facturen en later dit jaar ook voor het controleren en boeken van facturen. Zenvoices heeft grote plannen met machine learning en verwacht het verwerken van facturen hiermee aanzienlijk te kunnen vereenvoudigen en versnellen.

Over de auteur

Nik Schuiling is softwareontwikkelaar en datawetenschapper. In 2016 heeft hij Zenvoices opgericht om factuurverwerking makkelijker te maken voor accountants en ondernemers.


Bovenstaande artikel is op 12 september 2017 gepubliceerd in het rapport Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2017 van Onderzoeksbureau GBNED.


Zenvoices gecertificeerd door Exact Online

Afgelopen week heeft Zenvoices succesvol het certificeringstraject van Exact Online afgerond. Dit betekent dat Zenvoices officieel gecertificeerd is en vanaf nu ook beschikbaar is in het Exact Online App Center.

Exact

Wilt u meer informatie over Zenvoices voor Exact Online of een vrijblijvende demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Release notes versie 1.17 (9-9-2017)

Nieuwe functies

  • Koppeling met boekhoudsysteem SnelStart.
  • Nieuwe gebruikersrol ‘Aanleveraar’. Voor gebruikers met deze rol worden geen kosten in rekening gebracht. Meer informatie hierover volgt bij de lancering van de Zenvoices app voor Android & iOS.

Verbeteringen

  • Boekingswijze ‘Laatste boeking’ als standaard boekingswijze hanteren en niet meer vragen om de boekingswijze van een relatie te wijzigen na het opslaan van een boeking. Wanneer een relatie nog geen boeking heeft, worden de stamgegevens gebruikt om de boeking te maken.
  • Herkende KvK, IBAN en btw-nummers markeren in de documentweergave in het boekingsscherm.
  • Nieuw gebruikersrecht ‘Pagina’s | Archief’. Deze rechten zijn toegekend aan de beheerdersrollen in alle omgevingen.
  • Nieuwe gebruikersrechten toegevoegd voor het gebruik van de Zenvoices app voor Android & iOS.
  • Scan & herken: diverse kleine verbeteringen in de herkenning van boekingsgegevens.
  • Opgelost: een gebruiker met beperkte rechten kan geen document selecteren door te klikken bij ‘Uploaden & inlezen’.
  • Opgelost: verkeerde btw-codes konden worden overgenomen in een boekingsvoorstel, wanneer meerdere btw-codes met hetzelfde btw percentage bestaan in de stamgegevens.

Inkoopfacturen rechtstreeks in Zenvoices ontvangen met Storecove

Sinds deze week is Zenvoices als boekhoudsysteem gekoppeld aan Storecove. Storecove haalt inkoopfacturen automatisch op bij uw leveranciers en stuurt de facturen in UBL formaat door naar uw Zenvoices administratie. Hierdoor hoeft u facturen niet meer handmatig te downloaden of door te sturen.

De belangrijkste voordelen

  • Facturen van leveranciers automatisch in Zenvoices ontvangen.
  • Nooit meer handmatig facturen downloaden.
  • Eenmalig en eenvoudig in te stellen.
  • Geen facturen in uw spambox en geen spookfacturen meer.
  • Facturen worden automatisch omgezet van PDF naar UBL 2.1.
  • Staat uw leverancier er niet bij? Vraag hem aan en Storecove voegt hem zo snel mogelijk toe.

Integratie met Storecove

Storecove is eenvoudig in te stellen. U maakt eenmalig een koppeling met Zenvoices en selecteert uw leveranciers.

Inkoopfacturen worden vervolgens automatisch opgehaald en doorgestuurd naar Zenvoices. Dit betekent dat u nooit meer overal hoeft in te loggen en dat u nooit meer facturen kwijtraakt.

De facturen staan vervolgens direct klaar in het Postvak IN van uw Zenvoices administratie. U hoeft gedurende dit proces helemaal niets te doen; alles gaat automatisch.

De PDF-facturen worden direct geconverteerd naar het huidige e-facturatieformaat UBL 2.1. Indien uw leveranciers er niet bij staat, kunt u contact opnemen met Storecove. Zij voegen de leveranciers dan voor u toe.

Snel aan de slag

Storecove kunt u zeer eenvoudig koppelen aan Zenvoices:

  1. Maak een account aan bij Storecove.
  2. Selecteer Zenvoices als boekhoudpakket.
  3. Selecteer de leveranciers die u wilt koppelen.

Start nu met een gratis proefaccount
Zonder proefperiode en zonder bijkomende kosten.

Wilt u meer informatie over Zenvoices in combinatie met Storecove of wilt u een vrijblijvende demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.