Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vindt je ons laatste nieuws en handige tips & trucs.

Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017

Op woensdag 13 september 2017 wordt de “Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017” georganiseerd door Onderzoeksbureau GBNED in samenwerking met Novak. Zenvoices is aanwezig bij dit seminar en neemt deel aan een forumdiscussie over machine learning en automatische factuurverwerking. Hierin zullen we uitgebreid inzicht geven in onze ervaringen en plannen met machine learning.

Met machine learning is vergaande automatisering van het elektronische factuurverwerkingsproces mogelijk. Het is een veelbelovende technologie, die door Zenvoices toegepast wordt voor het inlezen van facturen en later dit jaar ook voor het controleren en boeken van facturen.

Het seminar bevat de volgende onderdelen:

  • Conclusies rapport “Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2017“.
  • Presentaties/toelichting uit de (gebruikers)praktijk met scannen/herkennen en elektronische factuurverwerking.
  • Robotic accounting en machine learning.
  • Ervaringen van de UBL Ketentest en factuurscenario’s.
  • De nieuwe EU-standaard EN 16931 voor elektronisch factureren.

Kosten
De kosten voor het bijwonen van het congres bedragen 150 euro per persoon, inclusief koffie/thee en een broodjeslunch. Leden van Auxilium, BSPD, NOAB en NOVAK betalen 130 euro persoon. Genoemde tarieven zijn excl. BTW.

Locatie
EXPO Hoevelaken
Koninginneweg 1
3871 JZ Hoevelaken
(gratis parkeren op eigen terrein)

AANMELDEN
Meer informatie over het programma en inschrijven voor de Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017 op woensdag 13 september a.s. via: www.ictaccountancy.nl (direct naar de praktijkdag…).

Contact
Voor meer informatie over dit seminar kunt u contact opnemen met:
Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne, email gerard@gbned.nl, mob 06 10069402.

 


Nieuw: gebruikers taggen in opmerkingen

In de laatste Zenvoices update (versie 1.11) hebben we de mogelijkheid toegevoegd om gebruikers te taggen in opmerkingen bij boekingen. Dit is een handige functie die bekend is van bijvoorbeeld Facebook. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een collega een vraag stellen over een boeking/factuur door hem te taggen in een opmerking. Uw collega ontvangt vervolgens automatisch een melding per e-mail met de vraag/opmerking en een link naar de boeking.

Hoe werkt het?

Door een @ te typen in het opmerking veld kunt u een gebruiker taggen:

Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een melding per e-mail:

Opmaak toevoegen aan opmerkingen

Ook is het mogelijk om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dik gedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen:


AFAS koppeling beschikbaar

Zenvoices werkt hard aan het uitbreiden van haar koppelingen om zoveel mogelijk accountants en ondernemers te kunnen ondersteunen bij het verwerken van facturen. Met trots kunnen we melden dat Zenvoices vanaf nu ook gekoppeld kan worden met AFAS Profit, Small Business en Accountancy lite (zowel de online als offline varianten).

De afgelopen maanden hebben we samen met een aantal accountants- en administratiekantoren de AFAS koppeling ontwikkeld. Na uitvoerig testen is de koppeling nu beschikbaar voor alle gebruikers. Dankzij deze koppeling kunnen nu ook AFAS gebruikers geautomatiseerd facturen verwerken in hun administraties en profiteren van alle bijbehorende voordelen.

AFAS Software is een Nederlands familiebedrijf en ontwikkelt moderne bedrijfssoftware om bedrijven en organisaties te automatiseren uit alle branches.

Wilt u meer informatie over de AFAS koppeling of een demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of neem contact met ons op.


Exact Globe koppeling beschikbaar

Goed nieuws voor Exact Globe gebruikers! Vanaf nu is de Exact Globe koppeling voor Zenvoices beschikbaar en kunnen ook Exact Globe gebruikers profiteren van de voordelen van moderne automatische factuurverwerking in de cloud.

Exact Globe is de basis van Exact Finance en ERP-oplossingen. Dankzij een innovatieve koppeling kan Zenvoices vanuit de cloud koppelen met lokale (on-premise) Exact Globe installaties. Dit bespaart niet alleen installatie- en onderhoudskosten, maar laat gebruikers ook profiteren van zelflerende en gedeelde factuurherkenning intelligentie in de cloud. In Zenvoices goedgekeurde boekingen, zijn binnen enkele seconden beschikbaar in Exact Globe voor verdere verwerking, inclusief eventueel gekoppelde boekingsdocumenten. Wijzigingen in Exact Globe (bijvoorbeeld een nieuwe grootboekrekening) zijn direct zichtbaar in Zenvoices.

Wilt u meer informatie over de Exact Globe koppeling?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of neem contact met ons op.


Facturen en bonnen digitaal goedkeuren

Bespaar tijd en krijg de volledige controle over uw betalingen & boekingen met de nieuwe autorisatie functie van Zenvoices. Met deze functie heeft u altijd inzicht in welke facturen nog geautoriseerd moeten worden, door welke medewerkers. U kunt uw facturen digitaal sturen naar budgethouders, projectleiders of andere bevoegden binnen uw organisatie, om goedkeuring te vragen voor boeking en/of betaling. Dit proces is beter bekend als “factuur autorisatie” en kunt u in volledig naar wens instellen.

Hoe werkt het?

Autorisatie vindt plaats op basis van een autorisatieschema. In een autorisatieschema kunt u vastleggen welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een boeking gelijktijdig aan meerdere autorisatoren aan te bieden, door meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toe te voegen.

Uw voorkeur autorisatieschema is standaard van toepassing op nieuwe boekingen. Gebruikers met voldoende rechten kunnen optioneel een afwijkend autorisatieschema kiezen in het boekingsscherm.

Een boeking wordt in de volgorde die vastgelegd is in het autorisatieschema aangeboden bij autorisatoren. Elke autorisator heeft een persoonlijk overzicht met te autoriseren boekingen en ontvangt dagelijks een e-mail met nog te autoriseren boekingen.

Autorisatie acties

Tijdens het autoriseren kan een autorisator vier acties uitvoeren bij een boeking:

  1. Goedkeuren: de boeking goedkeuren.
  2. Afkeuren: de boeking afkeuren, met de verplichte invoer van een opmerking.
  3. Doorsturen: de boeking ter autorisatie aanbieden bij een andere autorisator, met de verplichte invoer van een opmerking.
  4. Status wijzigen naar “in behandeling”: aangeven dat de autorisatie in behandeling is genomen, met de verplichte invoer van een opmerking.

Wanneer een boeking goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze geboekt in het boekhoudsysteem of vrijgegeven voor betaling.

Wanneer een boeking afgekeurd is door een autorisator, wordt het autorisatieproces beëindigd en verschijnt de boeking in het overzicht met afgekeurde boekingen voor verdere verwerking door een beheerder.

Traceerbaarheid

Als autorisatiebeheerder kunt u precies zien wanneer en door welke gebruiker autorisatie acties uitgevoerd zijn. Per boeking wordt dit vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Ook kunt u zien welke opmerkingen tijdens autorisatie zijn ingevoerd.

Volledig naar wens instelbaar

U kunt het autorisatieproces volledig naar wens van uw organisatie instellen. Per administratie en dagboek kunt u bepalen of autorisatie ingeschakeld en verplicht is. Daarnaast kunt u instellen of boekingen voor of na autorisatie geboekt moeten worden in uw boekhoudsysteem en heeft u de mogelijkheid om boekingen te blokkeren voor betaling en na autorisatie automatisch in uw boekhoudsysteem betaalbaar te stellen.

Voor autorisatie bestaan twee gebruikersrollen die toegekend kunnen worden aan gebruikers:

  1. Autorisatiebeheerder: gebruikers met deze rol kunnen autorisatieschema’s toewijzen en beheren, afgekeurde boekingen verwerken en geautoriseerde boekingen wijzigen.
  2. Autorisator: gebruikers met deze rol kunnen boekingen autoriseren.

Ook deze rollen en gebruikersrechten zijn volledig naar wens aan te passen:

Wilt u de nieuwe factuur autorisatie functie zelf in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Autorisatie kan als optionele functie per administratie ingeschakeld worden.


Nieuw: boekingsdocumenten meesturen naar Exact Online

Vanaf versie 0.6 is het voor Exact Online gebruikers mogelijk om kopieën van boekingsdocumenten mee te sturen met boekingen. Standaard wordt een link naar het Zenvoices archief meegestuurd met elke boeking en vanaf nu is het ook mogelijk om boekingsdocumenten mee te sturen naar Exact Online. Het voordeel hiervan is dat boekingsdocumenten direct zichtbaar zijn in het boekingsscherm van Exact Online:

Hoe werkt het?

Per Exact Online administratie kan in Zenvoices ingesteld worden of boekingsdocumenten meegestuurd moeten worden tijdens het exporteren van boekingen. Deze optie is standaard uitgeschakeld. U kunt deze optie wijzigen bij uw administratie instellingen. In ons helpcentrum leest u meer hierover.

Ook kan sinds de laatste update ingesteld worden of een link naar het Zenvoices archief meegestuurd moet worden met boekingen. Deze optie is standaard ingeschakeld.

Gebruikt u Exact Online en wilt u ook minder tijd besteden aan het verwerken van facturen en bonnen?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Nieuw: opmerkingen toevoegen aan boekingen

In de komende Zenvoices update (versie 0.6) wordt het mogelijk om opmerkingen toe te voegen aan boekingen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een collega een vraag stellen over een factuur, of simpelweg een notitie maken voor later.

Hoe werkt het?

In het “Boeking details” venster hebben we een tabblad “Opmerkingen” toegevoegd. Op dit tabblad kunt u opmerkingen bekijken en nieuwe opmerkingen toevoegen:

Daarnaast kunt u in boekingsoverzichten zien dat opmerkingen geplaatst zijn bij een boeking:

 

Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 0.6, welke maandag 27 maart uitgerold gaat worden.

Gebruikers taggen en opmaak toevoegen

In de komende updates gaan we onder andere de mogelijkheid toevoegen om gebruikers te taggen in opmerkingen. Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een notificatie per e-mail of in-app, met de opmerking en een link naar de betreffende boeking. Ook gaan we het mogelijk maken om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dikgedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen.


Nieuw: KvK-koppeling vereenvoudigt het aanmaken van crediteuren/debiteuren

De afgelopen weken hebben we gewerkt aan een koppeling met de Kamer van Koophandel en deze functie is vanaf nu beschikbaar. Dankzij deze functie hoeft u adresgegevens niet meer handmatig in te voeren en wordt het aanmaken van crediteuren/debiteuren een fluitje van een cent!

Hoe werkt het?

Zenvoices herkent automatisch het KvK-nummer van de verstrekker van uw facturen en bonnen. Op basis van (onder andere) het KvK-nummer wordt de bijbehorende crediteur/debiteur opgezocht in uw administratie. Bestaat deze nog niet? Dan krijgt u automatisch een voorstel voor het aanmaken van de nieuwe crediteur/debiteur, inclusief de adresgegevens die opgevraagd zijn bij de Kamer van Koophandel. Deze gegevens kunt u daarna nog aanpassen.

Wanneer een e-factuur ingelezen wordt, dan kunnen de adresgegevens vaak rechtstreeks uitgelezen worden. In dit geval worden deze adresgegevens overgenomen en wordt de KvK-koppeling niet gebruikt.

Zoeken op bedrijfsnaam

Ook kan tijdens het handmatig aanmaken van een crediteur/debiteur gezocht worden op bedrijfsnaam in de KvK-database:

Wilt u de KvK-koppeling live in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


We zijn live!

Afgelopen week hebben we Zenvoices gelanceerd. Vanaf nu kunnen klanten, veelal accountants en ondernemers, gebruik maken van onze software. Met Zenvoices stellen we accountants in staat om hun klanten efficiënter van dienst te zijn en stellen we ondernemers in staat om hun factuurverwerking te optimaliseren en te vereenvoudigen, om zoveel mogelijk de focus op het ondernemen zelf te kunnen houden.

Ontstaan

Het idee voor Zenvoices ontstond al enkele jaren geleden. We moesten veel tijd steken in de administratie, zoals het verwerken van bonnen en facturen. Dat was niet onze ‘core business’, dat moet sneller en eenvoudiger kunnen, daarom ontwikkelden we Zenvoices. Na de ontwikkeling hebben we het de afgelopen maanden grondig getest en pilots gedraaid – het werkt fantastisch, precies zoals we voor ogen hadden: snel, eenvoudig en betrouwbaar!

Platform voor de toekomst

Met een breed scala aan functionaliteit, zoals: ‘scan & herken’, het inlezen van e-facturen (onder andere UBL), de boekhoudrobot en binnenkort ook een autorisatie workflow module biedt Zenvoices een platform voor de toekomst. De komende tijd blijven we ons product uitbreiden en voorzien van handige nieuwe functies.

Als u dit leest, klinkt dit wellicht interessant voor u. Mocht u meer willen weten, dan zijn er meerdere mogelijkheden

  1. Start direct met Zenvoices en probeer het voor 30 dagen gratis: klik hier om direct te starten.
  2. Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie: klik hier om een afspraak te maken.