Zenvoices logo
Zenvoices logo

Hoogste tijd om tijd te besparen

We lopen er allemaal wel eens tegenaan dat we niet alle mogelijkheden van software benutten omdat we geen tijd kunnen vrij maken om ons in de mogelijkheden te verdiepen. Bij Zenvoices hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om zelf je factuurverwerkingsproces, autorisatieproces of purchase to pay proces naar eigen inzicht in te richten en te automatiseren. Onderstaand benoemen we vijf populaire mogelijkheden die onze gebruikers inzetten in hun omgeving om tijd te besparen met factuurverwerking.

Vijf tips om tijd te besparen

1. Het automatisch toewijzen van facturen aan de juiste administratie

Werk je met meerdere administraties en wil je niet per administratie een e-mailadres gebruiken om facturen van de bewuste administratie naar toe te sturen? Dan kun je gebruik maken van de ‘verplaats regel’. Hiermee kun je op basis van zelf ingestelde regels bepalen in welke administratie een factuur of bon moet worden verwerkt. Hiermee aan de slag gaan? Deze mogelijkheid wordt beschreven in het helpartikel ‘Automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen

2. Het automatisch toewijzen van het juiste dagboek

Werk je met meerdere dagboeken? Dan kun je op verschillende manieren automatisch facturen aan het juiste dagboek laten toewijzen. Zo kun je in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen om dit te realiseren, maar is ook op basis van tekst uit het document, denk hierbij aan ‘verkoopfactuur’ bijvoorbeeld het document aan een dagboek toewijzen. Meer hierover lees je in het helpartikel ‘Automatisch dagboek toewijzen‘. Werk je liever met een apart e-mailadres voor facturen die in een ander dagboek moeten worden aangeleverd? Dat kan natuurlijk ook, raadpleeg daarvoor het artikel ‘Documenten e-mailen‘.

3. Het automatisch van het inlezen van facturen en bonnen

Tijd besparen door de stap ‘Uploaden & Inlezen’ over te slaan? Door inleesregels toe te passen kun je het proces van het inlezen van facturen en bonnen automatiseren. Facturen en bonnen worden dan direct omgezet in een boekingsvoorstel en staan dan voor controle en/of aanvullen klaar. Deze regels kun je zelf instellen naar wens. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders direct na ontvangst automatisch in te lezen of documenten van geblokkeerde afzenders automatisch te verwijderen. Uiteraard kun je zelf bepalen hoe je deze mogelijkheid wilt inzetten aan de hand van de in te stellen regels. Raadpleeg het artikel ‘Documenten van vertrouwde afzenders automatisch inlezen‘ voor de mogelijkheden om hierin stappen te zetten.

4. Het automatisch boeken van facturen

Dit is de meest populaire bij onze innovatieve klanten. Het automatisch boeken van facturen en bonnen. Doordat dit bij Zenvoices is gekoppeld aan een betrouwbaarheidsscore, ook wel herkenningsscore genoemd, heb je maximale controle over welke facturen in aanmerking komen voor automatische verwerking. Door het toepassen van automatiseringsregels kun je ook nog bepalen welke criteria je hieraan verbindt, denk hierbij aan bedrag, afzender, relatie o.i.d. We bieden voor het gecontroleerd automatiseren van boekingen legio mogelijkheden in de software. Raadpleeg het artikel ‘Automatiseringsregels voor Boekingen‘ voor een instructievideo en meer informatie over het automatiseren van boekingen in jouw administraties.

5. Wijs automatisch facturen toe aan de juiste persoon voor autorisatie.

Onze module ‘Autorisatiemanagement‘ wordt veel ingezet in administraties om de goedkeurprocessen voor factuurstromen te digitaliseren. Soms wordt onnodig de toewijzing van facturen nog handmatig gedaan. In dat geval wordt de route die een factuur aflegt bepaald door de persoon die het schema kiest tijdens het controleren van boekingen in Zenvoices. Je kunt dit proces ook automatiseren. In een autorisatieschema leg je vast welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden (niveaus). Door dit schema aan te vullen met voorwaarden en deze te koppelen aan personen, kun je automatisch laten bepalen wie welke factuur tot welk bedrag moet goedkeuren. Dit gaat dan bijvoorbeeld op bedragen, maar ook in combinatie met boekingseigenschappen zoals kostenplaatsen, grootboekrekeningen, omschrijvingen etc. We hebben uitgebreide mogelijkheden beschikbaar om het handmatig toewijzen aan autorisatoren te vervangen voor automatische toewijzing op basis van zelf instelbare voorwaarden. Raadpleeg het helpartikel ‘Autorisatieschema’s‘ om dit in je administratie mogelijk te maken.

Aan de slag?

Bekijk onze video’s

Wil je meer weten over het inrichten van je omgeving met automatiseringsregels? Er komen regelmatig instructievideo’s online op ons YouTube kanaal. Bekijk bijvoorbeeld eens de video over hoe je het gehele proces van inkomende factuur tot boeking in je boekhoudpakket kunt automatiseren. 


Raadpleeg helpcentrum

De gebruiksvriendelijke Zenvoices software is zo ontwikkeld dat je met behulp van ons uitgebreide helpcentrum zelf de mogelijkheden kan ontdekken, aanvullende instructies kan raadplegen en zelfstandig processen kan inrichten naar eigen inzicht.


Geen tijd om tijd te besparen?

In de dagelijkse praktijk merken we dat veel van onze klanten wel weten dat we bepaalde mogelijkheden hebben, maar dat ze deze door tijdgebrek niet benutten. Het inrichten van het automatiseringsproces kost inderdaad eenmalig wat tijd, maar bespaart je vervolgens tijd op de handelingen die je tot dan toe handmatig moest uitvoeren. Onze experts helpen je graag op weg, zodat jij sneller kunt beginnen met het besparen én beter benutten van tijd. We bieden betaalde ondersteuning in de onderstaande twee vormen. 

Samen starten 

Net begonnen met Zenvoices? Met ons ‘Samen Starten’ pakket helpen we je op afspraak in maximaal 60 minuten op weg en richten we samen Zenvoices in. Zo kun je extra snel van de voordelen van onze oplossingen profiteren. Blijkt dat er aanvullende tijd gewenst is, dan kunnen we daarover in deze sessie afspraken maken.

Ondersteuning naar wens 

We bieden ook ondersteuning naar wens waarin afhankelijk van jouw vereisten een aanbieding wordt samengesteld om de inrichting, training en ondersteuning te laten verzorgen door onze specialisten. 

Beginnen met tijd besparen? Klik op de onderstaande afbeelding en plan direct je afspraak, tijdelijk met 15% korting!


Peppol e-facturatie met retourberichten

Wat is Peppol?

Peppol is de internationale standaard voor het eenvoudig, snel en betrouwbaar verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen in het gestandaardiseerde UBL formaat. Zenvoices is sinds 2019 aangesloten bij het Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) netwerk. Met het gebruik van Peppol staat de authenticiteit van de verzender vast en is de integriteit van het bericht verzekerd. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het Peppol netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

E-factureren

De markt ontwikkelt zich snel in een richting waarin papieren facturen niet meer bestaan, deze zullen in de toekomst worden vervangen door e-facturen. Een e-factuur wordt ook wel een digitale factuur genoemd, deze voldoet aan specifieke eigenschappen. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Om deze bestanden 100% betrouwbaar onderling uit te wisselen is Peppol binnen de Europese Unie als stelsel ontwikkeld. Het uitwisselen verloopt via beveiligde verbindingen tussen leveranciers en ontvangers, waarbij gebruik wordt gemaakt van serviceproviders die aangesloten zijn op Peppol. Het toezicht wordt uitgevoerd door Peppol-autoriteiten. Wil je als onderneming of organisatie meer weten over e-facturatie, raadpleeg dan ook de ontwikkelingen op de site van de ‘Digitale Overheid‘.

Peppol retourberichten

Onderzoeksbureau GBNED is het initiatief “e-retour” gestart, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninklijkrelaties (BKZ). E-retour maakt het mogelijk om de factuurstatus te volgen bij klanten. De voorwaarde is wel dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Een e-retour bericht is een bericht dat je ontvangt als verzender van een factuur op het moment dat de ontvanger iets verandert in de status van de factuur. Zo kun je dus direct zien of de factuur ontvangen is en hoef je niet meer achteraf telefonisch- of mailcontact op te nemen voor bevestiging. 

Samen met een aantal andere organisaties is Zenvoices actief onderdeel van de kopgroep e-retour. Binnen deze kopgroep wordt door de betrokken partijen actief gewerkt aan het optimaliseren van dit informatieproces proces voor de toekomst. Lees de startgids van GBNED voor meer informatie.

Statussen

In Zenvoices kun je aangeven welke berichten verzonden moeten worden. Dit kan voor iedere Peppol koppeling per status ingesteld worden. De statussen die in Zenvoices gebruikt worden zijn:

  • (AB) Ontvangstbevestiging berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur ontvangen is in je Zenvoices omgeving.
  • (AP) Geaccepteerd en goedgekeurd berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur goedgekeurd is aan het einde van het autorisatieproces.
  • (RE) Afgewezen berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur afgekeurd is in het autorisatieproces. Bij het afkeuren kan een reden ingevoerd worden, welke verzonden wordt naar de leverancier.

Er zijn nog een aantal andere mogelijke statussen, maar deze worden niet ondersteund in Zenvoices, namelijk: 

  • IP – In process 
  • UQ – Under query  
  • CA – Conditionally accepted 
  • PD – Paid (Final status) 

Meer informatie over het versturen van retourberichten via Peppol lees je in ons helpartikel.

Wil je op de hoogte blijven van Peppol e-retourberichten?  

In onze nieuws-updates lees je alle ontwikkelingen rondom dit onderwerp en meer.

Meer weten over hoe Zenvoices kan ondersteunen in de transitie van traditionele factuurverwerking naar e-factuur verwerking?

Met onze integratie met toonaangevende boekhoudpakketten en onze oplossingen voor betrouwbare automatische factuurverwerking, autorisatiemanagement en betalen heeft Zenvoices de kennis en software beschikbaar om organisaties nu al te ondersteunen in het proces naar de toekomst van factuurverwerking. Zenvoices is ISO 9001:2015 en 27001:2017 gecertificeerd.

Probeer onze oplossingen uit of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices beschikbaar in het Belgische Exact Online App Center

Met de vermelding in het Belgische Exact Online App Center heeft Zenvoices de volgende stap gezet om ook op de Belgische markt Exact Online gebruikers te ondersteunen met oplossingen voor slimme factuurverwerking.

Volledige integratie

Of het nu om het eenvoudige scannen en herkennen van facturen en bonnen gaat, of de slimme variant met bijvoorbeeld volledige boekingsautomatisering en ondersteunende modules, met Zenvoices voor Exact Online heeft de gebruiker een voordelige oplossing met behoud van regie tot zijn/haar beschikking.

Binnen de Exact Online oplossingen voor Accountancy, Boekhouden, Handel, Productie, Projectmanagement en Uren & Facturen biedt Zenvoices ook in België de mogelijkheid om factuurverwerking makkelijk en snel te laten verlopen. Bij de Zenvoices vermelding in het Exact Online App Center vindt u aanvullende informatie.

Automatische factuurverwerking met behoud van regie

Voor het betrouwbaar automatiseren van boekingen biedt Zenvoices verschillende mogelijkheden. Bij facturen en bonnen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL is het mogelijk deze automatisch te laten verplaatsen naar de juiste administratie en direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. Wat dit in de dagelijkse praktijk als voordeel kan bieden ziet u in onderstaande voorbeelden:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van Proximus met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch boeken.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: maakt u verkoopfacturen buiten Exact Online? Deze kunt u automatisch laten boeken in uw Exact Online administratie.

Binnen Zenvoices zijn alle stappen instelbaar, zodat het proces tot op relatieniveau met een vertrouwd gevoel te automatiseren is. De automatisering van factuurverwerking wordt in de markt ook wel als “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces Automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Stroomlijn het factuur autorisatieproces

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen? Zenvoices biedt met de aanvullende module ‘Autorisatie’ een efficiënte digitale toepassing voor goedkeuringsprocessen. Als beheerder heeft u altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Er kan worden gewerkt met automatische toewijzing op basis van ingestelde criteria en er kan worden ingesteld of de boeking al in Exact Online moet plaatsvinden met een betalingsblokkade tot de factuur is goedgekeurd. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren over meerdere administraties vanuit één overzicht in de online portal of met de mobiele app. 

Purchase to Pay proces automatiseren

Door aankoopfacturen automatisch in te lezen en te matchen met bestellingen en ontvangsten kunt u veel tijd besparen. Exact Online gebruikers kunnen dit met de module ‘Bestellingen en facturen matchen’ in Zenvoices vanuit één werkstroom realiseren. Met deze aanvullende module worden ingelezen aankoopfacturen automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Online. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.

Ook aan de slag met Zenvoices?

Of u nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent of als boekhouder bij een mkb (kmo) bedrijf werkt, aan Zenvoices voor Exact Online heeft u een innovatieve partner om processen rond factuurverwerking betrouwbaar en voordelig te automatiseren. Meld u aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als u vandaag al wilt starten. Exact Online kunt u zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Bestellingen en facturen matchen nu voor Exact Globe beschikbaar

Zenvoices heeft de Bestellingen en facturen matchen module nu ook beschikbaar gemaakt voor Exact Globe. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Daarmee bieden we een drievoudige controle & afstemming voor facturen in het inkoopproces, ook wel ‘three way matching‘ genoemd.

Continu in ontwikkeling

Begin van dit jaar heeft Zenvoices de processen in kaart gebracht betrekking tot bestellen, magazijnontvangsten en de controle van de bijbehorende facturen. Door de praktijkervaringen van onze King en Exact Online gebruikers te vertalen naar de software is een oplossing ontwikkeld waarmee er een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen wordt geleverd. Vanuit de feedback van de gebruikers is vervolgens de afgelopen maanden aan verdere optimalisatie gewerkt. Door ook voor de uitzonderingen eenvoudig controleerbare werkstromen te bieden, kan de verwerking van inkoopfacturen met een vertrouwd gevoel worden geautomatiseerd. Met de uitbreiding naar Exact Globe verwachten we ook samen met die gebruikersgroep te werken aan de verdere automatisering van ‘purchase to pay’ gerelateerde factuurverwerking.

Three way matching voor Exact Globe, hoe werkt dit eigenlijk?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Globe. Als de informatie uit bijvoordeeld pakbonnen en/of geregistreerde magazijnontvangsten niet of niet volledig overeenkomt met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur). Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, maar met behoud van regie

Ook voor Exact Globe gebruikers biedt Zenvoices met deze module de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo is bijvoorbeeld instelbaar welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Ook is instelbaar welke afwijkingen in ontvangsten toegestaan zijn.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe biedt de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.

Starten met bestellingen en facturen matchen voor Exact Globe?

Bestaande gebruikers kunnen de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe in het helpcentrum raadplegen. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853

Bestellingen & facturen matchen voor een ander (ERP-) pakket?

Zenvoices ontwikkelt software vanuit de filosofie dat de geboden software-oplossingen generiek inzetbaar moeten zijn. Werk je dus met een ander (ERP-) pakket en wil je weten hoe wij ook in jouw organisatie tijd en geld kunnen besparen met onze three way matching oplossing voor facturen in het inkoopproces? Neem contact op via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.


Zenvoices beschikbaar voor Visma eAccounting

Voor gebruikers van Visma eAccounting is Zenvoices nu ook beschikbaar. Visma eAccounting is ontworpen voor ondernemers. Met slimme software helpt Visma eAccounting de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te regelen. Met ondersteuning van Zenvoices kan nu zelfs het proces van inkomende factuur tot boeking worden geautomatiseerd, waarbij je zelf de regie houdt. Dat voorkomt fouten en scheelt een hoop tijd.

Zenvoices voor Visma eAccounting

Sneller en makkelijker facturen en bonnen verwerken

Met de zelflerende Zenvoices software verwerkt men bonnen en facturen sneller en makkelijker in de administratie. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail, via Dropbox, het Peppol facturatienetwerk of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Naar wens kan ook het automatisch goedkeuren van boekingsvoorstellen worden toegepast. Daarmee is het mogelijk om repeterende handelingen volledig te automatiseren. Accountants, administratiekantoren en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Digitaal autoriseren voor Visma eAccounting

Met de module Autorisatie stroomlijn je het factuur autorisatieproces van je organisatie. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren in de online portal of met de mobiele app. Als beheerder heb je met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers.

Aan de slag met Zenvoices voor Visma eAccounting?

Visma eAccounting kan je zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kan je binnen enkele minuten aan de slag. Als je al met Zenvoices werkt, kun je de koppeling realiseren door de instructies in het helpcentrum te volgen.

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices automatiseert proces van inkomende factuur tot boeking

Sinds begin deze maand kunnen klanten van Zenvoices profiteren van de nieuwe automatiseringsmogelijkheden. Het is mogelijk geworden om facturen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct, op basis van ingestelde regels, automatisch door te boeken. De automatisering van dit proces wordt in de markt ook wel als een belangrijke stap in het ontwikkelen van “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Automatisch verwerken van binnenkomende facturen

Op basis van ingestelde criteria facturen automatisch te laten inlezen in de juiste administratie en te laten omzetten in een boekingsvoorstel, dat is wat we met de uitbreiding mogelijk hebben gemaakt.

In praktijk kan een factuurstroom dan als volgt worden geautomatiseerd:

  • Op basis van afzender: documenten afkomstig van vertrouwde afzenders automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • Automatisch verplaatsen: documenten op basis van inhoud automatisch verplaatsen naar de juiste administratie en vanuit daar automatisch inlezen en omzetten in boekingsvoorstel.
  • PEPPOL facturen automatisch inlezen: ontvang je facturen via het PEPPOL netwerk? Dan kun je ervoor kiezen om facturen uit dit vertrouwde netwerk direct om te zetten in een boekingsvoorstel.
  • Bijlagen verwijderen: krijg je van een leverancier altijd factuur met extra bijlagen (bijvoorbeeld algemene voorwaarden)? Dan kun je deze bijlagen automatisch laten verwijderen.

Bovenstaande regels zijn ook te combineren.

Automatisch boeken van facturen

Aansluitend op bovenstaande is ook mogelijk om boekingsvoorstellen automatisch goed te keuren op basis van regels. Daarmee ontstaat er een geheel automatische boekingsflow, die voor repeterende boekingen al het werk uit handen neemt. Bijvoorbeeld:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van KPN met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch goedkeuren.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: verwerk je ook verkoopfacturen? Deze kun je automatisch laten boeken in jouw boekhoudpakket.

Ook profiteren van automatisering van het boekingsproces?

Automatisering door Zenvoices is mogelijk voor AFAS, Exact Online, Exact Globe, King, Reeleezee, Snelstart, Twinfield, Software Gemak en Accountancy Gemak (voorheen Unit4 Multivers) en Visma eAccounting. Ben je al klant bij Zenvoices? Raadpleeg dan het helpcentrum.

Nog geen klant van Zenvoices, maar wel interesse?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode  of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Zenvoices aangesloten op Europees facturatienetwerk PEPPOL voor het ontvangen van e-facturen

Sinds vandaag is het mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) via het Europese facturatienetwerk PEPPOL te ontvangen in Zenvoices. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het PEPPOL netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van (onder andere) facturen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Elektronische facturen worden uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Via PEPPOL kunnen uitsluitend geregistreerde en geïdentificeerde verzenders en ontvangers facturen uitwisselen. Om te kunnen werken met PEPPOL dienen organisaties een zorgvuldig registratieproces te doorlopen, waardoor de veiligheid van het netwerk wordt gegarandeerd.

PEPPOL wordt vaak in één adem genoemd met SimplerInvoicing. SimplerInvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk maakt. SimplerInvoicing is gebaseerd op PEPPOL, waardoor je via PEPPOL facturen kan uitwisselen met alle deelnemers van SimplerInvoicing.

Waarom werken met PEPPOL?

Wettelijke verplichting

PEPPOL is het Europese standaard voor factuuruitwisseling. Vanaf april 2019 zijn alle lokale overheden verplicht om e-facturen te accepteren en te kunnen verwerken. Rijksoverheden waren dit al verplicht vanaf begin 2017. De verwachting is dat door deze wettelijke vereiste de acceptatie van PEPPOL als standaard voor veilig uitwisselen van facturen een vlucht zal nemen.

Nog snellere verwerking van facturen

In het PEPPOL netwerk worden elektronische facturen rechtstreeks tussen organisaties uitgewisseld in het gestandaardiseerde UBL formaat. Dit is een bestandsformaat waarmee optimale herkenning en verwerking van facturen mogelijk is. Op korte termijn kunnen deze facturen met Zenvoices volledig automatisch verwerkt worden in je boekhoudpakket.

Kleinere kans op spookfacturen

Doordat een zorgvuldige validatieprocedure wordt gevolgd voor het toelaten van organisaties op het PEPPOL netwerk is de kans klein dat spookfacturen via dit netwerk verzonden worden.

Hoe werkt het?

Om facturen via het PEPPOL netwerk te kunnen ontvangen dient je organisatie geregistreerd te worden in het PEPPOL netwerk. Deze registratie vindt plaats op basis van één of meerdere unieke kenmerken van je organisatie, zoals een KvK-nummer, btw-nummer of OIN (voor (lokale) overheden). Op basis van deze kenmerken kunnen andere partijen je organisatie vinden in het PEPPOL netwerk en facturen naar je sturen.

In ons helpcentrum lees je hoe je je organisatie gratis in het PEPPOL netwerk registreert door een PEPPOL koppeling aan te vragen.

Als vervolgens een e-factuur via het PEPPOL netwerk naar je wordt verzonden, dan wordt deze rechtstreeks afgeleverd in je Zenvoices administratie.

Raadpleeg voor meer informatie over periodieke updates onze release notes.

Meer weten over PEPPOL en de slimme factuurverwerking oplossingen van Zenvoices?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

DEMONSTRATIE PLANNEN START GRATIS PROEFPERIODE

 

 


Samenwerking Zenvoices en King Business Software

Zenvoices gaat voor partnerships met alle gerenommeerde aanbieders van boekhoudsoftware. We zijn daarom trots dat we ook King Business Software als partner mogen verwelkomen. Het beste van twee werelden komt nu ook samen voor de gebruikers van King 5 (Online). Als ondernemer, accountant of administratiekantoor kun je hierdoor nog sneller en makkelijker facturen verwerken. Met geautomatiseerde boekingsvoorstellen en de optionele autorisatiemodule van Zenvoices wordt aan alle voorwaarden voldaan om veel tijd en daarmee ook geld te besparen.

De voordelen van Zenvoices voor King gebruikers

  • Automatische verwerking van e-facturen, gescande en digitale facturen
  • Facturen en bonnen aanleveren per e-mail of met met je mobiel via de Zenvoices app voor Android en iOS
  • Online archief conform archief- en privacywetgeving
  • Facturen autoriseren voor betaling of boeking (inclusief smartphone/tablet app)
  • Snelle doorlooptijd van aanlevering tot boeking, door realtime zelflerende factuurherkenning in de cloud
  • Te koppelen met e-facturatienetwerken en EDI
  • Klaar voor de toekomst met ondersteuning voor e-facturen en UBL
  • Overzichtelijke workflow
  • Eenvoudig in gebruik
  • Online support in een uitgebreid helpcentrum
  • Telefonische ondersteuning standaard inbegrepen

Hoe werkt Zenvoices met King?

  • Ingelezen facturen worden in King geboekt als een in- of verkoopboeking, met het originele PDF boekingsdocument als archiefstuk (hiervoor is de King optie ‘Digitaal archief’ vereist).
  • Aangemaakte of gewijzigde crediteuren en debiteuren, worden direct aangemaakt of gewijzigd in King.
  • Administraties, dagboeken, periodes, crediteuren, debiteuren, valuta, betalingscondities, btw-codes en grootboekrekeningen worden automatisch opgehaald uit King.
  • Indien gewenst worden tijdens autorisatie boekingen in King geblokkeerd voor betaling en daarna automatisch vrijgegeven.

Zenvoices is beschikbaar voor King Financieel (plus), Factureren (plus/pro), Handel (pro), Enterprise en King 5 Online.

Ook aan de slag met Zenvoices voor King?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

Demonstratie plannen Contact opnemen

Let op! Als King geïnstalleerd is op eigen server (on premise), dan is ook een installatie van de koppelingssoftware van Zenvoices op deze server vereist. Aan deze installatie zijn eenmalige kosten verbonden. Neem contact op voor meer informatie.

Over King Business Software

Bij King krijg je betrouwbare business software: compleet en gemakkelijk in het gebruik. Van boekhouding en facturering tot een totale ERP-oplossing. Met voorraadadministratie, projectenadministratie, magazijnbeheer en webshopkoppeling, King ondersteunt je bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Slimme business software om je bedrijf optimaal te ondersteunen. Zowel offline als online. Met tal van uitbreidingsmogelijkheden en maatwerkoplossingen. King helpt bij de implementatie, biedt uitgebreid support en denkt mee over de toekomst van je bedrijf.


Samenwerking SnelStart en Zenvoices

SnelStart heeft een paar maanden geleden een nieuwe web API gelanceerd. Sinds deze lancering hebben verschillende softwarepartners zich aangesloten op dit online platform. Zo sluiten nu ook Zenvoices en SnelStart de handen in een.

Met Zenvoices worden bonnen en facturen sneller en makkelijker in de SnelStart-administratie verwerkt. E-facturen, gescande of digitale facturen kunnen aangeleverd worden per e-mail of met de mobiele app, waarna geheel automatisch een boekingsvoorstel gemaakt wordt. Na goedkeuring van het boekingsvoorstel wordt deze in SnelStart geboekt. Accountants en ondernemers besparen hierdoor kostbare tijd.

Ook kunnen facturen digitaal geautoriseerd worden met Zenvoices. Hierdoor is altijd inzichtelijk welke facturen nog door welke medewerkers goedgekeurd moeten worden en worden facturen alleen na autorisatie geboekt en betaald.

Aan de slag gaan

Een SnelStart online administratie koppelt u zeer gemakkelijk aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Start gratis proefperiode Demonstratie plannen

Nog geen SnelStart gebruiker en wilt u SnelStart uitproberen? Klik dan hier.

Meer informatie over de koppeling tussen SnelStart en Zenvoices.

Over Zenvoices
Zenvoices maakt factuurverwerking sneller en makkelijker voor accountants en ondernemers. Het idee voor Zenvoices ontstond al enkele jaren geleden. We moesten veel tijd steken in boekhouden. Dat was niet onze ‘core business’, dat moet sneller en eenvoudiger kunnen, daarom ontwikkelden we Zenvoices. Na de ontwikkeling hebben we de software grondig getest en pilots gedraaid – het werkt fantastisch, precies zoals we voor ogen hadden: snel, eenvoudig en betrouwbaar!

Over SnelStart
SnelStart maakt boekhouden al 35 jaar makkelijk voor ondernemers. Dit doet het Texelse familiebedrijf door boekhoudoplossingen aan te bieden met veel gebruikersgemak tegen lage kosten. Inmiddels maken ruim 58.000 slimme ondernemers gebruik van SnelStart. SnelStart is Gold Partner van Microsoft op het gebied van Application Development en Cloud Platform. Op 1 juni jl. is SnelStart, uit achtduizend partners in Nederland, verkozen tot Microsoft Country Partner of the Year 2017.