Facturen autoriseren in de Android/iOS app

De Zenvoices app voor Android en iOS hebben we uitgebreid met het autoriseren van facturen. Als autorisator kan je met de Zenvoices app eenvoudig te autoriseren facturen raadplegen en beoordelen. Hierbij kunnen opmerkingen toegevoegd worden en bijlagen geraadpleegd worden.

Hoe werkt het?

In de app zie je een overzicht van de facturen die je nog moet autoriseren. Open een factuur om deze te bekijken en alle details zoals de boekingsgegevens, opmerkingen en bijlagen te raadplegen. Beoordeel een factuur door op goedkeuren, afkeuren, doorsturen of in behandeling te klikken. Hierna wordt automatisch de volgende factuur geopend.

Aan de slag gaan

De Zenvoices app is gratis te downloaden in de Apple App Store en Google Play.

   

In het helpcentrum lees je hoe je als beheerder gebruikers toegang kan geven tot de app om facturen te autoriseren.

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode


Roadmap 2018

In deze blogpost lees je de belangrijkste nieuwe functies en verbeteringen die je in 2018 kan verwachten in Zenvoices.

1. Meer automatisch verwerken

De rode draad van 2018 is het verder automatiseren van het factuurverwerkingsproces. Dit sluit volledig aan op onze missie om factuurverwerking sneller en makkelijker te maken.

Als eerste gaan we het mogelijk maken om documenten vanuit uploaden & inlezen automatisch in te lezen. Hierbij gaan we gebruik maken van een whitelist, waarmee je zelf kan bepalen voor welke documenten automatisch een boekingsvoorstel gemaakt mag worden. Denk bijvoorbeeld aan de facturen van een vaak terugkerende leverancier.

De volgende stap wordt het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen. Hoe we dit precies gaan doen, blijft nog even een verrassing…

Ook gaan we het mogelijk maken om UBL facturen op regelniveau in te lezen en te boeken op basis van zelf gedefinieerde boekingsregels. Hierdoor wordt het mogelijk om ook complexe boekingen te automatiseren, zonder dat daar maatwerk voor nodig is.

2. Automatische factuurherkenning verbeteren

In 2018 gaan we de automatische factuurherkenning verder verbeteren. We gaan het algoritme dat bedragen herkent in gescande en PDF facturen herzien en verbeteren. Ook gaan we het matchen van crediteuren/debiteuren uitbreiden met meer velden.

Daarnaast gaan we de zelflerende herkenning voor gescande facturen verbeteren en het mogelijk maken om, na expliciete toestemming, opgebouwde kennis te delen tussen administraties en omgevingen.

3. Tweetraps-authenticatie en zelf backups maken

Veiligheid staat voorop bij Zenvoices. Om die reden gaan we gebruikers de mogelijkheid geven om in te loggen met tweetraps-authenticatie. Daarnaast gaan we het mogelijk maken om zelf backups te maken van het archief van je administraties.

4. Autoriseren in de Zenvoices app

In de Zenvoices app voor Android en iOS gaan we de mogelijkheid toevoegen om boekingen te autoriseren. Daarnaast gaan we in de web portal een uitgebreider autorisatie dashboard toevoegen, autorisatoren de mogelijkheid geven om hun autorisatie historie te raadplegen en diverse extra instellingen en opties toevoegen.

5. Nieuwe en verbeterde boekhoudsysteem koppelingen

Voor 2018 staan weer een aantal nieuwe boekhoudsysteem koppelingen op de planning, bijvoorbeeld de veel aangevraagde koppeling met Exact Online België. Ook gaan we de bestaande koppelingen uitbreiden en verbeteren. Zo gaan we bijvoorbeeld de mogelijkheid toevoegen om transitorische posten te boeken (kosten verdelen over periodes) en te werken met G-rekeningen.

Tot slot

Bovenstaande functies en verbeteringen staan in willekeurige volgorde. Ook is deze lijst niet volledig en onderhevig aan wijzigingen.

Vragen, opmerkingen of suggesties? We horen graag van je.


Voorwaardelijke autorisatieschema’s

In versie 1.22 hebben we de autorisatiefunctie van Zenvoices uitgebreid met voorwaardelijke autorisatieschema’s. Met deze nieuwe functie is het mogelijk om voorwaarden te koppelen aan autorisatoren in een autorisatieschema. Deze voorwaarden bepalen vervolgens automatisch of een autorisator een factuur dient goed te keuren of niet.

Voorbeeld: medewerker John hoeft een factuur alleen te autoriseren als grootboekrekening “5520 – Kantoorkosten” voorkomt in een boeking en het totaalbedrag incl. btw van een factuur hoger is dan € 50,00.

Door gebruik te maken van een voorwaardelijk autorisatieschema is het niet langer nodig om met meerdere autorisatieschema’s te werken, handmatig het juiste schema te kiezen en facturen handmatig door te sturen naar de juiste autorisatoren. Hierdoor automatiseert u het autorisatieproces van uw organisatie volledig en wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd.

Hoe werkt het?

In een autorisatieschema kunnen voorwaarden vastgelegd worden. Deze voorwaarden worden ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd.

Autorisatieschema met voorwaarden

Een voorwaarde bestaat uit regels die naar wens opgesteld kunnen worden. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden van boekingsgegevens als bedrag (incl. btw), crediteur/debiteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, artikel en project.

Autorisatie voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen vervolgens gekoppeld worden aan één of meerdere autorisatoren in het schema. Autorisatoren hoeven alleen te autoriseren als aan de voorwaarden voldaan is of als er geen voorwaarden ingesteld zijn.

Autorisatoren met voorwaarden

Bent u een bestaande gebruiker? Lees het helpcentrum artikel ‘Autorisatie op basis van voorwaarden en regels’ om een vliegende start te maken met voorwaardelijke autorisatieschema’s.

Heeft u vragen of suggesties voor het verder verbeteren van autorisatieproces in Zenvoices? We horen graag van u!

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode

 


Nieuw: gebruikers taggen in opmerkingen

In de laatste Zenvoices update (versie 1.11) hebben we de mogelijkheid toegevoegd om gebruikers te taggen in opmerkingen bij boekingen. Dit is een handige functie die bekend is van bijvoorbeeld Facebook. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een collega een vraag stellen over een boeking/factuur door hem te taggen in een opmerking. Uw collega ontvangt vervolgens automatisch een melding per e-mail met de vraag/opmerking en een link naar de boeking.

Hoe werkt het?

Door een @ te typen in het opmerking veld kunt u een gebruiker taggen:

Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een melding per e-mail:

Opmaak toevoegen aan opmerkingen

Ook is het mogelijk om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dik gedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen:


Facturen en bonnen digitaal goedkeuren

Bespaar tijd en krijg de volledige controle over uw betalingen & boekingen met de nieuwe autorisatie functie van Zenvoices. Met deze functie heeft u altijd inzicht in welke facturen nog geautoriseerd moeten worden, door welke medewerkers. U kunt uw facturen digitaal sturen naar budgethouders, projectleiders of andere bevoegden binnen uw organisatie, om goedkeuring te vragen voor boeking en/of betaling. Dit proces is beter bekend als “factuur autorisatie” en kunt u in volledig naar wens instellen.

Hoe werkt het?

Autorisatie vindt plaats op basis van een autorisatieschema. In een autorisatieschema kunt u vastleggen welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een boeking gelijktijdig aan meerdere autorisatoren aan te bieden, door meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toe te voegen.

Uw voorkeur autorisatieschema is standaard van toepassing op nieuwe boekingen. Gebruikers met voldoende rechten kunnen optioneel een afwijkend autorisatieschema kiezen in het boekingsscherm.

Een boeking wordt in de volgorde die vastgelegd is in het autorisatieschema aangeboden bij autorisatoren. Elke autorisator heeft een persoonlijk overzicht met te autoriseren boekingen en ontvangt dagelijks een e-mail met nog te autoriseren boekingen.

Autorisatie acties

Tijdens het autoriseren kan een autorisator vier acties uitvoeren bij een boeking:

  1. Goedkeuren: de boeking goedkeuren.
  2. Afkeuren: de boeking afkeuren, met de verplichte invoer van een opmerking.
  3. Doorsturen: de boeking ter autorisatie aanbieden bij een andere autorisator, met de verplichte invoer van een opmerking.
  4. Status wijzigen naar “in behandeling”: aangeven dat de autorisatie in behandeling is genomen, met de verplichte invoer van een opmerking.

Wanneer een boeking goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze geboekt in het boekhoudsysteem of vrijgegeven voor betaling.

Wanneer een boeking afgekeurd is door een autorisator, wordt het autorisatieproces beëindigd en verschijnt de boeking in het overzicht met afgekeurde boekingen voor verdere verwerking door een beheerder.

Traceerbaarheid

Als autorisatiebeheerder kunt u precies zien wanneer en door welke gebruiker autorisatie acties uitgevoerd zijn. Per boeking wordt dit vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Ook kunt u zien welke opmerkingen tijdens autorisatie zijn ingevoerd.

Volledig naar wens instelbaar

U kunt het autorisatieproces volledig naar wens van uw organisatie instellen. Per administratie en dagboek kunt u bepalen of autorisatie ingeschakeld en verplicht is. Daarnaast kunt u instellen of boekingen voor of na autorisatie geboekt moeten worden in uw boekhoudsysteem en heeft u de mogelijkheid om boekingen te blokkeren voor betaling en na autorisatie automatisch in uw boekhoudsysteem betaalbaar te stellen.

Voor autorisatie bestaan twee gebruikersrollen die toegekend kunnen worden aan gebruikers:

  1. Autorisatiebeheerder: gebruikers met deze rol kunnen autorisatieschema’s toewijzen en beheren, afgekeurde boekingen verwerken en geautoriseerde boekingen wijzigen.
  2. Autorisator: gebruikers met deze rol kunnen boekingen autoriseren.

Ook deze rollen en gebruikersrechten zijn volledig naar wens aan te passen:

Wilt u de nieuwe factuur autorisatie functie zelf in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Autorisatie kan als optionele functie per administratie ingeschakeld worden.


Nieuw: boekingsdocumenten meesturen naar Exact Online

Vanaf versie 0.6 is het voor Exact Online gebruikers mogelijk om kopieën van boekingsdocumenten mee te sturen met boekingen. Standaard wordt een link naar het Zenvoices archief meegestuurd met elke boeking en vanaf nu is het ook mogelijk om boekingsdocumenten mee te sturen naar Exact Online. Het voordeel hiervan is dat boekingsdocumenten direct zichtbaar zijn in het boekingsscherm van Exact Online:

Hoe werkt het?

Per Exact Online administratie kan in Zenvoices ingesteld worden of boekingsdocumenten meegestuurd moeten worden tijdens het exporteren van boekingen. Deze optie is standaard uitgeschakeld. U kunt deze optie wijzigen bij uw administratie instellingen. In ons helpcentrum leest u meer hierover.

Ook kan sinds de laatste update ingesteld worden of een link naar het Zenvoices archief meegestuurd moet worden met boekingen. Deze optie is standaard ingeschakeld.

Gebruikt u Exact Online en wilt u ook minder tijd besteden aan het verwerken van facturen en bonnen?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.


Nieuw: opmerkingen toevoegen aan boekingen

In de komende Zenvoices update (versie 0.6) wordt het mogelijk om opmerkingen toe te voegen aan boekingen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een collega een vraag stellen over een factuur, of simpelweg een notitie maken voor later.

Hoe werkt het?

In het “Boeking details” venster hebben we een tabblad “Opmerkingen” toegevoegd. Op dit tabblad kunt u opmerkingen bekijken en nieuwe opmerkingen toevoegen:

Daarnaast kunt u in boekingsoverzichten zien dat opmerkingen geplaatst zijn bij een boeking:

 

Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 0.6, welke maandag 27 maart uitgerold gaat worden.

Gebruikers taggen en opmaak toevoegen

In de komende updates gaan we onder andere de mogelijkheid toevoegen om gebruikers te taggen in opmerkingen. Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een notificatie per e-mail of in-app, met de opmerking en een link naar de betreffende boeking. Ook gaan we het mogelijk maken om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dikgedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen.


Nieuw: KvK-koppeling vereenvoudigt het aanmaken van crediteuren/debiteuren

De afgelopen weken hebben we gewerkt aan een koppeling met de Kamer van Koophandel en deze functie is vanaf nu beschikbaar. Dankzij deze functie hoeft u adresgegevens niet meer handmatig in te voeren en wordt het aanmaken van crediteuren/debiteuren een fluitje van een cent!

Hoe werkt het?

Zenvoices herkent automatisch het KvK-nummer van de verstrekker van uw facturen en bonnen. Op basis van (onder andere) het KvK-nummer wordt de bijbehorende crediteur/debiteur opgezocht in uw administratie. Bestaat deze nog niet? Dan krijgt u automatisch een voorstel voor het aanmaken van de nieuwe crediteur/debiteur, inclusief de adresgegevens die opgevraagd zijn bij de Kamer van Koophandel. Deze gegevens kunt u daarna nog aanpassen.

Wanneer een e-factuur ingelezen wordt, dan kunnen de adresgegevens vaak rechtstreeks uitgelezen worden. In dit geval worden deze adresgegevens overgenomen en wordt de KvK-koppeling niet gebruikt.

Zoeken op bedrijfsnaam

Ook kan tijdens het handmatig aanmaken van een crediteur/debiteur gezocht worden op bedrijfsnaam in de KvK-database:

Wilt u de KvK-koppeling live in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.