Welkom op het Zenvoices blog!

Hier vindt je ons laatste nieuws en handige tips & trucs.

Zelflerende factuurverwerking in Zenvoices: hoe werkt het?

Door het toepassen van zelflerende software maken we het automatisch herkennen en boeken van facturen sneller en gemakkelijker. Maar hoe werkt het nu precies?

De geschiedenis

Zelflerende software wordt ook wel omschreven als machine learning software. Machine learning maakt het mogelijk dat software zelf, zonder geprogrammeerd te worden, een taak steeds beter leert uit te voeren. Machine learning is niet nieuw; al sinds de jaren ’50 van vorige eeuw wordt er actief onderzoek naar gedaan. In het kort komt het er op neer dat je met een algoritme repeterende patronen herkent en het algoritme deze patronen gebruikt om nieuwe uitkomsten te voorspellen. Door ook gebruik te maken van een zogenaamde feedbackloop kan het algoritme zichzelf steeds verder verbeteren.

Toepassing in Zenvoices

Zelflerende software wordt bij Zenvoices toegepast in een tweetal fases van het proces om facturen en bonnen automatisch te verwerken:

  1. Herkennen & controleren van boekingsgegevens
  2. Boeken van facturen

Automatisch herkennen en controleren van boekingsgegevens

Gegevens worden in Zenvoices herkend uit verschillende bestandsformaten zoals PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, afbeeldingen, e-mailberichten UBL en overige e-facturen (.xml).

Onder andere de volgende gegevens worden herkend in documenten:

  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Afzendergegevens (KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, debiteurnummer, e-mailadres en/of telefoonnummer)
  • Btw-bedragen, grondslag bedragen en percentages
  • Totaalbedragen

Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon vertalen naar een gegevensset voor controle. Met het doorvoeren van handmatige correctie wordt het algoritme geleerd om bij een volgende keer het gecorrigeerde veld op andere wijze te herkennen. In Zenvoices passen we dit breed toe, zodat iedere gebruiker profiteert van deze leercurve en de herkenning steeds beter wordt.

Boeken van facturen

Nadat een factuur is ingelezen en velden zijn herkend geeft een gebruiker ook de instructie hoe deze factuur in zijn/haar administratie verwerkt mag worden. De zogenaamde boekingsregels bestaan doorgaans uit een grootboekrekening, btw-code en/of percentage, bedrag en eventuele verbijzondering (kostenplaats, dossier, etc.).

Ook deze handeling wordt vastgelegd in het algoritme en dit patroon vormt met de eerdere fase de basis om binnen drie seconde een volwaardig boekingsvoorstel te genereren.

De toekomst

In de huidige vorm brengt de zelflerende software al veel gemak en snelheid in het proces van inkomende factuur tot aan boeking. De achterliggende machine learning technologie blijft zich ontwikkelen. Zenvoices blijft continue beoordelen welke ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het verder vereenvoudigen en versnellen van het factuurverwerkingsproces.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices? Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl uitbreiden met een overzichtelijke workflow voor het digitaal goedkeuren van facturen en met behoud van regie het proces van inkomende factuur tot aan boeking volledig automatiseren? Zenvoices is nu ook beschikbaar voor e-Boekhouden.nl.

Met de belofte “Online boekhouden voor iedereen” is e-Boekhouden.nl partner van ondernemers, verenigingen, stichtingen, maar ook van accountants en boekhouders. Om facturen en bonnen verwerken in e-Boekhouden.nl nog gemakkelijker en sneller te maken heeft Zenvoices samen met e-Boekhouden.nl gewerkt aan een koppeling om automatische herkenning, zelflerende boeking en digitale goedkeuring van facturen (autorisatie) te faciliteren.

Zenvoices voor e-Boekhouden.nl is nu beschikbaar

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerk je bonnen en facturen ook sneller en makkelijker in e-Boekhouden.nl. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers zijn daardoor niet onnodig veel tijd kwijt aan de correcte verwerking van facturen.

Digitaal facturen goedkeuren voor e-Boekhouden.nl

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je ook met Zenvoices voor e-Boekhouden.nl altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor e-Boekhouden.nl?

e-Boekhouden.nl kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar voor Visma eAccounting

Voor gebruikers van Visma eAccounting is Zenvoices nu ook beschikbaar. Visma eAccounting is ontworpen voor ondernemers. Met slimme software helpt Visma eAccounting de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te regelen. Met ondersteuning van Zenvoices kan nu zelfs het proces van inkomende factuur tot boeking worden geautomatiseerd, waarbij je zelf de regie houdt. Dat voorkomt fouten en scheelt een hoop tijd.

Zenvoices voor Visma eAccounting

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerkt men bonnen en facturen sneller en makkelijker in de administratie. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het Peppol facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Digitaal autoriseren voor Visma eAccounting

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor Visma eAccounting?

Visma eAccounting kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices automatiseert proces van inkomende factuur tot boeking

Sinds begin deze maand kunnen klanten van Zenvoices profiteren van de nieuwe module Robotic. Daarmee is het mogelijk om facturen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. De automatisering van dit proces wordt in de markt ook wel als een belangrijke stap in het ontwikkelen van “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Automatisch verwerken van binnenkomende facturen

In de module Robotic is het mogelijk op basis van ingestelde criteria facturen automatisch te laten inlezen in de juiste administratie en te laten omzetten in een boekingsvoorstel.

In praktijk kan een factuurstroom dan als volgt worden geautomatiseerd:

  • Op basis van afzender: documenten afkomstig van vertrouwde afzenders automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • Automatisch verplaatsen: documenten op basis van inhoud automatisch verplaatsen naar de juiste administratie en vanuit daar automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • PEPPOL facturen automatisch inlezen: ontvang je facturen via het PEPPOL netwerk? Dan kun je ervoor kiezen om facturen uit dit vertrouwde netwerk direct om te zetten in een boekingsvoorstel.
  • Bijlagen verwijderen: krijg je van een leverancier altijd factuur met extra bijlagen (bijvoorbeeld algemene voorwaarden)? Dan kun je deze bijlagen automatisch laten verwijderen.

Bovenstaande regels zijn ook te combineren.

Automatisch boeken van facturen

Aansluitend op bovenstaande is ook mogelijk om boekingsvoorstellen automatisch goed te keuren op basis van regels. Daarmee ontstaat er een geheel automatische boekingsflow, die voor repeterende boekingen al het werk uit handen neemt. Bijvoorbeeld:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van KPN met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch goedkeuren.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: verwerk je ook verkoopfacturen? Deze kun je automatisch laten boeken in jouw boekhoudpakket.

Ook profiteren van automatisering van het boekingsproces?

Automatisering door Zenvoices is mogelijk voor AFAS, Exact Online, Exact Globe, King, Reeleezee, Snelstart, Twinfield, Unit4 en binnenkort ook Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum om de module Robotic te activeren.

Nog geen klant van Zenvoices, maar wel interesse?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode  of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices aangesloten op Europees facturatienetwerk PEPPOL voor het ontvangen van e-facturen

Sinds vandaag is het mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) via het Europese facturatienetwerk PEPPOL te ontvangen in Zenvoices. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het PEPPOL netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van (onder andere) facturen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Elektronische facturen worden uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Via PEPPOL kunnen uitsluitend geregistreerde en geïdentificeerde verzenders en ontvangers facturen uitwisselen. Om te kunnen werken met PEPPOL dienen organisaties een zorgvuldig registratieproces te doorlopen, waardoor de veiligheid van het netwerk wordt gegarandeerd.

PEPPOL wordt vaak in één adem genoemd met SimplerInvoicing. SimplerInvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. SimplerInvoicing is gebaseerd op PEPPOL, waardoor je via PEPPOL facturen kan uitwisselen met alle deelnemers van SimplerInvoicing.

Waarom werken met PEPPOL?

Wettelijke verplichting

PEPPOL is het Europese standaard voor factuuruitwisseling. Vanaf april 2019 zijn alle lokale overheden verplicht om e-facturen te accepteren en te kunnen verwerken. Rijksoverheden waren dit al verplicht vanaf begin 2017. De verwachting is dat door deze wettelijke vereiste de acceptatie van PEPPOL als standaard voor veilig uitwisselen van facturen een vlucht zal nemen.

Nog snellere verwerking van facturen

In het PEPPOL netwerk worden elektronische facturen rechtstreeks tussen organisaties uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Dit is een bestandsformaat waarmee optimale herkenning en verwerking van facturen mogelijk is. Op korte termijn kunnen deze facturen met Zenvoices volledig automatisch verwerkt worden in je boekhoudpakket.

Kleinere kans op spookfacturen

Doordat een zorgvuldige validatieprocedure wordt gevolgd voor het toelaten van organisaties op het PEPPOL netwerk is de kans klein dat spookfacturen via dit netwerk verzonden worden.

Hoe werkt het?

Om facturen via het PEPPOL netwerk te kunnen ontvangen dient je organisatie geregistreerd te worden in het PEPPOL netwerk. Deze registratie vindt plaats op basis van één of meerdere unieke kenmerken van je organisatie, zoals een KvK-nummer, btw-nummer of OIN (voor (lokale) overheden). Op basis van deze kenmerken kunnen andere partijen je organisatie vinden in het PEPPOL netwerk en facturen naar je sturen.

In ons helpcentrum lees je hoe je je organisatie gratis in het PEPPOL netwerk registreert door een PEPPOL koppeling aan te vragen.

Als vervolgens een e-factuur via het PEPPOL netwerk naar je wordt verzonden, dan wordt deze rechtstreeks afgeleverd in je Zenvoices administratie.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over PEPPOL en de slimme factuurverwerking oplossingen van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 

 


Wijziging laag btw-tarief van 6% naar 9%

Het lage btw-tarief is gewijzigd op 1 januari 2019 van 6 % naar 9 %, daarover kun je meer lezen in deze publicatie van de Rijksoverheid. Dit heeft impact op je boekhouding en de automatische factuurverwerking door Zenvoices.

Benodigde aanpassingen

Aanpassingen in je boekhoudpakket

Voer het nieuwe btw-tarief door in je boekhoudpakket. Waarschijnlijk heb je hierover al een bericht ontvangen van je boekhoudpakket. Wil je meer weten of heb je vragen hierover? Raadpleeg dan de helpdesk van je boekhoudpakket. Hieronder vind je de links naar onze koppelpartners met informatie over de btw-verhoging voor hun specifieke pakket:

Aanpassingen in Zenvoices

In Zenvoices zijn geen aanpassingen nodig. Zenvoices zal nieuwe of gewijzigde btw-codes overnemen uit je boekhoudpakket en automatisch de juiste btw-codes en percentages voorstellen op basis van de factuurdatum en het in een factuur herkende btw-percentage. Is het nieuwe btw percentage nog niet zichtbaar in Zenvoices? Voer dan een volledige stamgegevens synchronisatie uit.

Werk je met boekingstemplates in Zenvoices? Controleer dan of er btw-codes aangepast moeten worden in boekingstemplates. Dit is alleen nodig als in je boekhoudpakket nieuwe btw-codes aangemaakt zijn voor het 9 % tarief. Als dit niet geval is, dan zijn er geen aanpassingen nodig.

Heb je vragen over de btw verhoging in Zenvoices? Neem dan contact op met onze helpdesk.

 


Dropbox koppeling beschikbaar binnen Zenvoices

Dropbox is een veel gebruikte dienst voor het opslaan en delen van bestanden in de cloud (online). Het wordt ook steeds meer gebruikt in administratieve processen voor de aanlevering van facturen en bonnen door eindklanten van accountants- en administratiekantoren.

Binnen Zenvoices kun je documenten aanleveren door deze direct te slepen/uploaden in je eigen omgeving, via e-mail, de mobiele app voor Android en iOS en nu ook via Dropbox.

Aanleveren van facturen en bonnen via Dropbox in Zenvoices

Het is mogelijk aan een Zenvoices administratie één of meerdere Dropbox accounts koppelen voor de automatische aanlevering van facturen en bonnen. Ieder half uur wordt er dan gecontroleerd in de gekoppelde Dropbox accounts of er nieuwe documenten beschikbaar zijn voor verwerking. De nieuwe documenten worden vervolgens opgehaald en dan voor verdere verwerking opgeslagen bij “Uploaden & inlezen” in jouw Zenvoices omgeving. Zip bestanden worden daar automatisch uitgepakt. Om de snelle automatische herkenning en verwerking te garanderen zijn er limieten in bestandsgrootte van toepassing. Meer daarover wordt in het artikel over aanleverlimieten in het helpcentrum beschreven.  Wil je de Dropbox aanlevering ook inrichten binnen jouw Zenvoices omgeving? Raadpleeg dan de informatie in ons uitgebreide helpcentrum.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over de Dropbox koppeling en/of slimme factuurverwerking van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 


Wolters Kluwer certificeert Zenvoices voor Twinfield

Goed nieuws voor alle Twinfield gebruikers in Nederland. Met de certificering door Wolters Kluwer zetten Zenvoices en Twinfield een belangrijke stap in hun partnership.

Facturen automatisch herkennen en boeken met Zenvoices voor Twinfield

Natuurlijk is het al langer bekend dat we koppelen met de software van Twinfield, maar door de certificering kunnen we onze snel groeiende groep gezamenlijke gebruikers nog vollediger ondersteunen en volop laten profiteren van de razendsnelle factuurherkenning en automatische verwerking via Zenvoices.

Onderstaand hebben we nog een keer op een rijtje gezet wat Zenvoices voor Twinfield biedt:

  • Automatisch realtime verwerken van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Scherpste tarieven van Nederland
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail, Dropbox of met de Zenvoices app voor Android & iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Ondersteuning voor transitorisch boeken en G-rekening betalingen

Autoriseren met Zenvoices voor Twinfield

Zenvoices biedt Twinfield gebruikers optioneel een overzichtelijke workflow voor het online autoriseren van facturen. Autoriseren van facturen voor betaling of boeking, op basis van voorwaarden (o.a. crediteur, grootboekrekening, kostenplaats, bedrag) maakt dat zowel eenvoudige autorisatieprocessen als ook complexe varianten met meerdere niveau’s en autorisatievoorwaarden worden ondersteund. Autorisatie kan plaatsvinden via de web portal en/of mobiele app. Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in Twinfield geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Bezoek de uitgebreide Twinfield informatiepagina voor meer informatie over de koppeling, mogelijkheden en tarieven.

Zenvoices is zeer actief met innovatie en optimalisatie, bekijk voor de laatste periodieke updates onze release notes.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices voor Twinfield?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE


Zenvoices nu ook Engelstalig

Zenvoices is vanaf nu ook beschikbaar in de Engelse taal. Afgelopen maanden is er veel werk verzet om de software meertalig te maken. De vraag uit de markt en ook de wens van onze klanten heeft er toe geleid dat we als eerste de Engelse taal uitgerold hebben.

Hoe kies je de Engelse taal voor de Zenvoices portal?

Open in de portal het gebruikersmenu (rechtsboven in beeld) en klik op ‘Mijn instellingen’. Kies vervolgens de gewenste taal:

Daarnaast kan je als beheerder van een Zenvoices omgeving een standaard taal instellen voor gebruikers via Beheer / Omgeving / Instellingen. Uitgebreide instructies zijn ook terug te vinden in ons helpcentrum.

Meertalige factuurherkenning bij Zenvoices

Het scan en herken proces van Zenvoices herkent al langer meerdere talen. Zo worden naast Nederlands, ook Duitstalige en Engelstalige facturen herkend. Het inrichten van andere talen voor factuurherkenning behoort tot de mogelijkheden. Wil je daar meer over weten, neem dan contact met ons op.

Ontwikkel je boekhouding mee met Zenvoices

Wij zijn enorm blij met de tips die we krijgen van onze gebruikers. Onze roadmap wordt daardoor dagelijks aangevuld en zo blijven we gebruikersgericht doorontwikkelen. Met onze workflow, scan & herken snelheid en innovaties heeft Zenvoices maandelijks veel nieuws en verbeteringen te bieden voor gebruikers van:

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over de snelle en slimme factuurverwerking van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 


Taken overnemen in Zenvoices tijdens afwezigheid

Vanaf versie 1.32 van Zenvoices is het mogelijk om collega’s te machtigen jouw taken in Zenvoices over te nemen tijdens je afwezigheid. Actueel tijdens de vakantieperiode, maar bijvoorbeeld ook handig tijdens ziekte of zwangerschapsverlof. Het machtigen van een collega zorgt ervoor dat processen doorlopen tijdens geplande of ongeplande afwezigheid.

Hoe werkt het machtigen van een collega?

De beheerder dient de mogelijkheid voor het toewijzen van machtigingen te activeren voor gebruikers in de omgeving. Op het moment dat dit is gebeurd, kan een gebruiker een vervanger machtigen om gedurende een vooraf gekozen periode taken over te nemen.

Gedurende onbepaalde tijd of een vooraf ingestelde periode kan de vervanger dan namens de gebruiker zijn/haar taken waarnemen binnen Zenvoices. Ook is het mogelijk om het doorsturen van notificaties in te stellen, zodat de vervanger wordt geactiveerd om zaken namens de oorspronkelijke gebruiker op te volgen.

In ons helpcentrum vind je antwoord op de meest gestelde vragen en een handige instructie om met deze functionaliteit aan de slag te gaan.

Vervanging in het autorisatieproces

Onze uitgebreide autorisatiemogelijkheden en inzichtelijke workflow zijn veelgehoorde redenen om ook het autoriseren van facturen via Zenvoices te laten verlopen. Om de continuïteit te waarborgen bij de afwezigheid van een gebruiker is het machtigen van een vervanger een waardevolle toepassing in het autorisatieproces.

Bij de boeking is zichtbaar wie, wanneer en namens wie autorisatie acties heeft uitgevoerd. Zo kan altijd worden herleid welke gebruikers verantwoordelijk zijn (geweest) voor het autoriseren van een boeking.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates ook onze release notes.

Ervaar ook de voordelen van slimme factuurverwerking met Zenvoices

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode