Bedrijfskleding van Huigenbos over de vele mogelijkheden binnen Zenvoices.
Zenvoices sprak met Corné de Bruin die vanuit zijn achtergrond in automatiseringsprocessen betrokken is bij Huigenbos.
Over Huigenbos
Bedrijfskleding voor elke branche en in elke maat, dat is wat Bedrijfskleding van Huigenbos met haar brede assortiment aanbiedt. Ze beschikken over een showroom van 1200m2 en adviseren hun klanten het juiste pakket met een perfecte pasvorm. Naast bedrijfskleding kun je bij Huigenbos ook terecht voor persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheidsschoenen. Hierdoor kunnen ze voor elk gewenste toepassing een complete oplossing leveren. Veiligheid staat bij Huigenbos hoog in het vaandel, daarom werken ze met gecertificeerde veiligheidskleding conform strenge internationale normen. Een bijdrage aan milieubewust ondernemen levert Huigenbos door bijvoorbeeld duurzame werkkleding van bio katoen of gerecycled materiaal te leveren. Persoonlijke benadering is erg belangrijk. Klanten kunnen niet alleen in de winkel terecht, maar ook op locatie geholpen worden en ook het vermaken van kleding is mogelijk. Deze services zorgen ervoor dat Huigenbos bekendheid geniet in heel Nederland.
Achtergrond
Huigenbos werkt met King als ERP-software en is klant van Zenvoices sinds maart 2020. Voorheen werd bij Huigenbos factuurverwerkingssoftware gebruikt die slechts voor een klein deel in hun behoefte voorzag. Het ontbreken van herkenning van UBL-facturen, het grote aantal herkenningsfouten en de traagheid van de software maakte dat er gezocht werd naar een betere oplossing. Er was dus reden genoeg om op zoek te gaan naar andere software waarmee wel betrouwbaar kon worden geautomatiseerd, UBL-facturen op regelniveau konden worden verwerkt en waarin een oplossing voor autorisatie beschikbaar was. ‘’De wens voor autorisatie was puur vanwege het feit dat facturen eerst per mail gestuurd werden. De vraag was dan vaak of het al gecheckt was en er werd onoverzichtelijk heen en weer gemaild.’’ vertelt Corné. Door het autorisatieproces op te nemen in het factuurverwerkingsproces en middels een audit trail bij de boeking vast te leggen, werd ook voor de interne controle het overzicht vereenvoudigd.
Waarom Zenvoices
Huigenbos heeft een zorgvuldige selectieprocedure doorlopen en tijdens dit proces kwam ook het contact met Zenvoices tot stand. In de gesprekken was er direct een klik, werd er meegedacht over de processen en goed gekeken hoe Zenvoices daarop aan kon sluiten. Er waren behoorlijk wat eisen en verwachtingen geformuleerd waaraan de software moest voldoen, bijvoorbeeld het inladen van 360.000 artikelen. Daarnaast was Huigenbos op zoek naar cloud software die veel mogelijkheden voor autorisatieprocessen en automatisering bevat. De software moest simpel zijn in gebruik. ‘’Zenvoices voldoet aan deze verwachtingen. Het is de gouden oplossing.’’ vertelt Corné.
”Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.”
Werken met Zenvoices
Huigenbos is positief over het resultaat dat werken met Zenvoices oplevert. ‘’Bij Zenvoices word je niet behandeld als een standaard klant. Het contact is persoonlijk en er wordt echt tijd in je gestoken. Vragen worden serieus opgenomen, hoe ingewikkeld ze ook zijn’’ vertelt Corné. Dankzij de ontwikkeling waarmee boekings- en beoordelingsregels kunnen worden toegepast, wordt het aantal foutieve facturen beperkt. Huigenbos ziet hierdoor een duidelijke besparing in kosten en het levert tijdwinst op. Er wordt ook gebruik gemaakt van de Zenvoices App. ‘’De app wordt voornamelijk gebruikt voor losse bonnetjes, maar die zijn er niet zo veel. Medewerkers scannen bonnetjes makkelijk in en kunnen ze daarna meteen weggooien.’’ Daarnaast zijn ze enthousiast over de autorisatiemogelijkheid. ‘’Dankzij de autorisatie kan er in meerdere lagen gecontroleerd worden. Er is dan altijd een dubbelcheck.’’ vertelt Corné. Persoonlijk doet hij dit liever via de Zenvoices omgeving dan via de app, omdat het overzichtelijker is wanneer facturen veel informatie bevatten.
Toekomst
Corné verwacht nog veel ontwikkelingen om factuurverwerking verder te automatiseren en merkt op dat in Zenvoices al veel mogelijk is op dat vlak. ‘’Het aantal UBL-facturen zal toenemen.’’ vertelt hij. Met de betrouwbare data die daar real time uit te halen is zullen meer mogelijkheden ontstaan om het inkoopproces vrijwel volledig te automatiseren en robotiseren. Door de autorisatieprocessen te koppelen aan het inkoopproces kan hiermee met behoud van controle, veel tijd worden bespaard en overzicht worden gecreëerd. ‘’Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.’’ aldus Corné.
