Zenvoices logo
Zenvoices logo

Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vind je ons laatste nieuws, handige tips & trucs en klantcases.

Categorieën

Recent geplaatst

  • Factuurverwerking automatiseren met Zenvoices voor AFAS

    Het is natuurlijk al langer mogelijk om Zenvoices als betrouwbare scan en herken oplossing met AFAS te gebruiken. Meer tijd en geld besparen kan je echter door ook boekingen voor AFAS grotendeels te automatiseren.

    3 manieren om boekingen voor AFAS te automatiseren

    1: Werken met herkenningsscores

    Met herkenningsscores kun je eenvoudig en betrouwbaar boekingen geheel of gedeeltelijk automatiseren. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau en door de zelflerende software lopen scores op naarmate facturen vaker zijn verwerkt. 

    Weergave herkenningsscore in Zenvoices

    Voor generieke boekingen kun je met het instellen van de herkenningsscore bepalen welke boekingen geautomatiseerd kunnen worden. Dit kan op dagboekniveau, relatieniveau of als onderdeel van een set voorwaarden worden ingezet, zodat je als gebruiker altijd de regie houdt over de mate van automatisering. In het onderstaande voorbeeld is gekozen om alle facturen met een herkenning van 95% of hoger en een bedrag onder de 100 euro te automatiseren.

    Voorbeeld van automatiseringsregel

    Het kan dus voorkomen dat facturen, die in eerste instantie geen hoge herkenningsscore krijgen door het verwerken, stijgen in herkenningsscore en op het moment dat ze aan de voorwaarde 95% of hoger voldoen alsnog automatisch verwerkt gaan worden. Op deze wijze heeft Zenvoices ook voor AFAS gebruikers een betrouwbare methode beschikbaar om naast het herkennen ook het boeken van facturen te automatiseren.

    2: Werken met tags

    Met tags kun je in Zenvoices bijvoorbeeld bepalen welke relaties in AFAS in aanmerking komen. Je kunt relaties groeperen met een tag. In onderstaande voorbeeld is de tag ‘Automatisch goedkeuren’ aangemaakt en zijn er twee relaties voorzien van deze tag.

    Relaties met de aangemaakte tag Automatisch goedkeuren

    Door deze tag vervolgens toe te passen in een automatiseringsregel heb je een hele groep relaties direct beschikbaar om de automatiseringsregel op toe te passen. Om dit betrouwbaar te doen is het ook een minimale herkenningsscore als voorwaarde toegevoegd, zodat uitsluitend facturen van de relaties met de tag ‘Automatisch goedkeuren’ en een herkenningsscore van meer dan 95% automatisch worden geboekt in AFAS. In onderstaande afbeelding zie je hoe dit in Zenvoices eenvoudig is in te richten.

    Automatisch boeken van facturen in AFAS met gebruikmaking van herkenningsscore en relatietags

    3: Werken met tekstherkenning

    Met tekstherkenning in Zenvoices kun je een relaties op naam herkennen, indien de factuur of bon onvoldoende kenmerken heeft om dit op de standaardwijze te laten bepalen. Ook is het mogelijk om tekstherkenning in te zetten om op basis van een unieke tekst automatisch een boekingswijze te bepalen voor het verwerken van de factuur in AFAS.

    Relatie toewijzen met tekstherkenning: voor het toewijzen van relaties bij inkoopfacturen van relaties buiten de EU of bonnen, maar ook voor het eenvoudig toewijzen van een relatie bij verkoopfacturen biedt onze tekstherkenning uitkomst. Onderstaand vind je drie veelgebruikte scenario’s waarbij met tekstherkenning het toewijzen van een relatie kan worden geautomatiseerd.

    Toewijsregel relatie bij factuur van buiten de EU

    Tekstherkenning gebruiken om bij een factuur van buiten de EU de relatietoewijzing te automatiseren

    Toewijsregel relatie ‘diverse tankstations’ bij brandstofbonnen

    Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png
    Tekstherkenning gebruiken om bonnen van verschillende benzinepompen op één relatie ‘Diverse tankstations’ te boeken

    Toewijsregel relatie ‘diverse per pin ontvangen’ bij verkoopfacturen

    Tekstherkenning gebruiken om met pin betaalde verkoopfacturen aan een verzamelrelatie ‘Diversen per pin ontvangen’ toe te wijzen

    Boekingswijze bepalen door tekstherkenning: het bepalen van een boekingswijze op basis van tekstherkenning maakt het mogelijk ook voor AFAS boekingen te automatiseren waarbij van één relatie facturen worden verwerkt waarbij verschillende boekingswijzen vereist zijn. Denk hierbij aan het verwerken van creditnota’s, projectfacturen of verschillende betalingskortingen per leverancier. Onderstaand zie je hoe deze drie voorbeelden zelf eenvoudig kunnen worden ingericht met Zenvoices.

    Toewijsregel boekingstemplate voor verwerking creditnota

    Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop het unieke woord ‘creditnota’ wordt vermeld naar ingestelde voorkeur te verwerken

    Toewijsregel boekingstemplate voor verwerking projectfactuur, dit kan ook specifieker met uniek projectnummer.

    Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop het unieke woord ‘Project’ wordt vermeld op vooraf bepaalde wijze
    Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop de unieke woorden ‘Adidas 4% skonto’ worden vermeld met betalingskorting automatisch te boeken.

    Meer weten over het automatiseren van factuurverwerking met Zenvoices voor AFAS?

    Ben je al gebruiker van Zenvoices voor AFAS? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum of maak een afspraak om de mogelijkheden door te spreken voor jouw administraties.

    Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

    Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

    PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN

  • Klantcase: Jheronimus Accountants

    Jheronimus Accountants over Zenvoices: ”Een soort online personeelslid, die veel werk uit handen neemt.

    Zenvoices sprak met Nico Prevoo, registeraccountant en eigenaar van Jheronimus Accountantskantoor, over het werken met Zenvoices. 

    Over Jheronimus Accountants

    Jheronimus richt zich op de MKB’er die met actuele en toekomstgerichte informatie sturing wil geven aan zijn of haar onderneming. Jheronimus Accountants ondersteunt ondernemers op het gebied van accountancy, fiscaliteit en consultancy. Toegankelijk zijn, persoonlijk betrokkenheid tonen en heldere afspraken maken zijn de kernwaarden waarmee Jheronimus uitgegroeid tot een gewaardeerd partner op financieel administratief vlak van de ondernemer.  

    Achtergrond 

    Jheronimus Accountants is opgericht in 2015. Voor de opstart van zijn eigen kantoor is Nico de markt gaan verkennen voor software om eenvoudig digitaal facturen te kunnen verwerken. Tijdens zijn zoektocht naar een goede oplossing voor King heeft hij gewerkt met verschillende aanbieders van factuurverwerkingssoftware, maar de perfecte match had hij nog niet gevonden. In 2017 werd Nico door een relatie getipt over de ontwikkelingen bij Zenvoices, destijds een nieuwkomer in de markt. Gedreven door nieuwsgierigheid en interesse besloot Nico contact te zoeken en te bespreken of Zenvoices voor hem de juiste partij zou kunnen zijn.  

    Waarom Zenvoices

    Na evaluatie van de software besloot Nico de sprong te wagen en is sinds de zomer van 2017 tot een van de eerste klanten van Zenvoices te rekenen. De voornaamste reden om te kiezen voor Zenvoices is de kwaliteit van de herkenning en daarbij de eenvoudige werkstroom die wordt geboden om facturen te ontvangen, boekingsvoorstellen te beoordelen en vervolgens te verwerken.  

    Zenvoices is een van de meest waarde toevoegende pakketten. Ik zou niet meer zonder kunnen.

    Werken met Zenvoices 

    Nico is erg te spreken over het werken met Zenvoices. Hij werkt digitaal samen met zijn klanten en zet Zenvoices in voor het (automatisch) verwerken van de facturen voor zijn klanten. ‘’Met alle nieuwe ontwikkelingen die in het pakket zitten, werkt het ook steeds beter.’’ Er is bij Jheronimus een groeiend aantal administraties waarbij de mogelijkheden voor het automatisch verwerken van facturen worden gebruikt. ‘’Ik heb administraties draaien waar de bulk van de facturen bijna automatisch geboekt worden. Ik zie ze niet eens meer, het werkt gewoon’’ vertelt Nico. Daardoor bespaart Jheronimus veel tijd en dus ook geld. ‘’Pas als ze betaald moeten worden of als er iets geks op de grootboekrekening naar voren komt, is er controle en eventueel een correctie nodig. Maar in principe gaat de grote bulk volledig automatisch en daar heb ik geen omkijken meer naar. Zenvoices is een soort online personeelslid, die veel werk uit handen neemt.’’ Een groot voordeel vindt hij dan ook dat Zenvoices in ontwikkeling blijft. ‘’Zenvoices luistert echt naar haar klanten en als iets mogelijk is dan ontwikkelen ze het snel. Ook als iets niet mogelijk is dan geven ze aan waarom het niet kan.’’ Nico kijkt regelmatig op de feedbackpagina en plaatst daar soms zelf ook ideeën. 

    Toekomst 

    Nico gaf aan nog kansen te zien voor verbetering van de herkenning, waarbij er niet alleen gekeken wordt naar een bepaalde tekst op de factuur, maar ook hetgeen dat er rondom staat. ‘’Bijvoorbeeld facturen uit België werken met factuurnummers en betalingsreferenties, waarbij het factuurnummer feilloos wordt herkend, maar de betalingsreferentie steeds handmatig moet worden ingevoerd’’ vertelt Nico. Er heeft binnen Zenvoices onlangs een ontwikkeling plaatsgevonden, waardoor ook dit inmiddels naar volle tevredenheid werkt. ‘’Zenvoices is een van de meest waarde toevoegende pakketten. Ik zou niet meer zonder kunnen’’ aldus Nico. 


  • Klantcase: Advies Anno Nu

    Advies Anno Nu over betrouwbaar automatiseren met Zenvoices

    Zenvoices sprak met Iris Meulendijks boekhouder, automatiseringsfreak en één van de drijvende krachten achter Advies Anno Nu. 

    Over Advies Anno Nu

    Advies Anno Nu is een snelgroeiend administratiekantoor in Doetinchem waar het AUTOMATISEREN van de administratieve werkzaamheden met hoofdletters staat geschreven. Een altijd bijgewerkte administratie beschikbaar hebben, tegen de laagst mogelijke maandelijkse kostprijs, met diverse tools om de informatie met de klant te delen, dat is waar het bij Advies Anno Nu om draait. Door deze invalshoek kan er volop worden ingezet op persoonlijk advies en ondersteuning in de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Advies Anno Nu valt op door de informele communicatie, waardoor ze door de klanten eerder als de kennis met kennis worden gezien, dan als een traditioneel administratiekantoor.  

    Achtergrond 

     ”Ik was klaar met het handmatig verwerken van facturen’’ vertelt Iris. Dit was de voornaamste reden om al in 2016 de overstap te maken naar Exact Online en te gaan werken in combinatie met een scan & herken oplossing. Met deze overstap werd ervaren hoe met meer gemak facturen en bonnen konden worden geboekt. ‘’Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!’’ Afgelopen jaar ontstond de behoefte om de verwerking zover mogelijk betrouwbaar te automatiseren en daarvoor moest er een overstap naar een nieuwe oplossing voor de factuurverwerking worden overwogen.  

    Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!

    Waarom Zenvoices

    In juni 2020 had Iris een bijeenkomst van de Exact Online vereniging. Hier sprak ze met een enthousiaste klant van Zenvoices, die haar tipte om ook te verkennen of Zenvoices voor de volgende fase van Advies Anno Nu de juiste partner zou kunnen zijn. ‘’Ik heb toen eerst nog wel gekeken naar andere aanbieders en wat ook qua tarief zou kunnen aansluiten’’ vertelt Iris. ‘’Uiteindelijk heb ik naar aanleiding van de eerdere tip de automatiseringsmogelijkheden van Zenvoices bestudeerd. Dit sprak me erg aan en daarom heb ik besloten de sprong te wagen.’’ 

    Werken met Zenvoices 

    In augustus 2020 is er een start gemaakt met een gratis proefperiode en al snel werd duidelijk dat de software voldeed aan de verwachtingen. In de weken die volgden zijn de administraties overgezet en is Advies Anno Nu volledig met Zenvoices gaan werken. In de eerste weken na de opstart zijn punten doorgegeven op aangeven van Iris en haar collega’s om processen nog verder betrouwbaar te automatiseren. “Er zijn in die periode meteen veel zaken door Zenvoices opgepakt voor ontwikkeling, waaronder relatietoewijsregels. Ons probleem dat bonnen vaak niet konden worden gekoppeld aan een relatie werd hiermee opgelost. Het is heel fijn dat dit zo snel opgepakt is’’. Momenteel test Iris de module purchase to pay voor het matchen van inkoopfacturen met bestellingen en leveringen. Dit draait nu bij een klant en daar besparen we veel tijd in het proces, dus daar blijven we gebruik van maken’’ vertelt Iris. Over de samenwerking met Zenvoices is Iris helder: ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt prima.’’ Er is veel contact tussen beide partijen. ‘’Er wordt op opmerkingen meteen inhoudelijk gereageerd. Dat is een pluspunt’’ zegt Iris. ‘’Ze geven dan ook een indicatie of het wel of niet opgepakt kan worden en ook waarom dat dan zo is. Wat je zegt wordt serieus genomen.’’ 

    Toekomst 

    De verwachting van Iris is dat we in de toekomst overgaan naar elektronisch factureren en geen gebruik meer maken van het traditionele scan en herken proces. “Er komt een moment dat bonnen en facturen als transacties direct digitaal worden verwerkt op het moment dat je deze bijvoorbeeld mobiel betaald hebt” zegt Iris. “Daarmee wordt het mogelijk om 100% te automatiseren en dat is precies waar ik met mijn kantoor en klanten naartoe wil werken.” 


  • 3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

    In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

    Hoe werkt het?

    In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

    Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

    Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

    In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

    Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

    Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

    Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

    Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

    Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

    Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

    Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

    Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

    PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN

  • Top 10 product updates uit 2020

    In 2021 staan er ook weer 20+ updates gepland om het verwerken van facturen verder gebruiksvriendelijk & betrouwbaar te automatiseren.

    Onderstaand hebben we een selectie van de 10 meest populaire product updates uit 2020 gemaakt, waar onze gebruikers meer tijd en geld mee zijn gaan besparen:

    1. Zenvoices Lite

    Van iedere bon en factuur maken we met Zenvoices Lite een digitale factuur voor verwerking in je boekhoudpakket.

    2. Automatische relatietoewijzing

    Op basis van tekst in een document kan eenvoudig een relatie worden gekoppeld, ideaal voor verwerking van brandstofbonnen bijvoorbeeld.

    3. Tags

    Automatiseer eenvoudig door te groeperen en acties aan de groepen te koppelen met tags.

    4. Herkenningsscore

    Door herkende documenten te voorzien van een herkenningsscore is het eenvoudiger geworden om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren.

    5. Purchase to Pay

    Het matchen van facturen met bestellingen en magazijn ontvangsten is geautomatiseerd voor King en Exact gebruikers.

    6. Autorisatiemanagement

    Het inrichten van schema’s voor goedkeuringsprocessen
    van facturen is verder vereenvoudigd.

    7. Knippen en plakken

    Het selecteren en plakken van tekst uit een document
    is eenvoudiger gemaakt.

    8. Auditrapport

    Het automatisch bijwerken van auditrapport is
    mogelijk gemaakt.

    9. Mailbevestiging

    Bij ontvangst documenten is instelbaar gemaakt
    om afzenders automatisch een bevestigingsmail te sturen.

    10. Talen voor herkenning uitgebreid

    Zenvoices ondersteund nu herkenning van facturen en bonnen in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans.