Zenvoices logo
Zenvoices logo

Privacy beleid

Versie: 18-7-2018

Wij zijn Zenvoices. Wij respecteren uw privacy en persoonlijke levenssfeer, maar soms hebben we persoonlijke gegevens van u nodig. In deze verklaring leest u welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens opslaan, beschermen en verwerken. Deze privacy policy is van toepassing op onze website www.zenvoices.com (de Website), onze online applicatie (de App) en de diensten die wij aanbieden (de Diensten). Wij behandelen uw persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Relevante Wetgeving).

Jonger dan 16 jaar?

Als u jonger dan 16 jaar bent, dan heeft u toestemming van uw ouders of wettelijke voogd nodig om onze Website, App en Diensten te gebruiken.

Persoonsgegevens

Om onze Website, App en Diensten aan te kunnen bieden, verwerken wij persoonsgegevens. Met het begrip persoonsgegeven wordt informatie bedoeld waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden. Deze definitie is in overeenstemming met de Relevante Wetgeving.

Uw toestemming

We kunnen uw gegevens op verschillende momenten bewaren, zoals wanneer u onze Website bezoekt, een account aanmaakt op onze Website of App, gebruik maakt van onze Diensten of als u contact met ons opneemt. Wij mogen uw gegevens verwerken, omdat we uw toestemming vragen via dit privacy beleid. Bovendien hebben we uw gegevens nodig om de overeenkomst tussen u en ons uit te voeren. Als u ervoor kiest om uw gegevens niet te delen, dan kunnen wij onze diensten niet aan u leveren.

Verder zullen we uw gegevens niet zonder uw toestemming verwerken, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Welke gegevens verzamelen wij en wat doen we ermee?

Om gebruik te maken van onze Website, App en Diensten hebben wij de volgende gegevens van u nodig:

  • Uw naam
  • Uw adresgegevens
  • Uw woonplaats
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Uw IP-adres
  • Uw betaalgegevens

We verzamelen ook informatie van u die niet persoonlijk is als u onze Website of App gebruikt, zoals:

  • De naam van de browser die u gebruikt
  • Het besturingssysteem dat u gebruikt
  • De service provider waarmee u internettoegang heeft

In uw account slaan we de volgende gegevens op: uw gebruikersnaam en wachtwoord (gehashed), gekoppelde boekhoudsystemen en bijbehorende authenticatiegegevens, geconfigureerde kanalen en bijbehorende authenticatiegegevens, gekoppelde administraties en bijbehorende stamgegevens (o.a. crediteuren, debiteuren, grootboekrekeningen, btw-codes, projecten, artikelen, kostenplaatsen, dossiers), aangeleverde documenten, e-mails en boekingen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze App.

Beveiliging

We doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding van uw persoonlijke gegevens door onbevoegden. Hierdoor kunnen degenen die niets met uw gegevens te maken hebben, er niet bij. Wij doen dit door middel van de volgende maatregelen:

  • Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten
  • Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL) of een vergelijkbare technologie
  • De toegang tot de gegevens is beperkt tot de personen die de gegevens nodig hebben
  • Geheimhoudingsverklaringen van werknemers
  • Dagelijkse backups van onze databases
Bewaartermijn

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan we ze nodig hebben voor de doelen die wij eerder omschreven, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren. Wanneer uw abonnement afloopt, worden uw administraties en bijbehorende gegevens automatisch verwijderd na 45 dagen.

Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?

Het komt voor dat andere partijen uw gegevens van ons krijgen. Wij komen met deze partijen in een verwerkersovereenkomst overeen dat zij zorgvuldig met uw gegevens omgaan en zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. Deze partijen gebruiken uw gegevens alleen in overeenstemming met de instructies die wij geven en niet voor eigen doeleinden. Wij kunnen uw gegevens bijvoorbeeld doorgeven aan Microsoft Azure (hosting van onze App), Mailgun (verzenden en ontvangen van e-mails), SorryApp (statuspagina), Intercom (ondersteuning en communicatie met onze gebruikers), Google Analytics (website statistieken), Google AdWords (advertenties en (re)marketing), Twinfield (onze financiële administratie) en Canny (gebruikersfeedback software). Deze partijen zijn verwerkers in de zin van de Relevante Wetgeving.

Doorgifte

Wij zullen uw gegevens alleen binnen de Europese Unie verwerken. Buiten de Europese Unie verwerken wij alleen uw gegevens, als dat land een passend beschermingsniveau biedt voor uw gegevens. De verwerkers buiten de Europese Unie zijn:

  • Mailgun is gevestigd in de Verenigde Staten en valt onder het EU-US Privacy Shield. Hiermee biedt Mailgun een passend beschermingsniveau voor uw gegevens.
  • Intercom is gevestigd in de Verenigde Staten en valt onder het EU-US Privacy Shield. Hiermee biedt Intercom een passend beschermingsniveau voor uw gegevens.
  • Canny is gevestigd in de Verenigde Staten en valt onder het EU-US Privacy Shield. Hiermee biedt Canny een passend beschermingsniveau voor uw gegevens.

Zonder uw toestemming zullen we uw gegevens nooit naar andere landen of aan andere partijen doorgeven dan die hierboven genoemd zijn.

Links

Op onze Website en in onze App kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacy bescherming van deze websites. We adviseren u dan ook om altijd de privacy policy van de betreffende website te lezen.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestandje vervolgens op in uw apparaat. Uw apparaat krijgt een uniek nummer, waarmee onze site het apparaat later weer herkent.

We kunnen cookies gebruiken om uw ervaring op onze Website te verbeteren. Cookies zorgen er daarnaast o.a. voor dat de Website snel is, u onze Website veilig kunt bezoeken en wij fouten op onze Website kunnen opsporen.

U kunt cookies altijd zelf via de browserinstellingen verwijderen of uitschakelen. Er worden dan geen cookies meer opgeslagen als u onze Website bezoekt. Maar let wel op: zonder cookies werkt onze Website mogelijk minder goed.

Wijziging van het privacy beleid

Wij kunnen dit privacy beleid aanpassen. Als wij het privacy beleid in belangrijke mate veranderen zullen wij een notificatie op onze Website en in onze App plaatsen samen met de nieuwe privacy policy. Wij zullen beheerdergebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen bij wijzigingen. Als u niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij u aan de Website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Uw rechten

De gegevens die we van u verzamelen zijn persoonlijk. U heeft daarom de volgende rechten:

  • U mag ons vragen om inzage in uw gegevens;
  • U mag ons vragen om correctie, beperking of wissing van uw gegevens. In geval van fraude, wanbetaling of andere onrechtmatige handelingen kunnen wij enkele gegevens van u bewaren in een register of op een zwarte lijst;
  • U mag ons vragen om een kopie van uw gegevens. Wij kunnen deze kopie - op uw verzoek - ook aan een andere partij doorgeven, zodat u dit zelf niet meer hoef te doen;
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens;
  • U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als u denkt dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken;
  • U mag uw toestemming om uw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat u de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van u verwerken.

Als u vragen of opmerkingen heeft, kun u een mail sturen naar info@zenvoices.com.