Bespaar tijd en krijg de volledige controle over uw betalingen & boekingen met de nieuwe autorisatie functie van Zenvoices. Met deze functie heeft u altijd inzicht in welke facturen nog geautoriseerd moeten worden, door welke medewerkers. U kunt uw facturen digitaal sturen naar budgethouders, projectleiders of andere bevoegden binnen uw organisatie, om goedkeuring te vragen voor boeking en/of betaling. Dit proces is beter bekend als “factuur autorisatie” en kunt u in volledig naar wens instellen.

Hoe werkt het?

Autorisatie vindt plaats op basis van een autorisatieschema. In een autorisatieschema kunt u vastleggen welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een boeking gelijktijdig aan meerdere autorisatoren aan te bieden, door meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toe te voegen.

Uw voorkeur autorisatieschema is standaard van toepassing op nieuwe boekingen. Gebruikers met voldoende rechten kunnen optioneel een afwijkend autorisatieschema kiezen in het boekingsscherm.

Een boeking wordt in de volgorde die vastgelegd is in het autorisatieschema aangeboden bij autorisatoren. Elke autorisator heeft een persoonlijk overzicht met te autoriseren boekingen en ontvangt dagelijks een e-mail met nog te autoriseren boekingen.

Autorisatie acties

Tijdens het autoriseren kan een autorisator vier acties uitvoeren bij een boeking:

1. Goedkeuren: de boeking goedkeuren.
2. Afkeuren: de boeking afkeuren, met de verplichte invoer van een opmerking.
3. Doorsturen: de boeking ter autorisatie aanbieden bij een andere autorisator, met de verplichte invoer van een opmerking.
4. Status wijzigen naar “in behandeling”: aangeven dat de autorisatie in behandeling is genomen, met de verplichte invoer van een opmerking.

Wanneer een boeking goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze geboekt in het boekhoudsysteem of vrijgegeven voor betaling.

Wanneer een boeking afgekeurd is door een autorisator, wordt het autorisatieproces beëindigd en verschijnt de boeking in het overzicht met afgekeurde boekingen voor verdere verwerking door een beheerder.

Traceerbaarheid

Als autorisatiebeheerder kunt u precies zien wanneer en door welke gebruiker autorisatie acties uitgevoerd zijn. Per boeking wordt dit vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Ook kunt u zien welke opmerkingen tijdens autorisatie zijn ingevoerd.

Volledig naar wens instelbaar

U kunt het autorisatieproces volledig naar wens van uw organisatie instellen. Per administratie en dagboek kunt u bepalen of autorisatie ingeschakeld en verplicht is. Daarnaast kunt u instellen of boekingen voor of na autorisatie geboekt moeten worden in uw boekhoudsysteem en heeft u de mogelijkheid om boekingen te blokkeren voor betaling en na autorisatie automatisch in uw boekhoudsysteem betaalbaar te stellen.

Voor autorisatie bestaan twee gebruikersrollen die toegekend kunnen worden aan gebruikers:

1. Autorisatiebeheerder: gebruikers met deze rol kunnen autorisatieschema’s toewijzen en beheren, afgekeurde boekingen verwerken en geautoriseerde boekingen wijzigen.
2. Autorisator: gebruikers met deze rol kunnen boekingen autoriseren.

Ook deze rollen en gebruikersrechten zijn volledig naar wens aan te passen:

Digitaal facturen accorderen zelf in actie zien?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Autorisatie kan als optionele module per administratie ingeschakeld worden.

Vanaf versie 0.6 is het voor Exact Online gebruikers mogelijk om kopieën van boekingsdocumenten mee te sturen met boekingen. Standaard wordt een link naar het Zenvoices archief meegestuurd met elke boeking en vanaf nu is het ook mogelijk om boekingsdocumenten mee te sturen naar Exact Online. Het voordeel hiervan is dat boekingsdocumenten direct zichtbaar zijn in het boekingsscherm van Exact Online:

Hoe werkt het?

Per Exact Online administratie kan in Zenvoices ingesteld worden of boekingsdocumenten meegestuurd moeten worden tijdens het exporteren van boekingen. Deze optie is standaard uitgeschakeld. U kunt deze optie wijzigen bij uw administratie instellingen. In ons helpcentrum leest u meer hierover.

Ook kan sinds de laatste update ingesteld worden of een link naar het Zenvoices archief meegestuurd moet worden met boekingen. Deze optie is standaard ingeschakeld.

Gebruikt u Exact Online en wilt u ook minder tijd besteden aan het verwerken van facturen en bonnen?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

In de komende Zenvoices update (versie 0.6) wordt het mogelijk om opmerkingen toe te voegen aan boekingen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een collega een vraag stellen over een factuur, of simpelweg een notitie maken voor later.

Hoe werkt het?

In het “Boeking details” venster hebben we een tabblad “Opmerkingen” toegevoegd. Op dit tabblad kunt u opmerkingen bekijken en nieuwe opmerkingen toevoegen:

Daarnaast kunt u in boekingsoverzichten zien dat opmerkingen geplaatst zijn bij een boeking:

 

Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 0.6, welke maandag 27 maart uitgerold gaat worden.

Gebruikers taggen en opmaak toevoegen

In de komende updates gaan we onder andere de mogelijkheid toevoegen om gebruikers te taggen in opmerkingen. Een getagte gebruiker ontvangt automatisch een notificatie per e-mail of in-app, met de opmerking en een link naar de betreffende boeking. Ook gaan we het mogelijk maken om opmerkingen te voorzien van opmaak, zoals dikgedrukte tekst, kopjes, lijsten en verwijzingen.

De afgelopen weken hebben we gewerkt aan een koppeling met de Kamer van Koophandel en deze functie is vanaf nu beschikbaar. Dankzij deze functie hoeft u adresgegevens niet meer handmatig in te voeren en wordt het aanmaken van crediteuren/debiteuren een fluitje van een cent!

Hoe werkt het?

Zenvoices herkent automatisch het KvK-nummer van de verstrekker van uw facturen en bonnen. Op basis van (onder andere) het KvK-nummer wordt de bijbehorende crediteur/debiteur opgezocht in uw administratie. Bestaat deze nog niet? Dan krijgt u automatisch een voorstel voor het aanmaken van de nieuwe crediteur/debiteur, inclusief de adresgegevens die opgevraagd zijn bij de Kamer van Koophandel. Deze gegevens kunt u daarna nog aanpassen.

Wanneer een e-factuur ingelezen wordt, dan kunnen de adresgegevens vaak rechtstreeks uitgelezen worden. In dit geval worden deze adresgegevens overgenomen en wordt de KvK-koppeling niet gebruikt.

Zoeken op bedrijfsnaam

Ook kan tijdens het handmatig aanmaken van een crediteur/debiteur gezocht worden op bedrijfsnaam in de KvK-database:

Wilt u de KvK-koppeling live in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.