Zenvoices logo
Zenvoices logo

5 redenen om SnelStart met Zenvoices te automatiseren

Wil je meer tijd en geld besparen dan mogelijk is met uitsluitend scan en herken voor SnelStart? Verregaand SnelStart automatiseren als kantoor, non profit organisatie of ondernemer kun je met Zenvoices Premium. Onderstaand beschrijven we vijf redenen om Zenvoices voor SnelStart in te zetten in het factuurverwerkingsproces.

Reden 1: automatische administratietoewijzing voor inkomende facturen en bonnen

In Zenvoices heb je volop mogelijkheden om in te stellen welke documenten en van welke afzender je wenst te ontvangen. Ook kun je instellen wanneer documenten zonder tussenkomst mogen worden ingelezen en zo als boeking mogen worden voorbereid. Werk je met meerdere administraties? Het is ook mogelijk om de documenten automatisch te laten verplaatsen naar de administratie waarvoor deze bedoeld zijn.

Het aanleveren en inlezen van facturen kan verregaand geautomatiseerd worden met gebruikmaking van:

  • Mobiele app voor iOS en Android
  • Email
  • Dropbox
  • PEPPOL

Reden 2: eenvoudig betrouwbaar automatiseren door toepassing kunstmatige intelligentie

Een document automatisch inlezen is een mooie eerste stap in het automatiseren van het proces. Maar wat als je nu ook betrouwbaar realtime het boeken van veel facturen met Zenvoices voor SnelStart voordelig kan automatiseren, zelfs als je met kostenplaatsen en/of g-rekening werkt? Daarmee bespaar je tijd en kun je meer aandacht hebben voor facturen die handmatige aanvulling vereisen.

In Zenvoices maken we het makkelijk om te bepalen welke boekingen je betrouwbaar kan automatiseren door het werken met:

Herkenningsscore

Aan ingelezen facturen en bonnen kennen we een herkenningsscore toe in een percentage, deze geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens van de factuur of bon volledig juist herkend zijn. Door het toepassen van de meest recente technieken op gebied van kunstmatige intelligentie leert de software ook van wat de gebruiker aanpast en neemt dat mee in de scorebepaling. Op die manier kun je ook eenvoudig instellen vanaf welk percentage je een factuur automatisch zou willen verwerken.

Relatietags

In Zenvoices bieden we de mogelijkheid om aan relaties een tag toe te voegen. Zo kun je eenvoudig groepen maken met dezelfde tag en daar een actie aan koppelen. Je kan bijvoorbeeld een tag automatisch aanmaken en deze koppelen aan relaties die je automatisch zou willen boeken. Op het moment dat de factuur wordt ingelezen herkend Zenvoices de tag en zal de instructie uitvoeren die aan deze tag is gekoppeld.

Boekingstemplates

Met boekingstemplates maken we het mogelijk om complexe boekingen met meerdere regels geheel of gedeeltelijk te automatiseren. Bij het inlezen van de factuur kan hiermee automatisch de template als blauwdruk worden gestart voor het verwerken van een boeking met betalingskorting bijvoorbeeld.

Goedkeurregels

Bovenstaande mogelijkheden komen samen in het werken met goedkeurregels. Je kunt voor relaties, groepen relaties of zelfs generiek regels aanmaken waarin je de genoemde herkenningsscore gebruikt als basis en dit eventueel nog uitbreidt met aanvullende condities.

Reden 3: een uitgebreid digitaal goedkeuringsproces om samen te werken

Met de Zenvoices autorisatie mogelijkheden voor SnelStart stroomlijn je het factuur goedkeuringsproces van je organisatie. Je kunt intern met je medewerkers of in een samenwerking tussen boekhoudkantoor en klant een proces vormgeven om facturen te laten goedkeuren. Zo kan er geen onduidelijkheid ontstaan over de juistheid van de facturen en kunnen deze door de verantwoordelijke medewerkers beoordeeld en goedgekeurd worden in de online portal of met de mobiele app. Na goedkeuring worden facturen geboekt in SnelStart en is er een auditrapport beschikbaar waarin de historie is vastgelegd. Als beheerder heb je altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke mensen, zodat je kan signaleren wanneer het proces niet snel genoeg verloopt.

Reden 4: een rechtenafhankelijk toegankelijk digitaal archief

Zowel in een organisatie of in een samenwerking tussen kantoor en klant is het veelal gebruikelijk dat facturen achteraf kunnen worden geraadpleegd door verschillende medewerkers, zonder dat meteen toegang tot het boekhoudpakket vereist is. Daarom hebben wij in Zenvoices het archief rechtenafhankelijk toegankelijk gemaakt. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht. Documenten zijn eenvoudig te raadplegen en te doorzoeken. Je kan zelfs gelijktijdig zoeken in meerdere administraties, als je daarvoor de juiste rechten hebt ingesteld.

Reden 5: persoonlijke support om je te ondersteunen met automatiseren

Aan de slag met de volgende stap in slimme factuurverwerking? Neem contact met ons op als je wilt overleggen of aanvullende informatie wenst over de inrichting van een betrouwbaar geautomatiseerd factuurverwerkingsproces voor SnelStart. We helpen graag met tips en voorbeelden of indien gewenst, nemen we de volledige inrichting uit handen.

Uitsluitend op zoek naar een betrouwbare en betaalbare real time scan en herken oplossing?

Nog niet zover dat automatiseren nu een overweging is, maar wel op zoek naar een betrouwbare realtime mogelijkheid om facturen en bonnen digitaal in je boekhouding te ontvangen? Je houdt je SnelStart administratie voordelig op orde met Zenvoices Lite. Al vanaf 1 euro per administratie en vanaf slechts 10 cent per document profiteer je van betrouwbare realtime herkenning van je facturen en bonnen.

Ook Zenvoices voor SnelStart inzetten om de factuurverwerking in jouw organisatie te automatiseren?

Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar in het Belgische Exact Online App Center

Met de vermelding in het Belgische Exact Online App Center heeft Zenvoices de volgende stap gezet om ook op de Belgische markt Exact Online gebruikers te ondersteunen met oplossingen voor slimme factuurverwerking.

Volledige integratie

Of het nu om het eenvoudige scannen en herkennen van facturen en bonnen gaat, of de slimme variant met bijvoorbeeld volledige boekingsautomatisering en ondersteunende modules, met Zenvoices voor Exact Online heeft de gebruiker een voordelige oplossing met behoud van regie tot zijn/haar beschikking.

Binnen de Exact Online oplossingen voor Accountancy, Boekhouden, Handel, Productie, Projectmanagement en Uren & Facturen biedt Zenvoices ook in België de mogelijkheid om factuurverwerking makkelijk en snel te laten verlopen. Bij de Zenvoices vermelding in het Exact Online App Center vindt u aanvullende informatie.

Automatische factuurverwerking met behoud van regie

Voor het betrouwbaar automatiseren van boekingen biedt Zenvoices verschillende mogelijkheden. Bij facturen en bonnen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL is het mogelijk deze automatisch te laten verplaatsen naar de juiste administratie en direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. Wat dit in de dagelijkse praktijk als voordeel kan bieden ziet u in onderstaande voorbeelden:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van Proximus met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch boeken.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: maakt u verkoopfacturen buiten Exact Online? Deze kunt u automatisch laten boeken in uw Exact Online administratie.

Binnen Zenvoices zijn alle stappen instelbaar, zodat het proces tot op relatieniveau met een vertrouwd gevoel te automatiseren is. De automatisering van factuurverwerking wordt in de markt ook wel als “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces Automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Stroomlijn het factuur autorisatieproces

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen? Zenvoices biedt met de aanvullende module ‘Autorisatie’ een efficiënte digitale toepassing voor goedkeuringsprocessen. Als beheerder heeft u altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Er kan worden gewerkt met automatische toewijzing op basis van ingestelde criteria en er kan worden ingesteld of de boeking al in Exact Online moet plaatsvinden met een betalingsblokkade tot de factuur is goedgekeurd. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren over meerdere administraties vanuit één overzicht in de online portal of met de mobiele app. 

Purchase to Pay proces automatiseren

Door aankoopfacturen automatisch in te lezen en te matchen met bestellingen en ontvangsten kunt u veel tijd besparen. Exact Online gebruikers kunnen dit met de module ‘Bestellingen en facturen matchen’ in Zenvoices vanuit één werkstroom realiseren. Met deze aanvullende module worden ingelezen aankoopfacturen automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Online. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.

Ook aan de slag met Zenvoices?

Of u nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent of als boekhouder bij een mkb (kmo) bedrijf werkt, aan Zenvoices voor Exact Online heeft u een innovatieve partner om processen rond factuurverwerking betrouwbaar en voordelig te automatiseren. Meld u aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als u vandaag al wilt starten. Exact Online kunt u zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Wolters Kluwer certificeert Zenvoices voor Twinfield

Goed nieuws voor alle Twinfield gebruikers in Nederland. Met de certificering door Wolters Kluwer zetten Zenvoices en Twinfield een belangrijke stap in hun partnership.

Facturen automatisch herkennen en boeken met Zenvoices voor Twinfield

Natuurlijk is het al langer bekend dat we koppelen met de software van Twinfield, maar door de certificering kunnen we onze snel groeiende groep gezamenlijke gebruikers nog vollediger ondersteunen en volop laten profiteren van de razendsnelle factuurherkenning en automatische verwerking via Zenvoices.

Onderstaand hebben we nog een keer op een rijtje gezet wat Zenvoices voor Twinfield biedt:

  • Automatisch realtime verwerken van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Scherpste tarieven van Nederland
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail, Dropbox of met de Zenvoices app voor Android & iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Ondersteuning voor transitorisch boeken en G-rekening betalingen

Autoriseren met Zenvoices voor Twinfield

Zenvoices biedt Twinfield gebruikers optioneel een overzichtelijke workflow voor het online autoriseren van facturen. Autoriseren van facturen voor betaling of boeking, op basis van voorwaarden (o.a. crediteur, grootboekrekening, kostenplaats, bedrag) maakt dat zowel eenvoudige autorisatieprocessen als ook complexe varianten met meerdere niveau’s en autorisatievoorwaarden worden ondersteund. Autorisatie kan plaatsvinden via de web portal en/of mobiele app. Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in Twinfield geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Bezoek de uitgebreide Twinfield informatiepagina voor meer informatie over de koppeling, mogelijkheden en tarieven.

Zenvoices is zeer actief met innovatie en optimalisatie, bekijk voor de laatste periodieke updates onze release notes.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices voor Twinfield?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE


Samenwerking Zenvoices en King Business Software

Zenvoices gaat voor partnerships met alle gerenommeerde aanbieders van boekhoudsoftware. We zijn daarom trots dat we ook King Business Software als partner mogen verwelkomen. Het beste van twee werelden komt nu ook samen voor de gebruikers van King 5 (Online). Als ondernemer, accountant of administratiekantoor kun je hierdoor nog sneller en makkelijker facturen verwerken. Met geautomatiseerde boekingsvoorstellen en de optionele autorisatiemodule van Zenvoices wordt aan alle voorwaarden voldaan om veel tijd en daarmee ook geld te besparen.

De voordelen van Zenvoices voor King gebruikers

  • Automatische verwerking van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail of met met je mobiel via de Zenvoices app voor Android en iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Facturen autoriseren voor betaling of boeking (inclusief smartphone/tablet app)
  • Snelle doorlooptijd van aanlevering tot boeking, door realtime zelflerende factuurherkenning in de cloud
  • Te koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Klaar voor de toekomst met ondersteuning voor e-facturen en UBL
  • Overzichtelijke workflow
  • Eenvoudig in gebruik
  • Online support in een uitgebreid helpcentrum
  • Telefonische ondersteuning standaard inbegrepen

Hoe werkt Zenvoices met King?

  • Ingelezen facturen worden in King geboekt als een in- of verkoopboeking, met het originele PDF boekingsdocument als archiefstuk (hiervoor is de King optie ‘Digitaal archief’ vereist).
  • Aangemaakte of gewijzigde crediteuren en debiteuren, worden direct aangemaakt of gewijzigd in King.
  • Administraties, dagboeken, periodes, crediteuren, debiteuren, valuta, betalingscondities, btw-codes en grootboekrekeningen worden automatisch opgehaald uit King.
  • Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in King geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Zenvoices is beschikbaar voor King Financieel (plus), Factureren (plus/pro), Handel (pro), Enterprise en King 5 Online.

Ook aan de slag met Zenvoices voor King?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Contact opnemen

Let op! Als King geïnstalleerd is op eigen server (on premise), dan is ook een installatie van de koppelingssoftware van Zenvoices op deze server vereist. Aan deze installatie zijn eenmalige kosten verbonden. Neem contact op voor meer informatie.

Over King Business Software

Bij King krijg je betrouwbare business software: compleet en gemakkelijk in het gebruik. Van boekhouding en facturering tot een totale ERP-oplossing. Met voorraadadministratie, projectenadministratie, magazijnbeheer en webshopkoppeling, King ondersteunt je bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Slimme business software om je bedrijf optimaal te ondersteunen. Zowel offline als online. Met tal van uitbreidingsmogelijkheden en maatwerkoplossingen. King helpt bij de implementatie, biedt uitgebreid support en denkt mee over de toekomst van je bedrijf.