Zenvoices logo
Zenvoices logo

Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vind je ons laatste nieuws, handige tips & trucs en klantcases.

Categorieën

Recent geplaatst

  • Realtime regelherkenning in Zenvoices

    In Zenvoices kun je vanaf nu de herkenning van factuurregels met een gerust hart overlaten aan onze slimme, AI gedreven software. Het handmatig regels overtypen van factuurregels uit e-facturen én niet e-facturen zoals PDF, Word en Excel bestanden is daarmee verleden tijd.

    Wat betekent factuur regelherkenning in Zenvoices voor jou?

    De standaard herkenning van facturen in Zenvoices beperkt zich tot totalen, bijbehorende btw percentages en eventueel herkenning van emballage. Voor veel facturen is dit genoeg, maar niet altijd. Wanneer een factuur meerdere factuurregels bevat kan het wenselijk zijn dat deze over verschillende grootboekrekeningen worden uitgesplist.

    Bij factuur regelherkenning herkent Zenvoices de opbouw van een factuur en vertaalt deze naar tabellen, kolommen en regels. Hierin herkent de software per regel de omschrijving, het regelbedrag, btw-regelbedrag en toegepaste btw percentage. Kortom alle belangrijke data om een boeking op regelniveau te verwerken. Regelherkenning werkt voor alle bestandsformaten zoals PDF, Word en Excel, inclusief e-facturen. Op basis van deze gegevens kan naar eigen wens een boekingsvoorstel op regelniveau gemaakt worden.

    De voordelen van onze AI gestuurde regelherkenning

    In Zenvoices wordt factuur regelherkenning volledig door software uitgevoerd. Belangrijkste voordelen hiervan zijn dat factuurregels in seconden herkend worden en vertrouwelijkheid en compliance gewaarborgd zijn.

    Naast het voordeel van realtime herkenning is er een ander belangrijk voordeel, namelijk dat je in Zenvoices zelf de herkenning kunt sturen door tabellen te selecteren. Binnen deze tabellen herkent de software dan weer de omschrijving, aantallen, bedragen en btw.

    Bij verwerking van bijvoorbeeld facturen van horecaleveranciers als Sligro en Hanos is dat een uitkomst. Je kunt bij deze facturen de verzamelstaten laten herkennen in plaats van alle regels op de factuur. Zie hieronder hoe dat eruit ziet.

    Bij bijvoorbeeld een Sligro factuur van meerdere pagina’s selecteer je eenvoudig de verzamelstaat onder ‘Voor uw administratie’ om regels hieruit te verwerken.

    Hoe werkt zelflerende AI regelherkenning?

    Dat software leert van het gedrag van gebruikers wordt ook wel machine learning genoemd. In Zenvoices gebruiken we dit ook. De software onthoudt jouw handelingen bij een boekingsvoorstel. Zaken die je aanpast maar ook wanneer je juist niets aanpast. Dan bevestig je de software dat alle gegevens op een factuur goed zijn herkend en dat de boeking aan jou op correcte wijze is voorgesteld. Na het verwerken van enkele facturen zonder dat er iets gewijzigd wordt door jou als gebruiker weet de software precies hoe jij een bepaalde factuur van een bepaalde relatie herkend en geboekt wil hebben.

    Zelflering werkt nu dus ook voor complexe facturen met veel factuurregels en boekingsregels. En dat maakt de verwerking een stuk sneller en eenvoudiger.

    Hoe Zenvoices automatisch een tabelselectie maakt op een Albert Heijn factuur

    Deze informatie staat in de geselecteerde tabel

    Hoe Zenvoices de inhoud van de geselecteerde tabel vertaalt naar boekingsregels

    in\_Zenvoices.png

    Het boeken van herkende regels

    Bij e-facturen, zoals bijvoorbeeld UBL facturen, liggen alle velden en regels vast in het XML bestand. De herkenning daarvan is dus altijd 100%. Bij andere factuursoorten selecteer je éénmalig de tabellen met factuurregels. Binnen deze selectie worden dan de omschrijving, het bedrag, het btw-bedrag en btw-percentage per factuurregel herkend. Deze regels verwerk je vervolgens zoals jij wilt. Onderstaand een aantal uiteenlopende scenario’s om de werking toe te lichten.

    Regelherkenning bij boekingswijze ‘Laatste boeking’

    Kies je voor boekingswijze ‘Laatste boeking‘ dan onthoudt Zenvoices per regel hoe jij deze hebt geboekt. Bij een volgende factuur van dezelfde relatie wordt de omschrijving in de factuurregel herkend en dezelfde boekingswijze weer voorgesteld.

    Gebruik boekingstemplate

    In een boekingstemplate leg je vast welke boekingswijze voor regels gebruikt worden. In onderstaande voorbeeld zie je hoe je regels met dezelfde omschrijvingen samenvoegt. De instructie is hier boeken op 5590, overige kosten indien in de regelomschrijving het woord ‘statiegeld’ staat. ‘Regels met dezelfde omschrijving en dimensies samenvoegen’ staat aangevinkt. Met dimensies wordt bedoeld dat de informatie op regels dezelfde tabelopbouw moet hebben. Indien dit het geval is, dan worden van de factuur de verschillende regels met het woord ‘statiegeld’ opgeteld en als één boekingsregel verwerkt.

    Boekingstemplate e-factuur met grootboekrekening herkenning

    In een e-factuur/UBL wordt door leveranciers vaak per regel ook een grootboekrekening meegezonden. Deze informatie staat als ‘AccountingCostCode’ in de UBL regel vermeld. Deze kun je in jouw boeking overnemen, of vervangen door je eigen grootboekrekening. In onderstaande voorbeeld kiezen we voor het overnemen van de ‘AccountingCostCode’. Ook hebben we de instructie meegegeven dat de btw-code overgenomen moet worden. Voor de omschrijving kiezen we een vaste waarde.

    In ons helpcentrum vind je uitgebreide informatie over hoe jij regelherkenning kan gebruiken op een manier die bij jou administratie past. Ook vind je daar meer informatie over het gebruik van regelherkenning in combinatie met Purchase to Pay, ook wel 3-Way matching of inkoopcontrole genoemd.

    Automatisch boeken van facturen met veel factuurregels

    Het betrouwbaar herkennen van factuurregels maakt het ook mogelijk deze facturen automatisch te boeken. Door het toepassen van onze automatiseringsregels kun je heel specifiek bepalen wanneer en welke facturen hiervoor in aanmerking komen. In Zenvoices wordt de kwaliteit van de herkenning uitgedrukt in een herkenningsscore (de zekerheid van juiste herkenning in %). Door in te stellen vanaf welke herkenningsscore je automatisch wil boeken, bepaal jij welke facturen automatisch geboekt worden. Zo kun jij met vertrouwen op weg naar 100% automatische factuurverwerking.

    Wil je meer weten?

    Ben je nog geen klant? Boek een live demo of ga direct aan zelf aan de slag met onze 30 dagen gratis proefperiode.

    Gebruik je Zenvoices en wil je persoonlijk overleg om meer uit de software te halen? Onze experts zitten voor je klaar. Neem contact op tijdens op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur.

    Nog even dit

    Ervaar je overstappen naar een nieuwe factuurverwerkingsoplossing als een mogelijke belemmering? Dit is bij Zenvoices niet nodig.

    Doordat de software heel gebruikersvriendelijk is zien we in de praktijk dat gebruikers Zenvoices razendsnel onder de knie hebben.

    Daarbij hebben we flink wat ervaring in het overzetten van administraties met archiefbehoud. Je kunt erop rekenen dat we jouw organisatie op alle vlakken ondersteunen om de overstap snel en vlekkeloos te laten verlopen.

  • Zakendoen in België? E-facturatie via Peppol in 2024 waarschijnlijk verplicht.

    Het Belgische ministerie van Financiën maakt werk van de transitie naar e-facturatie in de B2B-markt. Er ligt momenteel een plan ter goedkeuring bij het Belgische parlement om in juli 2024 e-facturatie via Peppol verplicht te maken voor alle btw-plichtige leveranciers en afnemers die gevestigd zijn in België, aldus peppolautoriteit.nl.

    Peppol, wat is dat ook alweer?

    Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’. Het is een Europees netwerk waarmee bedrijven en (overheids)instellingen onderling facturen kunnen uitwisselen. Je kan Peppol het beste zien als de opvolger van het e-mailen van facturen of het versturen en ontvangen van facturen per post. Sinds 2019 is Zenvoices aangesloten op het Peppol netwerk. Onze gebruikers kunnen daardoor facturen via Peppol ontvangen in Zenvoices en ook berichten uitwisselen over de factuurstatus.

    Voordelen van Peppol:

    • Geen spookfacturen meer; bedrijven en overheden zijn geverifieerde partijen in een beveiligd facturatienetwerk.
    • Minder administratieve handelingen.
    • Facturen zijn foutloos geautomatiseerd te verwerken.
    • Makkelijker Europees zakendoen met overheden door geaccepteerde standaard.
    • Sneller inzicht in factuurstatus door realtime informatie-uitwisseling via het facturatienetwerk.

    Facturen via Peppol ontvangen betekent voorsorteren op de toekomst

    Met de voordelen in het achterhoofd en de Europese tendens door overheden om e-facturatie verplicht te stellen, is acceptatie van Peppol als facturatienetwerk een kwestie van tijd. Om alvast gevoel te krijgen bij deze ontwikkeling kan je nu al facturen ontvangen via Peppol in Zenvoices. In dit helpartikel staat hoe je voor jouw administraties toegang krijgt tot Peppol via Zenvoices.

    Facturen via Peppol 100% betrouwbaar automatisch verwerken met Zenvoices

    E-facturen (ook wel UBL facturen genoemd) worden altijd 100% automatisch herkend en kunnen moeiteloos worden verwerkt via Zenvoices. De automatische boekingswijze bepaal je door de ingestelde regels toe te passen. Daarmee heeft de gebruiker de regie over het boekingsproces, maar is geen tijd kwijt aan facturen verwerken. Via Peppol worden uitsluitend elektronische facturen uitgewisseld, dus is het realtime automatisch verwerken met Zenvoices een dagelijkse realiteit.

    Ook jouw facturen toekomstproof ontvangen via Peppol?

    We vertellen je graag hoe dit in Zenvoices kan. Onze specialisten zijn bereikbaar op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur via 085 303 8853, mail of chat.

    Ben je nog geen klant?

    Vraag een persoonlijke demo aan om meer over facturen ontvangen via Peppol in Zenvoices te weten te komen. Zelf proberen? Maak gebruik van de 30 dagen gratis proefperiode.

  • Slim! Automatisch facturen splitsen met AI in Zenvoices

    ‘Een tijdrovende klus’, zo kan je het inscannen van papieren facturen en het verwerken van de pdf’s rustig omschrijven. Bij het inscannen van facturen worden vaak meerdere documenten in één pdf opgeslagen. Deze pdf’s verwerken is dan weer een uitdaging, omdat de gescande facturen apart moeten worden verwerkt in de boekhouding.

    Zo’n pdf met meerdere documenten is in veel software met één muisklik te splitsen in losse pagina’s. Groot nadeel daarvan is dat facturen met meerdere pagina’s in aparte documenten gesplitst worden. Je bent dan alsnog veel tijd kwijt om handmatig pagina’s samen te voegen. Dat wil je natuurlijk niet!

    In Zenvoices hebben we een slimme oplossing ontwikkeld om documenten die bij elkaar horen automatisch te herkennen en op te slaan.

    Automatisch splitsen met AI, hoe werkt het?

    Een onderdeel van AI is Machine Learning. Die technologie gebruiken we in Zenvoices om veel processen te automatiseren in factuurverwerking, zo ook in het proces om facturen automatisch te splitsen. Aan de hand van de inhoud van de documenten wordt bepaald of de pagina’s betrekking hebben op hetzelfde. Is dit het geval, dan worden deze pagina’s samengevoegd voor verdere verwerking. In dit proces gebruiken we herkenningsscores om de zekerheid weer te geven van het gemaakte splitsvoorstel. Eigenlijk is automatisch splitsen dus slim splitsen💡, want de software kijkt in de inhoud van documenten en leert van aanpassingen door de gebruiker.

    Ook tijd besparen bij het splitsen van facturen?

    Facturen tot wel 100 pagina’s herkennen en automatisch splitsen is één van de tijdbesparende voordelen van de AI toepassingen die Zenvoices biedt. Wil je meer weten over al onze oplossingen om de factuurverwerking te automatiseren? We vertellen je er graag alles over.

    Ben je nog geen klant?

    Vraag een persoonlijke demo aan om meer over automatisch splitsen te weten te komen. Zelf proberen? Maak gebruik van de 30 dagen gratis proefperiode.

    Meer weten?

    We helpen je graag verder. Onze specialisten zijn bereikbaar op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur via 085 303 8853, mail of chat.

  • De accountants van de toekomst | VIVES Hogeschool Accountancy Fiscaliteit

    Zenvoices is een samenwerking aangegaan met VIVES Hogeschool in Kortrijk.

    Derdejaars studenten accountancy en fiscaliteit richten tijdens hun bachelorproject in groepjes een eigen start-up op. Ze gebruiken verschillende tools om de bijbehorende processen efficiënt te laten verlopen, waaronder Exact Online, Silverfin en Zenvoices

    Digitalisering speelt een grote rol bij het opleiden van de nieuwe generatie accountants. Studenten van nu willen de klant adviseren in plaats van de hele dag facturen inboeken. Bekijk de video met daarin een belangrijke boodschap aan accountantskantoren die jong talent willen aantrekken.

    https://www.youtube.com/watch?v=UAJe6YIeMnE&t=2s
  • Terugblik met VWG Accountants en Belastingadviseurs op de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023

    Op 15 februari j.l vond de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023 plaats in de Expo in Hoevelaken. De aanleiding voor de organisatie van deze dag door Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED was het eerder aangekondigde stopzetten van Visma | DizzyData. Naast Zenvoices waren ook LyantheWolters Kluwer BaseconeLucomBlue10eConnect BanqupBizcuit en Klippa aanwezig om de bezoekers te informeren over hun oplossingen. De bezoekers waren voornamelijk medewerkers van administratie- en accountantskantoren.

    We blikken samen met Ronald Schetters van VWG Accountants en Belastingadviseurs terug op deze dag.

    Ronald, jij was op de Praktijkdag Scan, herken en factuurverwerking 2023, heb je nog algemene actiepunten voor jullie kantoor uit deze dag kunnen halen?

    ‘Actiepunten niet zozeer, wel werd uit de presentaties duidelijk dat we als kantoor al ver zijn in hoe we scan en herken toepassen. Bijvoorbeeld doordat we het specifiek automatiseren van bepaalde factuurstromen al geïmplementeerd hebben op individueel cliënt niveau’. ‘Tegelijkertijd haalde ik uit deze dag wel dat we het onboarding traject naar onze klanten toe sterker moeten gebruiken om de klant nog meer te laten profiteren van onze voorsprong op dit gebied.’

    Hoe zie jij de ontwikkeling met betrekking tot het elektronisch facturen verwerken via Peppol?

    ‘De voordelen zijn mij onvoldoende duidelijk geworden in de presentaties. We zien het niet als onze taak om als vooruitgeschoven post het gebruik van Peppol te stimuleren, maar als de vraag er komt vanuit onze klanten, zijn wij er wel klaar voor.´

    Ga je voor het gebruik van Peppol bij jullie klanten extra aandacht vragen?

    ‘Uiteraard informeren we de klant wel over het bestaan, maar we zetten liever in op het gebruik van elektronische facturen (UBL facturen). Daarmee kunnen we immers directer op grotere schaal voordeel voor klant en kantoor behalen.’

    We hebben van veel bezoekers ook gehoord dat het verwerken van bonnen nog steeds een onderwerp is waar veel tijd in gaat zitten. Hoe werken jullie om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken?

    ‘We hebben inmiddels een groot aantal klanten die bonnen al via de mobiele Zenvoices app aanleveren. We zien echter ook dat er klanten zijn die deze stukken liever op de traditionele wijze nog in mappen komen brengen en hierin zit dan ook meteen een moment om met elkaar bij te praten. Intern hebben we het proces, ook voor klanten die nog fysiek aanleveren, uiteraard wel verder geautomatiseerd. Zo verwerken we bonnen van een pin-crediteur met hoog volume op relatieniveau, maar werken we voor kleine volumes met een algemene pin-crediteur. We werken met Exact Online, daarin kun je bijvoorbeeld op pasnummer eenvoudig afletteren en is het niet nodig om voor iedere bon een aparte relatie aan te maken.’

    In de presentaties was ook aandacht voor het automatiseren van het betaalproces als onderdeel van de automatische verwerking. Verwacht je dat klanten de regie voor betalingen willen overlaten aan software en dit willen automatiseren?

    ‘Wat je ziet is dat een ondernemer graag de controle houdt over het geld en de betalingen die er gedaan worden. Naar mijn mening zal het nog wel een hele poos duren voordat geaccepteerd wordt dat dit geheel automatisch gaat. Als het ooit al zover komt! Over de huidige vorm binnen Zenvoices, het aanmaken van een SEPA betaalbestand informeren wij onze klanten, maar zien hier ook het gebruik nog geen vlucht nemen. De vorm waarin bij een factuur een iDeal betaallink zit lijkt voor onze klanten momenteel goed genoeg.’

    In de presentaties heb je ook scan en herken oplossingen kunnen zien die voor de herkenning een hybride vorm gebruiken, waarin mensen meekijken in binnen of buitenland om de factuurherkenning te optimaliseren. Hoe sta je daar tegenover? Was er een reden om te gaan voor de 100% machine learning variant zoals Zenvoices dit aanbiedt?

    ‘Los van mogelijke AVG perikelen omdat mensen in binnen- of buitenland meekijken op de factuur, is voor ons het real-time verwerken doorslaggevend geweest. Een proces waarbij facturen in een wachtrij komen en soms wel vier uur op herkenning moeten wachten is voor ons geen optie. Daarbuiten, wat doe je dan bij onverwachte spoedsituaties? Ga je dan de facturen maar handmatig verwerken? Wij zien er meer voordeel in voor onze klanten om een factuur binnen minder dan een minuut betrouwbaar herkend en geboekt te krijgen.`

    ‘Ik ben enorm fan van real-time, ik ga geen vier uur wachten om een factuur herkend te krijgen’.

    Tenslotte… kunnen collega’s uit de markt of bedrijven contact met je opnemen als ze meer willen weten over jullie aanpak om factuurverwerking betrouwbaar te automatiseren?

    ‘Jazeker! Vanuit VWG adviseren we niet alleen graag, maar kunnen we ook de daadwerkelijke ondersteuning bieden bij de implementatie als dat wordt gewenst.’ Mochten mensen een hulpvraag hebben op dit gebied, kunnen ze contact opnemen.’

    De komende tijd zullen we vanuit Zenvoices dieper ingaan op een aantal van de hierboven besproken onderwerpen, zoals bonverwerking, automatiseringsmogelijkheden en waarom Zenvoices inzet op factuurherkenning door middel van machine learning.

    Over de keuze voor Zenvoices

    ‘Voor ons is het belangrijk dat we het gevoel bij de klantadministratie kunnen behouden, ‘aldus Teamleider Financiële Administratie en IT Manager Ronald Schetters. ‘Doordat het met Zenvoices mogelijk is om generiek, maar ook heel specifiek factuurverwerking te automatiseren, kunnen we zo per klant de automatiseringsgraad bepalen. Dit is van wezenlijk belang geweest in de keuze om met Zenvoices te gaan werken, buiten dat we ook heel fijn kunnen schakelen met vragen. De support die je krijgt in kwaliteit en snelheid geeft een goed gevoel bij de samenwerking. Voor de toekomst zien we in Zenvoices een partner om samen mee te groeien en bijvoorbeeld ook mee te denken hoe het boeken op basis van regelherkenning op een gebruiksvriendelijke manier ontwikkeld kan worden.’

    “Nu het mogelijk is om automatiseringsregels snel en eenvoudig over meerdere administraties toe te passen, zal ons percentage volledig geautomatiseerde boekingen dit jaar zeker verder oplopen.”

    Over VWG Accountants en Belastingadviseurs

    VWG Accountants en Belastingadviseurs is al meer dan 70 jaar actief in de regio Nijmegen. Met bijna 100 betrokken medewerkers wordt vanuit de vestigingen in Nijmegen en Wijchen ondersteund op het gebied van accountancy, belastingadvies, audit & assurance, corporate finance en salarisadministratie. Door technologisch continue mee te groeien met de mogelijkheden die softwarepartijen in de markt bieden en naar de klant toe processen te ondersteunen met betrouwbare oplossingen geeft VWG inhoud aan haar missie om de klant financieel te ontzorgen. Sinds 2021 werkt VWG met Zenvoices om de verwerking van inkomende factuurstromen in de honderden verschillende klantadministraties te automatiseren. Inmiddels wordt al ruim 35 % van de facturen automatisch verwerkt. In sommige administraties wordt bijna 80% van de inkomende factuurstroom geautomatiseerd verwerkt.