Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vindt je ons laatste nieuws en handige tips & trucs.

Facturen met g-rekening betaling boeken met Zenvoices

Bij het inlenen of uitlenen van personeel wordt er veel gewerkt met g-rekeningen. Een g-rekening is een geblokkeerde rekening die bijvoorbeeld aannemers, uitzend- en payrollorganisaties kunnen gebruiken om loonheffingen (al dan niet met btw) van door hen ingehuurd personeel aan de Belastingdienst of aan onderaannemers te voldoen. Van een g-rekening kunnen geen andere betalingen gedaan worden. De rekening beschermt partijen tegen wanbetalingen van loonheffingen. Op de website van de Belastingdienst vind je uitgebreide informatie over het gebruiken van een g-rekening. Met Zenvoices kun je het verwerken van facturen met g-rekening betaling met behoud van regie automatiseren.

Hoe werkt het?

Nadat een factuur door Zenvoices is herkend en automatisch is omgezet in een boekingsvoorstel kun je in het boekingsscherm opgeven welk bedrag of welk percentage van het totaal bedrag van de factuur gesplitst moet worden naar de g-rekening. Dit ligt vast bij de relatie stamgegevens in Zenvoices. Ook wordt het betaalrekening bedrag weergegeven.

Bij het aanmaken van de boeking in je boekhoudsysteem zal de boeking vervolgens automatisch gesplitst worden in een betaalrekening en een g-rekening betaling. Afhankelijk van jouw voorkeur kan je het splitsen op basis van de laatste boeking of op vooraf ingestelde wijze bij de relatie laten uitvoeren door Zenvoices.

Voor welke boekhoudpakketten beschikbaar?

Het boeken van facturen met g-rekening betaling ondersteunt Zenvoices bij Nederlandse administraties in AFAS, Exact Online, Twinfield en Unit4 Multivers. Ook voor boekhoudpakketten, die zelf geen g-rekening ondersteuning bieden, zoals SnelStart en King heeft Zenvoices de oplossing om het boeken met g-rekening betaling mogelijk te maken.

Meer weten?

Werk je al met Zenvoices? Raadpleeg ons helpcentrum voor meer informatie. Nog niet bekend met Zenvoices, maar wil je weten hoe je met Zenvoices sneller en makkelijker boekingen kan verwerken in jouw boekhoudpakket en dit zelfs met behoud van regie al verregaand kan automatiseren? Neem contact op of plan een persoonlijke demonstratie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Nieuw: bestellingen en facturen matchen met Zenvoices

Zenvoices heeft voor King en Exact Online de Bestellingen en facturen matchen module beschikbaar gemaakt. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Met het verwerken van goederen en logistieke facturen levert Zenvoices nu ook een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen.

Ontstaan uit samenwerking

In lijn met onze werkwijze hebben wij ook deze module ontwikkeld samen met Zenvoices gebruikers en partners. Vanuit hun expertise met inkoopprocessen hebben we in slechts enkele maanden een complete oplossing voor het automatisch controleren van inkoopfacturen met bijbehorende magazijnontvangsten en bestellingen kunnen vormgeven. Ook is er veel aandacht voor de afhandeling van uitzonderingen, iets waar testgebruikers ons waardevolle feedback voor hebben gegeven.

Hoe werk het?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit het gekoppelde boekhoud- of ERP-pakket. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, met behoud van regie

Ook bij deze module biedt Zenvoices de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Facturen met afwijkingen buiten de ingestelde toleranties kunnen automatisch afgekeurd worden en na vervolgacties alsnog worden goedgekeurd.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module heeft de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten uit het gekoppelde boekhoud/ERP systeem.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.
  • Boeken van directe inkoopfacturen (Exact Online).

Ook bestellingen en facturen matchen in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina. Werk je met een ander (ERP-) pakket, laat ons het weten via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853


Praktijk: facturen digitaal goedkeuren met Zenvoices

Zenvoices heeft de afgelopen maanden voor een aantal vastgoedbedrijven de werkstroom voor het goedkeuren van facturen mogen digitaliseren. De aanleiding daarvoor was dat de beperkingen in de huidge processen gingen opspelen in de financiële bedrijfsvoering. Zo ontbrak bijvoorbeeld inzicht voor wie facturen soms eigenlijk bestemd waren, waar ze bleven liggen voor goedkeuring en was er veel onderling mailverkeer over facturen. De beschreven oplossingen komen uit de dagelijkse praktijk bij o.a. de vastgoedbedrijven van Re-z Ontwikkeling BV & Immovest Emsland Groep.

Digitaal goedkeuren met automatische toewijzing

Vanuit de betreffende vastgoedbedrijven is de wens geuit om met een minimum aan handmatige interventie een digitaal goedkeuringsproces te realiseren, waarin vanuit de financiële afdeling snel en overzichtelijk is bij wie facturen zijn voor goedkeuring, de doorlooptijd kan worden gecontroleerd en welke acties er voor verdere verwerking nog nodig zijn.

Zenvoices maakt snelle en makkelijke factuurherkenning mogelijk voor diverse documentsoorten. Vanuit de herkende gegevens in combinatie met de vastgelegde boekingsgang bij de crediteuren kon toewijzing aan de juiste budgethouder grotendeels automatisch plaatsvinden.

Om dit te realiseren is per budgethouder inzichtelijk gemaakt voor welke posten op kostenplaats- en grootboekrekeningniveau zij verantwoordelijk zijn. Ook is vastgesteld bij welke bedragen en boekingsgangen er nog leidinggevenden moeten mee accorderen.

Dit resulteerde in een goedkeuringsschema met meerdere lagen en voorwaarden. Na het inrichten van de voorwaarden zijn deze gekoppeld aan de juiste personen, is dit eenvoudig kopieerbaar gemaakt naar de andere werkmaatschappijen en ingesteld hoe vaak men een bericht moet ontvangen voor het goedkeuren van nieuwe facturen. Zo is het proces van inlezen tot boeken met digitale goedkeuring door de juiste budgethouders grotendeels geautomatiseerd.

Verschillende boekingsscenario’s bij één crediteur

Bij deze uitzonderingen is gekozen om voor deze relaties alleen automatisch de herkenning in te stellen op relatie en totaalbedrag, in boekingstemplates de verschillende boekingsscenario’s vast te leggen en op basis daarvan ook een autorisatieschema te kiezen bij de stap ‘boekingen’ in de Zenvoices Portal. Met deze “hybride” vorm waren deze uitzonderingen toch voor een groot deel te automatiseren en daarmee sneller en gemakkelijker op de juiste wijze in het digitale goedkeuringsproces te brengen.

Archieftoegang

Om te kunnen raadplegen welke facturen zijn behandeld, kwam vanuit de budgethouders de wens om ook te kunnen terugkijken. De directie wenste volledige toegang tot het digitale archief voor alle werkmaatschappijen. Door toegangsrechten te koppelen aan het archief kon het zo worden ingesteld dat de budgethouders uitsluitend hun eigen historie konden raadplegen, maar dat er voor directie eenvoudig toegang tot het archief van meerdere werkmaatschappijen mogelijk was.

Factuur bestemd voor andere budgethouder

Tijdens het uitwerken van de verschillende situaties kwam ook naar voren dat er soms boekingen toch voor andere budgethouders bleken te zijn, maar dat de beheerder van het autorisatieproces daarvan niet altijd op de hoogte is. Om daarvoor een werkwijze in te richten is er besloten het voor een deel van budgethouders mogelijk te maken om boekingen door te sturen. Deze optie is door middel van rechten toe te wijzen aan bepaalde personen en wordt ook vastgelegd bij de bewuste boeking met een verplichte opmerking.

Afwezige autorisator

In de vakantieperiode bleek dat de mobiele app voor iOS en Android geen garantie bood om tijdens vakantieperiodes het digitale goedkeuringsproces te laten doorgaan. Met dat gegeven is de mogelijkheid geactiveerd om namens een ander te autoriseren. Vanzelfsprekend alleen voor gebruikers met de juiste rechten en met vastlegging dat er namens een ander werd geautoriseerd.

Beheer, boeking & rapportage

In Zenvoices is met de rol autorisatiebeheerder inzichtelijk op wie nog gewacht wordt in het goedkeuringsproces, ook zijn de opmerkingen inzichtelijk en is de weergave van het overzicht te personaliseren. Hiermee heeft de beheerder de mogelijkheid om toegesneden op de organisatie snel te schakelen en budgethouders tot actie aan te zetten.

Om de acties en communicatie inzichtelijk te hebben in het financiële pakket is gebruik gemaakt van het auditrapport, waarin zorgvuldig ligt vastgelegd wat er voorafgaande aan de definitieve verwerking is gebeurd.

De voordelen van digitale autorisatie met Zenvoices in een overzicht

  • Inzicht voor beheerder(s) bij wie facturen ter goedkeuring staan met de mogelijkheid actie te ondernemen om goedkeuringsproces te versnellen
  • Vastlegging bij factuur van communicatie en acties in auditrapport
  • Instelbare frequentie van herinneringsberichten voor autorisatie
  • Facturen via de web of mobiele app (Android en iOS) goed te keuren
  • Automatische of handmatige toewijzing aan medewerkers
  • Facturen blokkeren voor betaling en automatisch vrijgeven na autorisatie
  • Facturen boeken in het boekhoudpakket voor of na autorisatie
  • Instelbare autorisatiemogelijkheden en rechten per medewerker
  • Machtigen vervanger voor autorisatie tijdens afwezigheid
  • Persoonlijk factuurarchief per medewerker

Ook een compleet en flexibel digitaal goedkeuringproces in jouw organisatie?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Raadpleeg de instructies voor het activeren van de autorisatiemodule in het helpcentrum. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Facturen betalen met Zenvoices

Het is nu mogelijk om facturen te betalen met Zenvoices. Een gebruiker kan daarmee de regie houden over het betaalproces in Zenvoices en betalingen uitvoeren in de eigen vertrouwde bankomgeving. Dit is bijvoorbeeld ideaal voor samenwerking tussen kantoor en eindklant. Met het faciliteren van facturen herkennen, automatisch boeken en nu ook betalen, zet Zenvoices een belangrijke stap om het proces van factuurverwerking nog completer, makkelijker en overzichtelijker te maken.

Hoe werkt betalen met Zenvoices?

In Zenvoices kunnen betaalopdrachten worden aangemaakt en worden geëxporteerd naar een SEPA betaalbestand (PAIN.001). De aangemaakte betaalbestanden kunnen worden geïmporteerd door alle bekende banken. Zowel losse betalingen als verzamelbetalingen worden ondersteund. De mogelijkheid voor betalen wordt aangeboden als een aanvullende module en geeft ook inzicht in openstaande posten en de status van betalingen. 

Functies en mogelijkheden

In de module Betalen biedt Zenvoices inzicht in de betaalstatus van facturen en kan automatisch een betaaladvies gegenereerd worden op basis van de vervaldatum van facturen. Het betalen in vreemde valuta wordt ondersteund als dit ook in het achterliggende boekhoudpakket mogelijk is. Het is ook mogelijk om vreemde valuta toe te passen als er gebruik wordt gemaakt van de UBL conversie mogelijkheid in Zenvoices. Per boeking is inzichtelijk welke betalingen er zijn gedaan. Ook is er een overzicht van de openstaande facturen, dit is op te roepen per administratie, of over alle administraties. Per leverancier kan worden aangegeven of de boekingen moeten worden meegenomen in betaalopdrachten. Met deze functies biedt Zenvoices een toegankelijk, overzichtelijk en compleet betalingsproces. In het helpcentrum is alle informatie over de mogelijkheden en instellingen te raadplegen.

Ook aan de slag als gebruiker van de module Betalen?

Ben je al gebruiker van Zenvoices? Ga als beheerder in je Zenvoices omgeving naar Beheer / Omgeving / Administraties en kies voor ‘Wijzigen administratie’. Onder ‘Aanvullende modules’ kun je kiezen voor de module Betalen. Raadpleeg voor de maandelijkse kosten onze Functie & Prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor alle UBL ready boekhoudpakketten

Naast de volledige koppelingen met de meestvoorkomende boekhoudpakketten, is het met Zenvoices nu ook mogelijk geworden om sneller en gemakkelijker facturen te verwerken in alle boekhoudpakketten waarin (EN16931) UBL facturen kunnen worden ingelezen.

Hoe werkt bonnen en facturen realtime omzetten naar UBL?

Facturen en bonnen kunnen worden aangeleverd per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app in een Zenvoices administratie. Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel en na goedkeuring, tijdens het exporteren, wordt deze omgezet in een UBL factuur. Deze UBL factuur wordt vervolgens per e-mail verzonden naar het boekhoudpakket.

De volgende bestandsformaten kunnen automatisch worden omgezet in een boekingsvoorstel: pdf, foto’s (.jpg, .jpeg, .png, .bmp), Microsoft Word (.docx, .doc), Microsoft Excel (.xslx, .xls) en e-mailberichten (.eml). Ook bestaande UBL facturen kunnen via Zenvoices worden verwerkt. Hierdoor kan vanuit één werkstroom worden gewerkt en zijn alle facturen en bonnen te raadplegen in het digitaal archief.

Boekingen coderen

In Zenvoices is het mogelijk om een ingelezen factuur of bon te voorzien van een grootboekrekening. Hiervoor wordt gewerkt met het RGS grootboekschema. De RGS codes worden opgenomen in de UBL factuur die door Zenvoices gegenereerd wordt. Verschillende RGS niveau’s worden ondersteund: niveau 2 is het meest eenvoudige grootboekschema (ongeveer 40 grootboekrekeningen) en niveau 5 het meest uitgebreide schema (ongeveer 2300 grootboekrekeningen). Op basis van het RGS grootboekschema, kan een UBL ready boekhoudpakket bij het inlezen van een UBL factuur boekingsregels met de juiste grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket aanmaken.

Automatisch verwerken van facturen en bonnen

Het proces van inkomende factuur tot aan het aanbieden in het boekhoudpakket is volledig te automatiseren. Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon automatisch vertalen naar een boekingsvoorstel voor controle. Als de resultaten regelmatig zonder correcties goedgekeurd worden, kan ook het goedkeuren van deze voorstellen worden geautomatiseerd op basis van regels. Met deze werkwijze kan veel tijd en daarmee geld worden bespaard.

Digitaal autoriseren

Met de module Autorisatie is het autorisatieproces voor facturen in de organisatie te stroomlijnen. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. De beheerder heeft met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Na goedkeuring wordt van de bon of factuur automatisch een UBL bestand aangemaakt en voor verdere verwerking naar het boekhoudpakket gezonden.

Aan de slag met het omzetten van facturen en bonnen naar UBL?

Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je vandaag al wilt starten. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zelflerende factuurverwerking in Zenvoices: hoe werkt het?

Door het toepassen van zelflerende software maken we het automatisch herkennen en boeken van facturen sneller en gemakkelijker. Maar hoe werkt het nu precies?

De geschiedenis

Zelflerende software wordt ook wel omschreven als machine learning software. Machine learning maakt het mogelijk dat software zelf, zonder geprogrammeerd te worden, een taak steeds beter leert uit te voeren. Machine learning is niet nieuw; al sinds de jaren ’50 van vorige eeuw wordt er actief onderzoek naar gedaan. In het kort komt het er op neer dat je met een algoritme repeterende patronen herkent en het algoritme deze patronen gebruikt om nieuwe uitkomsten te voorspellen. Door ook gebruik te maken van een zogenaamde feedbackloop kan het algoritme zichzelf steeds verder verbeteren.

Toepassing in Zenvoices

Zelflerende software wordt bij Zenvoices toegepast in een tweetal fases van het proces om facturen en bonnen automatisch te verwerken:

  1. Herkennen & controleren van boekingsgegevens
  2. Boeken van facturen

Automatisch herkennen en controleren van boekingsgegevens

Gegevens worden in Zenvoices herkend uit verschillende bestandsformaten zoals PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, afbeeldingen, e-mailberichten UBL en overige e-facturen (.xml).

Onder andere de volgende gegevens worden herkend in documenten:

  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Afzendergegevens (KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, debiteurnummer, e-mailadres en/of telefoonnummer)
  • Btw-bedragen, grondslag bedragen en percentages
  • Totaalbedragen

Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon vertalen naar een gegevensset voor controle. Met het doorvoeren van handmatige correctie wordt het algoritme geleerd om bij een volgende keer het gecorrigeerde veld op andere wijze te herkennen. In Zenvoices passen we dit breed toe, zodat iedere gebruiker profiteert van deze leercurve en de herkenning steeds beter wordt.

Boeken van facturen

Nadat een factuur is ingelezen en velden zijn herkend geeft een gebruiker ook de instructie hoe deze factuur in zijn/haar administratie verwerkt mag worden. De zogenaamde boekingsregels bestaan doorgaans uit een grootboekrekening, btw-code en/of percentage, bedrag en eventuele verbijzondering (kostenplaats, dossier, etc.).

Ook deze handeling wordt vastgelegd in het algoritme en dit patroon vormt met de eerdere fase de basis om binnen drie seconde een volwaardig boekingsvoorstel te genereren.

De toekomst

In de huidige vorm brengt de zelflerende software al veel gemak en snelheid in het proces van inkomende factuur tot aan boeking. De achterliggende machine learning technologie blijft zich ontwikkelen. Zenvoices blijft continue beoordelen welke ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het verder vereenvoudigen en versnellen van het factuurverwerkingsproces.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices? Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl uitbreiden met een overzichtelijke workflow voor het digitaal goedkeuren van facturen en met behoud van regie het proces van inkomende factuur tot aan boeking volledig automatiseren? Zenvoices is nu ook beschikbaar voor e-Boekhouden.nl.

Met de belofte “Online boekhouden voor iedereen” is e-Boekhouden.nl partner van ondernemers, verenigingen, stichtingen, maar ook van accountants en boekhouders. Om facturen en bonnen verwerken in e-Boekhouden.nl nog gemakkelijker en sneller te maken heeft Zenvoices samen met e-Boekhouden.nl gewerkt aan een koppeling om automatische herkenning, zelflerende boeking en digitale goedkeuring van facturen (autorisatie) te faciliteren.

Zenvoices voor e-Boekhouden.nl is nu beschikbaar

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerk je bonnen en facturen ook sneller en makkelijker in e-Boekhouden.nl. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers zijn daardoor niet onnodig veel tijd kwijt aan de correcte verwerking van facturen.

Digitaal facturen goedkeuren voor e-Boekhouden.nl

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je ook met Zenvoices voor e-Boekhouden.nl altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor Visma eAccounting

Voor gebruikers van Visma eAccounting is Zenvoices nu ook beschikbaar. Visma eAccounting is ontworpen voor ondernemers. Met slimme software helpt Visma eAccounting de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te regelen. Met ondersteuning van Zenvoices kan nu zelfs het proces van inkomende factuur tot boeking worden geautomatiseerd, waarbij je zelf de regie houdt. Dat voorkomt fouten en scheelt een hoop tijd.

Zenvoices voor Visma eAccounting

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerkt men bonnen en facturen sneller en makkelijker in de administratie. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het Peppol facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Digitaal autoriseren voor Visma eAccounting

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor Visma eAccounting?

Visma eAccounting kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices automatiseert proces van inkomende factuur tot boeking

Sinds begin deze maand kunnen klanten van Zenvoices profiteren van de nieuwe module Robotic. Daarmee is het mogelijk om facturen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. De automatisering van dit proces wordt in de markt ook wel als een belangrijke stap in het ontwikkelen van “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Automatisch verwerken van binnenkomende facturen

In de module Robotic is het mogelijk op basis van ingestelde criteria facturen automatisch te laten inlezen in de juiste administratie en te laten omzetten in een boekingsvoorstel.

In praktijk kan een factuurstroom dan als volgt worden geautomatiseerd:

  • Op basis van afzender: documenten afkomstig van vertrouwde afzenders automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • Automatisch verplaatsen: documenten op basis van inhoud automatisch verplaatsen naar de juiste administratie en vanuit daar automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • PEPPOL facturen automatisch inlezen: ontvang je facturen via het PEPPOL netwerk? Dan kun je ervoor kiezen om facturen uit dit vertrouwde netwerk direct om te zetten in een boekingsvoorstel.
  • Bijlagen verwijderen: krijg je van een leverancier altijd factuur met extra bijlagen (bijvoorbeeld algemene voorwaarden)? Dan kun je deze bijlagen automatisch laten verwijderen.

Bovenstaande regels zijn ook te combineren.

Automatisch boeken van facturen

Aansluitend op bovenstaande is ook mogelijk om boekingsvoorstellen automatisch goed te keuren op basis van regels. Daarmee ontstaat er een geheel automatische boekingsflow, die voor repeterende boekingen al het werk uit handen neemt. Bijvoorbeeld:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van KPN met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch goedkeuren.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: verwerk je ook verkoopfacturen? Deze kun je automatisch laten boeken in jouw boekhoudpakket.

Ook profiteren van automatisering van het boekingsproces?

Automatisering door Zenvoices is mogelijk voor AFAS, Exact Online, Exact Globe, King, Reeleezee, Snelstart, Twinfield, Unit4 en binnenkort ook Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum om de module Robotic te activeren.

Nog geen klant van Zenvoices, maar wel interesse?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode  of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices aangesloten op Europees facturatienetwerk PEPPOL voor het ontvangen van e-facturen

Sinds vandaag is het mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) via het Europese facturatienetwerk PEPPOL te ontvangen in Zenvoices. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het PEPPOL netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van (onder andere) facturen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Elektronische facturen worden uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Via PEPPOL kunnen uitsluitend geregistreerde en geïdentificeerde verzenders en ontvangers facturen uitwisselen. Om te kunnen werken met PEPPOL dienen organisaties een zorgvuldig registratieproces te doorlopen, waardoor de veiligheid van het netwerk wordt gegarandeerd.

PEPPOL wordt vaak in één adem genoemd met SimplerInvoicing. SimplerInvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. SimplerInvoicing is gebaseerd op PEPPOL, waardoor je via PEPPOL facturen kan uitwisselen met alle deelnemers van SimplerInvoicing.

Waarom werken met PEPPOL?

Wettelijke verplichting

PEPPOL is het Europese standaard voor factuuruitwisseling. Vanaf april 2019 zijn alle lokale overheden verplicht om e-facturen te accepteren en te kunnen verwerken. Rijksoverheden waren dit al verplicht vanaf begin 2017. De verwachting is dat door deze wettelijke vereiste de acceptatie van PEPPOL als standaard voor veilig uitwisselen van facturen een vlucht zal nemen.

Nog snellere verwerking van facturen

In het PEPPOL netwerk worden elektronische facturen rechtstreeks tussen organisaties uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Dit is een bestandsformaat waarmee optimale herkenning en verwerking van facturen mogelijk is. Op korte termijn kunnen deze facturen met Zenvoices volledig automatisch verwerkt worden in je boekhoudpakket.

Kleinere kans op spookfacturen

Doordat een zorgvuldige validatieprocedure wordt gevolgd voor het toelaten van organisaties op het PEPPOL netwerk is de kans klein dat spookfacturen via dit netwerk verzonden worden.

Hoe werkt het?

Om facturen via het PEPPOL netwerk te kunnen ontvangen dient je organisatie geregistreerd te worden in het PEPPOL netwerk. Deze registratie vindt plaats op basis van één of meerdere unieke kenmerken van je organisatie, zoals een KvK-nummer, btw-nummer of OIN (voor (lokale) overheden). Op basis van deze kenmerken kunnen andere partijen je organisatie vinden in het PEPPOL netwerk en facturen naar je sturen.

In ons helpcentrum lees je hoe je je organisatie gratis in het PEPPOL netwerk registreert door een PEPPOL koppeling aan te vragen.

Als vervolgens een e-factuur via het PEPPOL netwerk naar je wordt verzonden, dan wordt deze rechtstreeks afgeleverd in je Zenvoices administratie.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over PEPPOL en de slimme factuurverwerking oplossingen van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE