De aanleiding

Kleisteen werkte geruime tijd met een herkenningsoplossing die op papier voldeed, maar in de praktijk beperkingen oplegde. Toen Huub Spekman als developer bij Kleisteen aan de slag ging, viel hem direct op dat het beter kon.  Vooral het ontbreken van transparantie stoorde. Het systeem nam een verkeerd bedrag gewoon over, zonder waarschuwing. De gebruiker ontdekte het pas achteraf. Daarbij werkte de oplossing alleen voor grotere administratiekantoren. Kleinere ondernemers, ongeveer de helft van alle klanten, konden het niet gebruiken. 

“We waren vanaf het begin al niet tevreden. Het was niet accuraat. En als er iets fout ging, zagen we dat nergens aan. En bonnen? Daar kon het systeem niets mee, juist dat willen onze klanten.” De prijsstructuur bleek ook ongunstig voor een kleinere SaaS-aanbieder als Kleisteen. 

De overstap: van zoeken naar bouwen

Toen het tijd was voor iets nieuws, ging Huub op onderzoek uit. “Ik ben gewoon gaan googelen”, lacht hij. Al snel vielen veel partijen af.  “Geen API, vage prijzen of gewoon geen reactie. Alleen Zenvoices reageerde snel en helder.” 

Zenvoices bood precies wat Kleisteen zocht: 

• Een betrouwbare herkennings-API die makkelijk aan te passen is aan je eigen software

• Transparante prijzen, passend bij hun schaal

• Ondersteuning voor zowel facturen als bonnetjes

• Betrouwbaarheidsscores bij elk veld

• Ze dachten actief mee en reageerden snel tijdens het hele proces

De integratie is efficiënt verlopen. De koppeling met de herkennings-API werd door Huub succesvol in een testomgeving opgezet. De kennis deed hij op aan de hand van documentatie, aangevuld met directe communicatie met het Zenvoices-team. Ook ten aanzien van pricingbundels werd constructief meegedacht. Jacqueline had zich voorbereid op een stroom supportvragen. Die bleef uit. 

“Eén vinkje. Meer is het niet. En het werkt gewoon.” 

Het resultaat: schaalbare verwerking en tevreden klanten

Kleisteen heeft op dit moment al honderden administraties draaien met de Zenvoices herkennings-API en ziet binnen het huidige klantbestand nog veel groeipotentieel. 

“Het is inmiddels een verkoopargument geworden. Je wil als ondernemer niet meer overtikken.” 

Dankzij de betrouwbaarheidsscores kon Kleisteen automatische facuurboekingen introduceren. Als de herkenning boven de 80% ligt, dan boekt Kleisteen de factuur automatisch in. Die grens bleek in de praktijk een betrouwbaar ijkpunt: onder de 70% zit je vaak fout, boven de 80% klopt het vrijwel altijd. En belangrijk: de gebruiker houdt altijd controle. Ook automatisch geboekte facturen zijn eenvoudig te bekijken en aan te passen. “Het voelt veilig én snel. En dat waarderen klanten enorm.” Ook intern veranderde er iets. Minder handmatige checks. Minder foutmeldingen. Meer rust. 

“We hebben deze functie geïntroduceerd zonder extra druk op onze support. Dat is ongekend.”