Administratiekantoor Boekhoudhelden boekt 82% van de facturen volledig automatisch

Waarom Zenvoices?

Rody Idema, oprichter van Boekhoudhelden, licht toe: “Een collega-administratiekantoor werkte met Zenvoices en beveelde het van harte aan. We zijn gestart in januari 2023 met Zenvoices. Aanvankelijk liep het parallel aan DizzyData, zodat we eerst het systeem konden inrichten. Vanaf april werd DizzyData gestopt en gingen we met de klanten over. Momenteel verwerken we ruim tweehonderd administraties in Exact Online en AFAS en hebben we een automatiseringsgraad bereikt van 82%.”  

“In het eerste gesprek met Zenvoices was ik gelijk overtuigd van de meerwaarde en de innovatie die in de factuurverwerkingsoplossing zit. In een sector waar verwachtingen vaak niet waargemaakt worden was Zenvoices een hele prettige uitzondering door mijn verwachtingen zelfs te overtreffen. Het product krijgt continu relevante updates en de support is goed waardoor wij snel ons voordeel kunnen doen met nieuwe functionaliteiten.”    

Er waren volgens Rody een aantal aspecten van de oplossing doorslaggevend om voor Zenvoices te kiezen. De snelheid van de software, regelherkenning en de mogelijkheid van automatiseren op omgevingsniveau. Volgens hem een machtig middel om de efficiëntie in je kantoor te verhogen. Zenvoices onderscheidt zich op dit vlak ten opzichte van andere factuurverwerkingsoplossingen, waar dit alleen op administratieniveau mogelijk is.  

Hoe heb je de hoge automatiseringsgraad weten te bereiken?

Vanaf de start zijn klanten gefaseerd overgezet. Al snel bleek dat koudwatervrees ongegrond was. Het overzetten van administraties verliep heel soepel waardoor klanten versneld zijn overgezet. De automatisering is in geleidelijke stappen steeds verder omhooggegaan. Afgelopen maand is de laatste stap gemaakt van zo’n 10%, waarop 82% automatisch geboekte facturen is behaald.   

“De sleutel was vooral de tijd nemen om het goed neer te zetten en vanuit daar stap voor stap en continu verbeteringen aanbrengen. We zijn begonnen met de administraties die het meest gestandaardiseerd waren, zodat er snel resultaat geboekt kon worden. Als je merkt dat je aanpak werkt, word je vanzelf fanatieker.”  

Daarna volgden complexere klanten. Het belangrijkste leerpunt was dat automatisering pas echt rendeert als het organisatiebreed wordt ingericht en niet per administratie. De omgevingsautomatisering is enorm krachtig en maakt grote stappen mogelijk. “We hebben veel aandacht besteed aan goede herkenning en boekingsregels en aan het consistent aanleveren van documenten. Door hier strak op te sturen en het team mee te nemen, zijn we uiteindelijk boven de 80% uitgekomen.” 

Welke andere doelen heb je bereikt?

“Eén van onze doelen was volledig digitaal te gaan werken, samen met onze klanten. Zenvoices heeft dit mogelijk gemaakt. Het initiële boekwerk is uit de dagelijkse werkzaamheden van de klantverantwoordelijken verdwenen. Werken met Zenvoices heeft bij ons geleid tot een tijdsbesparing van 25% op het boekingswerk.”  

De tijdswinst binnen Boekhoudhelden wordt vooral besteed aan het leveren van andere diensten zoals advies, planning, rapportages en dashboards. Hierdoor stijgt de omzet per werknemer en leidt het tot meer afwisselend werk.  

De waarde van Zenvoices

“Een project als deze vergt tijd, maar het motiveert om stappen te zetten want je ziet de resultaten van je handelen gelijk terug in de performance monitor. Dit dashboard geeft realtime inzicht in de resultaten van de acties die je uitvoert. De tijd die je investeert om ver te gaan met automatisering, zie je terug in het afnemen van het aantal handmatig geboekte facturen. 

Zenvoices levert veel waarde voor het geld. Deze waarde wordt alsmaar hoger naarmate je vervolgstappen neemt in de automatisering. Daarbovenop komen er steeds meer nieuwe slimme functionaliteiten met AI. Iedere klant kan input aan development geven via het feedbackplatform: een omgeving waar klanten kunnen stemmen welke wensen ze hebben voor toekomstige software releases. Zenvoices onderscheidt zich van andere spelers op de markt door ons als klant te betrekken bij de ontwikkeling van het product.”