Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vindt je ons laatste nieuws en handige tips & trucs.

Zenvoices gecertificeerd door Exact Online

Afgelopen week heeft Zenvoices succesvol het certificeringstraject van Exact Online afgerond. Dit betekent dat Zenvoices officieel gecertificeerd is en vanaf nu ook beschikbaar is in het Exact Online App Center.

Exact

Wilt u meer informatie over Zenvoices voor Exact Online of een vrijblijvende demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Inkoopfacturen rechtstreeks in Zenvoices ontvangen met Storecove

Sinds deze week is Zenvoices als boekhoudsysteem gekoppeld aan Storecove. Storecove haalt inkoopfacturen automatisch op bij uw leveranciers en stuurt de facturen in UBL formaat door naar uw Zenvoices administratie. Hierdoor hoeft u facturen niet meer handmatig te downloaden of door te sturen.

De belangrijkste voordelen

  • Facturen van leveranciers automatisch in Zenvoices ontvangen.
  • Nooit meer handmatig facturen downloaden.
  • Eenmalig en eenvoudig in te stellen.
  • Geen facturen in uw spambox en geen spookfacturen meer.
  • Facturen worden automatisch omgezet van PDF naar UBL 2.1.
  • Staat uw leverancier er niet bij? Vraag hem aan en Storecove voegt hem zo snel mogelijk toe.

Integratie met Storecove

Storecove is eenvoudig in te stellen. U maakt eenmalig een koppeling met Zenvoices en selecteert uw leveranciers.

Inkoopfacturen worden vervolgens automatisch opgehaald en doorgestuurd naar Zenvoices. Dit betekent dat u nooit meer overal hoeft in te loggen en dat u nooit meer facturen kwijtraakt.

De facturen staan vervolgens direct klaar in het Postvak IN van uw Zenvoices administratie. U hoeft gedurende dit proces helemaal niets te doen; alles gaat automatisch.

De PDF-facturen worden direct geconverteerd naar het huidige e-facturatieformaat UBL 2.1. Indien uw leveranciers er niet bij staat, kunt u contact opnemen met Storecove. Zij voegen de leveranciers dan voor u toe.

Snel aan de slag

Storecove kunt u zeer eenvoudig koppelen aan Zenvoices:

  1. Maak een account aan bij Storecove.
  2. Selecteer Zenvoices als boekhoudpakket.
  3. Selecteer de leveranciers die u wilt koppelen.

Start nu met een gratis proefaccount
Zonder proefperiode en zonder bijkomende kosten.

Wilt u meer informatie over Zenvoices in combinatie met Storecove of wilt u een vrijblijvende demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017

Op woensdag 13 september 2017 wordt de “Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017” georganiseerd door Onderzoeksbureau GBNED in samenwerking met Novak. Zenvoices is aanwezig bij dit seminar en neemt deel aan een forumdiscussie over machine learning en automatische factuurverwerking. Hierin zullen we uitgebreid inzicht geven in onze ervaringen en plannen met machine learning.

Met machine learning is vergaande automatisering van het elektronische factuurverwerkingsproces mogelijk. Het is een veelbelovende technologie, die door Zenvoices toegepast wordt voor het inlezen van facturen en later dit jaar ook voor het controleren en boeken van facturen.

Het seminar bevat de volgende onderdelen:

  • Conclusies rapport “Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2017“.
  • Presentaties/toelichting uit de (gebruikers)praktijk met scannen/herkennen en elektronische factuurverwerking.
  • Robotic accounting en machine learning.
  • Ervaringen van de UBL Ketentest en factuurscenario’s.
  • De nieuwe EU-standaard EN 16931 voor elektronisch factureren.

Kosten
De kosten voor het bijwonen van het congres bedragen 150 euro per persoon, inclusief koffie/thee en een broodjeslunch. Leden van Auxilium, BSPD, NOAB en NOVAK betalen 130 euro persoon. Genoemde tarieven zijn excl. BTW.

Locatie
EXPO Hoevelaken
Koninginneweg 1
3871 JZ Hoevelaken
(gratis parkeren op eigen terrein)

AANMELDEN
Meer informatie over het programma en inschrijven voor de Praktijkdag scan, herken, efactureren en robotic 2017 op woensdag 13 september a.s. via: www.ictaccountancy.nl (direct naar de praktijkdag…).

Contact
Voor meer informatie over dit seminar kunt u contact opnemen met:
Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne, email gerard@gbned.nl, mob 06 10069402.

 


Nieuw: gebruikers taggen in opmerkingen

In de laatste Zenvoices update (versie 1.11) hebben we de mogelijkheid toegevoegd om gebruikers te taggen in opmerkingen bij boekingen. Dit is een handige functie die bekend is van bijvoorbeeld Facebook. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een collega een vraag stellen over een boeking/factuur door hem te taggen in een opmerking. Uw collega ontvangt vervolgens automatisch een melding per e-mail met de vraag/opmerking en een link naar de boeking.

Hoe werkt het?

Door een @ te typen in het opmerking veld kunt u een gebruiker taggen:

Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een melding per e-mail:

Opmaak toevoegen aan opmerkingen

Ook is het mogelijk om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dik gedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen:


AFAS koppeling beschikbaar

Zenvoices werkt hard aan het uitbreiden van haar koppelingen om zoveel mogelijk accountants en ondernemers te kunnen ondersteunen bij het verwerken van facturen. Met trots kunnen we melden dat Zenvoices vanaf nu ook gekoppeld kan worden met AFAS Profit, Small Business en Accountancy lite (zowel de online als offline varianten).

De afgelopen maanden hebben we samen met een aantal accountants- en administratiekantoren de AFAS koppeling ontwikkeld. Na uitvoerig testen is de koppeling nu beschikbaar voor alle gebruikers. Dankzij deze koppeling kunnen nu ook AFAS gebruikers geautomatiseerd facturen verwerken in hun administraties en profiteren van alle bijbehorende voordelen.

AFAS Software is een Nederlands familiebedrijf en ontwikkelt moderne bedrijfssoftware om bedrijven en organisaties te automatiseren uit alle branches.

Wilt u meer informatie over de AFAS koppeling of een demonstratie?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of neem contact met ons op.


Exact Globe koppeling beschikbaar

Goed nieuws voor Exact Globe gebruikers! Vanaf nu is de Exact Globe koppeling voor Zenvoices beschikbaar en kunnen ook Exact Globe gebruikers profiteren van de voordelen van moderne automatische factuurverwerking in de cloud.

Exact Globe is de basis van Exact Finance en ERP-oplossingen. Dankzij een innovatieve koppeling kan Zenvoices vanuit de cloud koppelen met lokale (on-premise) Exact Globe installaties. Dit bespaart niet alleen installatie- en onderhoudskosten, maar laat gebruikers ook profiteren van zelflerende en gedeelde factuurherkenning intelligentie in de cloud. In Zenvoices goedgekeurde boekingen, zijn binnen enkele seconden beschikbaar in Exact Globe voor verdere verwerking, inclusief eventueel gekoppelde boekingsdocumenten. Wijzigingen in Exact Globe (bijvoorbeeld een nieuwe grootboekrekening) zijn direct zichtbaar in Zenvoices.

Wilt u meer informatie over de Exact Globe koppeling?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of neem contact met ons op.


Facturen en bonnen digitaal goedkeuren

Bespaar tijd en krijg de volledige controle over uw betalingen & boekingen met de nieuwe autorisatie functie van Zenvoices. Met deze functie heeft u altijd inzicht in welke facturen nog geautoriseerd moeten worden, door welke medewerkers. U kunt uw facturen digitaal sturen naar budgethouders, projectleiders of andere bevoegden binnen uw organisatie, om goedkeuring te vragen voor boeking en/of betaling. Dit proces is beter bekend als “factuur autorisatie” en kunt u in volledig naar wens instellen.

Hoe werkt het?

Autorisatie vindt plaats op basis van een autorisatieschema. In een autorisatieschema kunt u vastleggen welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een boeking gelijktijdig aan meerdere autorisatoren aan te bieden, door meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toe te voegen.

Uw voorkeur autorisatieschema is standaard van toepassing op nieuwe boekingen. Gebruikers met voldoende rechten kunnen optioneel een afwijkend autorisatieschema kiezen in het boekingsscherm.

Een boeking wordt in de volgorde die vastgelegd is in het autorisatieschema aangeboden bij autorisatoren. Elke autorisator heeft een persoonlijk overzicht met te autoriseren boekingen en ontvangt dagelijks een e-mail met nog te autoriseren boekingen.

Autorisatie acties

Tijdens het autoriseren kan een autorisator vier acties uitvoeren bij een boeking:

  1. Goedkeuren: de boeking goedkeuren.
  2. Afkeuren: de boeking afkeuren, met de verplichte invoer van een opmerking.
  3. Doorsturen: de boeking ter autorisatie aanbieden bij een andere autorisator, met de verplichte invoer van een opmerking.
  4. Status wijzigen naar “in behandeling”: aangeven dat de autorisatie in behandeling is genomen, met de verplichte invoer van een opmerking.

Wanneer een boeking goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze geboekt in het boekhoudsysteem of vrijgegeven voor betaling.

Wanneer een boeking afgekeurd is door een autorisator, wordt het autorisatieproces beëindigd en verschijnt de boeking in het overzicht met afgekeurde boekingen voor verdere verwerking door een beheerder.

Traceerbaarheid

Als autorisatiebeheerder kunt u precies zien wanneer en door welke gebruiker autorisatie acties uitgevoerd zijn. Per boeking wordt dit vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Ook kunt u zien welke opmerkingen tijdens autorisatie zijn ingevoerd.

Volledig naar wens instelbaar

U kunt het autorisatieproces volledig naar wens van uw organisatie instellen. Per administratie en dagboek kunt u bepalen of autorisatie ingeschakeld en verplicht is. Daarnaast kunt u instellen of boekingen voor of na autorisatie geboekt moeten worden in uw boekhoudsysteem en heeft u de mogelijkheid om boekingen te blokkeren voor betaling en na autorisatie automatisch in uw boekhoudsysteem betaalbaar te stellen.

Voor autorisatie bestaan twee gebruikersrollen die toegekend kunnen worden aan gebruikers:

  1. Autorisatiebeheerder: gebruikers met deze rol kunnen autorisatieschema’s toewijzen en beheren, afgekeurde boekingen verwerken en geautoriseerde boekingen wijzigen.
  2. Autorisator: gebruikers met deze rol kunnen boekingen autoriseren.

Ook deze rollen en gebruikersrechten zijn volledig naar wens aan te passen:

Wilt u de nieuwe factuur autorisatie functie zelf in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Autorisatie kan als optionele functie per administratie ingeschakeld worden.


Nieuw: boekingsdocumenten meesturen naar Exact Online

Vanaf versie 0.6 is het voor Exact Online gebruikers mogelijk om kopieën van boekingsdocumenten mee te sturen met boekingen. Standaard wordt een link naar het Zenvoices archief meegestuurd met elke boeking en vanaf nu is het ook mogelijk om boekingsdocumenten mee te sturen naar Exact Online. Het voordeel hiervan is dat boekingsdocumenten direct zichtbaar zijn in het boekingsscherm van Exact Online:

Hoe werkt het?

Per Exact Online administratie kan in Zenvoices ingesteld worden of boekingsdocumenten meegestuurd moeten worden tijdens het exporteren van boekingen. Deze optie is standaard uitgeschakeld. U kunt deze optie wijzigen bij uw administratie instellingen. In ons helpcentrum leest u meer hierover.

Ook kan sinds de laatste update ingesteld worden of een link naar het Zenvoices archief meegestuurd moet worden met boekingen. Deze optie is standaard ingeschakeld.

Gebruikt u Exact Online en wilt u ook minder tijd besteden aan het verwerken van facturen en bonnen?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Nieuw: opmerkingen toevoegen aan boekingen

In de komende Zenvoices update (versie 0.6) wordt het mogelijk om opmerkingen toe te voegen aan boekingen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een collega een vraag stellen over een factuur, of simpelweg een notitie maken voor later.

Hoe werkt het?

In het “Boeking details” venster hebben we een tabblad “Opmerkingen” toegevoegd. Op dit tabblad kunt u opmerkingen bekijken en nieuwe opmerkingen toevoegen:

Daarnaast kunt u in boekingsoverzichten zien dat opmerkingen geplaatst zijn bij een boeking:

 

Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 0.6, welke maandag 27 maart uitgerold gaat worden.

Gebruikers taggen en opmaak toevoegen

In de komende updates gaan we onder andere de mogelijkheid toevoegen om gebruikers te taggen in opmerkingen. Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een notificatie per e-mail of in-app, met de opmerking en een link naar de betreffende boeking. Ook gaan we het mogelijk maken om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dikgedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen.


Nieuw: KvK-koppeling vereenvoudigt het aanmaken van crediteuren/debiteuren

De afgelopen weken hebben we gewerkt aan een koppeling met de Kamer van Koophandel en deze functie is vanaf nu beschikbaar. Dankzij deze functie hoeft u adresgegevens niet meer handmatig in te voeren en wordt het aanmaken van crediteuren/debiteuren een fluitje van een cent!

Hoe werkt het?

Zenvoices herkent automatisch het KvK-nummer van de verstrekker van uw facturen en bonnen. Op basis van (onder andere) het KvK-nummer wordt de bijbehorende crediteur/debiteur opgezocht in uw administratie. Bestaat deze nog niet? Dan krijgt u automatisch een voorstel voor het aanmaken van de nieuwe crediteur/debiteur, inclusief de adresgegevens die opgevraagd zijn bij de Kamer van Koophandel. Deze gegevens kunt u daarna nog aanpassen.

Wanneer een e-factuur ingelezen wordt, dan kunnen de adresgegevens vaak rechtstreeks uitgelezen worden. In dit geval worden deze adresgegevens overgenomen en wordt de KvK-koppeling niet gebruikt.

Zoeken op bedrijfsnaam

Ook kan tijdens het handmatig aanmaken van een crediteur/debiteur gezocht worden op bedrijfsnaam in de KvK-database:

Wilt u de KvK-koppeling live in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.