Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vind je ons laatste nieuws en handige tips & trucs.

Klantcase: Rood Accountants

Werken met Zenvoices voelt als een ‘kwaliteitsmove’

Zenvoices sprak met Gunnar, eigenaar van Rood Accountants, over zijn ervaring met Zenvoices.

Over Rood Accountants 

Rood Accountants is een financiële sparringpartner die tijd maakt en luistert naar de klant. De focust ligt daarbij op mensen, processen en resultaten. De oprichter en drijvende kracht achter Rood Accountants is Gunnar Rood. Hij is registeraccountant en heeft 30 jaar werkervaring in de accountancy. Kenmerkend voor Rood Accountants is de open en informele werkwijze. Ze houden van persoonlijk contact en spreken graag duidelijke taal. Rood Accountants biedt deskundig advies waar je als ondernemer wat aan hebt, zodat klanten maximaal rendement halen uit hun bedrijf en niet hoeven te piekeren over de cijfers achter de business. Met enthousiasme en vakmanschap werken ze bij Rood Accountants samen met de klant aan de beste oplossing. 

Achtergrond 

Rood Accountants werkt sinds 2018 met Zenvoices. Daarvoor werd er geen gebruik gemaakt van factuurverwerkingssoftware. De stap om te gaan werken met een oplossing zoals Zenvoices kwam niet direct voort uit een probleem, maar was meer een ‘kwaliteitsmove’, zoals Gunnar het noemt. In het proces van factuurverwerking was nog veel tijd te besparen door automatisering. Gunnar is lid van een gebruikersgroep van SnelStart, waar veel mensen gebruik maken van scan en herken software. Daar werkte destijds zo’n 90% met hetzelfde softwarepakket. ‘‘Eigenwijs als ik ben en ervan uitgaande dat dit niet de enige softwareoplossing zou zijn, ben ik mij gaan oriënteren’’ vertelt Gunnar. 

Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.

Waarom Zenvoices

Gunnar is op zoek gegaan naar welke partners nog meer met SnelStart kunnen koppelen en kwam zo terecht bij Zenvoices. Hij kreeg van Zenvoices een goede eerste indruk. ’’Ik ben telefonisch goed te woord gestaan en kreeg duidelijke uitleg. Daarnaast is de prijs erg aantrekkelijk, hierdoor durfde ik de stap wel te zetten om met Zenvoices te gaan werken.’’ Gunnar heeft in Zenvoices alles gevonden wat hij zocht en meer. De optie om gebruik te kunnen maken van autorisatie biedt een extra controlemogelijkheid. ‘’Eén klant heeft autorisatie aanstaan voor alle inkomende facturen.’’ Naast dat Zenvoices tijd en daarmee ook geld bespaart, vindt Gunnar de kwaliteit minstens zo belangrijk. ‘’Met Zenvoices is de kwaliteit van de boekhouding enorm hoog.’’ 

Werken met Zenvoices 

Bij Rood Accountants wordt met klanten samengewerkt in Zenvoices. De meeste klanten hebben hun e-mail gekoppeld en sturen facturen direct door naar het unieke Zenvoices e-mailadres. Over het werken met Zenvoices krijgt Gunnar weinig respons van zijn klanten. ‘’Dit beschouw ik als een goed teken’’ zegt hij. Wanneer er iets niet goed werkt, wordt dat vaak wel terug gekoppeld. ‘’De klant verwacht naar mijn mening, inmiddels wel, dat er met factuurherkenningssoftware wordt gewerkt bij hun accountantskantoor.’’ Tevreden over de gratis Zenvoices App zijn de klanten van Rood Accountants zeker. Hier wordt veel gebruik van gemaakt. ’’Ze kunnen er extra informatie kwijt’’ zegt Gunnar. ‘’Geen losse bonnetjes meer en alles staat digitaal geregistreerd.’’ Er zijn ook klanten die geen toegang hebben tot SnelStart. ‘’Soms willen zij toch een factuur opzoeken en dan verwijs ik ze door naar de archieffunctie van Zenvoices’’ zegt Gunnar. ‘’Top dat dat erin zit. De informatie is daardoor, met de juiste rechten natuurlijk, toegankelijk voor mijn klanten.’’ 

Toekomst 

Kijkend naar de toekomst ziet Gunnar twee ontwikkelingen. ‘’Maar hier wordt eigenlijk al op ingespeeld’’ vertelt hij. Eén is de connectiviteit, de mate waarin software met elkaar communiceert. ‘‘Met de koppeling tussen Zenvoices en SnelStart is dat goed ingeregeld’’. Daarnaast verwachten klanten dat er realtime inzicht is in de financiële prestaties van de onderneming. ‘‘Ook daar zijn wij als kantoor met het gebruik van management informatie dashboards al heel ver in’’. Momenteel zijn er op dit gebied dan ook geen wensen voor Gunnar. ‘’Ik hoef geen voorwaarden te stellen om te blijven werken met Zenvoices. Ik ben dik tevreden.’’



Klantcase: GH Advies

De toegevoegde waarde van de mobiele Zenvoices app

Zenvoices sprak met accountant Gerbert Hupkens van GH Advies over het werken met Zenvoices en hoe hij en zijn klanten dit ervaren.  

Over GH Advies

GH Advies is de handelsnaam waarmee Gerbert Hupkens voornamelijk actief is in de driehoek Apeldoorn-Deventer-Enschede. Zijn missie is het ondersteunen van ondernemers met allerlei bedrijfsmatige financiële vraagstukken. Al ruim 20 jaar is Gerbert actief met diensten op gebied van consultancy en accountancy. Met zijn activiteiten helpt Gerbert veel ondernemers, onder andere in de tweewielerbranche. Of het nu gaat om jaarverslagen, aangiftes of financieel management, Gerbert cruncht als accountant graag de cijfers tot een heldere en bruikbare output. 

Achtergrond

Gerbert werkte eerder voor een franchiseorganisatie waar erg veel facturen verwerkt moesten worden. ‘’Ik ben op zoek gegaan naar de meest efficiënte manier om al die facturen te kunnen verwerken’’ vertelt Gerbert. Al snel kwam hij uit bij de oplossing: automatische factuurverwerking. Hij zocht naar een oplossing voor de administratieve verwerking en de mogelijkheid om alle informatie digitaal terug te kunnen vinden. ‘’Als ondernemers kom je vaak op veel plaatsen, je hebt een etentje of je moet tanken, overal verzamelen zich bonnetjes.’’ Ook dit deel van de administratie moet opgeslagen worden om overzicht te houden. 

Klanten zijn erg enthousiast over de mobiele Zenvoices app. Het gemak ervan is groot.

Werken met Zenvoices

GH Advies maakt samen met klanten gebruik van Zenvoices. Een aantal klanten kunnen zelf inloggen en doen hun eigen boekhouding. ‘’Zij zijn over het algemeen erg tevreden. Tegenwoordig zijn we gewend dat alles heel snel moet gaan, waardoor het opvragen van een factuur vanuit het systeem soms wat langer lijkt te duren.’’ aldus Gerbert. Klanten zijn ook erg enthousiast over de mobiele app van Zenvoices, die te downloaden is voor Android en iOS. ‘’Het gemak ervan is groot’’ vertelt Gerbert. ‘’Het voordeel van de Zenvoices app is dat er geen extra kosten aan verbonden zijn, wat bij veel softwarepakketten wel zo is.’’ 

Waarom Zenvoices 

Gerbert maakte eerst gebruik van een andere scan en herken oplossing, maar betaalde daar naar zijn mening veel voor. Op zoek naar een alternatief is Gerbert terecht gekomen bij Zenvoices. Na veel contact te hebben gehad met Zenvoices, is hij een proefperiode gestart. Gerbert was tevreden na de proefperiode en is toen een samenwerking aangegaan. ‘’De doorslaggevende reden om voor Zenvoices te kiezen was toch wel de prijs’’. Daarnaast speelde ook de wijze van communicatie voor hem een belangrijke rol. ‘’Deze is fijn en persoonlijk’’ vertelt Gerbert. De communicatie met Zenvoices scoort wat hem betreft optimaal. Pas later realiseerde hij ook de waarde van de mobiele app van Zenvoices. Dit was in eerste instantie geen eis, maar bleek uiteindelijk een fijne bijkomstigheid. ‘’De Zenvoices app is makkelijk in gebruik en gratis te downloaden. Bonnen raken niet kwijt. De app heeft een grote toegevoegde waarde.’’  

Toekomst

Gerbert is al erg digitaal ingesteld. Zijn doel is om zo effectief en efficiënt mogelijk te blijven werken door gebruik te maken van de toegevoegde waarde die de software biedt. Voor de toekomst ziet Gerbert nog kansen voor een eventuele koppeling met een rapporteringssysteem, wat dagelijks inzicht geeft in de statistieken van de onderneming. ‘’Er is altijd ruimte voor verbetering, maar met de mogelijkheden die Zenvoices biedt is het een interessante partij om mee te werken. Over de samenwerking ben ik uitermate tevreden’’, aldus Gerbert. 


Klantcase: Visie Accountants en Belastingadviseurs

‘‘De drempel om met Zenvoices te werken is laag.’’

Zenvoices sprak met Nadja Westerink van Visie Accountants en Belastingadviseurs (hierna: Visie) over het werken met Zenvoices en hoe zij dit ervaren. 

Over Visie

Visie is een accountantskantoor gevestigd in Deventer. Visie maakt zich sterk om alle financiële informatie betrouwbaar, tijdig en efficiënt beschikbaar te maken voor de ondernemer. Op deze manier helpt Visie de ondernemer om zijn/haar organisatie op een goede manier te sturen. Het team van Visie bestaat uit 15 medewerkers. Dit zijn specialisten op het gebied van accountancy en fiscaliteit, die denken in oplossingen voor MKB ondernemers die het maximale uit hun bedrijf willen halen.

Achtergrond

Bij Visie werd gewerkt met een scan en herken pakket dat onvoldoende aansloot op de praktijk. Daarvan geleerd hebbende is vanuit Visie de wens geformuleerd om één gebruiksvriendelijke oplossing te zoeken voor zowel de klanten als kantoorgebruikers met een koppeling naar alle bekende boekhoudpakketten. ‘’Ik werkte voor een ander bedrijf waarbij al acht jaar gebruik gemaakt werd van een scan en herken programma’’ vertelt Nadja. Vanuit deze achtergrond kon ze goed in kaart brengen waar de nieuwe software ook in de dagelijkse praktijk aan zou moeten voldoen. Zo moesten bijvoorbeeld de bonnen en facturen bij de boeking te raadplegen zijn en een digitaal archief beschikbaar zijn met uitgebreide zoek- en selectiemogelijkheden.

Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.

Werken met Zenvoices

Visie maakt binnen Zenvoices voornamelijk gebruik van de scan en herken functie. Bij enkele klanten werken ze met autorisatie en daarnaast maken ze veel gebruik van het digitale archief. Samenwerken met de klant binnen Zenvoices verloopt goed. ‘’Zenvoices is erg makkelijk en gebruiksvriendelijk. Ook wanneer iemand minder digitale kennis heeft.’’ Er zijn klanten die zelf hun administratie verwerken. Zij hebben een eigen inlog en kunnen daar aanleveren en uploaden. Sommige klanten hebben hun eigen e-mailadres gekoppeld, zodat e-mails automatisch doorgestuurd worden naar Zenvoices. ‘’We zitten nog in de onderzoeksfase voor wat fijn is en wat het beste werkt voor een specifieke klant (maatwerk).’’ vertelt Nadja. Vanuit Visie wordt de klant aangeraden om de Zenvoices App te downloaden en bonnetjes hiermee te fotograferen en uploaden. ‘’De app werkt eenvoudig. De meeste klanten maken hier gebruik van.’’ 

Waarom Zenvoices 

De aanleiding van Visie om een samenwerking met Zenvoices aan te gaan, was voornamelijk de lage drempel. ‘’Zenvoices was de eerste partij die contact opnam en een introductiegesprek startte. Het gaf meteen een goed gevoel.’’ Ook geeft ze aan dat de prijs-kwaliteitverhouding erg aantrekkelijk is. Naar mening van Visie maakt Zenvoices haar belofte waar: tijd en geld besparen. ‘’En als er problemen zijn dan is Zenvoices snel te bereiken. De service is persoonlijk. Vanaf het begin kennen ze je al bij naam.’’  

Toekomst

‘’Klanten willen naar up-to-date cijfers’’ vertelt Nadja. Dagelijkse administratie en niet meer per kwartaal. Bij Visie spelen ze hierop in door gebruik te maken van de software, om zo de factuurverwerking snel en makkelijk te laten verlopen. ‘’Als dit zo blijft, zijn we bij Visie heel tevreden’’. Nadja houdt de feedbackpagina van Zenvoices goed in de gaten. ‘’Momenteel is er niks te vinden wat nu wenselijk is. Mocht dit wel zo zijn, wordt het altijd snel opgepakt. Het is goed dat Zenvoices zich op die manier blijft ontwikkelen.’’


Zenvoices beschikbaar in het Belgische Exact Online App Center

Met de vermelding in het Belgische Exact Online App Center heeft Zenvoices de volgende stap gezet om ook op de Belgische markt Exact Online gebruikers te ondersteunen met oplossingen voor slimme factuurverwerking.

Volledige integratie

Of het nu om het eenvoudige scannen en herkennen van facturen en bonnen gaat, of de slimme variant met bijvoorbeeld volledige boekingsautomatisering en ondersteunende modules, met Zenvoices voor Exact Online heeft de gebruiker een voordelige oplossing met behoud van regie tot zijn/haar beschikking.

Binnen de Exact Online oplossingen voor Accountancy, Boekhouden, Handel, Productie, Projectmanagement en Uren & Facturen biedt Zenvoices ook in België de mogelijkheid om factuurverwerking makkelijk en snel te laten verlopen. Bij de Zenvoices vermelding in het Exact Online App Center vindt u aanvullende informatie.

Automatische factuurverwerking met behoud van regie

Voor het betrouwbaar automatiseren van boekingen biedt Zenvoices verschillende mogelijkheden. Bij facturen en bonnen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL is het mogelijk deze automatisch te laten verplaatsen naar de juiste administratie en direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. Wat dit in de dagelijkse praktijk als voordeel kan bieden ziet u in onderstaande voorbeelden:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van Proximus met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch boeken.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: maakt u verkoopfacturen buiten Exact Online? Deze kunt u automatisch laten boeken in uw Exact Online administratie.

Binnen Zenvoices zijn alle stappen instelbaar, zodat het proces tot op relatieniveau met een vertrouwd gevoel te automatiseren is. De automatisering van factuurverwerking wordt in de markt ook wel als “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces Automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Stroomlijn het factuur autorisatieproces

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen? Zenvoices biedt met de aanvullende module ‘Autorisatie’ een efficiënte digitale toepassing voor goedkeuringsprocessen. Als beheerder heeft u altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Er kan worden gewerkt met automatische toewijzing op basis van ingestelde criteria en er kan worden ingesteld of de boeking al in Exact Online moet plaatsvinden met een betalingsblokkade tot de factuur is goedgekeurd. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren over meerdere administraties vanuit één overzicht in de online portal of met de mobiele app. 

Purchase to Pay proces automatiseren

Door aankoopfacturen automatisch in te lezen en te matchen met bestellingen en ontvangsten kunt u veel tijd besparen. Exact Online gebruikers kunnen dit met de module ‘Bestellingen en facturen matchen’ in Zenvoices vanuit één werkstroom realiseren. Met deze aanvullende module worden ingelezen aankoopfacturen automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Online. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.

Ook aan de slag met Zenvoices?

Of u nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent of als boekhouder bij een mkb (kmo) bedrijf werkt, aan Zenvoices voor Exact Online heeft u een innovatieve partner om processen rond factuurverwerking betrouwbaar en voordelig te automatiseren. Meld u aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als u vandaag al wilt starten. Exact Online kunt u zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Bestellingen en facturen matchen nu voor Exact Globe beschikbaar

Zenvoices heeft de Bestellingen en facturen matchen module nu ook beschikbaar gemaakt voor Exact Globe. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Daarmee bieden we een drievoudige controle & afstemming voor facturen in het inkoopproces, ook wel ‘three way matching‘ genoemd.

Continu in ontwikkeling

Begin van dit jaar heeft Zenvoices de processen in kaart gebracht betrekking tot bestellen, magazijnontvangsten en de controle van de bijbehorende facturen. Door de praktijkervaringen van onze King en Exact Online gebruikers te vertalen naar de software is een oplossing ontwikkeld waarmee er een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen wordt geleverd. Vanuit de feedback van de gebruikers is vervolgens de afgelopen maanden aan verdere optimalisatie gewerkt. Door ook voor de uitzonderingen eenvoudig controleerbare werkstromen te bieden, kan de verwerking van inkoopfacturen met een vertrouwd gevoel worden geautomatiseerd. Met de uitbreiding naar Exact Globe verwachten we ook samen met die gebruikersgroep te werken aan de verdere automatisering van ‘purchase to pay’ gerelateerde factuurverwerking.

Three way matching voor Exact Globe, hoe werkt dit eigenlijk?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Globe. Als de informatie uit bijvoordeeld pakbonnen en/of geregistreerde magazijnontvangsten niet of niet volledig overeenkomt met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur). Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, maar met behoud van regie

Ook voor Exact Globe gebruikers biedt Zenvoices met deze module de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo is bijvoorbeeld instelbaar welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Ook is instelbaar welke afwijkingen in ontvangsten toegestaan zijn.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe biedt de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.

Starten met bestellingen en facturen matchen voor Exact Globe?

Bestaande gebruikers kunnen de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe in het helpcentrum raadplegen. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853

Bestellingen & facturen matchen voor een ander (ERP-) pakket?

Zenvoices ontwikkelt software vanuit de filosofie dat de geboden software-oplossingen generiek inzetbaar moeten zijn. Werk je dus met een ander (ERP-) pakket en wil je weten hoe wij ook in jouw organisatie tijd en geld kunnen besparen met onze three way matching oplossing voor facturen in het inkoopproces? Neem contact op via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.


Inkoopfacturen automatisch verwerken met three way matching

Three way matching maakt het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen (inkooporders) en ontvangsten in je boekhoud- of ERP softwarepakket. In dit artikel leg ik uit wat three way matching is, hoe het werkt en hoe het je organisatie kan helpen om het purchase-to-pay proces te optimaliseren door inkoopfacturen automatisch te verwerken.

Wat is three way matching?

Three way matching is het matchen en verifiëren van facturen met bijbehorende bestellingen (inkooporders) en ontvangsten (bijvoorbeeld pakbonnen, ontvangstbevestigingen of magazijnontvangsten). Deze documenten geven informatie over de correctheid van een factuur en deze kan op basis hiervan automatisch geboekt, goedgekeurd en eventueel betaald worden. Als deze documenten niet of niet volledig overeenkomen met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur).

Wat zijn de voordelen?

Kort samengevat is het grote voordeel van three way matching dat er voor correcte facturen geen handmatige handelingen meer nodig zijn. Hierdoor bespaar je tijd en kosten, en bovendien worden menselijke fouten voorkomen (bijvoorbeeld invoer/typ fouten). Waar in een handmatig factuurverwerkingsproces alle facturen handmatig geboekt en beoordeeld worden door medewerkers, is het met three way matching uitsluitend vereist om de uitzonderingen of afwijkingen handmatig te beoordelen.

Three way matching met Zenvoices

Met de module Bestellingen en facturen matchen biedt Zenvoices een laagdrempelige oplossing voor three way matching. Facturen worden automatisch ingelezen en per regel gematched met bestellingen en ontvangsten uit je (bestaande) boekhoud- of ERP-oplossing. Op basis van de matches vindt een beoordeling plaats; afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

In Zenvoices heb je de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden (three way matching of two way matching). In het geval van two way matching kies je ervoor om facturen uitsluitend te controleren met bestellingen en controleer je deze niet met ontvangsten.

Ook kunnen facturen met afwijkingen buiten de ingestelde toleranties automatisch afgekeurd worden en na het uitvoeren van vervolgacties alsnog (automatisch) ter goedkeuring aangeboden worden bij fiatteurs (bijvoorbeeld na het boeken van een creditfactuur of het alsnog registreren van een ontvangst).

Bekijk onderstaande video om three way matching in Zenvoices in actie te zien.

Three way matching met Zenvoices is beschikbaar voor Exact Online en King. Werk je met een ander ERP- of inkooppakket? Neem contact met ons op om de koppelmogelijkheden te bespreken.

Advies nodig?

We denken graag met je mee hoe met three way matching het purchase-to-pay proces van jouw organisatie verbeterd kan worden. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853


Facturen met g-rekening betaling boeken met Zenvoices

Bij het inlenen of uitlenen van personeel wordt er veel gewerkt met g-rekeningen. Een g-rekening is een geblokkeerde rekening die bijvoorbeeld aannemers, uitzend- en payrollorganisaties kunnen gebruiken om loonheffingen (al dan niet met btw) van door hen ingehuurd personeel aan de Belastingdienst of aan onderaannemers te voldoen. Van een g-rekening kunnen geen andere betalingen gedaan worden. De rekening beschermt partijen tegen wanbetalingen van loonheffingen. Op de website van de Belastingdienst vind je uitgebreide informatie over het gebruiken van een g-rekening. Met Zenvoices kun je het verwerken van facturen met g-rekening betaling met behoud van regie automatiseren.

Hoe werkt het?

Nadat een factuur door Zenvoices is herkend en automatisch is omgezet in een boekingsvoorstel kun je in het boekingsscherm opgeven welk bedrag of welk percentage van het totaal bedrag van de factuur gesplitst moet worden naar de g-rekening. Dit ligt vast bij de relatie stamgegevens in Zenvoices. Ook wordt het betaalrekening bedrag weergegeven.

Bij het aanmaken van de boeking in je boekhoudsysteem zal de boeking vervolgens automatisch gesplitst worden in een betaalrekening en een g-rekening betaling. Afhankelijk van jouw voorkeur kan je het splitsen op basis van de laatste boeking of op vooraf ingestelde wijze bij de relatie laten uitvoeren door Zenvoices.

Voor welke boekhoudpakketten beschikbaar?

Het boeken van facturen met g-rekening betaling ondersteunt Zenvoices bij Nederlandse administraties in AFAS, Exact Online, Twinfield en Unit4 Multivers. Ook voor boekhoudpakketten, die zelf geen g-rekening ondersteuning bieden, zoals SnelStart en King heeft Zenvoices de oplossing om het boeken met g-rekening betaling mogelijk te maken.

Meer weten?

Werk je al met Zenvoices? Raadpleeg ons helpcentrum voor meer informatie. Nog niet bekend met Zenvoices, maar wil je weten hoe je met Zenvoices sneller en makkelijker boekingen kan verwerken in jouw boekhoudpakket en dit zelfs met behoud van regie al verregaand kan automatiseren? Neem contact op of plan een persoonlijke demonstratie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Nieuw: bestellingen en facturen matchen met Zenvoices

Zenvoices heeft voor King en Exact Online de Bestellingen en facturen matchen module beschikbaar gemaakt. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Met het verwerken van goederen en logistieke facturen levert Zenvoices nu ook een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen.

Ontstaan uit samenwerking

In lijn met onze werkwijze hebben wij ook deze module ontwikkeld samen met Zenvoices gebruikers en partners. Vanuit hun expertise met inkoopprocessen hebben we in slechts enkele maanden een complete oplossing voor het automatisch controleren van inkoopfacturen met bijbehorende magazijnontvangsten en bestellingen kunnen vormgeven. Ook is er veel aandacht voor de afhandeling van uitzonderingen, iets waar testgebruikers ons waardevolle feedback voor hebben gegeven.

Hoe werk het?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit het gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, met behoud van regie

Ook bij deze module biedt Zenvoices de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Facturen met afwijkingen buiten de ingestelde toleranties kunnen automatisch afgekeurd worden en na vervolgacties alsnog worden goedgekeurd.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module heeft de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten uit het gekoppelde boekhoud/ERP systeem.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.
  • Boeken van directe inkoopfacturen (Exact Online).

Ook bestellingen en facturen matchen in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina. Werk je met een ander (ERP-) pakket, laat ons het weten via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853


Praktijk: facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices

Zenvoices heeft de afgelopen maanden voor een aantal vastgoedbedrijven de werkstroom voor het goedkeuren van facturen mogen digitaliseren. De aanleiding daarvoor was dat de beperkingen in de huidige processen gingen opspelen in de financiële bedrijfsvoering. Zo ontbrak bijvoorbeeld inzicht voor wie facturen soms eigenlijk bestemd waren, waar ze bleven liggen voor goedkeuring en was er veel onderling mailverkeer over facturen. De beschreven oplossingen komen uit de dagelijkse praktijk bij o.a. de vastgoedbedrijven van Re-z Ontwikkeling BV & Immovest Emsland Groep.

Digitaal goedkeuren met automatische toewijzing

Vanuit de betreffende vastgoedbedrijven is de wens geuit om met een minimum aan handmatige interventie een digitaal goedkeuringsproces te realiseren, waarin vanuit de financiële afdeling snel en overzichtelijk is bij wie facturen zijn voor goedkeuring, de doorlooptijd kan worden gecontroleerd en welke acties er voor verdere verwerking nog nodig zijn.

Zenvoices maakt snelle en makkelijke factuurherkenning mogelijk voor diverse documentsoorten. Vanuit de herkende gegevens in combinatie met de vastgelegde boekingsgang bij de crediteuren kon toewijzing aan de juiste budgethouder grotendeels automatisch plaatsvinden.

Om dit te realiseren is per budgethouder inzichtelijk gemaakt voor welke posten op kostenplaats- en grootboekrekeningniveau zij verantwoordelijk zijn. Ook is vastgesteld bij welke bedragen en boekingsgangen er nog leidinggevenden digitaal moeten accorderen als 2e in lijn.

Dit resulteerde in een goedkeuringsschema met meerdere lagen en voorwaarden. Na het inrichten van de voorwaarden zijn deze gekoppeld aan de juiste personen, is dit eenvoudig kopieerbaar gemaakt naar de andere werkmaatschappijen en ingesteld hoe vaak men een bericht moet ontvangen voor het goedkeuren van nieuwe facturen. Zo is het proces van inlezen tot boeken met digitaal facturen accorderen door de juiste budgethouders grotendeels geautomatiseerd.

Verschillende boekingsscenario’s bij één crediteur

Bij deze uitzonderingen is gekozen om voor deze relaties alleen automatisch de herkenning in te stellen op relatie en totaalbedrag, in boekingstemplates de verschillende boekingsscenario’s vast te leggen en op basis daarvan ook een autorisatieschema te kiezen bij de stap ‘boekingen’ in de Zenvoices Portal. Met deze “hybride” vorm waren deze uitzonderingen toch voor een groot deel te automatiseren en daarmee sneller en gemakkelijker op de juiste wijze in het digitale goedkeuringsproces te brengen.

Archieftoegang

Om te kunnen raadplegen welke facturen zijn behandeld, kwam vanuit de budgethouders de wens om ook te kunnen terugkijken. De directie wenste volledige toegang tot het digitale archief voor alle werkmaatschappijen. Door toegangsrechten te koppelen aan het archief kon het zo worden ingesteld dat de budgethouders uitsluitend hun eigen historie konden raadplegen, maar dat er voor directie eenvoudig toegang tot het archief van meerdere werkmaatschappijen mogelijk was.

Factuur bestemd voor andere budgethouder

Tijdens het uitwerken van de verschillende situaties kwam ook naar voren dat er soms boekingen toch voor andere budgethouders bleken te zijn, maar dat de beheerder van het autorisatieproces daarvan niet altijd op de hoogte is. Om daarvoor een werkwijze in te richten is er besloten het voor een deel van budgethouders mogelijk te maken om boekingen door te sturen. Deze optie is door middel van rechten toe te wijzen aan bepaalde personen en wordt ook vastgelegd bij de bewuste boeking met een verplichte opmerking.

Afwezige autorisator

In de vakantieperiode bleek dat de mobiele app voor iOS en Android geen garantie bood om tijdens vakantieperiodes het digitale goedkeuringsproces te laten doorgaan. Met dat gegeven is de mogelijkheid geactiveerd om namens een ander te autoriseren. Vanzelfsprekend alleen voor gebruikers met de juiste rechten en met vastlegging dat er namens een ander werd geautoriseerd.

Beheer, boeking & rapportage

In Zenvoices is met de rol autorisatiebeheerder inzichtelijk op wie nog gewacht wordt in het goedkeuringsproces, ook zijn de opmerkingen inzichtelijk en is de weergave van het overzicht te personaliseren. Hiermee heeft de beheerder de mogelijkheid om toegesneden op de organisatie snel te schakelen en budgethouders tot actie aan te zetten.

Om de acties en communicatie inzichtelijk te hebben in het financiële pakket is gebruik gemaakt van het auditrapport, waarin zorgvuldig ligt vastgelegd wat er voorafgaande aan de definitieve verwerking is gebeurd.

De voordelen van digitaal facturen accorderen met Zenvoices in een overzicht

  • Inzicht voor beheerder(s) bij wie facturen ter goedkeuring staan met de mogelijkheid actie te ondernemen om goedkeuringsproces te versnellen
  • Vastlegging bij factuur van communicatie en acties in auditrapport
  • Instelbare frequentie van herinneringsberichten voor autorisatie
  • Facturen via de web of mobiele app (Android en iOS) goed te keuren
  • Automatische of handmatige toewijzing aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Facturen boeken in het boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtigen vervanger voor autorisatie tijdens afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker

Ook een compleet en flexibel digitaal accorderingsproces in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de autorisatiemodule in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Facturen betalen met Zenvoices

Het is nu mogelijk om facturen te betalen met Zenvoices. Een gebruiker kan daarmee de regie houden over het betaalproces in Zenvoices en betalingen uitvoeren in de eigen vertrouwde bankomgeving. Dit is bijvoorbeeld ideaal voor samenwerking tussen kantoor en eindklant. Met het faciliteren van facturen herkennen, automatisch boeken en nu ook betalen, zet Zenvoices een belangrijke stap om het proces van factuurverwerking nog completer, makkelijker en overzichtelijker te maken.

Hoe werkt betalen met Zenvoices?

In Zenvoices kunnen betaalopdrachten worden aangemaakt en worden geëxporteerd naar een SEPA betaalbestand (PAIN.001). De aangemaakte betaalbestanden kunnen worden geïmporteerd door alle bekende banken. Zowel losse betalingen als verzamelbetalingen worden ondersteund. De mogelijkheid voor betalen wordt aangeboden als een aanvullende module en geeft ook inzicht in openstaande posten en de status van betalingen. 

Functies en mogelijkheden

In de module Betalen biedt Zenvoices inzicht in de betaalstatus van facturen en kan automatisch een betaaladvies gegenereerd worden op basis van de vervaldatum van facturen. Het betalen in vreemde valuta wordt ondersteund als dit ook in het achterliggende boekhoudpakket mogelijk is. Het is ook mogelijk om vreemde valuta toe te passen als er gebruik wordt gemaakt van de UBL conversie mogelijkheid in Zenvoices. Per boeking is inzichtelijk welke betalingen er zijn gedaan. Ook is er een overzicht van de openstaande facturen, dit is op te roepen per administratie, of over alle administraties. Per leverancier kan worden aangegeven of de boekingen moeten worden meegenomen in betaalopdrachten. Met deze functies biedt Zenvoices een toegankelijk, overzichtelijk en compleet betalingsproces. In het helpcentrum is alle informatie over de mogelijkheden en instellingen te raadplegen.

Ook aan de slag als gebruiker van de module Betalen?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Ga als beheerder in je Zenvoices omgeving naar Beheer / Omgeving / Administraties en kies voor ‘Wijzigen administratie’. Onder ‘Aanvullende modules’ kun je kiezen voor de module Betalen. Raadpleeg voor de maandelijkse kosten onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN