Zenvoices logo
Zenvoices logo

Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vind je ons laatste nieuws, handige tips & trucs en klantcases.

Categorieën

Recent geplaatst

  • Klantcase: Advies Anno Nu

    Advies Anno Nu over betrouwbaar automatiseren met Zenvoices

    Zenvoices sprak met Iris Meulendijks boekhouder, automatiseringsfreak en één van de drijvende krachten achter Advies Anno Nu. 

    Over Advies Anno Nu

    Advies Anno Nu is een snelgroeiend administratiekantoor in Doetinchem waar het AUTOMATISEREN van de administratieve werkzaamheden met hoofdletters staat geschreven. Een altijd bijgewerkte administratie beschikbaar hebben, tegen de laagst mogelijke maandelijkse kostprijs, met diverse tools om de informatie met de klant te delen, dat is waar het bij Advies Anno Nu om draait. Door deze invalshoek kan er volop worden ingezet op persoonlijk advies en ondersteuning in de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Advies Anno Nu valt op door de informele communicatie, waardoor ze door de klanten eerder als de kennis met kennis worden gezien, dan als een traditioneel administratiekantoor.  

    Achtergrond 

     ”Ik was klaar met het handmatig verwerken van facturen’’ vertelt Iris. Dit was de voornaamste reden om al in 2016 de overstap te maken naar Exact Online en te gaan werken in combinatie met een scan & herken oplossing. Met deze overstap werd ervaren hoe met meer gemak facturen en bonnen konden worden geboekt. ‘’Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!’’ Afgelopen jaar ontstond de behoefte om de verwerking zover mogelijk betrouwbaar te automatiseren en daarvoor moest er een overstap naar een nieuwe oplossing voor de factuurverwerking worden overwogen.  

    Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!

    Waarom Zenvoices

    In juni 2020 had Iris een bijeenkomst van de Exact Online vereniging. Hier sprak ze met een enthousiaste klant van Zenvoices, die haar tipte om ook te verkennen of Zenvoices voor de volgende fase van Advies Anno Nu de juiste partner zou kunnen zijn. ‘’Ik heb toen eerst nog wel gekeken naar andere aanbieders en wat ook qua tarief zou kunnen aansluiten’’ vertelt Iris. ‘’Uiteindelijk heb ik naar aanleiding van de eerdere tip de automatiseringsmogelijkheden van Zenvoices bestudeerd. Dit sprak me erg aan en daarom heb ik besloten de sprong te wagen.’’ 

    Werken met Zenvoices 

    In augustus 2020 is er een start gemaakt met een gratis proefperiode en al snel werd duidelijk dat de software voldeed aan de verwachtingen. In de weken die volgden zijn de administraties overgezet en is Advies Anno Nu volledig met Zenvoices gaan werken. In de eerste weken na de opstart zijn punten doorgegeven op aangeven van Iris en haar collega’s om processen nog verder betrouwbaar te automatiseren. “Er zijn in die periode meteen veel zaken door Zenvoices opgepakt voor ontwikkeling, waaronder relatietoewijsregels. Ons probleem dat bonnen vaak niet konden worden gekoppeld aan een relatie werd hiermee opgelost. Het is heel fijn dat dit zo snel opgepakt is’’. Momenteel test Iris de module purchase to pay voor het matchen van inkoopfacturen met bestellingen en leveringen. Dit draait nu bij een klant en daar besparen we veel tijd in het proces, dus daar blijven we gebruik van maken’’ vertelt Iris. Over de samenwerking met Zenvoices is Iris helder: ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt prima.’’ Er is veel contact tussen beide partijen. ‘’Er wordt op opmerkingen meteen inhoudelijk gereageerd. Dat is een pluspunt’’ zegt Iris. ‘’Ze geven dan ook een indicatie of het wel of niet opgepakt kan worden en ook waarom dat dan zo is. Wat je zegt wordt serieus genomen.’’ 

    Toekomst 

    De verwachting van Iris is dat we in de toekomst overgaan naar elektronisch factureren en geen gebruik meer maken van het traditionele scan en herken proces. “Er komt een moment dat bonnen en facturen als transacties direct digitaal worden verwerkt op het moment dat je deze bijvoorbeeld mobiel betaald hebt” zegt Iris. “Daarmee wordt het mogelijk om 100% te automatiseren en dat is precies waar ik met mijn kantoor en klanten naartoe wil werken.” 


  • 3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

    In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

    Hoe werkt het?

    In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

    Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

    Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

    In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

    Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

    Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

    Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

    Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

    Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

    Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

    Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

    Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

    PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN

  • Top 10 product updates uit 2020

    In 2021 staan er ook weer 20+ updates gepland om het verwerken van facturen verder gebruiksvriendelijk & betrouwbaar te automatiseren.

    Onderstaand hebben we een selectie van de 10 meest populaire product updates uit 2020 gemaakt, waar onze gebruikers meer tijd en geld mee zijn gaan besparen:

    1. Zenvoices Lite

    Van iedere bon en factuur maken we met Zenvoices Lite een digitale factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.

    2. Automatische relatietoewijzing

    Op basis van tekst in een document kan eenvoudig een relatie worden gekoppeld, ideaal voor verwerking van brandstofbonnen bijvoorbeeld.

    3. Tags

    Automatiseer eenvoudig door te groeperen en acties aan de groepen te koppelen met tags.

    4. Herkenningsscore

    Door herkende documenten te voorzien van een herkenningsscore is het eenvoudiger geworden om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren.

    5. Purchase to Pay

    Het matchen van facturen met bestellingen en magazijn ontvangsten is geautomatiseerd voor King en Exact gebruikers.

    6. Autorisatiemanagement

    Het inrichten van schema’s voor goedkeuringsprocessen
    van facturen is verder vereenvoudigd.

    7. Knippen en plakken

    Het selecteren en plakken van tekst uit een document
    is eenvoudiger gemaakt.

    8. Auditrapport

    Het automatisch bijwerken van auditrapport is
    mogelijk gemaakt.

    9. Mailbevestiging

    Bij ontvangst documenten is instelbaar gemaakt
    om afzenders automatisch een bevestigingsmail te sturen.

    10. Talen voor herkenning uitgebreid

    Zenvoices ondersteund nu herkenning van facturen en bonnen in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans.

  • 5 redenen om SnelStart met Zenvoices te automatiseren

    Wil je meer tijd en geld besparen dan mogelijk is met uitsluitend scan en herken voor SnelStart? Verregaand SnelStart automatiseren als kantoor, non profit organisatie of ondernemer kun je met Zenvoices Premium. Onderstaand beschrijven we vijf redenen om Zenvoices voor SnelStart in te zetten in het factuurverwerkingsproces.

    Reden 1: automatische administratietoewijzing voor inkomende facturen en bonnen

    In Zenvoices heb je volop mogelijkheden om in te stellen welke documenten en van welke afzender je wenst te ontvangen. Ook kun je instellen wanneer documenten zonder tussenkomst mogen worden ingelezen en zo als boeking mogen worden voorbereid. Werk je met meerdere administraties? Het is ook mogelijk om de documenten automatisch te laten verplaatsen naar de administratie waarvoor deze bedoeld zijn.

    Het aanleveren en inlezen van facturen kan verregaand geautomatiseerd worden met gebruikmaking van:

    • Mobiele app voor iOS en Android
    • Email
    • Dropbox
    • PEPPOL

    Reden 2: eenvoudig betrouwbaar automatiseren door toepassing kunstmatige intelligentie

    Een document automatisch inlezen is een mooie eerste stap in het automatiseren van het proces. Maar wat als je nu ook betrouwbaar realtime het boeken van veel facturen met Zenvoices voor SnelStart voordelig kan automatiseren, zelfs als je met kostenplaatsen en/of g-rekening werkt? Daarmee bespaar je tijd en kun je meer aandacht hebben voor facturen die handmatige aanvulling vereisen.

    In Zenvoices maken we het makkelijk om te bepalen welke boekingen je betrouwbaar kan automatiseren door het werken met:

    Herkenningsscore

    Aan ingelezen facturen en bonnen kennen we een herkenningsscore toe in een percentage, deze geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens van de factuur of bon volledig juist herkend zijn. Door het toepassen van de meest recente technieken op gebied van kunstmatige intelligentie leert de software ook van wat de gebruiker aanpast en neemt dat mee in de scorebepaling. Op die manier kun je ook eenvoudig instellen vanaf welk percentage je een factuur automatisch zou willen verwerken.

    Relatietags

    In Zenvoices bieden we de mogelijkheid om aan relaties een tag toe te voegen. Zo kun je eenvoudig groepen maken met dezelfde tag en daar een actie aan koppelen. Je kan bijvoorbeeld een tag automatisch aanmaken en deze koppelen aan relaties die je automatisch zou willen boeken. Op het moment dat de factuur wordt ingelezen herkend Zenvoices de tag en zal de instructie uitvoeren die aan deze tag is gekoppeld.

    Boekingstemplates

    Met boekingstemplates maken we het mogelijk om complexe boekingen met meerdere regels geheel of gedeeltelijk te automatiseren. Bij het inlezen van de factuur kan hiermee automatisch de template als blauwdruk worden gestart voor het verwerken van een boeking met betalingskorting bijvoorbeeld.

    Goedkeurregels

    Bovenstaande mogelijkheden komen samen in het werken met goedkeurregels. Je kunt voor relaties, groepen relaties of zelfs generiek regels aanmaken waarin je de genoemde herkenningsscore gebruikt als basis en dit eventueel nog uitbreidt met aanvullende condities.

    Reden 3: een uitgebreid digitaal goedkeuringsproces om samen te werken

    Met de Zenvoices autorisatie mogelijkheden voor SnelStart stroomlijn je het factuur goedkeuringsproces van je organisatie. Je kunt intern met je medewerkers of in een samenwerking tussen boekhoudkantoor en klant een proces vormgeven om facturen te laten goedkeuren. Zo kan er geen onduidelijkheid ontstaan over de juistheid van de facturen en kunnen deze door de verantwoordelijke medewerkers beoordeeld en goedgekeurd worden in de online portal of met de mobiele app. Na goedkeuring worden facturen geboekt in SnelStart en is er een auditrapport beschikbaar waarin de historie is vastgelegd. Als beheerder heb je altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke mensen, zodat je kan signaleren wanneer het proces niet snel genoeg verloopt.

    Reden 4: een rechtenafhankelijk toegankelijk digitaal archief

    Zowel in een organisatie of in een samenwerking tussen kantoor en klant is het veelal gebruikelijk dat facturen achteraf kunnen worden geraadpleegd door verschillende medewerkers, zonder dat meteen toegang tot het boekhoudpakket vereist is. Daarom hebben wij in Zenvoices het archief rechtenafhankelijk toegankelijk gemaakt. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht. Documenten zijn eenvoudig te raadplegen en te doorzoeken. Je kan zelfs gelijktijdig zoeken in meerdere administraties, als je daarvoor de juiste rechten hebt ingesteld.

    Reden 5: persoonlijke support om je te ondersteunen met automatiseren

    Aan de slag met de volgende stap in slimme factuurverwerking? Neem contact met ons op als je wilt overleggen of aanvullende informatie wenst over de inrichting van een betrouwbaar geautomatiseerd factuurverwerkingsproces voor SnelStart. We helpen graag met tips en voorbeelden of indien gewenst, nemen we de volledige inrichting uit handen.

    Uitsluitend op zoek naar een betrouwbare en betaalbare real time scan en herken oplossing?

    Nog niet zover dat automatiseren nu een overweging is, maar wel op zoek naar een betrouwbare realtime mogelijkheid om facturen en bonnen digitaal in je boekhouding te ontvangen? Je houdt je SnelStart administratie voordelig op orde met Zenvoices Lite. Al vanaf 1 euro per administratie en vanaf slechts 10 cent per document profiteer je van betrouwbare realtime herkenning van je facturen en bonnen.

    Ook Zenvoices voor SnelStart inzetten om de factuurverwerking in jouw organisatie te automatiseren?

    Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

    Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

    PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

  • Klantcase: Bedrijfskleding Van Huigenbos

    Bedrijfskleding van Huigenbos over de vele mogelijkheden binnen Zenvoices.

    Zenvoices sprak met Corné de Bruin die vanuit zijn achtergrond in automatiseringsprocessen betrokken is bij Huigenbos. 

    Over Huigenbos

    Bedrijfskleding voor elke branche en in elke maat, dat is wat Bedrijfskleding van Huigenbos met haar brede assortiment aanbiedt. Ze beschikken over een showroom van 1200m2 en adviseren hun klanten het juiste pakket met een perfecte pasvorm. Naast bedrijfskleding kun je bij Huigenbos ook terecht voor persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheidsschoenen. Hierdoor kunnen ze voor elk gewenste toepassing een complete oplossing leveren. Veiligheid staat bij Huigenbos hoog in het vaandel, daarom werken ze met gecertificeerde veiligheidskleding conform strenge internationale normen. Een bijdrage aan milieubewust ondernemen levert Huigenbos door bijvoorbeeld duurzame werkkleding van bio katoen of gerecycled materiaal te leveren. Persoonlijke benadering is erg belangrijk. Klanten kunnen niet alleen in de winkel terecht, maar ook op locatie geholpen worden en ook het vermaken van kleding is mogelijk. Deze services zorgen ervoor dat Huigenbos bekendheid geniet in heel Nederland. 

    Achtergrond 

    Huigenbos werkt met King als ERP-software en is klant van Zenvoices sinds maart 2020. Voorheen werd bij Huigenbos factuurverwerkingssoftware gebruikt die slechts voor een klein deel in hun behoefte voorzag. Het ontbreken van herkenning van UBL-facturen, het grote aantal herkenningsfouten en de traagheid van de software maakte dat er gezocht werd naar een betere oplossing. Er was dus reden genoeg om op zoek te gaan naar andere software waarmee wel betrouwbaar kon worden geautomatiseerd, UBL-facturen op regelniveau konden worden verwerkt en waarin een oplossing voor autorisatie beschikbaar was. ‘’De wens voor autorisatie was puur vanwege het feit dat facturen eerst per mail gestuurd werden. De vraag was dan vaak of het al gecheckt was en er werd onoverzichtelijk heen en weer gemaild.’’ vertelt Corné. Door het autorisatieproces op te nemen in het factuurverwerkingsproces en middels een audit trail bij de boeking vast te leggen, werd ook voor de interne controle het overzicht vereenvoudigd.  

    Waarom Zenvoices

    Huigenbos heeft een zorgvuldige selectieprocedure doorlopen en tijdens dit proces kwam ook het contact met Zenvoices tot stand. In de gesprekken was er direct een klik, werd er meegedacht over de processen en goed gekeken hoe Zenvoices daarop aan kon sluiten. Er waren behoorlijk wat eisen en verwachtingen geformuleerd waaraan de software moest voldoen, bijvoorbeeld het inladen van 360.000 artikelen. Daarnaast was Huigenbos op zoek naar cloud software die veel mogelijkheden voor autorisatieprocessen en automatisering bevat. De software moest simpel zijn in gebruik. ‘’Zenvoices voldoet aan deze verwachtingen. Het is de gouden oplossing.’’ vertelt Corné.  

    Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.

    Werken met Zenvoices 

    Huigenbos is positief over het resultaat dat werken met Zenvoices oplevert. ‘’Bij Zenvoices word je niet behandeld als een standaard klant. Het contact is persoonlijk en er wordt echt tijd in je gestoken. Vragen worden serieus opgenomen, hoe ingewikkeld ze ook zijn’’ vertelt Corné. Dankzij de ontwikkeling waarmee boekings- en beoordelingsregels kunnen worden toegepast, wordt het aantal foutieve facturen beperkt. Huigenbos ziet hierdoor een duidelijke besparing in kosten en het levert tijdwinst op. Er wordt ook gebruik gemaakt van de Zenvoices App. ‘’De app wordt voornamelijk gebruikt voor losse bonnetjes, maar die zijn er niet zo veel. Medewerkers scannen bonnetjes makkelijk in en kunnen ze daarna meteen weggooien.’’ Daarnaast zijn ze enthousiast over de autorisatiemogelijkheid. ‘’Dankzij de autorisatie kan er in meerdere lagen gecontroleerd worden. Er is dan altijd een dubbelcheck.’’ vertelt Corné. Persoonlijk doet hij dit liever via de Zenvoices omgeving dan via de app, omdat het overzichtelijker is wanneer facturen veel informatie bevatten. 

    Toekomst 

    Corné verwacht nog veel ontwikkelingen om factuurverwerking verder te automatiseren en merkt op dat in Zenvoices al veel mogelijk is op dat vlak. ‘’Het aantal UBL-facturen zal toenemen.’’ vertelt hij. Met de betrouwbare data die daar real time uit te halen is zullen meer mogelijkheden ontstaan om het inkoopproces vrijwel volledig te automatiseren en robotiseren. Door de autorisatieprocessen te koppelen aan het inkoopproces kan hiermee met behoud van controle, veel tijd worden bespaard en overzicht worden gecreëerd. ‘’Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.’’ aldus Corné.