Veelgestelde vragen
Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen over starten en werken met Zenvoices.
Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen over starten en werken met Zenvoices.
Ja, als de scanner documenten kan e-mailen dan kun je de scanner instellen om de documenten te mailen naar het @to-zenvoices.com e-mailadres van de administratie.
Ja, deze documenten kan je eenvoudig per factuur splitsen in Zenvoices.
Binnen ca. 2 seconden wordt een factuur ingelezen, afhankelijk van de gekozen instellingen wordt deze vervolgens volledig automatisch geboekt of als te controleren boekingsvoorstel getoond.
Ja, Zenvoices kan zowel in- als verkoopfacturen verwerken. Handig als je verkoopfacturen maakt buiten het boekhoudpakket en deze graag automatisch wilt verwerken.
Ja, het is mogelijk om handmatig facturen toe te wijzen aan personen, of de toewijzing na factuurherkenning te automatiseren door het werken met een autorisatieschema met voorwaarden. Raadpleeg deze pagina voor meer informatie.
Collega's met te autoriseren facturen ontvangen dagelijks per e-mail of in de Android/iOS app op instelbare tijden een overzicht met de nog te autoriseren facturen.
Tijdens autorisatie kun je een opmerking toevoegen bij een factuur. Door een collega te taggen ontvangt hij/zij automatisch een melding.
Ja, Zenvoices kan facturen in meerdere talen inlezen. Bekijk hier welke talen ondersteund worden.
Geen probleem! Bekijk hier welke boekhoudpakketen we ondersteunen.
Ja, Zenvoices kan complexe facturen probleemloos inlezen en verwerken. Door het toepassen van templates met tekstherkenning is het mogelijk om meerdere boekingsregels aan te maken en deze te tonen als een boekingsvoorstel, of veelal op basis van ingestelde regels automatisch te boeken in de administratie.
UBL facturen worden standaard op regelniveau ingelezen en afhankelijk van je instellingen geboekt op regel- of btwtotaalniveau. Met boekingstemplates kunnen ook PDF facturen op regelniveau geboekt worden.
Ja, Zenvoices detecteert dit automatisch en past de juiste btw codes en/of scenarios toe in het boekingsvoorstel.
Ja, deze wijzigingen worden automatisch opgehaald uit het boekhoudpakket.
Zenvoices Premium herkent automatisch nieuwe crediteuren/debiteuren en haalt adresgegevens, indien mogelijk, op bij de Kamer van Koophandel. Na jouw akkoord wordt een nieuwe crediteur/debiteur aangemaakt en is deze ook direct zichtbaar in jouw boekhoudpakket.
Nee, Zenvoices is een webapplicatie en kan geopend worden in elke moderne internet browser.
Ja, dit is mogelijk voor bepaalde boekhoudsystemen. Bekijk hier welke boekhoudsystemen dit ondersteunen en hoe dit werkt.
De abonnementskosten bestaan uit twee onderdelen:
Op de eerste dag van de maand ontvang je per e-mail een factuur voor de kosten van de voorgaande maand. Deze factuur wordt automatisch betaald via de ingestelde betalingswijze. Je kan hierbij kiezen tussen SEPA incasso en creditcard. Bij het afsluiten van je abonnement dien je hier eenmalig een machtiging voor te geven.
Je abonnement is dagelijks opzegbaar, tenzij je kiest voor een jaarabonnement. De looptijd van een jaar abonnement is één jaar met een opzegtermijn van één maand.
Vast & Zeker is alleen beschikbaar als jaarabonnement.
Ja, je kan het aantal gebruikers en administraties tussentijds verhogen of verlagen.
Na afloop wordt het proefabbonement automatisch stopgezet. Ben je tevreden en wil je verder? Dan kan je een abonnement aanschaffen. Uiteraard is dit niet verplicht.
45 dagen na beëindiging van het abonnement vernietigen we je gegevens. Dit is een geautomatiseerd proces. Voor die tijd kan je een volledige kopie van je gegevens opvragen.
Ja, je kan je facturen handmatig downloaden of een kopie van je gegevens opvragen. In het laatste geval downloaden wij je archief en ontvang je een Zip bestand met alle gegevens.
Een verwerkte factuur is een ingelezen of handmatig geboekte factuur of bon.
Een verwerkte factuur wordt in rekening gebracht op het moment dat een document ingelezen wordt vanuit Uploaden & inlezen in de Zenvoices portal. Hierop zijn twee uitzonderingen:
Per vijf pagina's wordt een factuur in rekening gebracht, met een maximum van tien verwerkte facturen per document.
Nee, tenzij je boekhoudsoftware draait op je eigen server. In dit geval is het nodig dat eenmalig onze koppeling op je server geïnstalleerd wordt. Neem contact op voor meer informatie hierover.
Ja, om onze gebruikers eenvoudig te laten voldoen aan de AVG wetgeving hebben we een verwerkersovereenkomst opgesteld en deze als bijlage opgenomen in onze gebruikersovereenkomst.
Zenvoices slaat jouw gegevens op in het datacentrum van Microsoft Azure in Amsterdam. Azure voldoet aan een groot scala internationale en bedrijfsspecifieke nalevingsstandaarden zoals ISO 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 en SOC 2.
Ja, de kwaliteit van onze dienstverlening hebben we vastgelegd in een Service Level Agreement. Hierin is duidelijk omschreven wat je van ons kunt verwachten. Deze kan je hier vinden.
Overstappen naar Zenvoices is vaak eenvoudig. Als je bestaande leverancier het archief kunt aanleveren, dan kunnen we deze importeren in Zenvoices, zodat geen historie verloren gaat. Ook kunnen we jullie medewerkers begeleiden om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen.
De contactgegevens van onze helpdesk vind je in ons helpcentrum.