Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vindt je ons laatste nieuws en handige tips & trucs.

Dropbox koppeling beschikbaar binnen Zenvoices

Dropbox is een veel gebruikte dienst voor het opslaan en delen van bestanden in de cloud (online). Het wordt ook steeds meer gebruikt in administratieve processen voor de aanlevering van facturen en bonnen door eindklanten van accountants- en administratiekantoren.

Binnen Zenvoices kun je documenten aanleveren door deze direct te slepen/uploaden in je eigen omgeving, via e-mail, de mobiele app voor Android en iOS en nu ook via Dropbox.

Aanleveren van facturen en bonnen via Dropbox in Zenvoices

Het is mogelijk aan een Zenvoices administratie één of meerdere Dropbox accounts koppelen voor de automatische aanlevering van facturen en bonnen. Ieder half uur wordt er dan gecontroleerd in de gekoppelde Dropbox accounts of er nieuwe documenten beschikbaar zijn voor verwerking. De nieuwe documenten worden vervolgens opgehaald en dan voor verdere verwerking opgeslagen bij “Uploaden & inlezen” in jouw Zenvoices omgeving. Zip bestanden worden daar automatisch uitgepakt. Om de snelle automatische herkenning en verwerking te garanderen zijn er limieten in bestandsgrootte van toepassing. Meer daarover wordt in het artikel over aanleverlimieten in het helpcentrum beschreven.  Wil je de Dropbox aanlevering ook inrichten binnen jouw Zenvoices omgeving? Raadpleeg dan de informatie in ons uitgebreide helpcentrum.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over de Dropbox koppeling en/of slimme factuurverwerking van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 


Wolters Kluwer certificeert Zenvoices voor Twinfield

Goed nieuws voor alle Twinfield gebruikers in Nederland. Met de certificering door Wolters Kluwer zetten Zenvoices en Twinfield een belangrijke stap in hun partnership.

Facturen automatisch herkennen en boeken met Zenvoices voor Twinfield

Natuurlijk is het al langer bekend dat we koppelen met de software van Twinfield, maar door de certificering kunnen we onze snel groeiende groep gezamenlijke gebruikers nog vollediger ondersteunen en volop laten profiteren van de razendsnelle factuurherkenning en automatische verwerking via Zenvoices.

Onderstaand hebben we nog een keer op een rijtje gezet wat Zenvoices voor Twinfield biedt:

  • Automatisch realtime verwerken van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Scherpste tarieven van Nederland
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail, Dropbox of met de Zenvoices app voor Android & iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Ondersteuning voor transitorisch boeken en G-rekening betalingen

Autoriseren met Zenvoices voor Twinfield

Zenvoices biedt Twinfield gebruikers optioneel een overzichtelijke workflow voor het online autoriseren van facturen. Autoriseren van facturen voor betaling of boeking, op basis van voorwaarden (o.a. crediteur, grootboekrekening, kostenplaats, bedrag) maakt dat zowel eenvoudige autorisatieprocessen als ook complexe varianten met meerdere niveau’s en autorisatievoorwaarden worden ondersteund. Autorisatie kan plaatsvinden via de web portal en/of mobiele app. Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in Twinfield geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Bezoek de uitgebreide Twinfield informatiepagina voor meer informatie over de koppeling, mogelijkheden en tarieven.

Zenvoices is zeer actief met innovatie en optimalisatie, bekijk voor de laatste periodieke updates onze release notes.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices voor Twinfield?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE


Zenvoices nu ook Engelstalig

Zenvoices is vanaf nu ook beschikbaar in de Engelse taal. Afgelopen maanden is er veel werk verzet om de software meertalig te maken. De vraag uit de markt en ook de wens van onze klanten heeft er toe geleid dat we als eerste de Engelse taal uitgerold hebben.

Hoe kies je de Engelse taal voor de Zenvoices portal?

Open in de portal het gebruikersmenu (rechtsboven in beeld) en klik op ‘Mijn instellingen’. Kies vervolgens de gewenste taal:

Daarnaast kan je als beheerder van een Zenvoices omgeving een standaard taal instellen voor gebruikers via Beheer / Omgeving / Instellingen. Uitgebreide instructies zijn ook terug te vinden in ons helpcentrum.

Meertalige factuurherkenning bij Zenvoices

Het scan en herken proces van Zenvoices herkent al langer meerdere talen. Zo worden naast Nederlands, ook Duitstalige en Engelstalige facturen herkend. Het inrichten van andere talen voor factuurherkenning behoort tot de mogelijkheden. Wil je daar meer over weten, neem dan contact met ons op.

Ontwikkel je boekhouding mee met Zenvoices

Wij zijn enorm blij met de tips die we krijgen van onze gebruikers. Onze roadmap wordt daardoor dagelijks aangevuld en zo blijven we gebruikersgericht doorontwikkelen. Met onze workflow, scan & herken snelheid en innovaties heeft Zenvoices maandelijks veel nieuws en verbeteringen te bieden voor gebruikers van:

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over de snelle en slimme factuurverwerking van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 


Taken overnemen in Zenvoices tijdens afwezigheid

Vanaf versie 1.32 van Zenvoices is het mogelijk om collega’s te machtigen jouw taken in Zenvoices over te nemen tijdens je afwezigheid. Actueel tijdens de vakantieperiode, maar bijvoorbeeld ook handig tijdens ziekte of zwangerschapsverlof. Het machtigen van een collega zorgt ervoor dat processen doorlopen tijdens geplande of ongeplande afwezigheid.

Hoe werkt het machtigen van een collega?

De beheerder dient de mogelijkheid voor het toewijzen van machtigingen te activeren voor gebruikers in de omgeving. Op het moment dat dit is gebeurd, kan een gebruiker een vervanger machtigen om gedurende een vooraf gekozen periode taken over te nemen.

Gedurende onbepaalde tijd of een vooraf ingestelde periode kan de vervanger dan namens de gebruiker zijn/haar taken waarnemen binnen Zenvoices. Ook is het mogelijk om het doorsturen van notificaties in te stellen, zodat de vervanger wordt geactiveerd om zaken namens de oorspronkelijke gebruiker op te volgen.

In ons helpcentrum vind je antwoord op de meest gestelde vragen en een handige instructie om met deze functionaliteit aan de slag te gaan.

Vervanging in het autorisatieproces

Onze uitgebreide autorisatiemogelijkheden en inzichtelijke workflow zijn veelgehoorde redenen om ook het autoriseren van facturen via Zenvoices te laten verlopen. Om de continuïteit te waarborgen bij de afwezigheid van een gebruiker is het machtigen van een vervanger een waardevolle toepassing in het autorisatieproces.

Bij de boeking is zichtbaar wie, wanneer en namens wie autorisatie acties heeft uitgevoerd. Zo kan altijd worden herleid welke gebruikers verantwoordelijk zijn (geweest) voor het autoriseren van een boeking.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates ook onze release notes.

Ervaar ook de voordelen van slimme factuurverwerking met Zenvoices

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Samenwerking Zenvoices en King Business Software

Zenvoices gaat voor partnerships met alle gerenommeerde aanbieders van boekhoudsoftware. We zijn daarom trots dat we ook King Business Software als partner mogen verwelkomen. Het beste van twee werelden komt nu ook samen voor de gebruikers van King 5 (Online). Als ondernemer, accountant of administratiekantoor kun je hierdoor nog sneller en makkelijker facturen verwerken. Met geautomatiseerde boekingsvoorstellen en de optionele autorisatiemodule van Zenvoices wordt aan alle voorwaarden voldaan om veel tijd en daarmee ook geld te besparen.

De voordelen van Zenvoices voor King gebruikers

  • Automatische verwerking van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail of met met je mobiel via de Zenvoices app voor Android en iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Facturen autoriseren voor betaling of boeking (inclusief smartphone/tablet app)
  • Snelle doorlooptijd van aanlevering tot boeking, door realtime zelflerende factuurherkenning in de cloud
  • Te koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Klaar voor de toekomst met ondersteuning voor e-facturen en UBL
  • Overzichtelijke workflow
  • Eenvoudig in gebruik
  • Online support in een uitgebreid helpcentrum
  • Telefonische ondersteuning standaard inbegrepen

Hoe werkt Zenvoices met King?

  • Ingelezen facturen worden in King geboekt als een in- of verkoopboeking, met het originele PDF boekingsdocument als archiefstuk (hiervoor is de King optie ‘Digitaal archief’ vereist).
  • Aangemaakte of gewijzigde crediteuren en debiteuren, worden direct aangemaakt of gewijzigd in King.
  • Administraties, dagboeken, periodes, crediteuren, debiteuren, valuta, betalingscondities, btw-codes en grootboekrekeningen worden automatisch opgehaald uit King.
  • Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in King geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Zenvoices is beschikbaar voor King Financieel (plus), Factureren (plus/pro), Handel (pro), Enterprise en King 5 Online.

Ook aan de slag met Zenvoices voor King?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Contact opnemen

Let op! Als King geïnstalleerd is op eigen server (on premise), dan is ook een installatie van de koppelingssoftware van Zenvoices op deze server vereist. Aan deze installatie zijn eenmalige kosten verbonden. Neem contact op voor meer informatie.

Over King Business Software

Bij King krijg je betrouwbare business software: compleet en gemakkelijk in het gebruik. Van boekhouding en facturering tot een totale ERP-oplossing. Met voorraadadministratie, projectenadministratie, magazijnbeheer en webshopkoppeling, King ondersteunt je bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Slimme business software om je bedrijf optimaal te ondersteunen. Zowel offline als online. Met tal van uitbreidingsmogelijkheden en maatwerkoplossingen. King helpt bij de implementatie, biedt uitgebreid support en denkt mee over de toekomst van je bedrijf.


Inloggen met tweestapsverificatie

Zenvoices hecht veel waarde aan veiligheid. Om die reden hebben we het voor onze gebruikers mogelijk gemaakt om met tweestapsverificatie in te loggen in onze web portal. Deze methode is ook wel bekend als two-factor authentication (2FA).

Wat is tweestapsverificatie?

Met tweestapsverificatie voeg je een extra stap toe in het inlogproces en verhinder je oneigenlijke toegang tot gebruikersaccounts. Een verificatiecode, die wordt verzonden naar een vertrouwd apparaat, is dan nodig om te kunnen inloggen.

Tweestapsverificatie kent z’n oorsprong al in de vorige eeuw, maar heeft zich sinds de opkomst van het online werken met vertrouwelijke gegevens ontwikkeld tot de standaard voor veilig inloggen.

Hoe werkt het?

Met tweestapsverificatie moet je naast je bestaande gebruikersnaam/wachtwoordcombinatie nog een extra verificatiecode invoeren om in te loggen. Deze verificatiecode wordt verzonden naar een bekend apparaat dat gekoppeld is aan je gebruikersaccount.

Maakt tweestapsverificatie het inlogproces omslachtiger?

Wanneer ingelogd wordt via een bekend apparaat kan het zo worden ingesteld, dat de stap voor tweestapsverificatie wordt overgeslagen. Pas als er met een onbekend apparaat een inlogpoging wordt gedaan, activeert dat tweestapsverificatie. Zo kan de gebruiker zelf een voorkeur instellen voor het gebruik van tweestapsverificatie en blijft het inloggen zo eenvoudig mogelijk.

Waarom heeft Zenvoices tweestapsverificatie?

Met het toevoegen van de tweestapsverificatie in Zenvoices kunnen wij onze gebruikers een nog hoger veiligheidsniveau bieden. In combinatie met onze keuze voor hosting en opslag van data in de Microsoft Azure datacenters in Amsterdam kunnen wij zo aan de hoogste beveiligingsstandaarden voldoen.

Wil je meer informatie over tweestapsverificatie bij Zenvoices?

In ons uitgebreide helpcentrum vind je meer uitleg over de werking van tweestapsverificatie in Zenvoices. Ben je nog geen gebruiker, maar wil je wel tweestapsverificatie in praktijk zien?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

In dit blog lees je hoe wij ons voorbereid hebben op de AVG en wat de AVG betekent onze gebruikers.

Gewijzigd privacy beleid

In januari hebben we ons privacy beleid bijgewerkt conform de eisen van de AVG. Als verwerker van persoonsgegevens zijn wij namelijk verplicht om onze gebruikers te informeren welke gegevens wij verzamelen en wat wij met deze gegevens doen.

Ben je benieuwd welke persoonsgegevens wij verzamelen, met wie wij deze delen en welke beveiligingsmaatregelen wij treffen? Bekijk dan het privacy beleid op onze website.

Verwerkersovereenkomst

Gebruikers die met onze software werken verstrekken ons persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan gebruikersgegevens (naam, e-mailadres, adres) en de gegevens uit gekoppelde financiële administratie(s) (debiteuren, crediteuren, etc.). Volgens de AVG is onze gebruiker hierbij de verwerkingsverantwoordelijke en deze dient daarom met ons een verwerkersovereenkomst aan te gaan. In een verwerkersovereenkomst wordt onder andere vastgelegd hoe een verwerker, in dit geval Zenvoices, met de verstrekte persoonsgegevens omgaat.

Om onze gebruikers eenvoudig te laten voldoen aan de AVG wetgeving hebben we een verwerkersovereenkomst opgesteld en deze als bijlage opgenomen in onze gebruikersovereenkomst. Onze gebruikers zijn hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Privacy by design

Privacy en veiligheid staan voorop bij Zenvoices. Daarom hebben we al bij de ontwikkeling van Zenvoices rekening gehouden met privacy en veiligheid. We verzamelen bijvoorbeeld niet meer gegevens dan noodzakelijk en gegevens worden automatisch vernietigd als deze niet meer nodig zijn. Op deze wijze beperken we de kans op (menselijke) fouten.

Heb je vragen over de AVG of ons privacy beleid? Neem dan contact met ons op.


Facturen autoriseren in de Android/iOS app

De Zenvoices app voor Android en iOS hebben we uitgebreid met het autoriseren van facturen. Als autorisator kan je met de Zenvoices app eenvoudig te autoriseren facturen raadplegen en beoordelen. Hierbij kunnen opmerkingen toegevoegd worden en bijlagen geraadpleegd worden.

Hoe werkt het?

In de app zie je een overzicht van de facturen die je nog moet autoriseren. Open een factuur om deze te bekijken en alle details zoals de boekingsgegevens, opmerkingen en bijlagen te raadplegen. Beoordeel een factuur door op goedkeuren, afkeuren, doorsturen of in behandeling te klikken. Hierna wordt automatisch de volgende factuur geopend.

Aan de slag gaan

De Zenvoices app is gratis te downloaden in de Apple App Store en Google Play.

   

In het helpcentrum lees je hoe je als beheerder gebruikers toegang kan geven tot de app om facturen te autoriseren.

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Roadmap 2018

In deze blogpost lees je de belangrijkste nieuwe functies en verbeteringen die je in 2018 kan verwachten in Zenvoices.

1. Meer automatisch verwerken

De rode draad van 2018 is het verder automatiseren van het factuurverwerkingsproces. Dit sluit volledig aan op onze missie om factuurverwerking sneller en makkelijker te maken.

Als eerste gaan we het mogelijk maken om documenten vanuit uploaden & inlezen automatisch in te lezen. Hierbij gaan we gebruik maken van een whitelist, waarmee je zelf kan bepalen voor welke documenten automatisch een boekingsvoorstel gemaakt mag worden. Denk bijvoorbeeld aan de facturen van een vaak terugkerende leverancier.

De volgende stap wordt het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen. Hoe we dit precies gaan doen, blijft nog even een verrassing…

Ook gaan we het mogelijk maken om UBL facturen op regelniveau in te lezen en te boeken op basis van zelf gedefinieerde boekingsregels. Hierdoor wordt het mogelijk om ook complexe boekingen te automatiseren, zonder dat daar maatwerk voor nodig is.

2. Automatische factuurherkenning verbeteren

In 2018 gaan we de automatische factuurherkenning verder verbeteren. We gaan het algoritme dat bedragen herkent in gescande en PDF facturen herzien en verbeteren. Ook gaan we het matchen van crediteuren/debiteuren uitbreiden met meer velden.

Daarnaast gaan we de zelflerende herkenning voor gescande facturen verbeteren en het mogelijk maken om, na expliciete toestemming, opgebouwde kennis te delen tussen administraties en omgevingen.

3. Tweetraps-authenticatie en zelf backups maken

Veiligheid staat voorop bij Zenvoices. Om die reden gaan we gebruikers de mogelijkheid geven om in te loggen met tweetraps-authenticatie. Daarnaast gaan we het mogelijk maken om zelf backups te maken van het archief van je administraties.

4. Autoriseren in de Zenvoices app

In de Zenvoices app voor Android en iOS gaan we de mogelijkheid toevoegen om boekingen te autoriseren. Daarnaast gaan we in de web portal een uitgebreider autorisatie dashboard toevoegen, autorisatoren de mogelijkheid geven om hun autorisatie historie te raadplegen en diverse extra instellingen en opties toevoegen.

5. Nieuwe en verbeterde boekhoudsysteem koppelingen

Voor 2018 staan weer een aantal nieuwe boekhoudsysteem koppelingen op de planning, bijvoorbeeld de veel aangevraagde koppeling met Exact Online België. Ook gaan we de bestaande koppelingen uitbreiden en verbeteren. Zo gaan we bijvoorbeeld de mogelijkheid toevoegen om transitorische posten te boeken (kosten verdelen over periodes) en te werken met G-rekeningen.

Tot slot

Bovenstaande functies en verbeteringen staan in willekeurige volgorde. Ook is deze lijst niet volledig en onderhevig aan wijzigingen.

Vragen, opmerkingen of suggesties? We horen graag van je.


Voorwaardelijke autorisatieschema’s

In versie 1.22 hebben we de autorisatiefunctie van Zenvoices uitgebreid met voorwaardelijke autorisatieschema’s. Met deze nieuwe functie is het mogelijk om voorwaarden te koppelen aan autorisatoren in een autorisatieschema. Deze voorwaarden bepalen vervolgens automatisch of een autorisator een factuur dient goed te keuren of niet.

Voorbeeld: medewerker John hoeft een factuur alleen te autoriseren als grootboekrekening “5520 – Kantoorkosten” voorkomt in een boeking en het totaalbedrag incl. btw van een factuur hoger is dan € 50,00.

Door gebruik te maken van een voorwaardelijk autorisatieschema is het niet langer nodig om met meerdere autorisatieschema’s te werken, handmatig het juiste schema te kiezen en facturen handmatig door te sturen naar de juiste autorisatoren. Hierdoor automatiseert u het autorisatieproces van uw organisatie volledig en wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd.

Hoe werkt het?

In een autorisatieschema kunnen voorwaarden vastgelegd worden. Deze voorwaarden worden ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd.

Autorisatieschema met voorwaarden

Een voorwaarde bestaat uit regels die naar wens opgesteld kunnen worden. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden van boekingsgegevens als bedrag (incl. btw), crediteur/debiteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, artikel en project.

Autorisatie voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen vervolgens gekoppeld worden aan één of meerdere autorisatoren in het schema. Autorisatoren hoeven alleen te autoriseren als aan de voorwaarden voldaan is of als er geen voorwaarden ingesteld zijn.

Autorisatoren met voorwaarden

Bent u een bestaande gebruiker? Lees het helpcentrum artikel ‘Autorisatie op basis van voorwaarden en regels’ om een vliegende start te maken met voorwaardelijke autorisatieschema’s.

Heeft u vragen of suggesties voor het verder verbeteren van autorisatieproces in Zenvoices? We horen graag van u!

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode